Po co pisać plan zarządzania ryzykiem?
W swojej książce Done Right, prezes Workfront, Alex Shootman, zwraca uwagę, że nie możesz i nie będziesz wygrywać przez cały czas. „Aby odnieść sukces, musisz zmierzyć się z ryzykiem porażki i być odpornym na wszystko, co przychodzi z lewej strony boiska… To, co trzyma mnie przy życiu w trudnych czasach, to świadomość, że jutrzejszy sukces żyje po drugiej stronie dzisiejszej porażki. Zawsze jest kolejna szansa na wygraną.”
Odporność, którą opisuje Shootman, jest możliwa dzięki zarządzaniu ryzykiem projektowym. Spotykamy się z ryzykiem i planujemy je w każdej części naszego życia, od zakupu ubezpieczenia na wypadek katastrofy po przećwiczenie planu ewakuacji. Nie możemy dokładnie przewidzieć, co się stanie lub kiedy ryzyko się pojawi, ale możemy wykorzystać nasze doświadczenie, mądrość, badania i przewidywanie, aby pozostać tak przygotowanym, jak to tylko możliwe i zachować zimną krew, gdy ryzyko się urzeczywistni.
Zrozumienie ryzyka projektowego
Aby rozpocząć pisanie planu zarządzania ryzykiem, spójrzmy najpierw na pomocną definicję ryzyka projektowego z A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), 2000 Edition:
„…ryzyko jest niepewnym zdarzeniem lub stanem, który, jeśli wystąpi, ma pozytywny lub negatywny wpływ na cel projektu. Ryzyko nie jest więc zdarzeniem, które już wystąpiło w projekcie. Jest to zdarzenie, które może się wydarzyć.”
Coś, co już się wydarzyło, jest problemem projektowym, na który musisz aktywnie reagować. W przeciwieństwie do tego, ryzyko projektowe jest czymś, co może się wydarzyć i na co musisz być przygotowany.
Trzy elementy każdego ryzyka
Gregory Becker odróżnia wydarzenie związane z ryzykiem od dwóch innych kluczowych elementów każdego ryzyka:
-
Ryzyko samo w sobie jest zdarzeniem lub stanem, który może się wydarzyć. Ryzyko powinno być jasno zdefiniowane, aby obawy stały się realne i aby można było na nie zareagować.
-
Konsekwencja ryzyka musi być również zdefiniowana, aby zespół wiedział, co jest zagrożone, jaka jest skala i poziom pilności wpływu, na który będzie musiał zareagować, oraz obszary projektu, na które może to mieć wpływ.
-
Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka musi być oszacowane tak dokładnie, jak to możliwe, aby zespół przeznaczył odpowiednią i proporcjonalną ilość czasu i energii na planowanie, monitorowanie i reagowanie na ryzyko.
Przewiduj dobre i złe ryzyka
Ryzyka, które chcesz mieć pewność, że przewidujesz i planujesz, to te, które mogą wpłynąć na harmonogram, budżet lub jakość produktów. Pomimo często negatywnych skojarzeń, ryzyko może mieć pozytywny wpływ. Na przykład, zawsze istnieje możliwość, że ceny rynkowe spadną i nagle Twój projekt znajdzie się znacznie poniżej budżetu. Czy zaplanowałeś, jak możesz ponownie rozdysponować zaoszczędzone pieniądze?
Rozróżnij 3 rodzaje ryzyka
Wszystkie ryzyka projektowe są nieplanowane, ale tylko niektóre są nieprzewidywalne. Ryzyka należą do jednej z trzech kategorii poznawalności:
-
Ryzyko znane jest już rozpoznane przez członków zespołu i obecne na wczesnych etapach planowania (głosy sprzeciwu, przekroczenia budżetu, braki materiałów, ograniczenia zasobów itp.) ). Należy je dokładnie udokumentować w planie zarządzania ryzykiem z dużym wyprzedzeniem.
-
Nieznane ryzyko nie jest określone na etapie planowania i jest znane tylko przez ograniczoną liczbę osób. Odkrycie ich powinno być głównym przedmiotem badań i planu zarządzania ryzykiem.
-
Nieznane ryzyko, którego nie można przewidzieć i które jest zwykle zaskoczeniem dla większości osób (awaria systemu, nagła choroba, wypadek, itp.).
Ideą planu zarządzania ryzykiem jest wyprzedzenie wszelkich potencjalnych zagrożeń – zarówno dobrych, jak i złych. Jest to część procesu planowania projektu, która pomaga Twojemu zespołowi pozostać proaktywnym, a nie reaktywnym i roztrzęsionym. Im lepiej przygotujesz się na niespodziewane, tym mniej niespodzianek wykolei Twój projekt.
Whitepaper: The Complete Guide to Planning Creative Projects
Ebook: 3 Winning Strategies for IT Project Success
Proces planu zarządzania ryzykiem
Krok 1: Zidentyfikuj potencjalne ryzyka
Wraz z całym zespołem i wszystkimi interesariuszami projektu przeprowadź burzę mózgów na temat potencjalnych ryzyk do planu zarządzania ryzykiem. Każdy uczestnik powinien dokładnie przeanalizować projekt z perspektywy swojej roli i zidentyfikować wszystko, co w jego zasięgu może być postrzegane jako zdarzenie lub stan ryzyka. Co mogą dostrzec ze swojego punktu widzenia, czego inni mogą nie zauważyć?
Podczas tej burzy mózgów zachęcaj zespół do wypowiadania się na temat wszelkich potencjalnych ryzyk i angażowania wszystkich interesariuszy. Na tym etapie, wszystkie pomysły powinny być na stole. Ostatecznie to do kierownika projektu należy wydestylowanie i sfinalizowanie elementów, które wejdą do planu zarządzania ryzykiem. Kierownik projektu będzie również czerpał z badań, doświadczeń z przeszłości, innych kierowników projektu i podobnych projektów.
Krok 2: Ocena i oszacowanie potencjalnych ryzyk
Następnie uporządkuj swoją obszerną listę potencjalnych ryzyk według prawdopodobieństwa (niskie, umiarkowane i wysokie ryzyko) oraz wpływu (niski, umiarkowany i poważny). Informacje te można zebrać w tak zwanym rejestrze ryzyka. Chociaż nie jest to część fazy planowania projektu, pomyśl o rejestrze ryzyka jako o żywym dokumencie, do którego będziesz wracać i ewentualnie zmieniać w trakcie projektu.
Pro tip: Jedną z proaktywnych technik zarządzania ryzykiem jest komunikacja. W książce Done Right, CEO Workfront Alex Shootman pisze, że z jego doświadczenia wynika, że:
„…wszystkie projekty będą miały co najmniej trzy katastrofy i nie będą one związane z zadaniami technicznymi. Będą one zakorzenione w komunikacji. I zazwyczaj to nie to, jak unikniesz katastrofy jest ważne. Ważne jest to, jak sobie z nimi radzisz, zdając sobie sprawę, że katastrofy prawdopodobnie wynikają z błędnej komunikacji, niejasności lub braku dzielenia się istotnymi szczegółami i decyzjami we właściwym czasie.”
Krok 3: Przydziel własność dla każdego potencjalnego ryzyka
W przydzielaniu członków zespołu do nadzorowania ryzyk, miej swoją listę uszeregowaną pod względem priorytetów i wiedz, ile zasobów będziesz potrzebować na każde ryzyko. Wyznaczeni członkowie zespołu będą odpowiedzialni za podjęcie działań, jeśli potencjalne ryzyko przekształci się w rzeczywisty problem. Przypisanie własności ryzyka w planie zarządzania ryzykiem zapewnia, że ktoś zawsze ma oko na każdy problem i pomaga w szybkim i skutecznym rozwiązywaniu problemów.
Krok 4: Stwórz reakcje wyprzedzające
Kierownik projektu i właściciel każdego ryzyka powinni współpracować i korzystać z rejestru ryzyka, aby określić odpowiednie reakcje, jeśli i kiedy ryzyko stanie się problemem. Zdecydujesz, która z czterech poniższych reakcji jest właściwa:
Unikanie: zmień plany lub podejście, aby wyeliminować ryzyko.
Przeniesienie: sceduj ryzyko na kogoś innego w zespole, w firmie lub na zewnątrz (np, ubezpieczyciela lub sprzedawcę).
Zmniejszanie: zmniejszenie prawdopodobieństwa i/lub wpływu zagrożenia na projekt.
Akceptacja: dopuszczenie ryzyka i radzenie sobie z jego konsekwencjami.
Twój plan zarządzania ryzykiem powinien być widoczny dla wszystkich członków zespołu, aby każdy wiedział, na jakie ryzyka należy uważać i z kim należy się kontaktować w przypadku ich wystąpienia. W obecnej erze cyfrowej, możesz łatwo połączyć swoje przedsiębiorstwo z jednym rozwiązaniem do zarządzania pracą w przedsiębiorstwie.
Krok 5: Ciągłe monitorowanie ryzyka
Oprócz ryzyka, które już zidentyfikowałeś w planie zarządzania ryzykiem, nowe ryzyka na pewno się pojawią. W tym miejscu do gry wchodzi system zarządzania ryzykiem, jak również ciągłe monitorowanie i kontrolowanie ryzyka. Zarządzanie ryzykiem wymaga śledzenia i raportowania zdarzeń wyzwalających, które wymagają zainicjowania planu (planów) reagowania. I będzie to oznaczać analizę ryzyka w stosunku do pierwotnej oceny w celu nauki i przyszłego planowania.
Planowanie ryzyka jest złożoną i ciągłą częścią solidnego zarządzania projektem. Nie da się przewidzieć wszystkiego, co może pójść nie tak, ale posiadanie systemu na wypadek pojawienia się problemów z pewnością zwiększy szanse na sukces i poprawi jakość przyszłych projektów. Dodatkowo, praktyka przewidywania ryzyka tylko zachęci Twój zespół do zachowania elastyczności i braku obaw przed próbowaniem nowych rzeczy.
Whitepaper: The High Cost of Chaos
Whitepaper: The Unnerving Cost of IT Project Management
Zacznij od planowania ryzyka
Z czasem skuteczne zarządzanie ryzykiem w projekcie może zmniejszyć koszty ogólne i sprawić, że Twoje zespoły będą pracować mądrzej. Kierownicy projektów otrzymają potrzebną pomoc w gaszeniu pożarów, a problemy, które mogły być poważne, zostaną zredukowane do drobnych wybojów na drodze. Jak radzi Shootman w książce Done Right, „zaakceptuj fakt, że jeśli dążysz do osiągnięcia czegoś nadzwyczajnego, nie zawsze ci się to uda. Ale zaakceptuj również fakt, że nie staniesz się wybitny w wykonywaniu nadzwyczajnej pracy, unikając ryzyka, niespodzianek i błędów.”
Workfront upraszcza proces tworzenia planu zarządzania ryzykiem projektu. Współpracuj ze swoim zespołem w jednym miejscu, zwiększając komunikację i przejrzystość w całym projekcie. Każdy będzie mógł wnieść swój wkład i uważać na potencjalne problemy razem, minimalizując liczbę ryzyk, które zamieniają się w katastrofy. Jeśli jesteś gotowy, aby rozpocząć planowanie ryzyka dla swojego następnego projektu, skorzystaj z wycieczki po produkcie już dziś.