Przedsiębiorstwa zazwyczaj mają politykę wyekspensowania (czyli obecnie odliczania zamiast amortyzacji) pozycji, które kosztują mniej niż kwota progowa. Po prostu nie opłaca się amortyzować tanich przedmiotów przez wiele lat. Kwoty, które firmy ustalają jako swoje progi odpisów różnią się znacznie. Do tej pory IRS nie dawał żadnych wskazówek co do tego, jaki powinien być próg i zawsze istniała możliwość, że IRS może argumentować, że próg podatnika jest zbyt wysoki. Jednakże, to się zmieniło. Nowe przepisy IRS utrwalają tę praktykę odliczania progów w prawie poprzez ustanowienie nowej bezpiecznej przystani de minimis. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f).) Ponadto, po raz pierwszy, IRS stworzył maksymalne kwoty w dolarach, które mogą być wydatkowane jako „de minimis” (z łaciny oznacza niewielki lub nieistotny). Ta bezpieczna przystań stała się dostępna dla wszystkich podatników w dniu 1 stycznia 2014 roku. Ponadto, użyteczność bezpiecznej przystani została znacznie zwiększona dla większości podatników, ponieważ IRS zwiększył kwotę, która może być odliczona przez mniejszych podatników z 500 USD do 2 500 USD.
Przykład: Alicja kupuje dwa komputery dla swojej firmy w cenie $2,000 każdy, co daje łączny koszt $4,000, jak wynika z faktury. Korzystając z „bezpiecznej przystani de minimis”, może odliczyć cały wydatek w wysokości 4000 USD w jednym roku, pod warunkiem że spełnione są wymogi korzystania z „bezpiecznej przystani”.
Co można odliczyć
„Bezpieczna przystań de minimis” jest najczęściej wykorzystywana do odliczania kosztów rzeczowych składników majątku osobistego (jednostek majątku) używanych w działalności. Części składowe nabyte w celu konserwacji lub naprawy jednostki majątku rzeczowego – czyli części zamienne – również podlegają odliczeniu w ramach „bezpiecznej przystani de minimis”, jeżeli mieszczą się w limicie de minimis. Kategoria ta nie obejmuje komponentów, które są nabywane jako część jednostki majątku – na przykład oryginalnego silnika w samochodzie. Any item with an economic useful life of 12 months or less must be deducted under the de minimis safe harbor if the cost is within the de minimis limit.
This safe harbor can’t be used to deduct the cost of land or inventory (items held for sale to customers).
Maximum De Minimis Amount
Maximum amount you can deduct under the de minimis safe harbor depends on whether your business has an „applicable financial statement” for the year. Obejmuje to certyfikowane sprawozdanie finansowe przygotowane przez CPA. Obejmuje ono również sprawozdanie finansowe (inne niż zeznanie podatkowe), które firma składa w Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) lub w innej agencji stanowej lub federalnej (z wyłączeniem IRS) – na przykład formularz 10-K lub roczne oświadczenie dla akcjonariuszy. Tylko większe korporacje lub firmy, które są notowane na giełdzie, zazwyczaj składają takie sprawozdania.
Certyfikowane sprawozdania finansowe przez CPAs zazwyczaj kosztują co najmniej kilka tysięcy dolarów, a niewiele małych firm je posiada. Jeśli nie masz takiego sprawozdania finansowego, możesz skorzystać z bezpiecznej przystani de minimis tylko dla mienia, którego koszt nie przekracza 2 500 USD na fakturę lub 2 500 USD na pozycję potwierdzoną fakturą. W pierwotnej wersji rozporządzenia kwota ta wynosiła 500 dolarów, ale IRS zwiększył ją do 2500 dolarów z mocą obowiązującą w 2016 roku. Ponadto, IRS mówi, że nie będzie kwestionować wcześniejsze wykorzystanie kwoty 2500 dolarów pod warunkiem, że requirments są satsified.
Jeśli koszt przekracza 2500 dolarów za fakturę (lub pozycji), żadna część kosztów może być odliczona przy użyciu de minimis bezpiecznej przystani. Jeżeli posiadasz stosowne sprawozdanie finansowe, wówczas możesz zwiększyć kwotę na pozycję lub na fakturę do 5 000 USD.
Przykład: Alicja z powyższego przykładu zakupiła dwa komputery dla swojej firmy w cenie $2,000 każdy na łączny koszt $4,000, jak wynika z faktury. Na początku roku Alicja stosuje procedury księgowe umożliwiające zaliczenie do kosztów kwot zapłaconych za majątek o wartości niższej niż 2 500 USD, a kwoty zapłacone za komputery ujmuje w księgach i rejestrach jako koszt. Kwoty zapłacone za komputery spełniają wymogi „bezpiecznej przystani de minimis”. Alicja może obecnie odliczyć całą kwotę jako zwykły i konieczny wydatek biznesowy.
Określając, czy koszt przedmiotu przekracza próg 2 500 USD lub 5 000 USD, należy uwzględnić wszystkie dodatkowe koszty, które znajdują się na tej samej fakturze co środek trwały – na przykład opłaty za dostawę i/lub instalację. Nie musisz jednak uwzględniać „dodatkowych kosztów nabycia lub wytworzenia” nieruchomości, które „nie są ujęte na tej samej fakturze, co nieruchomość”. Najlepszą strategią jest uwzględnienie takich dodatkowych kosztów na oddzielnej fakturze.
Po dokonaniu tego wyboru ma on zastosowanie do wszystkich ponoszonych wydatków, które kwalifikują się do bezpiecznej przystani de minimis. Nie można wybierać pozycji, które chcemy uwzględnić. Musisz również uwzględnić pozycje, które w przeciwnym razie podlegałyby odliczeniu jako materiały i dostawy.
Kwalifikacja do bezpiecznej przystani
Aby zakwalifikować się do tej bezpiecznej przystani de minimis, podatnik musi:
- ustanowić przed pierwszym dniem roku podatkowego (1 stycznia dla podatników roku kalendarzowego) procedurę księgową wymagającą od niego wydatkowania kwot zapłaconych za nieruchomości albo (1) kosztujące mniej niż określoną kwotę w dolarach, i/lub (2) o okresie ekonomicznej użyteczności wynoszącym 12 miesięcy lub mniej, oraz
- rzeczywiście traktować takie kwoty jako aktualnie podlegające odliczeniu koszty w swoich księgach i dokumentacji.
Jeśli masz „stosowne sprawozdanie finansowe” i chcesz zakwalifikować się do skorzystania z limitu $5,000 de minimis, twoja procedura księgowa musi być w formie pisemnej i podpisana przed 1 stycznia roku podatkowego. Jeśli nie posiadasz takiego oświadczenia i kwalifikujesz się tylko do limitu $2,500, nie musisz sporządzać swojej procedury na piśmie (choć nadal możesz to zrobić). Ale i tak powinna być ona wprowadzona przed 1 stycznia roku podatkowego.
Wniosek o przyznanie bezpiecznej przystani
Aby skorzystać z bezpiecznej przystani de minimis, musisz co roku składać wybór wraz ze swoim zeznaniem podatkowym.