©
damircudic
Czy najlepiej wykorzystujesz swój czas?
Kończy się kolejny pracowity dzień w pracy i mimo że przyszedłeś do biura wcześnie i wyszedłeś późno, nie masz wrażenia, że osiągnąłeś coś znaczącego.
To zbyt łatwe, aby tak się stało. Mając do czynienia z niekończącymi się spotkaniami, częstymi przerwami i pilnymi zadaniami na ostatnią chwilę, możesz łatwo być zajęty przez cały dzień, nie czyniąc żadnych postępów w realizacji projektów i celów o wysokim priorytecie.
Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo zaplanować swój czas. W tym artykule przyjrzymy się krokom, które możesz podjąć, aby to zrobić, dzięki czemu czas na pracę, która naprawdę ma znaczenie, a jednocześnie pozostawiając czas na rozwój osobisty, rodzinę i przyjaciół.
Ważność planowania
Rozplanowanie jest sztuką planowania działań tak, że można osiągnąć swoje cele i priorytety w czasie masz dostępne. Kiedy jest to zrobione skutecznie, to pomaga:
- Zrozumieć, co można realistycznie osiągnąć ze swoim czasem.
- Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na istotne zadania.
- Dodaj czas awaryjny dla „nieoczekiwanego.”
- Unikaj podejmowania więcej niż możesz obsłużyć.
- Pracuj systematycznie w kierunku swoich celów osobistych i zawodowych.
- Miej wystarczająco dużo czasu dla rodziny i przyjaciół, ćwiczeń i hobby.
- Osiągnij dobrą równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Czas jest jednym zasobem, którego nie możemy kupić, ale często marnujemy go lub używamy go nieefektywnie. Planowanie pomaga myśleć o tym, co chcesz osiągnąć w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca, i utrzymuje cię na torze, aby osiągnąć swoje cele.
How to Schedule Your Time
Ustal regularny czas, aby zrobić swoje planowanie – na początku każdego tygodnia lub miesiąca, na przykład.
Istnieje wiele różnych narzędzi do wyboru. Prosty i łatwy sposób utrzymywać harmonogram jest używać pióro i papier, organizować twój czas używać tygodniowego planistę. (Kliknij tutaj, aby pobrać darmowy szablon planera, aby zacząć.)
Możesz również korzystać z aplikacji i oprogramowania, takich jak Google Calendar®, MS Outlook® i Business Calendar. Wybierz narzędzie do planowania, które pasuje do Twojej sytuacji, obecnej struktury pracy, Twojego osobistego gustu i Twojego budżetu.
Najważniejszą rzeczą przy wyborze planera jest to, że pozwala on na łatwe wprowadzanie danych i umożliwia przeglądanie odpowiedniego zakresu czasu (dzień/tydzień/miesiąc) na poziomie szczegółowości, którego potrzebujesz.
Gdy już zdecydowałeś, którego narzędzia chcesz użyć, przygotuj swój harmonogram w następujący sposób:
Krok 1: Zidentyfikuj dostępny czas
Zacznij od ustalenia czasu, który chcesz udostępnić na swoją pracę.
To, ile czasu spędzasz w pracy, powinno odzwierciedlać projekt twojej pracy i twoje osobiste cele w życiu.
Na przykład, jeśli dążysz do awansu, może być rozsądne pracować poza normalnymi godzinami każdego dnia, aby pokazać swoje poświęcenie. Jeśli, z drugiej strony, chcesz mieć dużo czasu na działania poza pracą, możesz zdecydować się na wykonanie przydzielonych godzin i nie więcej.
Krok 2: Zaplanuj niezbędne działania
Następnie, zablokuj w działaniach, które absolutnie musisz podjąć, aby wykonać dobrą pracę. Często będą to rzeczy, na podstawie których zostaniesz oceniony.
Na przykład, jeśli zarządzasz ludźmi, upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu, aby zająć się sprawami osobistymi członków zespołu, coachingiem i potrzebami nadzoru. Ponadto, daj czas na komunikację z szefem i kluczowymi osobami wokół ciebie.
Krok 3: Zaplanuj działania o wysokim priorytecie
Przeglądaj swoją listę rzeczy do zrobienia i zaplanuj działania o wysokim priorytecie i pilne, a także podstawowe zadania konserwacyjne, których nie można delegować ani unikać.
Postaraj się zorganizować je na pory dnia, w których jesteś najbardziej produktywny – na przykład, niektórzy ludzie są najbardziej energiczni i wydajni rano, podczas gdy inni skupiają się bardziej efektywnie po południu lub wieczorem. (Nasz artykuł „Czy to jest poranne zadanie?” może pomóc ci zidentyfikować twoje najlepsze pory dnia.)
Krok 4: Zaplanuj czas na nieprzewidziane sytuacje
Następnie, zaplanuj trochę dodatkowego czasu, aby poradzić sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami i nagłymi wypadkami. Doświadczenie podpowie ci, na ile możesz sobie pozwolić – ogólnie rzecz biorąc, im bardziej nieprzewidywalna jest twoja praca, tym więcej czasu na nieprzewidziane sytuacje będziesz potrzebować. (Jeśli nie zaplanujesz tego czasu, sytuacje awaryjne i tak będą się zdarzać, a Ty będziesz pracować do późna.)
Finding This Article Useful?
Możesz nauczyć się kolejnych 63 umiejętności zarządzania czasem, takich jak ta, dołączając do Klubu Narzędzi Umysłu.
Dołącz do Klubu Narzędzi Umysłu już dziś!
Uzyskaj darmowy biuletyn
Ucz się nowych umiejętności zawodowych co tydzień, plus otrzymaj bonusowy podręcznik zarządzania czasem, za darmo!
Przeczytaj naszą Politykę Prywatności
Częste przerwy mogą pochłaniać Twój czas. Nauczenie się, jak nimi zarządzać, może zmniejszyć ilość czasu na nieprzewidziane wydatki, który musisz odłożyć. Niektóre przerwy będą trudne do przewidzenia, ale pozostawienie otwartej przestrzeni w twoim harmonogramie daje ci elastyczność, której potrzebujesz, aby przeorganizować zadania i odpowiedzieć na ważne kwestie, gdy się pojawią.
Krok 5: Zaplanuj czas uznaniowy
Przestrzeń, którą zostawiłeś w swoim planerze to „czas uznaniowy”: czas, który jest dostępny, aby zrealizować twoje priorytety i osiągnąć twoje cele. Przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia i osobiste cele, oceń czas, którego potrzebujesz, aby je osiągnąć i zaplanuj je.
Krok 6: Przeanalizuj swoje działania
Jeśli po osiągnięciu kroku piątego stwierdzisz, że masz mało czasu wolnego lub nie masz go wcale, musisz wrócić do kroków drugiego, trzeciego i czwartego i zadać sobie pytanie, czy wszystkie zadania, które wprowadziłeś, są absolutnie konieczne. Może się okazać, że niektóre rzeczy można delegować lub zająć się nimi w bardziej efektywny czasowo sposób.
Jednym z najważniejszych sposobów, w jaki możesz zbudować sukces, jest maksymalizacja dźwigni, jaką możesz osiągnąć dzięki swojemu czasowi. Zwiększ ilość pracy, którą możesz wykonać, delegując ją innym ludziom, zlecając kluczowe zadania na zewnątrz lub wykorzystując technologię do automatyzacji jak największej części pracy. To uwolni cię, aby osiągnąć swoje cele.
Jeśli okaże się, że twój czas dyskrecjonalny jest nadal ograniczony, to może trzeba renegocjować obciążenie pracą lub poprosić o pomoc . Użyj nowo przygotowany harmonogram jako dowód swoich ciężkich zobowiązań. To pokazuje do swojego szefa, jak dobrze zorganizowany jesteś, i może uczynić go lub ją bardziej otwarty na żądanie!
Key Points
Scheduling jest procesem, przez który planujesz, jak będziesz używać swojego czasu. Jego dobre wykonanie może zmaksymalizować Twoją efektywność i zmniejszyć poziom stresu.
Podążaj za tym sześciostopniowym procesem, aby przygotować swój harmonogram:
- Zidentyfikuj czas, który masz do dyspozycji.
- Zablokuj w nim istotne zadania, które musisz wykonać, aby odnieść sukces w swojej pracy.
- Zaplanuj pilne zadania o wysokim priorytecie i istotne czynności „porządkowe”.
- Zaplanuj odpowiedni czas na nieprzewidziane zdarzenia i przerwy.
- Zaplanuj działania, które dotyczą Twoich priorytetów i celów osobistych w czasie, który pozostał.
- Analizuj swoje działania, aby zidentyfikować zadania, które mogą być delegowane, zlecane na zewnątrz lub całkowicie wycięte.
Ważne jest, aby Twój harmonogram zapewniał czas na Twoje cele zawodowe i osobiste. Jeśli masz mało czasu lub nie masz go wcale, gdy dojdziesz do kroku piątego, przejrzyj swoje zadania, aby sprawdzić, czy możesz je wykonać inaczej – w przeciwnym razie ucierpi na tym równowaga między życiem zawodowym a prywatnym.
Pobierz arkusz kalkulacyjny
.