Consumer Compliance Outlook
By Richele S. Brady, były egzaminator, Federal Reserve Bank of San Francisco
Ten artykuł został po raz pierwszy opublikowany w 2009 roku,1 kiedy to dokonaliśmy przeglądu powszechnych problemów związanych z wymogami rachunkowości depozytowej zgodnie z Rozporządzeniem X i omówiliśmy praktyki, które instytucje mogą rozważyć, aby pomóc w zapobieganiu naruszeniom rachunkowości depozytowej.
Od czasu opublikowania artykułu, Rezerwa Federalna nadal obserwuje problemy związane z rachunkowością depozytów podczas kontroli zgodności, w tym naruszenia wynikające z korzystania z oprogramowania stron trzecich do wykonywania obliczeń depozytów, co nie było wcześniej omawiane. W związku z tym, odświeżamy artykuł, aby dokonać przeglądu powszechnych naruszeń escrow, omówić sposoby ograniczania ryzyka w przypadku korzystania z oprogramowania stron trzecich, a także przedstawić przegląd poprawki z 2013 r. do Rozporządzenia X, która dodała wymóg księgowości escrow dla ubezpieczeń kredytów hipotecznych wprowadzonych w życie.
ESCROW COMPLIANCE ISSUES
Dane egzaminacyjne Systemu Rezerwy Federalnej dla stanowych banków członkowskich wskazują, że kilka z wymagań rozporządzenia X dotyczących depozytu pojawia się wśród powszechnych naruszeń, w tym następujących:
- Zrozumienie metod księgowości depozytów powierniczych;
- Przygotowanie oświadczeń ujawniających depozyty powiernicze;
- Określanie kwot depozytów powierniczych;
- Zapewnienie, że roczne analizy skutkują prawidłowymi saldami rachunków; oraz
- Załatwianie kwestii wynikających z korzystania z usług sprzedawców.
Kwestie te omawiamy poniżej.
Metody rachunkowości depozytowej
Utwarzając i prowadząc rachunki depozytowe, instytucje finansowe muszą wykonać następujące czynności:2
- Przeprowadzić analizę rachunku powierniczego, przed założeniem rachunku powierniczego, w celu ustalenia kwoty, jaką kredytobiorca musi wpłacić na rachunek powierniczy w momencie jego założenia oraz kwoty okresowych wpłat kredytobiorcy na rachunek powierniczy;3
- Przygotować i dostarczyć kredytobiorcy wstępny wyciąg z rachunku powierniczego;4
- Przeprowadzenie analizy rachunku powierniczego po zakończeniu każdego roku obliczeniowego rachunku powierniczego w celu ustalenia miesięcznych płatności kredytobiorcy na rachunek powierniczy w następnym roku obliczeniowym;5
- Wykorzystanie wstępnej i rocznej analizy rachunku powierniczego w celu ustalenia, czy istnieje nadwyżka, niedobór lub niedobór, oraz skorygowanie rachunku;6 oraz
- Przygotowanie i przekazanie kredytobiorcy rocznego wyciągu z rachunku powierniczego.7
Te zadania depozytowe muszą być prowadzone zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi w sekcji 17 Rozporządzenia X (12 C.F.R. §1024.17). Ponadto, rozporządzenie ogranicza kwoty, które mogą być przechowywane na rachunkach powierniczych, jak również szczegółowe wymagania dotyczące treści wstępnych i rocznych sprawozdań. Na szczególną uwagę zasługuje wymóg zawarty w §1024.17(c)(4), aby kredytodawcy przeprowadzali analizę zbiorczą, a nie analizę pojedynczych pozycji podczas przeprowadzania analizy konta. Analiza single-item rachunki dla każdej pozycji escrow oddzielnie, podczas gdy analiza zbiorcza uważa konto jako całość do obliczenia wystarczalności funduszy rachunku escrow. Ta ostatnia zasada spowodowała zamieszanie, w wyniku którego nieprawidłowe kwoty są przechowywane na rachunkach powierniczych.
Wstępna analiza rachunku powierniczego i ujawnienie
Wstępna analiza rachunku powierniczego i oświadczenie ujawnienia ustawić podstawę do rachunku powierniczego. Dlatego ważne jest, aby rozważyć następujące kwestie przy zakładaniu konta:
- Wstępna Analiza Rachunku Escrow. Zgodność z zagregowanymi zasadami rachunkowości jest niezbędna do dokładnego obliczenia wymaganych kwot depozytu. Błędy mogą wynikać z połączenia nadmiernego polegania na systemach automatycznych przy wykonywaniu wymaganych obliczeń oraz niewystarczającej znajomości zasad przez pracowników. Przykłady konkretnych przyczyn obejmują:
- Początkowe depozyty Escrow. Rozporządzenie wymaga, aby przed założeniem rachunku powierniczego pracownik obsługi przeprowadził analizę rachunku powierniczego.8 Nadmierne obciążenia przy pobieraniu wstępnych depozytów powierniczych często wynikają z błędów w tej wstępnej analizie. Usługodawca może obciążyć kredytobiorcę kwotą wystarczającą do uiszczenia opłat za nieruchomość zabezpieczającą kredyt, takich jak podatki i ubezpieczenie, które można przypisać do okresu od daty ostatniej płatności do daty pierwszej płatności, w celu uzyskania zerowego salda na koniec roku obliczeniowego rachunku powierniczego. Jednakże, serwisant nie może obciążyć kredytobiorcy poduszką, która jest większa niż jedna szósta szacowanej sumy rocznych płatności z rachunku powierniczego.
Inne błędy obliczeniowe lub błędy wprowadzania danych do systemu mogą powodować błędy w kwotach depozytu powierniczego. Niektóre przykłady obejmują:
- Używanie nieprawidłowych kwot poduszki przekraczających ograniczenia regulacyjne;
- Pobieranie nadmiaru środków, gdy rata podatku od nieruchomości jest płacona przy rozliczeniu;
- Włączanie składek na ubezpieczenie hipoteczne (MI) w kwotach poduszki, gdy składki MI są płacone miesięcznie;
- Używanie nieprawidłowych dat wypłat w prognozowaniu działalności, takich jak użycie daty wymagalności zamiast przewidywanych dat wypłat;
- Niewyszczególnienie oddzielnych pozycji rachunku escrow; oraz
- Redukcja korekt do równej kwoty w dolarach.
Roczna Analiza Rachunku Escrow i Oświadczenie
Tak jak błędy w początkowej analizie rachunku escrow często powodują błędy w początkowym depozycie escrow, błędy w rocznej analizie rachunku mogą również prowadzić do nieprawidłowych obliczeń, które często powodują nieprawidłowe kwoty nadwyżki, niedoboru lub braku. Niektóre typowe przyczyny obejmują:
- Używanie nieprawidłowych dat wypłat w prognozowaniu działalności na następny rok (np, zmiana dat prognozowanych wypłat może spowodować, że prognozy sald kont będą nieprawidłowe);
- Prognozowanie nadwyżek, niedoborów lub braków w oparciu o nieprawidłowe salda kont;
- Analizowanie rachunku depozytowego w oparciu o okres obliczeniowy dłuższy niż 12 miesięcy;
- Zapewnienie dokładnego przeglądu rachunków ubezpieczeniowych i/lub podatkowych w celu dokładnej projekcji kwot wypłat na nadchodzący rok;
- Utrzymywanie nieprawidłowych kwot poduszki przekraczających wymogi regulacyjne lub niższe ograniczenia umieszczone w dokumentach kredytu hipotecznego; oraz
- Niezwrócenie kredytobiorcy (kredytobiorcom) nadwyżki przekraczającej 50 USD, gdy jest to wymagane przez § 1024.17(f)(2)(i). Nie dotyczy to sytuacji, gdy płatność nie zostanie otrzymana w ciągu 30 dni od daty jej wymagalności.9
Podobnie, nieprawidłowe roczne wyciągi z rachunku powierniczego generalnie wynikają z braku informacji, takich jak nieuwzględnienie wszystkich wymaganych elementów, lub z błędów w analizie rocznej. Przykłady informacji, których często brakuje lub które są nieprawidłowe w rocznym oświadczeniu obejmują:
- Powód, dla którego przewidywane niskie saldo (tj, Poduszka) nie została osiągnięta;
- Całkowite kwoty wpłacone i wypłacone z konta depozytowego w poprzednim roku; oraz
- Jedna lub więcej szacowanych płatności lub wypłat brakujących w analizie konta.
Zawartość Rocznego Wyciągu z Rachunku Powierniczego
Serwisanci są ogólnie zobowiązani10 do dostarczenia rocznego wyciągu z rachunku powierniczego, który zawiera historię rachunku, odzwierciedlającą aktywność na rachunku powierniczym podczas roku obliczeniowego rachunku powierniczego oraz projekcję aktywności na rachunku na następny rok.11
Historia rachunku może być niekompletna z powodu zmiany podmiotu obsługującego w trakcie trwania kredytu. Kiedy dochodzi do zmian w obsłudze, ważne jest, aby nowy podmiot obsługujący zapewnił sobie otrzymanie historii rachunku od poprzedniego podmiotu obsługującego.
Risks of Using Third-Party Software to Perform Escrow Calculations
Some financial institutions rely on third-party software to perform escrow calculations and create required disclosures. Dostawcy oprogramowania, jak każdy inny dostawca, muszą być odpowiednio zarządzani w celu zmniejszenia ryzyka naruszeń. W poprzednim artykule, Outlook omówił tę kwestię:
„Wiele banków używa oprogramowania do generowania informacji dla konsumentów dla różnych produktów kredytowych i depozytowych. Po zmianach przepisów dotyczących ujawniania informacji w ciągu ostatnich kilku lat, niektórzy sprzedawcy nie aktualizowali swojego oprogramowania, co skutkowało różnymi błędami na formularzach ujawnień. Problemy tego typu pojawiają się, gdy kierownictwo banku polega wyłącznie na dostawcy, nie przeprowadzając własnego, niezależnego przeglądu wymagań dotyczących ujawnień, aby zapewnić, że wymagane zmiany zostały wdrożone. „12
Dodatkowo, instytucje finansowe mogą okresowo sprawdzać, czy oprogramowanie dostawcy prawidłowo wykonuje obliczenia escrow jako kontrolę.
Dodatkowe wymagania dotyczące Escrow dla kredytobiorców z Hazard Insurance: §1024.17(k)(5)
W 2013 r. w przepisach wykonawczych do Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act,13 Biuro Ochrony Finansowej Konsumentów (BCFP) dodało przepis o ubezpieczeniu typu „force-placed” mający zastosowanie do kredytobiorców posiadających rachunki depozytowe do płatności ubezpieczenia od ryzyka.14 Gdy kredytobiorca zalega z płatnością hipoteczną ponad 30 dni, przepisy generalnie zabraniają podmiotowi obsługującemu kredyt zakupu ubezpieczenia typu „force-placed”. Zamiast tego, o ile podmiot ten nie jest „małym podmiotem świadczącym usługi” i nie spełnia określonych warunków lub nie jest „niezdolny do wypłaty środków” (obie te kwestie omówiono poniżej), musi on zapłacić składkę za istniejącą polisę z rachunku powierniczego kredytobiorcy, nawet jeśli na rachunku powierniczym nie ma wystarczających środków na pokrycie składki.15 Jeżeli podmiot świadczący usługi przekazuje środki na podstawie tego przepisu, może on dochodzić ich zwrotu od kredytobiorcy.16
Przed wprowadzeniem tej zmiany, podmioty obsługujące kredyt mogły zezwolić na wygaśnięcie polisy ubezpieczeniowej od ryzyka, gdy kredytobiorca zalegał ze spłatą kredytu hipotecznego przez okres dłuższy niż 30 dni i zastąpić ją polisą ubezpieczeniową wprowadzoną w życie, która często jest droższa17. W preambule do ostatecznej wersji zasad, BCFP wyjaśniło swoje obawy dotyczące tej praktyki:
Ubezpieczenie wykupione przymusowo na ogół zapewnia znacznie mniejszą ochronę nieruchomości kredytobiorcy przy znacznie wyższych kosztach składki niż polisa ubezpieczenia od ryzyka wykupiona przez kredytobiorcę, co omówiono poniżej w związku z § 1024.37. … W sytuacji, gdy administrator otrzymuje rachunki za ubezpieczenie od ryzyka kredytobiorcy w związku z zarządzaniem rachunkiem powierniczym, administrator, który decyduje się nie przekazywać zaliczek na rachunek powierniczy kredytobiorcy zalegającego z płatnościami w celu utrzymania ubezpieczenia od ryzyka kredytobiorcy, pozwalając na wygaśnięcie tego ubezpieczenia, a następnie przekazuje znacznie większą kwotę na rachunek powierniczy kredytobiorcy w celu uzyskania polisy ubezpieczeniowej wprowadzonej przymusowo, bezpodstawnie szkodzi kredytobiorcy. Sekcja 1024.17(k)(5) … chroni kredytobiorców przed nieuzasadnionym przymusowym umieszczeniem ubezpieczenia, gdy serwisant nie ma uzasadnionej podstawy do nałożenia opłaty na kredytobiorcę.
– 78 Fed. Reg. at 10712
„Unable to Disburse Funds”
Zakaz zawarty w sekcji 1024.17(k)(5) dotyczący zakupu ubezpieczenia wprowadzonego pod przymusem nie ma zastosowania w sytuacji, gdy pracownik obsługi jest „niezdolny do wypłaty środków”
Ma to miejsce, gdy pracownik obsługi ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że: 1) ubezpieczenie kredytobiorcy jest anulowane (lub nieodnowione) z powodów innych niż brak płatności; lub 2) nieruchomość jest pusta. BCFP uwzględnił wyjątek dla pustych nieruchomości, ponieważ wiele polis ubezpieczeniowych od ryzyka nie pokrywa strat w pustych nieruchomościach.
Komentarz do tej zasady podaje przykłady sytuacji, w których serwisant ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że ubezpieczenie kredytobiorcy zostało anulowane z powodów innych niż brak płatności: (1) gdy kredytobiorca powiadamia jednostkę obsługującą, że anulował ubezpieczenie od ryzyka, a jednostka obsługująca nie otrzymała powiadomienia o innym ubezpieczeniu od ryzyka, (2) gdy jednostka obsługująca otrzymuje od firmy ubezpieczeniowej kredytobiorcy powiadomienie o anulowaniu lub nieprzedłużeniu ubezpieczenia przed terminem płatności z tytułu ubezpieczenia od ryzyka kredytobiorcy, lub (3) gdy jednostka obsługująca nie otrzymuje powiadomienia o płatności do dnia wygaśnięcia polisy ubezpieczeniowej od ryzyka kredytobiorcy18. W przypadku zaistnienia któregokolwiek z tych warunków, podmiot świadczący usługi będzie mógł nabyć ubezpieczenie typu „force-placed” na mocy § 1024.17(k)(5).
Wyjątek dla małych podmiotów świadczących usługi
Ograniczony wyjątek dotyczy „małych podmiotów świadczących usługi”, zgodnie z definicją zawartą w 12 C.F.R. § 1026.41(e)(4)(ii). Małe podmioty świadczące usługi mogą uzyskać ubezpieczenie typu „force-placed”, nawet jeśli są w stanie wypłacić środki z rachunku powierniczego kredytobiorcy, pod warunkiem że koszt dla kredytobiorcy jest mniejszy niż kwota, którą mały podmiot świadczący usługi musiałby wypłacić, aby utrzymać istniejącą polisę ubezpieczenia ryzyka kredytobiorcy.
Zarządzanie ryzykiem związanym z rachunkami depozytowymi
Instytucje oferujące rachunki depozytowe mogą zarządzać ryzykiem poprzez przegląd systemów rachunkowości depozytowej i ujawnianie informacji w celu zapewnienia zgodności z wymogami 12 C.F.R. §1024.17. Przeanalizowanie kwestii księgowości depozytowej omówionych w tym artykule i ich przyczyn w momencie rozpoczęcia tego procesu pomoże zapewnić, że nie popełnisz tych samych błędów. Kredytodawcy posiadający lub obsługujący kredyty z rachunkami powierniczymi mogą również rozważyć następujące praktyki, aby pomóc w zarządzaniu ryzykiem:
- Zrozumienie różnic pomiędzy analizami pojedynczych pozycji i analizami zbiorczymi. To rozróżnienie jest kluczowym czynnikiem w przestrzeganiu wymogów rachunkowości rachunku powierniczego.
- Przeprowadź regularne szkolenia pracowników w zakresie wymogów rachunku powierniczego i uwzględnij szkolenia w zakresie prawidłowego korzystania z platformy oprogramowania używanej do generowania ujawnień rachunku powierniczego.
- Przeprowadź okresowe testy systemu w celu zapewnienia, że systemy dokładnie wykonują analizy rachunku powierniczego.
- Przeglądanie dokumentów kredytów hipotecznych pod kątem sformułowań dotyczących limitów poduszki i zapewnienie, że systemy są zgodne z przepisami lub umownymi ograniczeniami poduszki, w zależności od tego, które są niższe.
- Opracowanie zasad i procedur dotyczących wymagań rachunku powierniczego.
- Przeprowadzanie okresowych przeglądów zgodności i audytów, które obejmują księgowość depozytową, a także wyciągi z rachunku depozytowego.
- Okresowe sprawdzanie, czy obliczenia sprzedawcy są prawidłowe i czy sprzedawca wdraża zmiany regulacyjne w wymaganiach dotyczących rachunku depozytowego.
- Podobnie, śledzenie po odświeżeniu systemu lub aktualizacji oprogramowania w celu zapewnienia, że parametry nie zostały nieumyślnie zmienione, co spowodowało wcześniej nieistniejący problem.
Podsumowanie
Potencjalny wpływ na konsumentów i związane z tym ryzyko dla kredytodawców sprawiają, że zgodność z wymogami dotyczącymi wstępnych i rocznych oświadczeń o rachunku powierniczym jest szczególnie ważna. Chociaż niniejszy artykuł zawiera pewne praktyczne informacje, które pomogą instytucjom zarządzać ryzykiem, nie wyczerpuje on wszystkich zasad związanych z rachunkiem powierniczym, ani wszystkich zawiłości zasad rachunkowości rachunku powierniczego. Konkretne kwestie i pytania należy kierować do osoby kontaktowej ds. zgodności z przepisami konsumenckimi w Banku Rezerw lub do głównego organu regulacyjnego.
Endnote
1 Richele Brady, „Escrow Accounting Rules: Are You in Compliance?” (Consumer Compliance Outlook, Second Quarter2009)
2 Wymagania dotyczące escrow pojawiają się w 12 C.F.R. §1024.17
3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)
4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)
5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)
6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)
7 12 C.F.R. §1024.17(1)
8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)
9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)
10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)
11 Wymóg oświadczenia depozytowego nie ma zastosowania, jeżeli kredyt jest niespłacony lub podlega egzekucji lub jeżeli kredytobiorca ogłosił upadłość. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)
12 Cathryn Judd i Mark Jennings, „Vendor Risk Management- Compliance Considerations,” Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.
13 78 Fed. Reg. 10696 (14 lutego 2013 r.)
14 78 Fed. Reg. at 10714