Zarządzanie wydarzeniami polega na nadzorowaniu całej logistyki prowadzącej do i podczas wydarzenia, czy to konferencji, ślubu, czy jakiegokolwiek zorganizowanego zgromadzenia. Menedżerowie wykonują plany wydarzeń poprzez zarządzanie personelem, finansami, relacjami z dostawcami i nie tylko.
W zawodzie planowania wydarzeń, nazwy stanowisk są tak różnorodne i liczne jak oferowane usługi, i często może być trudno odróżnić jeden od drugiego. Może to stanowić wyzwanie podczas przygotowywania portfolio planowania wydarzeń, poszukiwania pracy lub pracy z klientem, który nie ma właściwego zrozumienia funkcji i obowiązków zawodowych. Dowiedz się więcej o tym, na czym polega zarządzanie wydarzeniami i czy jest ono odpowiednie dla Ciebie.
Czym jest zarządzanie wydarzeniami?
Zarządzanie wydarzeniami obejmuje szereg funkcji związanych z realizacją wydarzeń na dużą skalę, które mogą obejmować konferencje, zjazdy, koncerty, targi, festiwale i uroczystości. Obejmuje ona obsługę ogólnej logistyki wydarzenia, pracę z personelem i prowadzenie zarządzania projektem wydarzenia jako całości.
Dodatkowe obowiązki mogą obejmować zarządzanie budżetem i zespołami ludzi odpowiedzialnych za każdą funkcję, jak również nadzorowanie realizacji wydarzenia. Menedżerowie imprez nadzorują również usługi wszystkich zewnętrznych sprzedawców i profesjonalistów, w tym planistów imprez.
Jak działa zarządzanie wydarzeniami
Szczególne obowiązki kierownika wydarzenia mogą obejmować:
- Wybór i rezerwację miejsc
- Koordynację zewnętrznych sprzedawców
- Zatrudnianie mówców lub rozrywki
- Zaaranżowanie transportu i parkingu
- Uzyskanie niezbędnych pozwoleń i odpowiedniego ubezpieczenia
- Zgodność z normami bezpieczeństwa i higieny
- Opracowanie awaryjnych planów awaryjnych
- Zarządzanie kryzysem i sytuacją na imprezie
- Opracowanie planu bezpieczeństwa
- Monitorowanie imprezy
Lista ta nie jest bynajmniej wyczerpująca. W zależności od zakresu imprezy i innych zatrudnionych specjalistów, zakres obowiązków może się różnić. Zasadniczo, kierownik imprezy jest odpowiedzialny za koordynację wszystkich logistycznych potrzebnych do wydarzenia.
Rola usług zarządzania zdarzeniami
Firmy zarządzania zdarzeniami są często zatrudniani do planowania i realizacji dużych spotkań firmowych i wydarzeń specjalnych. Podczas gdy wesela i koncerty są wspólne wydarzenia dla profesjonalistów zarządzania wydarzeniami, imprezy sportowe, zjazdy i duże imprezy są również okazje, które mogą korzystać z zarządzania wydarzeniami.
Podmioty rządowe, non-profit, stowarzyszenia i korporacje wszystkie wykorzystują firmy zarządzania wydarzeniami do koordynowania ważnych wydarzeń i spotkań. Funkcja zarządzania wydarzeniami można często znaleźć w korporacyjnym dziale marketingu lub public relations lub jako część ich personelu wydarzeń specjalnych.
Umiejętności, aby odnieść sukces
Jak w przypadku większości funkcji planowania wydarzeń, zarządzanie wydarzeniami wymaga doskonałych umiejętności organizacyjnych, aby odnieść sukces. Zdolność do multitaskingu i żonglowania wieloma ruchomymi częściami jest niezbędna, a wraz z tą najwyższej klasy organizacją przychodzi potrzeba efektywnego zarządzania czasem.
Bycie w stanie określić priorytety i pozostać na zadaniu jest tym, co prowadzi do udanego wydarzenia. Zarządzanie wydarzeniami wymaga widzenia wizji wydarzenia przez do wykonania, co wymaga wytrwałości, kreatywności i elastyczności.
Ponieważ zarządzanie projektami jest kluczowym elementem i obejmuje zarządzanie nie tylko funkcjami, ale zespołami ludzi, umiejętności interpersonalne są również ważne. Interakcja z osobami na wszystkich szczeblach organizacji jest częścią pracy, więc bycie wygodny, osobisty i silny komunikator będzie przejść długą drogę w rozwoju tych relacji.
Event Management vs. Event Planning
Pomimo, że bardzo blisko związane, zarządzanie wydarzeniami i planowanie wydarzeń służyć dwie różne funkcje. W prostych słowach, planiści wydarzeń tworzą wizję i wiele wstępnych planów dla wydarzenia, podczas gdy menedżerowie wykonują szczegóły przed i w trakcie wydarzenia.
To powiedziawszy, menedżerowie wydarzeń mogą również planować aspekty wydarzeń, a planiści wydarzeń mogą zarządzać niektórymi elementami procesu planowania wydarzeń. Te dwie osoby pracują obok siebie, a ich obowiązki mogą się pokrywać. Wiele osób może pełnić obie role, zwłaszcza jeśli prowadzą własną firmę lub pracują w małej firmie zajmującej się planowaniem wydarzeń. Mimo to, szkolenia i umiejętności potrzebne na każdym stanowisku są nieco odmienne.
Oto kilka przykładów niektórych z kluczowych różnic:
| Event Managers | Event Planners |
|---|---|
| Wykonywanie rezerwacji lokalizacji | Wybór tematu i koncepcja |
| Koordynacja z dostawcami | Wybór miejsca |
| Zatrudnianie i zarządzanie personelem | Planowanie menu |
| Zarządzanie na miejscu podczaszarządzanie na miejscu podczas wydarzenia | Umawianie rozrywki lub prelegentów |
Key Takeaways
- Zarządzanie wydarzeniami to nadzór nad wieloma szczegółami administracyjnymi dotyczącymi wydarzeń, takich jak konferencje, festiwale czy wesela.
- Kierownik wydarzenia współpracuje z personelem i dostawcami, aby upewnić się, że wydarzenie jest realizowane zgodnie z planem.
- Podczas gdy planiści wydarzeń mają tendencję do pracy nad ogólną koncepcją wydarzenia, kierownicy wydarzeń zajmują się szczegółami jego realizacji.
- Kierownicy wydarzeń muszą być zorganizowani, mieć umiejętności pracy z ludźmi i być elastyczni, między innymi.
.