Definicja: Formularz zapotrzebowania na zakup jest dokumentem używanym przez dział w celu zwrócenia się do działu zakupów o zamówienie materiałów lub towarów. Innymi słowy, formularz ten jest używany przez działy, aby powiadomić dział zakupów, że surowce są potrzebne do produkcji lub towar jest potrzebny do sprzedaży floor.
Co oznacza Purchase Requisition?
Aby zapobiec oszustwom, kierownicy działów nie są zazwyczaj dozwolone do składania zamówień bezpośrednio z dostawcami i dostaw w imieniu firmy. Zamiast tego, inny kreatywny dział o nazwie dział zakupów faktycznie składa zamówienia u zewnętrznych sprzedawców. Formy zakupu rekwizycji są używane przez kierowników działów poinformować dział zakupów, co materiały są potrzebne.
Gdy kierownik działu widzi, że materiały są na wyczerpaniu, on lub ona wypełnia formularz rekwizycji, który zawiera datę, nazwisko kierownika, ilość, numery modeli, szczegóły dotyczące zamówienia i sprzedawcy. Formularz zamówienia jest tylko jeden krok w procesie zamawiania w systemie bonów. Przyjrzyjmy się krótkiemu przykładowi działania jednego z tych systemów.
Przykład
Po pierwsze, dział, który musi zamówić materiały, tworzy formularz zapotrzebowania na zakup. Formularz ten powiadamia dział zakupów, że potrzebne są materiały. Dział zakupów może zatwierdzić, zmienić lub odrzucić wniosek z innego działu. Jeśli zamówienie jest zatwierdzone, dział zakupów tworzy zamówienie zakupu.
Ten formularz zamówienia jest wysyłany do sprzedawcy powiadamiając ich, że kupujący chce kupić towary. Jeśli sprzedawca akceptuje zamówienie, produkuje i dostarcza towary wraz z fakturą. Dział odbioru rozpakowuje towary i dostarcza raport odbioru do działu księgowości, który posiada już fakturę i zamówienie zakupu. Kiedy wszystkie te dokumenty się zgadzają, dział księgowości może wydać zawiadomienie o zatwierdzeniu faktury do kasjera, wskazując, że płatność może być dokonana na rzecz sprzedawcy.
Wiem. To wydaje się być długi żmudny proces. Tak jest, ale został on wprowadzony, aby zapobiec zakupom oszukańczym i chronić aktywa firmy przed niewłaściwym zamawianiem.