Roczna deklaracja pracodawcy dotycząca federalnego podatku od bezrobocia, Formularz 940 IRS, jest corocznym formularzem składanym w IRS przez firmy zatrudniające jednego lub więcej pracowników. Jest on używany do obliczenia federalnego podatku od bezrobocia pracodawcy w oparciu o roczną listę płac firmy.
Zrozumienie formularza IRS 940
Co roku, każda firma z pracownikami musi złożyć formularz 940 w celu obliczenia kwoty podatku od bezrobocia, który musi być zapłacony na poziomie federalnym. Ten podatek jest oparty na pierwszych $7,000 wynagrodzenia każdego pracownika (w tym właścicieli korporacji S, którzy otrzymują wynagrodzenie za pracę wykonywaną dla ich firm).
Formularz ten jest pojedynczą jednostronicową deklaracją zawierającą całkowitą listę wypłat dla wszystkich pracowników, pomniejszoną o wszelkie wypłaty zwolnione z Federal Insurance Contributions Act (FICA), takie jak niektóre świadczenia dodatkowe, grupowe terminowe ubezpieczenie na życie, oraz pomoc w opiece nad osobami zależnymi.
Co to jest formularz 940 i do czego służy?
Chociaż zasiłki dla bezrobotnych dla byłych pracowników są wypłacane przez stany, rząd federalny zapewnia zabezpieczenie. Odbywa się to poprzez pobieranie federalnego podatku od bezrobocia w celu zapewnienia funduszy dla stanów, gdy jest to potrzebne do spełnienia ich zobowiązań w zakresie świadczeń. Federalna ustawa o podatku od bezrobocia (FUTA) stworzyła w tym celu podatek od wynagrodzeń, a formularz IRS 940 jest używany do zgłaszania rocznego zobowiązania podatkowego pracodawcy.
Jaka jest różnica między formularzem 940 a 941?
Nie należy mylić Formularza 940, który jest roczną deklaracją pracodawcy dla celów podatku od bezrobocia, z innymi deklaracjami pracodawcy, takimi jak:
- Formularz 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, który jest używany do zgłaszania potrąceń z pensji dla podatków dochodowych, jak również udziału pracowników w podatkach Social Security i Medicare (FICA), plus udział pracodawcy w FICA.
- Form 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees, który jest używany zamiast Form 941, aby raz w roku zgłosić kwotę potrącanych federalnych podatków dochodowych i FICA (udział pracownika i pracodawcy).
- Form 944, Employer’s Annual Federal Tax Return, który jest składany zamiast kwartalnych deklaracji pracodawcy, jeżeli pracodawca jest „mały”. Dotyczy to pracodawców, których roczne zobowiązania podatkowe z potrącanym federalnym podatkiem dochodowym, FICA (udział pracownika i pracodawcy) wynoszą $1,000 lub mniej.
Składanie federalnego Formularza 940
Formularz 940 jest składany raz w roku, niezależnie od tego, czy firma zwolniła jakichkolwiek pracowników i czy została powiadomiona przez stan, że wystąpiono o świadczenia z tytułu zatrudnienia. Może on być złożony na papierze lub elektronicznie.
Czy muszę złożyć Formularz 940 dla mojej firmy?
Firma musi złożyć Formularz 940, jeśli wypłaciła co najmniej $1,000 w wynagrodzeniach w jakimkolwiek kwartale kalendarzowym (od stycznia do marca, od kwietnia do czerwca, od lipca do września, od października do grudnia) w bieżącym lub poprzednim roku. Podstawowa federalna stawka podatku od bezrobocia wynosi 6% od pierwszych $7,000 zarobków każdego pracownika za cały rok. Jednakże istnieje ulga na stanowe podatki od bezrobocia w wysokości do 5.4%, co sprowadza stawkę podatku netto do 0.6%.
Pracodawca zatrudniający pracowników w więcej niż jednym stanie lub posiadający lokalizację w stanie redukującym kredyt, musi złożyć Schedule A formularza 940.
Kiedy należy złożyć formularz 940?
Twój formularz podatkowy 940 należy złożyć na koniec stycznia następującego po roku, w którym wypłacono wynagrodzenie. W roku 2019, termin złożenia formularza 940 przypada na 31 stycznia 2020 roku. Wypełnienie tego formularza odbywa się corocznie, mimo że płatności podatku mogą wymagać dokonywania kwartalnych wpłat.
Kiedy i gdzie wysłać płatność
Mimo że Formularz 940 jest składany raz w roku, pracodawca może być zmuszony do dokonywania kwartalnych wpłat podatku. Jeśli federalny podatek od bezrobocia wynosi więcej niż $500 za rok kalendarzowy, przynajmniej jedna kwartalna wpłata musi być dokonana. Depozyt musi być dokonany do ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu kwartału kalendarzowego. Tak więc, jeśli pracodawca federalny podatek od bezrobocia wynosi $600 na podstawie listy płac za styczeń do marca, podatek musi być zdeponowany do 30 kwietnia.
Jeśli kwartalne zobowiązanie wynosi $500 lub mniej w kwartale, przenosi się na następny kwartał. Jeśli zobowiązanie za pierwszy kwartał roku wynosi $400, zostaje ono przeniesione i dodane do zobowiązania w drugim kwartale w celu określenia, czy wymagana jest płatność.
Jeśli wymagane są płatności kwartalne, muszą one zostać zdeponowane w rządzie federalnym. Można to zrobić poprzez EFTPS, darmowy i bezpieczny program płatności podatku federalnego online.
Dla małych firm zatrudniających 11 lub mniej pracowników, roczna płatność podatku będzie wystarczająca, ponieważ próg kwartalnej płatności nie zostanie przekroczony. Na przykład, jeśli masz pięciu pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie w pierwszym kwartale w wysokości $10,000 (liczy się tylko pierwsze $7,000), $8,000 (liczy się tylko pierwsze $7,000), $6,000, $4,000 i $1,000, odpowiednio, to nie należy się żadna zapłata za ten kwartał. Zobowiązanie podatkowe za ten kwartał wynosi $150 ($25,000 x .006), co jest mniej niż próg wpłaty $500.
Gdzie firmy składają federalny Formularz 940?
Formularz 940 jest składany w IRS. Jeżeli składasz zeznanie na papierze, musi ono zostać wysłane na adres podany w instrukcji na formularzu 940. Adres ten zależy od lokalizacji pracodawcy oraz od tego, czy do formularza dołączona jest płatność. Adres może się zmieniać z roku na rok, dlatego należy go zweryfikować przed wysyłką.
Czy może być złożony elektronicznie?
Możesz złożyć swój formularz podatkowy 940 elektronicznie, a IRS zachęca do tego. Formularze składane w ten sposób odbywają się poprzez program e-file IRS. Oznacza to zakup zatwierdzonego przez IRS oprogramowania do wypełnienia zeznania i przesłania go elektronicznie do agencji. Zwykle jest za to pobierana opłata. Alternatywnie, możesz skorzystać z usług profesjonalisty podatkowego lub dostawcy usług płacowych.
Jak uniknąć kar dla mojej firmy?
Dochowanie obowiązków pracodawcy w zakresie federalnego podatku od bezrobocia może pomóc Ci uniknąć kar i odsetek. Oznacza to:
- Złożenie formularza 940 w terminie (i upewnienie się, że jest on kompletny i dokładny).
- Złożenie pełnej kwoty federalnego podatku od bezrobocia, gdy jest to wymagane (i upewnienie się, że depozyty są honorowane przez instytucję finansową, z której dokonywane są płatności).
Formularz 940 instrukcje
Formularz 940 jest prostym formularzem do wypełnienia tak długo, jak długo masz wszystkie wymagane informacje pod ręką.
- Wprowadź swoją nazwę firmy, adres, oraz numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN). Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, wpisz swoje imię i nazwisko w linii „nazwisko”, a nazwę handlową w linii „nazwa handlowa”. Nie jest wymagany wpis w linii nazwy handlowej, jeśli nazwa firmy i nazwa handlowa są takie same.
- W razie potrzeby należy wskazać rodzaj składanego zwrotu. Obejmuje to zaznaczenie pola, aby pokazać, że jest to zmienione zeznanie, zeznanie dla następcy pracodawcy, zeznanie bez zobowiązań podatkowych, ponieważ nie było płaconych wynagrodzeń w ciągu roku, lub jeśli firma została zamknięta i przestała płacić wynagrodzenia (więc IRS nie będzie szukał niezłożonego zeznania w następnym roku).
- Oblicz podatek wpisując sumę wypłat dla wszystkich pracowników, pomniejszając ją o wypłaty zwolnione z podatku (np, płatności pracodawcy za ubezpieczenie zdrowotne, składki pracodawcy na kwalifikowane plany emerytalne), a następnie wpisz sumę wypłat dla każdego pracownika przekraczającą $7,000, aby otrzymać wysokość wynagrodzenia podlegającego opodatkowaniu. Pomnóż tę kwotę przez 0.006, aby określić podatek przed korektami.
- Dokonaj wszelkich wymaganych korekt, takich jak kwoty redukcji kredytów opisane wcześniej.
- Określ ostateczny należny podatek oraz czy istnieje saldo do zapłaty lub nadpłata w oparciu o depozyty dokonane w danym roku. Jeśli saldo do zapłaty wynosi $500 lub więcej, musi zostać zdeponowane (jak wyjaśniono wcześniej). Jeśli należne saldo jest mniejsze, płatność może być dokonana wraz z zeznaniem podatkowym. Jeśli jest nadpłata, ponieważ zbyt duża kwota została już zdeponowana, może ona zostać zwrócona lub zastosowana do następnego zeznania (wypełnij formularz 940-V, Payment Voucher), aby zapewnić, że płatność zostanie zaksięgowana na Twoim koncie podatkowym.
Zapewnienie kontroli nad Twoimi podatkami od bezrobocia
Jednym z ważnych obowiązków pracodawcy jest pilnowanie podatków od bezrobocia i złożenie formularza podatkowego 940 na czas. Te obowiązki mogą być uproszczone z pomocą dostawcy usług płacowych.