Czy spodziewasz się tuzina kuzynów, czy kilkuset krewnych, zaplanowanie znaczącego, niezapomnianego i zabawnego zjazdu rodzinnego jest wyzwaniem. Wymaga czasu, umiejętności organizacyjnych i poczucia humoru. Te 10 kroków pomoże Ci odnieść sukces i zachować zdrowy rozsądek.
Zrób plan.
Zacznij od wybrania daty i miejsca. Profesjonalny planista Bill Gunkel z Reunions Unlimited zaleca rozpoczęcie planowania na co najmniej 12 miesięcy do przodu. Najlepszym pierwszym krokiem, mówi, jest wysłanie kwestionariuszy do członków rodziny, aby uzyskać informacje na temat kiedy, gdzie i co chcą.
Zbierz komitet, aby wybrać trzy możliwe daty i lokalizacje. Wyślij kwestionariusze z prośbą o uszeregowanie opcji przez członków rodziny. Chociaż nie możesz spełnić potrzeb wszystkich, ankieta jest najlepszym narzędziem, aby dowiedzieć się, co działa dla większości krewnych.
Zatrudnij i deleguj.
Nie jedna osoba może zarządzać wszystkimi aspektami zjazdu rodzinnego. Otocz się zdolnymi i entuzjastycznymi członkami komitetu. Jako przewodniczący, będziesz nadzorował wydarzenie, zajmował się komunikacją między komitetami, koordynował pracę wolontariuszy i od czasu do czasu odgrywał rolę rozjemcy.
Do małych wydarzeń z 20 lub 30 osobami, będziesz potrzebował tylko kilku wolontariuszy. Duże imprezy wymagają większej liczby wolontariuszy i komitetów.
Zajęcia na zjeździe
- Dyrektor finansowy: obsługuje konto czekowe zjazdu, utrzymuje budżet, dokonuje zakupów
- Łącznik ds. zakwaterowania: znajduje zakwaterowanie i negocjuje zniżki dla grup
- Dyrektor ds. jedzenia: współpracuje z firmą cateringową lub obsługuje potluck
- Korespondent: komunikuje się z członkami rodziny
- Dyrektor ds. rozrywki: organizuje zajęcia dla różnych grup wiekowych
- Pracownik ds. rezerwacji: śledzi, kto przyjdzie
- Zaopatrzenie w pamiątki: gromadzi pamiątki do wystawienia
- Komitet powitalny: tworzy identyfikatory, agendy i oznakowanie; prowadzi rejestrację; pomaga ludziom w mieszaniu się
Stwórz centrum dowodzenia.
Zjazd generuje pracę papierkową: Nawet z podkomitetami, przewodniczący zjazdu potrzebuje kopii istotnych informacji, takich jak umowy z dostawcami żywności, zaktualizowane informacje o rejestracji i szczegóły dotyczące zakwaterowania.
Możesz trzymać wszystko w prostym folderze, lub możesz chcieć oddzielne foldery dla każdego komitetu w pudełku z plikami. Przechowuj swoje zapisy w sposób zorganizowany – będziesz się do nich często odwoływać
Buduj budżet.
Koszt może być dużym czynnikiem w frekwencji, mówi Katy Anderson, właściciel Reunion Masters w San Jose, Calif. „Utrzymuj swoje koszty na niskim poziomie lub staraj się dać rodzinie dużo czasu wiodącego do budżetu”. Ona zaleca 12 do 18 miesięcy.
Podaj pomysł na cenę w pierwszej komunikacji o zjeździe. W przypadku bardziej kosztownych spotkań, takich jak rejsy wycieczkowe, Anderson sugeruje zaoferowanie opcji miesięcznych płatności.
W kolejnej aktualizacji, poproszenie każdej rodziny o wpłacenie określonej kwoty pieniędzy początkowych jest dobrym sposobem na zrekompensowanie kosztów początkowych. Zbierz więcej pieniędzy na projekty fundraisingowe i uwzględnij aktualizacje finansowe w korespondencji mailowej.
Przygotuj plan awaryjny.
Jeśli twój zjazd będzie na zewnątrz, zarezerwuj pawilon, który może pomieścić wszystkich uczestników w przypadku niespodziewanej pogody. Spakuj kilka gier planszowych lub rękodzieła, które dzieci mogą robić w domu.
Przekaż informacje.
Wysyłaj zaproszenia tak wcześnie jak to możliwe. Jeśli chcesz je wysłać pocztą, możesz zdecydować się na prostą ulotkę, kartę lub pocztówkę, lub rozbudowany biuletyn rodzinny. Przyjazną dla środowiska opcją jest zaproszenie dostarczone przez e-mail z Evite lub Punchbowl.
W międzyczasie, przejdź do Internetu, aby przekazać informacje i wzbudzić zainteresowanie. Możesz stworzyć prywatną stronę wydarzenia na Facebooku i zaprosić ludzi do przyłączenia się, lub umieścić kogoś odpowiedzialnego za wysyłanie prostych aktualizacji e-mailowych od czasu do czasu. Innym pomysłem jest użycie strony internetowej skoncentrowanej na rodzinie, takiej jak Geni, jako centrum wiadomości.
Włącz ciekawostki rodzinne do swojej komunikacji! Zachęcaj krewnych do wysyłania historii, pomysłów i aktualizacji do mailingu. To zaangażowanie często prowadzi do lepszej frekwencji.
Oferuj coś dla każdego.
Oferuj szeroki zakres działań, aby sprostać różnym grupom wiekowym i zainteresowaniom. Możesz również mieć opcjonalne wyjścia, takie jak golf, wycieczki do centrum handlowego lub wycieczki do miejsc historycznych.
Dla dzieci, celuj w mieszankę zajęć na świeżym powietrzu i w pomieszczeniach. Nastolatki mogą organizować zabawy dla młodszych dzieci.
Zacznij z hukiem.
Linda Johnson Hoffman, autorka The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), sugeruje lodołamacze, aby rozpocząć zjazd. „Zaangażowanie wszystkich po przybyciu jest niezbędne do nadania właściwego tonu” – mówi.
Działania przełamujące lody
- Zapewnij komitet powitalny witający przybyłych gości.
- Utwórz puste drzewo genealogiczne i niech każdy członek wypełni swoje informacje.
- Zapewnij agendę działań, aby nikt nie został pominięty.
- Utwórz banery powitalne
- Rozdawaj darmowe gadżety, takie jak długopisy z nadrukiem lub notatniki, podczas rejestracji
Podziel się historią swojej rodziny.
Niezależnie od tego, jak różni są twoi krewni, twoje dziedzictwo rodzinne jest jedną rzeczą, którą wszyscy macie wspólną. Uczcij to wystawiając stare zdjęcia i pamiątki. Włącz jedzenie, muzykę i dekoracje z rodzinnej ojczyzny przodków.
Korzystaj z okazji, aby zrobić rodzinny album fotograficzny (każdy przynosi zdjęcia i tworzy stronę), książkę z rodzinnymi opowieściami, wideo z nagraniami ze zjazdu lub rodzinną książkę z przepisami.
Podtrzymaj tempo.
Po zjeździe, zaplanuj utrzymanie kontaktu do następnego. Świetnie nadają się do tego rodzinne biuletyny i strony internetowe. Zatrudnij ochotników do wysyłania biuletynu, stwórz i monitoruj stronę na Geni lub Facebook, lub zbuduj piękną stronę internetową historii rodziny (możemy Ci pokazać jak)!
Powiązane lektury
Wersja tego artykułu ukazała się w kwietniowym wydaniu Family Tree Magazine 2001.
Zachęć całą rodzinę do zainteresowania się przodkami dzięki naszemu eBookowi Best Family History Projects!
Te projekty historii rodziny pomogą ci wykorzystać twoje badania w nowy i ekscytujący sposób, ze wskazówkami i strategiami publikowania twojej genealogii w raporcie lub blogu, drukowania ozdobnych drzew genealogicznych, zapisywania twoich badań w chmurze i więcej.
KUP TERAZ
.