Definição: Um formulário de requisição de compra é um documento utilizado por um departamento para solicitar que o departamento de compras encomende materiais ou mercadorias. Em outras palavras, esse formulário é usado pelos departamentos para notificar o departamento de compras que são necessárias matérias-primas para a produção ou mercadorias para a área de vendas.
O que significa requisição de compra?
Para evitar fraudes, os gerentes de departamento normalmente não estão autorizados a fazer pedidos diretamente aos fornecedores e suprimentos em nome da empresa. Em vez disso, um departamento diferente criativo chamado departamento de compras realmente faz os pedidos com os fornecedores terceiros. Os formulários de requisição de compra são utilizados pelos gerentes de departamento para informar ao departamento de compras quais materiais são necessários.
Quando um gerente de departamento vê que os materiais estão com pouca quantidade, ele preenche um formulário de requisição que inclui uma data, o nome do gerente, quantidade, números de modelo, detalhes sobre o pedido e o fornecedor. O formulário de requisição é apenas uma etapa no processo de pedido de um sistema de comprovantes. Vamos dar um pequeno exemplo de como um desses sistemas funciona.
Exemplo
Primeiro, um departamento que precisa pedir materiais cria um formulário de requisição de compra. Este formulário notifica o departamento de compras que os materiais são necessários. O departamento de compras pode aprovar, alterar ou negar o pedido do outro departamento. Se o pedido for aprovado, o departamento de compras criará um pedido de compra.
Este formulário de pedido é enviado ao fornecedor notificando-o de que o comprador deseja comprar mercadorias. Se o fornecedor aceita o pedido, ele produz e entrega a mercadoria com uma fatura. O departamento receptor desembala as mercadorias e entrega o relatório de recebimento ao departamento de contabilidade que já tem a fatura e o pedido de compra. Quando todos esses documentos estiverem de acordo, o departamento de contabilidade pode emitir um aviso de aprovação de fatura para o caixa indicando que um pagamento pode ser feito ao fornecedor.
Eu sei. Este parece ser um longo e tedioso processo. É, mas é colocado em prática para evitar compras fraudulentas e proteger os bens da empresa de encomendas indevidas.