O que é uma Ordem de Trabalho? Uma Ordem de Trabalho simples explicada

Uma Ordem de Trabalho é uma tarefa ou trabalho para um cliente que pode ser agendado e atribuído a alguém. O termo é comumente usado na Indústria de Serviços de Campo, onde Ordens de Trabalho ou Trabalhos são atribuídos a Técnicos de Campo. As ordens de trabalho atribuem técnicos de campo com diferentes tarefas, tais como instalações de equipamentos, reparos ou trabalhos de manutenção

Usualmente, as Ordens de Trabalho são o resultado de uma solicitação do cliente. No entanto, em muitos casos, as Ordens de Trabalho podem ser uma ação de acompanhamento de uma inspeção ou auditoria realizada anteriormente. Aqui estão alguns exemplos que significam uma ordem de trabalho real:

1. Uma inspecção de propriedade pode indicar a necessidade de várias reparações – telhados, canalizações, paisagismo, electricidade, etc. Aqui cada reparação pode ser uma ordem de trabalho individual.
2. Uma avaliação de saúde e segurança ocupacional (inspecção OSHA) indica a necessidade de substituir a sinalização, mudar a iluminação, remover material perigoso, descongestionar escadas, etc. – Cada um destes itens, pode ser uma ordem de trabalho.
3. Uma verificação de manutenção planejada no equipamento de fabricação indica a necessidade de trocar peças, adicionar lubrificantes e afinar componentes – que podem ser uma ou mais ordens de trabalho.

Uma Ordem de Trabalho fornece uma descrição dos detalhes de um trabalho. As atribuições das ordens de trabalho podem ser simples. Uma Ordem de Trabalho simples requer apenas os cinco elementos mostrados em ouro na figura abaixo. Todos os outros elementos são opcionais.
O uso de Formulários e Modelos ajuda a gerenciá-los com facilidade.



Por exemplo, Formulários não são necessários, mas um ou mais Formulários podem ser usados para organizar ou documentar atividades com listas de verificação personalizadas e reutilizáveis. Os Formulários podem conter páginas que podem ser usadas para dar “lógica” aos itens de um Formulário.

Outros itens opcionais, mostrados em verde, como uma Estimativa (ou Citação), podem ser incluídos em uma Ordem de Trabalho. Quando um conjunto comum de itens opcionais é frequentemente usado, eles podem ser agrupados como parte de um Template nomeado para acelerar sua inclusão na Ordem de Trabalho.

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Uma Ordem de Trabalho Simples Definida

O exemplo seguinte da indústria de gestão de propriedades residenciais dar-lhe-á uma ideia geral de como uma ordem de trabalho simples é planeada e executada através de um software de gestão de mão-de-obra.

Consulte o exemplo abaixo, da indústria de gestão de imóveis residenciais.



Joe, o supervisor da equipe, recebe uma solicitação de um cliente para suporte com paisagismo em suas instalações. Joe cria uma Ordem de Trabalho e a atribui ao Tim, que trabalha na equipe do Joe. Existem muitas maneiras de atribuir uma Ordem de Trabalho – através de chamada telefónica, SMS, ou utilizando um software profissional de Ordem de Trabalho como o ReachOut. Utilizando uma ferramenta como o ReachOut, é mais fácil para o Joe identificar uma data e hora apropriadas, e também para dar ao Tim o endereço, o código lockbox e outras informações que ele possa precisar para completar a Ordem de Trabalho.
1. Tim regista a informação do Joe, e na data acordada vai até à propriedade do cliente para realizar os trabalhos de paisagismo programados, como limpar destroços. Um software de ordem de serviço como o ReachOut pode assegurar que o Tim chega à localização exacta do cliente na data pré-fixada no seu calendário com um conjunto de instruções. O ReachOut trabalha com o Maps para ajudar a Tim a encontrar a melhor rota para a propriedade do cliente. ReachOut também envia notificações, para que o Tim receba um lembrete atempado sobre a ordem de trabalho.
2. Na maioria das empresas de serviços de campo profissionais, técnicos de campo como o Tim preencheriam um formulário com informação sobre o trabalho executado na propriedade. Tal formulário pode incluir – horários de check in e check out, uma lista de verificação para o trabalho e algumas notas. Algumas empresas podem exigir que os clientes assinem o formulário, para confirmar que o trabalho foi feito. Todas essas informações podem ser capturadas em papel ou usando um aplicativo de gerenciamento de ordens de trabalho no smartphone da Tim. Usando o ReachOut, o Tim também pode tirar fotos com coordenadas GPS, para fornecer prova de trabalho se necessário.
3. Após a ordem de trabalho ser executada pelo Tim, o Joe pode facturar ao cliente por um trabalho bem feito. Software de ordens de trabalho como o ReachOut ajuda a criar e enviar facturas aos clientes facilmente.
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Transformar com Software de Ordens de Trabalho

Tradicionalmente, as ordens de trabalho eram atribuídas através de chamadas telefónicas. Instruções e formulários foram gerenciados usando papel e caneta. Algumas empresas utilizam computadores portáteis para gravar formulários. No entanto, hoje em dia, as empresas de serviços estão a actualizar para software de ordens de trabalho e software de gestão de serviços de campo como o ReachOut. Disponível como um backend web e aplicativo móvel companheiro, ReachOut permite que os técnicos de campo recebam instruções, formulários, notificações, endereços através de seus smartphones ou tablets.

“É hora de as empresas de serviços avançarem com a tecnologia e implementar um software de ordens de serviço é um passo para o processo. O nível de conveniência que ele reúne com melhorias de eficiência e otimização do fluxo de trabalho ajuda a fazer mais em menos tempo, juntamente com o ponto positivo de maior satisfação do cliente”. Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite

Podem facilmente adicionar informações de trabalho, anotar fotos, tirar assinaturas de clientes e gerenciar seu próprio trabalho com facilidade. Tais sistemas proporcionam aos supervisores a capacidade de gerir as suas equipas a partir de qualquer parte do mundo. Além disso, o ReachOut também permite aos empresários criar múltiplas equipas com diferentes supervisores.

As ordens de trabalho são a essência de uma organização. Assim, a manutenção de um sistema de ordens de trabalho simplificado e sem complicações torna-se necessário para assegurar o crescimento de uma organização. Um software de ordens de trabalho inteligente como o ReachOut não só facilita a manutenção das ordens de trabalho, mas também evita o desperdício de tempo e dinheiro.

Outras leituras:

• Adicionar uma Ordem de Trabalho
• Atribuir/despachar uma Ordem de Trabalho
• Concluir Ordens de Trabalho Online
• O que é um Pacote de Ordens de Trabalho
• A vista inicial da Ordem de Trabalho
• Como Personalizar as Configurações da Ordem de Trabalho
• Como Alterar o Status de uma Ordem de Trabalho
• e mais