Uma declaração anual de Imposto de Desemprego do empregador, o Formulário 940 da Receita Federal, é um formulário anual apresentado à Receita Federal pelas empresas com um ou mais empregados. É utilizado para calcular o imposto federal de desemprego do empregador com base na folha de pagamento anual da empresa.
Apresentado o formulário 940
Cada ano, todas as empresas com empregados devem apresentar o formulário 940 para calcular o valor do imposto de desemprego que deve ser pago no nível federal. Este formulário é baseado nos primeiros $7.000 do salário de cada empregado (incluindo proprietários de empresas S que recebem um salário por trabalho realizado para seus negócios).
O formulário é uma única página de retorno listando os pagamentos totais a todos os empregados, reduzidos por quaisquer pagamentos isentos do Federal Insurance Contributions Act (FICA), tais como certos benefícios marginais, seguro de vida em grupo e assistência a dependentes.
Se um empregador tem empregados em mais de um estado pode também ter que preencher o horário A do formulário 940 para calcular o imposto se eles estão em estados que têm uma redução de crédito para os salários sob as leis de compensação de desemprego. Esta redução do crédito de 5,4% para os impostos estaduais de desemprego resulta quando os estados tomaram empréstimos do governo federal para cobrir suas obrigações de subsídio de desemprego e ainda não reembolsaram esses valores.
O que é o Formulário 940 e para que ele é usado?
Embora o subsídio de desemprego para ex-empregados seja pago pelos estados, o governo federal fornece um backstop. Isto é feito através da cobrança do imposto federal de desemprego para fornecer fundos aos estados quando necessário para cumprir as suas obrigações de benefícios. A Lei Federal do Imposto de Desemprego (FUTA) criou um imposto sobre a folha de pagamento para este fim, e o formulário 940 do IRS é usado para informar a obrigação fiscal anual do empregador.
Qual é a diferença entre um formulário 940 e um 941?
Não confunda o Formulário 940, que é uma declaração anual do empregador para fins de imposto de desemprego, com outras declarações do empregador, tais como:
- Formulário 941, Declaração Trimestral de Impostos Federais do empregador, que é utilizada para declarar a retenção de salário para o imposto de renda, bem como a parcela dos empregados no imposto de renda da Previdência Social e Medicare (FICA), mais a parcela do empregador no FICA.
- Formulário 943, Declaração Fiscal Federal Anual do Empregador para Empregados Agrícolas, que é utilizada no lugar do Formulário 941 para declarar uma vez por ano o valor da renda federal retida na fonte e os impostos FICA (a parcela do empregado e do empregador).
- Formulário 944, Declaração Fiscal Federal Anual do Empregador, que é arquivada no lugar da declaração trimestral do empregador, se o empregador for “pequeno”. Isto se aplica a empregadores com imposto de renda federal retido anualmente na fonte, FICA (employee and employer share) totalizando $1.000 ou menos.
Filing Federal Form 940
Form 940 é arquivado uma vez por ano, independentemente de a empresa ter demitido algum trabalhador e ter sido notificada pelo estado de que os benefícios de emprego foram reclamados. Ele pode ser preenchido em papel ou eletronicamente.
Eu preciso preencher o Formulário 940 para o meu negócio?
Uma empresa deve preencher o Formulário 940 se pagou pelo menos $1.000 em salários durante qualquer trimestre (janeiro a março, abril a junho, julho a setembro e outubro a dezembro) do ano corrente ou do ano anterior. A taxa básica do imposto federal de desemprego é de 6% sobre os primeiros $7.000 dos salários de cada empregado durante o ano inteiro. No entanto, há um crédito para os impostos estaduais de desemprego de até 5,4%, o que eleva a taxa líquida de imposto para 0,6%.
Um empregador com empregados em mais de um estado ou com uma localização em um estado de redução de crédito, deve apresentar o Cronograma A do Formulário 940.
Quando é devido o Formulário 940?
Seu 940 formulário de imposto é devido no final de janeiro seguinte ao ano em que os salários foram pagos. Para 2019, a data de vencimento do formulário 940 é 31 de janeiro de 2020. O preenchimento deste formulário é feito anualmente, embora o pagamento de impostos possa ter que ser feito trimestralmente.
Quando e para onde enviar o pagamento
Passar o formulário 940 uma vez por ano, um empregador pode ter que fazer depósitos trimestrais de impostos. Se o imposto federal de desemprego for superior a $500 para o ano civil, pelo menos um pagamento trimestral deve ser feito. O depósito deve ser feito até o último dia do mês após o final do trimestre civil. Portanto, se o imposto federal de desemprego de um empregador totalizar $600 com base na folha de pagamento de janeiro a março, o imposto deve ser depositado até 30.
Se o passivo trimestral for de $500 ou menos em um trimestre, ele será transportado para o trimestre seguinte. Se o passivo para o primeiro trimestre do ano for de $400, este transita e é adicionado ao passivo no segundo trimestre para determinar se um pagamento é necessário.
Se pagamentos trimestrais forem necessários, eles devem ser depositados junto ao governo federal. Isto pode ser feito através do EFTPS, um programa de pagamento de impostos federais online gratuito e seguro.
Para pequenas empresas com 11 funcionários ou menos, o pagamento anual do imposto será suficiente porque o limite de pagamento trimestral não será ultrapassado. Por exemplo, se você tem cinco funcionários que recebem remuneração no primeiro trimestre de $10.000 (apenas os primeiros $7.000 contam), $8.000 (apenas os primeiros $7.000 contam), $6.000, $4.000, e $1.000, respectivamente, nenhum pagamento para este trimestre é devido. O imposto devido para este trimestre é $150 ($25.000 x .006), que é inferior ao limite de pagamento de $500.
Onde as empresas arquivam um formulário federal 940?
Form 940 é arquivado no IRS. Se você arquivar o retorno em papel, ele deve ser enviado para o endereço listado nas instruções do Formulário 940. O endereço é baseado na localização do empregador e se o formulário é acompanhado de um pagamento. O endereço pode mudar de ano para ano, portanto isso deve ser verificado antes do envio.
Pode ser arquivado eletronicamente?
Você pode arquivar seu formulário de imposto 940 eletronicamente, e a Receita Federal o encoraja a fazer isso. Formulários preenchidos desta forma são feitos através do programa de arquivos eletrônicos do IRS. Isto significa comprar um software aprovado pela Receita Federal para completar a declaração e enviá-la eletronicamente para a agência. Normalmente, há uma taxa para isso. Alternativamente, você pode usar um profissional de impostos ou um fornecedor de serviços de folha de pagamento.
Como posso evitar penalidades para o meu negócio?
Assistir às responsabilidades do empregador para o imposto federal de desemprego pode ajudá-lo a evitar quaisquer penalidades e juros. Isto significa:
- Filing Form 940 até a data de vencimento (e certificando-se de que está completo e preciso).
- Depositando o valor total do imposto federal de desemprego devido quando necessário (e certificando-se de que os depósitos são honrados pela sua instituição financeira que os pagamentos são sacados).
Instruções do formulário 940
O formulário 940 é um formulário simples a ser preenchido desde que você tenha todas as informações necessárias em mãos.
- Introduza o nome, endereço e número de identificação do empregador (EIN) da sua empresa. Se você for um único proprietário, digite seu nome na linha “name”, com seu nome comercial na linha “trade name”. Nenhuma entrada é necessária na linha “trade name” se o nome da empresa e o nome da firma forem os mesmos.
- Indique o tipo de retorno que está sendo arquivado, se necessário. Isto inclui marcar uma caixa para mostrar que é uma declaração corrigida, uma declaração para um empregador sucessor, uma declaração sem obrigação fiscal porque não houve salários pagos durante o ano, ou se o negócio fechou e deixou de pagar salários (para que o IRS não procure uma declaração não arquivada no ano seguinte).
- Figure o imposto entrando o total de pagamentos a todos os empregados, reduza-o através de pagamentos isentos do imposto (por exemplo pagamentos do empregador de cobertura de saúde, contribuições do empregador para planos de aposentadoria qualificados), e então insira os pagamentos totais a cada empregado acima de $7.000 para chegar a salários tributáveis. Multiplique este montante por 0,006 para determinar o imposto antes dos ajustes.
- Faça quaisquer ajustes necessários, tais como montantes de redução de crédito descritos anteriormente.
- Determine o imposto final devido e se há um saldo devido ou um pagamento excessivo com base nos depósitos feitos para o ano. Se qualquer saldo devido for igual ou superior a $500, deve ser depositado (como explicado anteriormente). Se o saldo devedor for menor, o pagamento pode ser feito junto com a devolução. Se houver um pagamento excessivo porque já foi depositado muito, ele pode ser reembolsado ou aplicado na próxima devolução (preencha o formulário 940-V, Payment Voucher) para garantir que o pagamento seja creditado na sua conta de impostos.
Realizar os impostos de desemprego
Uma das responsabilidades importantes de um empregador é acompanhar os impostos de desemprego e preencher o formulário de impostos 940 a tempo. Estas responsabilidades podem ser simplificadas com a ajuda de um fornecedor de serviços de folha de pagamento.