A gestão de eventos envolve a supervisão de toda a logística que conduz a e durante um evento, seja ele uma conferência, um casamento ou qualquer reunião organizada. Os gestores de eventos executam os planos do evento através da gestão de pessoal, finanças, relações com fornecedores, e mais.
Na profissão de planeamento de eventos, os títulos de trabalho são tão diversos e numerosos como os serviços oferecidos, e muitas vezes pode ser difícil diferenciar um do outro. Pode ser um desafio ao preparar um portfólio de planejamento de eventos, procurar trabalho ou trabalhar com um cliente que não tem o entendimento correto da função e das responsabilidades do seu trabalho. Saiba mais sobre o que o gerenciamento de eventos envolve e se é adequado para você.
O que é gerenciamento de eventos?
A gestão de eventos inclui uma variedade de funções para executar eventos de grande escala, que podem incluir conferências, convenções, concertos, feiras, festivais e cerimónias. Envolve a gestão da logística geral do evento, o trabalho com o pessoal e a gestão do projecto do evento como um todo.
As funções adicionais podem incluir a gestão do orçamento e das equipas de pessoas responsáveis por cada função, assim como a supervisão da execução do evento. Os gestores do evento também supervisionam os serviços de todos os fornecedores e profissionais externos, incluindo os organizadores do evento.
Como funciona a gestão de eventos
As responsabilidades específicas de um gestor de eventos podem incluir:
- Selecionar e reservar locais
- Coordenação de fornecedores externos
- Engregar alto-falantes ou entretenimento
- Arrange para transporte e estacionamento
- Obtendo as licenças necessárias e seguro apropriado
- Conformidade com padrões de saúde e segurança
- Desenvolvimento de planos de contingência de emergência
- Crise e gestão da situação no evento
- Desenho de um plano de segurança
- Monitoramento do evento
Esta lista não é de forma alguma exaustiva. Dependendo do escopo do evento e dos outros profissionais contratados, as responsabilidades do trabalho podem variar. Essencialmente, o gerente do evento é responsável por coordenar toda a logística necessária para um evento.
O Papel dos Serviços de Gerenciamento de Eventos
As empresas de gerenciamento de eventos são freqüentemente contratadas para planejar e executar reuniões e eventos especiais de grande escala da empresa. Enquanto casamentos e concertos são eventos comuns para um profissional de gestão de eventos, eventos esportivos, reuniões e grandes festas também são ocasiões que podem se beneficiar da gestão de eventos.
As entidades governamentais, organizações sem fins lucrativos, associações e corporações utilizam empresas de gestão de eventos para coordenar eventos e reuniões importantes. A função de gestão de eventos pode muitas vezes ser encontrada dentro de um departamento de marketing corporativo ou de relações públicas ou como parte do staff de seus eventos especiais.
Habilidades para o Sucesso
Como a maioria das funções de planejamento de eventos, a gestão de eventos requer excelentes habilidades organizacionais para ter sucesso. A habilidade de multitarefas e fazer malabarismos com muitas partes móveis é essencial e, junto com essa organização de primeira linha, vem a necessidade de habilidades eficientes de gerenciamento de tempo.
Ser capaz de priorizar e permanecer na tarefa é o que leva ao sucesso de um evento. A gestão de eventos requer ver a visão do evento até a execução, o que exige persistência, criatividade e flexibilidade.
Porque a gestão de projetos é um elemento chave e envolve a gestão não só de funções, mas também de equipes de pessoas, as habilidades interpessoais também são importantes. A interação com indivíduos em todos os níveis de uma organização é parte do trabalho, portanto, estar confortável, personalizável e um forte comunicador irá contribuir muito para desenvolver esses relacionamentos.
Gestão de eventos vs. Planejamento de eventos
Apesar de estar muito relacionado, a gestão de eventos e o planejamento de eventos servem a duas funções diferentes. Em termos simples, os planejadores de eventos criam a visão e muitos dos planos preliminares de um evento, enquanto os gerentes executam os detalhes antes e durante ele.
Posto isso, os gerentes de eventos também podem planejar aspectos dos eventos, e os planejadores de eventos podem gerenciar certos componentes do processo de planejamento de eventos. Os dois trabalham lado a lado, e suas responsabilidades podem se sobrepor. Muitas pessoas podem desempenhar as duas funções, especialmente se gerem o seu próprio negócio ou trabalham em uma pequena empresa de planejamento de eventos. Mesmo assim, o treinamento e as habilidades necessárias para cada cargo são um pouco distintos.
Aqui estão alguns exemplos de algumas das principais diferenças:
| Gerentes de Eventos | Planeadores de Eventos |
|---|---|
| Fazer reservas de localização | Selecionar o tema do evento e conceito |
| Coordenação com fornecedores | Selecionar um local |
| Contratação e gestão de pessoal | Planeamento de menu |
| Em-gestão do site durante o evento | Entretenimento diversificado ou oradores convidados |
Key Takeaways
- A gestão de eventos é a supervisão de muitos detalhes administrativos para eventos como conferências, festivais, ou casamentos.
- Um gerente de eventos trabalha com a equipe e fornecedores para garantir que o evento seja executado de acordo com o plano.
- Enquanto os planejadores de eventos tendem a trabalhar no conceito geral do evento, os gerentes de eventos lidam com os detalhes de sua execução.
- Os gestores de eventos precisam ser organizados, habilidosos com as pessoas e flexíveis, entre outras coisas.