De jaarlijkse federale werkloosheidsbelastingaangifte van een werkgever, formulier 940 van de IRS, is een formulier dat jaarlijks bij de IRS wordt ingediend door bedrijven met een of meer werknemers. Het wordt gebruikt om de federale werkloosheidsbelasting van de werkgever te berekenen op basis van de jaarlijkse loonlijst van het bedrijf.
Uitleg IRS-formulier 940
Elk jaar moet elk bedrijf met werknemers formulier 940 indienen om het bedrag van de werkloosheidsbelasting te berekenen dat op federaal niveau moet worden betaald. Deze loonbelasting is gebaseerd op de eerste $ 7.000 van de lonen van elke werknemer (inclusief eigenaren van S-bedrijven die een salaris ontvangen voor werk dat voor hun bedrijf is uitgevoerd).
Het formulier is een enkele teruggave van één pagina met een overzicht van de totale betalingen aan alle werknemers, verminderd met eventuele betalingen die zijn vrijgesteld van de Federal Insurance Contributions Act (FICA), zoals bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden, collectieve levensverzekeringen, en hulp bij afhankelijke zorg.
Als een werkgever werknemers in meer dan één staat heeft, moet hij mogelijk ook schema A van formulier 940 invullen om de belasting te berekenen als ze in staten zijn die een kredietvermindering hebben voor lonen in het kader van werkloosheidscompensatiewetten. Deze vermindering van de 5,4% krediet voor werkloosheidsbelasting van de staat is het gevolg wanneer staten hebben geleend van de federale overheid om hun werkloosheidsuitkeringsverplichtingen te dekken en deze bedragen nog niet hebben terugbetaald.
Wat is formulier 940 en waarvoor wordt het gebruikt?
Hoewel werkloosheidsuitkeringen voor voormalige werknemers worden betaald door de staten, biedt de federale overheid een achtervang. Dit wordt gedaan door het innen van federale werkloosheidsbelasting om fondsen te verstrekken aan de staten wanneer dat nodig is om hun uitkeringsverplichtingen na te komen. De Federal Unemployment Tax Act (FUTA) creëerde een loonbelasting voor dit doel, en IRS-formulier 940 wordt gebruikt om de jaarlijkse belastingverplichting van de werkgever te melden.
Wat is het verschil tussen een 940- en een 941-formulier?
Verwar formulier 940, dat een jaarlijkse werkgeversaangifte voor werkloosheidsbelastingdoeleinden is, niet met andere werkgeversaangiften, zoals:
- Formulier 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, dat wordt gebruikt om de looninhouding voor inkomstenbelastingen te melden, evenals het werknemersdeel van de sociale zekerheid en Medicare-belastingen (FICA), plus het werkgeversdeel van de FICA.
- Formulier 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees, dat wordt gebruikt in plaats van formulier 941 om eenmaal per jaar het bedrag van de ingehouden federale inkomsten- en FICA-belastingen (het werknemers- en werkgeversdeel) te rapporteren.
- Formulier 944, Employer’s Annual Federal Tax Return, dat wordt ingediend in plaats van de driemaandelijkse werkgeversaangiften als de werkgever “klein” is. Dit geldt voor werkgevers met een jaarlijkse belastingverplichting ingehouden federale inkomstenbelasting, FICA (werknemer en werkgeversdeel) in totaal $ 1.000 of minder.
Indienen federale Form 940
Form 940 wordt één keer per jaar ingediend, ongeacht of het bedrijf werknemers heeft ontslagen en door de staat is gemeld dat arbeidsuitkeringen zijn geclaimd. Het kan op papier of elektronisch worden ingediend.
Moet ik formulier 940 voor mijn bedrijf indienen?
Een bedrijf moet formulier 940 indienen als het gedurende een kalenderkwartaal (januari tot en met maart, april tot en met juni, juli tot en met september, en oktober tot en met december) in het lopende of voorgaande jaar ten minste $ 1.000 aan lonen heeft betaald. De federale basisbelasting op werkloosheid bedraagt 6% over de eerste $7.000 van het loon van elke werknemer voor het volledige jaar. Er is echter een krediet voor werkloosheidsbelastingen van de staat tot 5,4%, waardoor het netto belastingtarief op 0,6% komt.
Een werkgever met werknemers in meer dan één staat of met een locatie in een staat met kredietvermindering, moet schema A van formulier 940 indienen.
Wanneer is formulier 940 verschuldigd?
Uw 940-belastingformulier is verschuldigd aan het einde van januari volgend op het jaar waarin de lonen zijn betaald. Voor 2019 is de vervaldatum van formulier 940 31 januari 2020. Het indienen van dit formulier gebeurt jaarlijks, hoewel de belastingbetalingen mogelijk elk kwartaal moeten worden gedaan.
Wanneer en waar de betaling
Ondanks dat formulier 940 één keer per jaar wordt ingediend, moet een werkgever mogelijk elk kwartaal belastingstortingen doen. Als de federale werkloosheidsbelasting meer dan $ 500 bedraagt voor het kalenderjaar, moet ten minste één kwartaalbetaling worden gedaan. De storting moet uiterlijk op de laatste dag van de maand na het einde van het kalenderkwartaal worden gedaan. Dus, als de federale werkloosheidsbelasting van een werkgever in totaal $ 600 bedraagt op basis van de loonsom voor januari tot en met maart, moet de belasting uiterlijk op 30 april worden gestort.
Als de driemaandelijkse aansprakelijkheid in een kwartaal $ 500 of minder is, wordt deze overgedragen naar het volgende kwartaal. Als de verplichting voor het eerste kwartaal van het jaar $ 400 bedraagt, wordt dit overgedragen en opgeteld bij de verplichting in het tweede kwartaal om te bepalen of een betaling is vereist.
Als kwartaalbetalingen zijn vereist, moeten deze worden gestort bij de federale overheid. Dit kan worden gedaan via EFTPS, een gratis en veilig online federaal belastingbetalingsprogramma.
Voor kleine bedrijven met 11 werknemers of minder is jaarlijkse betaling van de belasting voldoende, omdat de drempel voor kwartaalbetalingen niet zal worden overschreden. Als u bijvoorbeeld vijf werknemers hebt die in het eerste kwartaal een beloning ontvangen van respectievelijk $ 10.000 (alleen de eerste $ 7.000 telt), $ 8.000 (alleen de eerste $ 7.000 telt), $ 6.000, $ 4.000 en $ 1.000, is voor dit kwartaal geen betaling verschuldigd. De verschuldigde belasting voor dit kwartaal bedraagt $ 150 ($ 25.000 x .006), wat minder is dan de drempel van $ 500 voor het storten van de betaling.
Waar moeten bedrijven een federaal formulier 940 indienen?
Form 940 wordt ingediend bij de IRS. Als u de aangifte op papier indient, moet deze worden verzonden naar het adres dat wordt vermeld in de instructies op formulier 940. Het adres is gebaseerd op de vestigingsplaats van de werkgever en op de vraag of het formulier vergezeld gaat van een betaling. Het adres kan veranderen van jaar tot jaar, dus dit moet worden geverifieerd voordat mail.
Kan het elektronisch worden ingediend?
U kunt uw 940 belastingformulier elektronisch indienen, en de IRS moedigt u aan om dit te doen. Formulieren ingediend op deze manier worden gedaan via de IRS ‘e-file-programma. Dit betekent dat u door de IRS goedgekeurde software moet kopen om de aangifte in te vullen en elektronisch bij het bureau in te dienen. Meestal wordt hier een vergoeding voor gevraagd. Als alternatief kunt u een beroep doen op een belastingprofessional of een payroll service provider.
Hoe voorkom ik boetes voor mijn bedrijf?
Aan de werkgeversverantwoordelijkheden voor de federale werkloosheidsbelasting kan u helpen boetes en rente te voorkomen. Dit betekent:
- Het indienen van formulier 940 tegen de vervaldatum (en ervoor zorgen dat het volledig en nauwkeurig is).
- Deponeren van het volledige bedrag van federale werkloosheidsbelasting verschuldigd wanneer dat vereist is (en ervoor zorgen dat de deposito’s worden gehonoreerd door uw financiële instelling die betalingen opneemt).
Form 940 instructies
Form 940 is een eenvoudig formulier om in te vullen, zolang je alle vereiste informatie bij de hand hebt.
- Voer uw bedrijfsnaam, adres, en Werkgever Identificatie Nummer (EIN) in. Als u een eenmanszaak hebt, vermeldt u uw naam op de regel “naam” en uw handelsnaam op de regel “handelsnaam”. U hoeft niets in te vullen op de regel voor de handelsnaam als de naam van de onderneming en de handelsnaam dezelfde zijn.
- Noem indien nodig het type aangifte dat wordt ingediend. Dit omvat het aanvinken van een vakje om aan te geven dat het een gewijzigde aangifte is, een aangifte voor een opvolgende werkgever, een aangifte zonder belastingverplichting omdat er geen loon is betaald gedurende het jaar, of als het bedrijf is gesloten en gestopt met het betalen van loon (zodat de IRS in het volgende jaar niet op zoek zal zijn naar een niet-ingediende aangifte).
- Bereken de belasting door het totaal van de betalingen aan alle werknemers in te voeren, verminder dit met betalingen die zijn vrijgesteld van de belasting (bijv, werkgever betalingen van ziektekostenverzekering, werkgeversbijdragen aan gekwalificeerde pensioenregelingen), en voer vervolgens de totale betalingen aan elke werknemer boven de $ 7.000 om te komen tot belastbaar loon. Vermenigvuldig dit bedrag met 0,006 om de belasting vóór aanpassingen te bepalen.
- Maak alle vereiste aanpassingen, zoals de eerder beschreven bedragen voor kredietvermindering.
- Bepaal de uiteindelijk verschuldigde belasting en of er een verschuldigd saldo of een te hoog bedrag is op basis van de stortingen die voor het jaar zijn gedaan. Als het verschuldigde saldo $ 500 of meer bedraagt, moet het worden gestort (zoals eerder uitgelegd). Als het verschuldigde saldo lager is, kan de betaling samen met de aangifte worden gedaan. Als er te veel is betaald omdat er al te veel is gestort, kan dit worden terugbetaald of worden toegepast op de volgende aangifte (vul formulier 940-V in, betalingsbewijs) om ervoor te zorgen dat de betaling op uw belastingrekening wordt bijgeschreven.
Het bijhouden van uw werkloosheidsbelasting
Een van de belangrijke verantwoordelijkheden van een werkgever is het bijhouden van de werkloosheidsbelasting en het op tijd indienen van het 940-belastingformulier. Deze verantwoordelijkheden kunnen worden vereenvoudigd met de hulp van een payroll services provider.