Event management omvat het toezicht houden op alle logistiek voorafgaand aan en tijdens een evenement, of het nu een conferentie, bruiloft of een andere georganiseerde bijeenkomst is. Eventmanagers voeren de evenementenplannen uit door personeel, financiën, relaties met leveranciers en meer te beheren.
In het beroep van evenementenplanner zijn de functietitels even divers en talrijk als de aangeboden diensten, en het kan vaak moeilijk zijn om de een van de ander te onderscheiden. Het kan een uitdaging zijn bij het opstellen van een portfolio voor evenementenplanning, het zoeken naar werk, of het werken met een klant die niet het juiste begrip heeft van uw functie en verantwoordelijkheden. Leer meer over wat eventmanagement inhoudt en of het geschikt is voor u.
Wat is eventmanagement?
Eventmanagement omvat een verscheidenheid aan functies voor het uitvoeren van grootschalige evenementen, waaronder conferenties, conventies, concerten, beurzen, festivals en ceremonies. Het gaat om de algehele logistiek van het evenement, het werken met personeel, en het uitvoeren van projectmanagement van het evenement als geheel.
Aanvullende taken kunnen zijn het beheren van het budget en de teams van mensen die verantwoordelijk zijn voor elke functie, evenals het toezicht houden op de uitvoering van het evenement. Eventmanagers houden ook toezicht op de diensten van alle externe verkopers en professionals, waaronder eventplanners.
Hoe evenementmanagement werkt
Specifieke verantwoordelijkheden van een evenementmanager kunnen omvatten:
- Selecteren en reserveren van locaties
- Coördineren van externe leveranciers
- Inschakelen van sprekers of entertainment
- Regelen van vervoer en parkeergelegenheid
- Verlenen van noodzakelijke vergunningen en afsluiten van de juiste verzekering
- Naleven van gezondheids- en veiligheidsnormen
- Ontwikkelen van noodplannen
- Crisis- en situatiebeheer tijdens het evenement
- Ontwerpen van een veiligheidsplan
- Monitoring van het evenement
Deze lijst is zeker niet uitputtend. Afhankelijk van de omvang van het evenement en de andere professionals die worden ingehuurd, kunnen de verantwoordelijkheden variëren. In wezen is de eventmanager verantwoordelijk voor het coördineren van alle logistiek die nodig is voor een evenement.
De rol van Event Management Services
Eventmanagementbureaus worden vaak ingehuurd om grootschalige bedrijfsbijeenkomsten en speciale evenementen te plannen en uit te voeren. Hoewel bruiloften en concerten veel voorkomende evenementen zijn voor een professional op het gebied van evenementenbeheer, zijn sportevenementen, reünies en grote partijen ook gelegenheden die kunnen profiteren van evenementenbeheer.
Overheidsinstanties, non-profitorganisaties, verenigingen en bedrijven maken allemaal gebruik van evenementenbeheerbedrijven om belangrijke evenementen en bijeenkomsten te coördineren. De functie voor evenementenbeheer is vaak te vinden binnen een corporate marketing- of public-relationsafdeling of als onderdeel van hun personeel voor speciale evenementen.
Vaardigheden om te slagen
Zoals met de meeste functies voor evenementenplanning, vereist evenementenbeheer uitstekende organisatorische vaardigheden om te slagen. Het vermogen om te multitasken en jongleren met veel bewegende delen is essentieel en samen met die top-notch organisatie komt de behoefte aan efficiënte time-managementvaardigheden.
In staat zijn om prioriteiten te stellen en op de taak te blijven is wat leidt tot een succesvol evenement. Eventmanagement vereist het doorzien van de visie voor het evenement tot aan de uitvoering, wat doorzettingsvermogen, creativiteit en flexibiliteit vereist.
Omdat projectmanagement een sleutelelement is en niet alleen functies maar ook teams van mensen omvat, zijn interpersoonlijke vaardigheden ook belangrijk. Interactie met individuen op alle niveaus van een organisatie maakt deel uit van de baan, dus comfortabel, persoonlijk, en een sterke communicator zal een lange weg gaan in het ontwikkelen van die relaties.
Event Management vs. Event Planning
Hoewel zeer nauw verwant, event management en event planning dienen twee verschillende functies. In eenvoudige termen, evenementplanners creëren de visie en veel van de voorlopige plannen voor een evenement, terwijl managers de details voor en tijdens het evenement uitvoeren.
Dat gezegd hebbende, kunnen evenementmanagers ook aspecten van evenementen plannen, en kunnen evenementplanners bepaalde componenten van het evenementplanningsproces beheren. De twee werken zij aan zij, en hun verantwoordelijkheden kunnen elkaar overlappen. Veel mensen kunnen beide rollen vervullen, vooral als ze hun eigen bedrijf runnen of in een klein evenementenplanningsbedrijf werken. Toch zijn de opleiding en vaardigheden die nodig zijn voor elke positie enigszins verschillend.
Hier volgen een paar voorbeelden van enkele van de belangrijkste verschillen:
| Event Managers | Event Planners |
|---|---|
| Reservering van locaties | Kiezen van het thema en concept |
| afstemming met leveranciers | selectie van een locatie |
| aanwerven en aansturen van personeel | planning van het menu |
| opsite management tijdens het evenement | Regelen van entertainment of gastsprekers |
Key Takeaways
- Event management is het overzien van vele administratieve details voor evenementen zoals conferenties, festivals, of bruiloften.
- Evenementenmanager werkt samen met personeel en leveranciers om ervoor te zorgen dat het evenement volgens plan wordt uitgevoerd.
- Terwijl evenementenplanners meestal werken aan het algemene concept van het evenement, houden evenementenmanagers zich bezig met de details van de uitvoering ervan.
- Eventmanagers moeten onder andere georganiseerd zijn, goed met mensen kunnen omgaan en flexibel zijn.