Een werkbon is een taak of klus voor een klant die kan worden ingepland en toegewezen aan iemand. De term wordt vaak gebruikt in de Field Services Industry, waar Work Orders of Jobs worden toegewezen aan Field Technicians. Werkorders wijzen veldtechnici verschillende taken toe, zoals installatie van apparatuur, reparaties of onderhoudswerkzaamheden
Gewoonlijk zijn werkorders het resultaat van een verzoek van een klant. In veel gevallen kunnen werkorders echter een vervolgactie zijn op een eerder uitgevoerde inspectie of controle. Hier zijn een paar voorbeelden die duiden op een daadwerkelijke werkorder:
- Een inspectie van een pand kan wijzen op de noodzaak van verschillende reparaties- dakbedekking, sanitair, landschapsarchitectuur, elektriciteit, enz. Hier kan elke reparatie een afzonderlijke werkopdracht zijn.
- Een beoordeling van de gezondheid en veiligheid op het werk (OSHA-inspectie) geeft aan dat bewegwijzering moet worden vervangen, verlichting moet worden aangepast, gevaarlijk materiaal moet worden verwijderd, overvolle trappen moeten worden ontruimd enz. –
- Een geplande onderhoudscontrole van productieapparatuur wijst op de noodzaak om onderdelen te vervangen, smeermiddelen toe te voegen en onderdelen af te stellen – wat een of meer werkorders kunnen zijn.
Een werkorder geeft een beschrijving van de details van een taak. Werkorderopdrachten kunnen eenvoudig zijn. Een eenvoudige werkorder vereist alleen de vijf elementen die in goud zijn weergegeven in de onderstaande figuur. Alle andere elementen zijn optioneel.
Het gebruik van Formulieren en Sjablonen helpt bij het eenvoudig beheren ervan.
Voorbeeld, Formulieren zijn niet verplicht, maar een of meer Formulieren kunnen worden gebruikt om activiteiten te organiseren of te documenteren met aangepaste en herbruikbare checklists. Formulieren kunnen pagina’s bevatten die kunnen worden gebruikt om “logica” te geven aan welke items in een Formulier zullen worden gepresenteerd.
Andere optionele items, getoond in groen, zoals een Schatting (of Offerte), kunnen worden opgenomen in een Werkorder. Wanneer een gemeenschappelijke set optionele items vaak wordt gebruikt, kunnen deze worden gegroepeerd als onderdeel van een genoemd sjabloon, zodat ze sneller in de werkbon kunnen worden opgenomen.
Een eenvoudige werkopdracht gedefinieerd
Het volgende voorbeeld uit de sector woningbeheer geeft u een globaal idee van hoe een eenvoudige werkopdracht wordt gepland en uitgevoerd via een workforce management software.
Kijk eens naar het onderstaande voorbeeld uit de sector voor woningbeheer.
- Joe, de supervisor van het team, ontvangt een verzoek van een klant om ondersteuning bij de tuinaanleg in zijn pand.
- Joe maakt een werkorder en wijst deze toe aan Tim, die in Joe’s team werkt. Er zijn veel manieren om een werkorder toe te wijzen – via een telefoontje, SMS, of met behulp van een professionele werkordersoftware zoals ReachOut. Met behulp van een tool als ReachOut is het voor Joe gemakkelijker om een geschikte datum en tijd vast te stellen, en ook om Tim het adres, de code van de lockbox en andere informatie te geven die hij nodig heeft om de werkopdracht uit te voeren.
- Tim registreert de informatie van Joe en rijdt op de afgesproken datum naar het terrein van de klant om de geplande landschapswerkzaamheden uit te voeren, zoals het ruimen van puin. Een werkordersoftware zoals ReachOut kan ervoor zorgen dat Tim de exacte locatie van de klant bereikt op de vooraf in zijn agenda vastgelegde datum met een set instructies. ReachOut werkt met kaarten om Tim te helpen de beste route naar het terrein van de klant te vinden. ReachOut stuurt ook meldingen, zodat Tim tijdig een herinnering ontvangt over de werkopdracht.
- In de meeste professionele buitendienstbedrijven vullen buitendienstmonteurs zoals Tim een formulier in met informatie over de uitgevoerde werkzaamheden op het terrein. Zo’n formulier kan bevatten – check in en check out tijden, een checklist voor de job en enkele notities. Sommige bedrijven kunnen verlangen dat klanten het formulier ondertekenen, om te bevestigen dat het werk is gedaan. Al deze informatie kan worden vastgelegd op papier of met behulp van een werkorderbeheer-app op Tims smartphone. Met behulp van ReachOut kan Tim ook foto’s maken met GPS-coördinaten, om zo nodig bewijs van het werk te leveren.
- Als de werkorder door Tim is uitgevoerd, kan Joe de klant factureren voor een goed uitgevoerde klus. Werkordersoftware zoals ReachOut helpt bij het maken en verzenden van facturen aan klanten.
Transformeren met werkordersoftware
Traditioneel werden werkorders toegewezen via telefoongesprekken. Instructies en formulieren werden beheerd met behulp van papier en pen. Sommige bedrijven gebruiken laptops om formulieren op te nemen. Echter, deze dagen dienst bedrijven zijn upgraden naar werkorder software en field service management software zoals ReachOut. ReachOut is beschikbaar als webbackend en bijbehorende mobiele app en stelt buitendienstmonteurs in staat om instructies, formulieren, meldingen en adressen te ontvangen via hun smartphones of tablets.
“Het is tijd dat servicebedrijven vooruitgaan met technologie en het implementeren van een werkordersoftware is een stap in het proces. Het gemak dat het met zich meebrengt in combinatie met efficiëntieverbeteringen en workflowoptimalisatie helpt om meer gedaan te krijgen in minder tijd, naast het pluspunt van extra klanttevredenheid.” Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite
Zij kunnen eenvoudig taakinformatie toevoegen, foto’s annoteren, handtekeningen van klanten zetten en hun eigen werk eenvoudig beheren. Dergelijke systemen bieden supervisors de mogelijkheid om hun teams van overal ter wereld te beheren. Bovendien stelt ReachOut ondernemers in staat om meerdere teams met verschillende supervisors te creëren.
Work Orders zijn de essentie van een organisatie. Vandaar, het handhaven van een gestroomlijnde en probleemloze werkorder systeem wordt noodzakelijk om de groei van een organisatie te waarborgen. Een slimme werkordersoftware zoals ReachOut vergemakkelijkt niet alleen het bijhouden van werkorders, maar voorkomt ook verspilling van tijd en geld.
Verder lezen:
- Een werkbon toevoegen
- Een werkbon toewijzen/verzenden
- Werkbonnen online afhandelen
- Wat is een werkbonpakket
- De startweergave van de werkopdracht
- Hoe past u de instellingen voor werkopdrachten aan
- Hoe wijzigt u de status van een werkopdracht
- en meer