Definitie: Een inkoopaanvraag is een document dat door een afdeling wordt gebruikt om de inkoopafdeling te verzoeken materialen of koopwaar te bestellen. Met andere woorden, dit formulier wordt door afdelingen gebruikt om de inkoopafdeling te laten weten dat er grondstoffen nodig zijn voor de productie of dat er koopwaar nodig is voor de verkoopvloer.
Wat betekent inkoopaanvraag?
Om fraude te voorkomen, is het afdelingsmanagers doorgaans niet toegestaan om namens het bedrijf rechtstreeks bestellingen te plaatsen bij leveranciers en voorraden. In plaats daarvan plaatst een andere creatieve afdeling, de inkoopafdeling, de bestellingen bij de externe leveranciers. De inkoopaanvraagformulieren worden door de afdelingsmanagers gebruikt om de inkoopafdeling te informeren welke materialen nodig zijn.
Wanneer een afdelingsmanager ziet dat materialen bijna op zijn, vult hij of zij een aanvraagformulier in dat een datum, de naam van de manager, hoeveelheid, modelnummers, details over de bestelling, en de leverancier bevat. Het aanvraagformulier is slechts één stap in het bestelproces van een vouchersysteem. Laten we eens kijken naar een kort voorbeeld van hoe een van deze systemen werkt.
Voorbeeld
Eerst maakt een afdeling die materialen moet bestellen een inkoopaanvraagformulier aan. Met dit formulier wordt aan de inkoopafdeling gemeld dat er materiaal nodig is. De inkoopafdeling kan de aanvraag van de andere afdeling goedkeuren, wijzigen of afwijzen. Als de bestelling wordt goedgekeurd, maakt de inkoopafdeling een inkooporder aan.
Dit bestelformulier wordt naar de leverancier gestuurd om deze ervan in kennis te stellen dat de koper goederen wil kopen. Als de verkoper de order accepteert, produceert en levert hij de goederen met een factuur. De ontvangstafdeling pakt de goederen uit en levert het ontvangstrapport af bij de boekhoudafdeling, die reeds over de factuur en de inkooporder beschikt. Wanneer al deze documenten overeenstemmen, kan de boekhoudafdeling een bericht van goedkeuring van de factuur naar de kassier sturen, waarin wordt aangegeven dat een betaling aan de verkoper kan worden gedaan.
Ik weet het. Dit lijkt een lang en vervelend proces. Dat is het ook, maar het is in het leven geroepen om fraude bij aankopen te voorkomen en de bedrijfsmiddelen te beschermen tegen onjuiste bestellingen.