Opmerking van de redacteur: In de video maakt Brandon Vigliarolo gebruik van Microsoft Office 365 en doorloopt hij de stappen voor het bouwen van dynamische diagrammen in Excel. De stappen zijn zeer vergelijkbaar met de volgende tutorial door Susan Harkins.
Als u verder wilt gaan dan uw gewone spreadsheetvaardigheden, is het maken van dynamische diagrammen een goede plek om die reis te beginnen. Het belangrijkste is om de brongegevens van de grafiek te definiëren als een dynamisch bereik. Op die manier zal de grafiek automatisch veranderingen en toevoegingen aan de brongegevens weergeven. Gelukkig is dit proces eenvoudig te implementeren in Excel 2007 en 2010 als je bereid bent om de tabel functie te gebruiken. Zo niet, dan is er een meer complexe methode. We zullen beide onderzoeken.
LEREN MEER: Office 365 Consumer prijzen en functies
De tabelmethode
Eerst zullen we de tabelfunctie gebruiken, beschikbaar in Excel 2007 en 2010 – u zult verbaasd zijn hoe eenvoudig het is. De eerste stap is het maken van de tabel. Hiertoe selecteert u het gegevensbereik en doet u het volgende:
- Klik op het tabblad Invoegen.
- In de groep Tabellen klikt u op Tabel.
- Excel geeft het geselecteerde bereik weer, dat u kunt wijzigen. Als de tabel geen koppen heeft, moet u de optie Mijn tabel heeft koppen uitvinken.
- Klik op OK en Excel formatteert het gegevensbereik als een tabel.
Elke grafiek die u op basis van de tabel maakt, wordt dynamisch. Ter illustratie, maak een snelle kolomdiagram als volgt:
- Selecteer de tabel.
- Klik op het tabblad Invoegen.
- Kies in de groep Grafieken de eerste 2-D kolomdiagram in de vervolgkeuzelijst Grafiek.
Nu werkt u de grafiek bij door waarden voor maart toe te voegen en te kijken hoe de grafiek automatisch wordt bijgewerkt.
De dynamische formule methode
U zult niet altijd uw gegevensbereik in een tabel willen veranderen. Bovendien is deze functie niet beschikbaar in pre-ribbon versies van Office. Wanneer een van beide het geval is, is er een complexere formule-methode. Deze berust op dynamische bereiken die automatisch worden bijgewerkt, net zoals de tabel dat doet, maar alleen met een beetje hulp van jou.
Uitgaande van ons eerdere blad, hebt u vijf dynamische bereiken nodig: een voor elke reeks en een voor de labels. Instructies voor het maken van het dynamisch bereik voor de etiketten in kolom A volgen. Gebruik vervolgens deze instructies om een dynamisch etiket te maken voor de kolommen B tot en met E. Om het dynamisch bereik voor kolom A te maken, doet u het volgende:
- Klik op het tabblad Formules.
- Klik op de optie Namen definiëren in de groep Gedefinieerde namen.
- Voer een naam in voor het dynamische bereik, MonthLabels.
- Kies het huidige blad. In dit geval is dat DynamicChart1. U kunt het werkblad gebruiken, als u dat wilt. In het algemeen is het het beste om bereiken te beperken tot het werkblad, tenzij u van plan bent ze op werkmapniveau te gebruiken.
- Voer de volgende formule in: =OFFSET(DynamicChart1!$A$2,0,0,COUNTA(DynamicChart1!$A:$A))
- Klik op OK.
Nu herhaalt u de bovenstaande instructies en maakt u een dynamisch bereik voor elke reeks met behulp van de volgende bereiknamen en formules:
Merk op dat de eerste reeksverwijzing begint met rij 2. Dat komt omdat er een rij met koppen is in rij 1. De tweede reeks verwijzingen verwijst naar de gehele kolom, zodat de formule alle waarden in de kolom kan bevatten, niet alleen een specifiek bereik. De toevoeging van de -1 component elimineert de kopcel uit de telling. De eerste formule (voor de labels in kolom A) heeft deze component niet.
Het is belangrijk te onthouden dat u nieuwe gegevens op een aaneengesloten manier moet invoeren. Als u rijen of kolommen overslaat, zal deze techniek niet werken zoals verwacht.
U vraagt zich misschien af waarom ik het label Series aan elke bereiknaam heb toegevoegd. Het gebruik van de naam alleen zal Excel in verwarring brengen. De reekshoofden in rij 1 zijn ook namen. Omdat de grafiek standaard de labelkoppen in elke kolom gebruikt voor elke reeksnaam, kunt u deze labels niet gebruiken om de dynamische bereiken een naam te geven. Gebruik niet dezelfde labels voor zowel de koppen van uw spreadsheet als de namen van uw dynamische bereiken.
Volgende, voeg een kolomdiagram in, zoals u eerder hebt gedaan. Als u nieuwe gegevens invoert, zal de grafiek deze nog niet weergeven. Dat komt omdat de grafiek standaard verwijst naar een specifiek gegevensbereik, DynamicChart1:A1:E3. We moeten die verwijzing veranderen in de dynamische bereiken die we zojuist hebben gemaakt, en wel als volgt:
- Klik in de grafiek met de rechtermuisknop op een kolom.
- Van het resulterende submenu kiest u Gegevens selecteren.
- Selecteer in de lijst aan de linkerkant Smith en klik vervolgens op Bewerken. (Herinnert u zich het naamgevingsconflict waar ik het over had? Excel gebruikt de kolomkop (cel B1) om de reeks een naam te geven.)
- In het resulterende dialoogvenster voert u een verwijzing in naar het dynamische bereik van Smith in het besturingselement Reekswaarden. In dit geval is dat =DynamicChart1!SmithSeries.
- Klik op OK.
Herhaal het bovenstaande proces om de overige reeksen bij te werken met hun dynamische bereiken: DynamicChart1!JonesSeries; DynamicChart1!MichaelsSeries; en DynamicChart1!HancockSeries.
Daarnaast werkt u de aslabels van de grafiek bij (kolom A), als volgt:
- In het dialoogvenster Gegevensbron selecteren klikt u op januari (in de lijst rechts).
- Klik vervolgens op Bewerken.
- In het resulterende dialoogvenster verwijst u naar het dynamische bereik van het aslabel, DynamicChart1!MonthLabels.
- Klik op OK.
U hoeft februari niet bij te werken; Excel doet dat voor u. Begin nu met het invoeren van gegevens voor maart en zie hoe de grafiek automatisch wordt bijgewerkt! Vergeet niet dat u de gegevens ononderbroken moet invoeren; u kunt geen rijen of kolommen overslaan.
Deze formule-methode is complexer dan de tabel-methode. Wees voorzichtig met het benoemen van de dynamische bereiken en het bijwerken van de reeksverwijzingen. Het is gemakkelijk om typefouten te maken. Als de grafiek niet wordt bijgewerkt, controleer dan de reeksreferenties.
Voor een dynamische grafiektechniek die een andere route neemt, leest u Een dynamisch Excel-diagram maken en uw eigen dashboard maken. Excel-werkbladen die deze versies van dynamische grafieken demonstreren, zijn beschikbaar als gratis download.
Zie ook
- Hoe voeg je een vervolgkeuzelijst toe aan een Excel-cel (TechRepublic)
- Hoe word je een cloud-engineer: Een spiekbriefje (TechRepublic)
- 50 tijdbesparende tips om uw werk in Microsoft Office te versnellen (gratis PDF) (TechRepublic download)
- Kostenvergelijkingscalculator: G Suite vs. Office 365 (Tech Pro Research)
- Microsoft Office is veranderd, hoe u het gebruikt ook (ZDNet)
- Beste clouddiensten voor kleine bedrijven (CNET)
- Beste to-do list-apps voor het beheren van taken op elk platform (Download.com)
- Meer must-read Microsoft-gerelateerde berichtgeving (TechRepublic op Flipboard)