Productiviteit. Hoeveel je doet, wanneer je het doet, hoe je het meet. Zet een groep schrijvers bij elkaar, en je kunt er zeker van zijn dat het op een gegeven moment ter sprake komt.
Veel bedrijven vragen zich ook af hoe ze de productiviteit kunnen bewaken als werknemers thuis werken. Dit is gemakkelijk de beste oplossing die we hebben gevonden, dus check it out.
Schrijf je in de ochtend? Ben je ’s avonds productiever? Heb je een dagelijkse woordentelling? Tel je pagina’s als je aan het redigeren bent? Hoe houd je de eisen van e-mail, sociale media, schrijven en (hopelijk) de rest van je leven in balans?
Een paar weken geleden vroeg auteur Nova Ren Suma het volgende:
Vriendelijke schrijvers & freelancers: Hoe hou je jezelf georganiseerd en maak je het beste van je uren en jongleer je een dozijn dingen tegelijk? Tips?
– Nova Ren Suma (@novaren) April 16, 2014
Ze kreeg een heleboel antwoorden, en auteur R. J. Anderson gaf een episch antwoord, hier opgeslagen – ik raad aan het te lezen.
Ik begon met het schrijven van mijn antwoord, maar het werd zo enorm dat ik het ga verdelen over drie berichten. Vandaag ga ik het hebben over time management. Specifiek, to-do lijstjes en de Pomodoro Techniek. Dit klinkt misschien niet sexy, maar geloof me, het kan een spel-veranderaar zijn. De tweede post zal het hebben over soorten taken, sociale media en uw werkdag. De derde zal het hebben over attitudes en benaderingen van werk.
Ik vind productiviteitsadvies een heel interessant gebied, omdat veel ervan bedoeld is voor mensen die in kantoren werken, met banen waar je echt weet wanneer je een taak hebt voltooid. Dat is niet altijd het geval voor schrijvers. Het onderstaande advies is dus specifiek voor schrijvers (en andere creatievelingen), en is gebaseerd op de jaren dat ik bij een non-profitorganisatie een zeer productief team heb geleid, en op mijn eigen ervaring met studeren, fulltime werken en het schrijven van twee trilogieën tegelijk.
LIJSTEN
Ik heb het hier niet alleen over een gewone to-do-lijst. Alles op één grote lijst zetten is een gegarandeerde manier om er naar te kijken, overweldigd te raken, en je dan vrijwillig in een Lizzie Bennet Diaries konijnenhol te storten in plaats van iets te doen. Het is een te grote brok informatie om in één keer op te nemen en het lijkt meer dan je ooit kunt doen. Maar een goede to-do lijst kan je leven veranderen, serieus. Het kan ervoor zorgen dat niets wordt vergeten, het voorkomt haastwerk op het laatste moment en het vermindert je stress. Beloofd!
Er zijn veel verschillende technieken, en je moet er een kiezen die voor jou werkt, maar ik ga je laten zien hoe de mijne eruitziet. De sleutels zijn:
- Stippel elke taak duidelijk uit
- Stel aan elke dag een haalbare hoeveelheid toe
- Laat ruimte voor het onverwachte
- Plan vooruit
Ik bewaar mijn lijst in een concept-e-mail, zodat ik er op elk moment vanaf mijn telefoon of laptop bij kan om een item toe te voegen. Als ik een nieuwe to-do taak krijg, ga ik er die dag niet mee aan de slag, tenzij het dringend is. Ik wijs het toe aan een volgende dag en vergeet het tot het tijd is om het te doen. Ik kan niet genoeg zeggen hoezeer dit stress vermindert.
Ik maak een lijst van elke dag van de komende week en wijs daar taken onder toe. Ik heb dan een rubriek voor ‘Komende Data’, een rubriek voor ‘Volgende Week’ en een rubriek voor ‘Toekomstige Acties’. En dan schrijf ik elke dag met de hand een lijst van wat ik gedaan ga krijgen, en stop de rest van de lijst weg. Op die manier hoef ik alleen maar naar mijn hapklare taken te kijken, en niet naar de weg die zich voor me uitstrekt. Mijn regel: als mijn dagelijkse lijst niet op een post-it past, staat er te veel op om het allemaal te doen.
Hieronder staat wat ik onder elke rubriek gebruik:
Dagelijkse rubriek: Alleen de taken die ik die dag zal volbrengen. Deze moeten duidelijk omlijnd zijn, en het mogen er niet te veel zijn.
Komende data: Afspraken of verplichtingen die ik niet mag vergeten, die ik in de lijst van volgende week zal willen opnemen.
Volgende week: Een lijst van dingen die ik volgende week moet doen, maar nog niet per dag gesorteerd – ik doe dit pas als ik weet hoe de week eruitziet, met eventuele verzoeken van mijn redacteuren of persoonlijke verplichtingen.
Toekomstige acties: Zaken die nog even op zich laten wachten en die ik niet wil vergeten.
En hier is een uittreksel van mijn recente to-do-lijstjes. Ik heb slechts twee afzonderlijke dagen voor de week opgesomd, omdat dit al een episch lange blogpost aan het worden is.
MaandAG
- Blogbericht over kroegentocht schrijven
- E-mail sturen naar (bevriende auteur)
- Auteursvragenlijst invullen
- Crit read (roman van CP) – 100 pagina’s
- Crit Meg’s hoofdstuk
- Email Jay
TUESDAG
- Hoofdstuk schrijven
- Post
- Yoga
- Factuur sturen
- Email agent
- Email redacteur
- Email (vriend)
KOMENDE DATUMs
- 13 mei – This Shattered World cover reveal
- 15 mei – brainstorming met Jay
- 31 mei – 1 juni – Emerging Writers Festival (panel op zondag)
NEXT WEEK
- Tweet voor release van (boek dat uit komt)
- Email (naam), (naam) en (naam)
- Voltooi crit read voor (auteur)
- Verstrek bio/headshot/interview antwoorden aan (naam conferentie)
- Email accountant
Volgende ACTIES
En zo werkt mijn to-do lijst! Hoewel het er ingewikkeld uitziet, duurt het ongeveer zestig seconden om het op te zetten. Voor mij is de belangrijkste kracht van deze lijst dat hij makkelijk toegankelijk is, makkelijk bij te houden, dat ik een taak kan toewijzen aan het moment dat ik hem moet doen en hem dan kan vergeten, en dat ik elke dag wakker word met de kennis wat ik die dag gedaan moet krijgen! Of je nu kiest voor deze indeling, een app of een meer technisch systeem, een manier hebben om alle ballen bij te houden die je in de lucht hebt is van vitaal belang. Je systeem moet flexibel zijn en toch zorgen dat je weet wat je elke dag moet doen, en je in staat stellen om je op een dag tegelijk te concentreren en ook het grote geheel te zien.
POMODORO
Wanneer het tijd is om de bovenstaande lijst aan te pakken, zweer ik bij de Pomodoro Techniek. Er zijn variaties in de manier waarop verschillende mensen het gebruiken, maar ik ga je een korte beschrijving van de mijne geven – ik heb dit gedeeld met andere schrijvers, van wie velen hebben gemeld dat het hen ook echt helpt. Je kunt een gratis Pomodoro app voor je telefoon pakken, of dit doen met een gewone keukenwekker.
De techniek vereist dat je 25 minuten werkt, gevolgd door een pauze van vijf minuten. Je doet dit vier keer achter elkaar en neemt dan een half uur pauze. Het belangrijkste voor mij is dat ik mijn werktijd begin met een lijst van dingen die ik moet doen, of dat nu schrijven of administratie of marketing is. Ik begin met het eerste, werk tot het klaar is en pak dan het tweede op. In GEEN geval doe ik tijdens mijn 25 minuten iets anders dan de taken die ik heb vastgesteld. Absoluut geen sociale media, kopjes thee zetten, dagdromen, enz. Wat ik merk is dat de 25 minuten nooit onoverkomelijk lijken, dus ik spring erin, en het verbod op andere activiteiten betekent dat ik vijf minuten voorbij de gevaarlijke tijd ben, wanneer mijn vingers beginnen te kruipen naar het openen van een nieuw tabblad voor Twitter. Door voorbij dat ‘afleidingspunt’ te duwen, krijg ik een hoop gedaan.
Even belangrijk is het nemen van de vijf minuten pauzes – het idee hier is om uit te rusten voordat je moe wordt, zodat je klaar bent om door te gaan voor je volgende 25 minuten durende run. In mijn vijf minuten pauze rek ik meestal, pak een drankje, maak een toilet run of een drie minuten dansfeest met de hond, die het extra voordeel heeft van het losmaken van mijn rug voordat ik pijnlijk word van te lang achter het toetsenbord. Als ik 30 minuten pauze heb, ga ik meestal een stukje wandelen – het is belangrijk om tijdens die pauze het toetsenbord te verlaten.
Ik krijg een hoop gedaan als ik deze aanpak gebruik – als je geïnteresseerd bent, probeer het dan eens.