Prive Wiki: Hoe maak je een visueel aantrekkelijke?

Maak een wiki en ervaar de kracht van samenwerking op afstand.

We hebben allemaal wel eens van Wikipedia gehoord, de pagina waar mensen naar toe gaan als ze iets nieuws willen leren of een onbekend onderwerp willen lezen. Wikipedia’s missie is het creëren van een uitgebreide bron van kennis en wordt gemaakt met behulp van wiki’s. ‘Wiki’s’ kunnen op verschillende manieren worden gebruikt en worden in hoog tempo de gewilde technologie voor kennisbeheer en samenwerking op afstand.

Wist u dat de gemiddelde kenniswerker bijna 2,5 uur per dag, d.w.z. ruwweg 30% van zijn werkdag, besteedt aan het zoeken naar informatie?

Een andere studie wees uit dat bijna 20% van de werktijd van een werknemer – het equivalent van 1 dag in een werkweek – wordt verspild aan het zoeken naar informatie die nodig is om hun werk te doen!

Organisaties moeten kennis verzamelen, informatie uit meerdere bronnen ordenen, ervaringen delen en inzichten verschaffen om hun werknemers in staat te stellen hun werk effectief te doen. Volgens McKinsey & Company kan een doorzoekbare interne kennisbank de productiviteit van werknemers met 35% verhogen. Een manier waarop bedrijven het creëren van deze kennisbank bereiken is door het gebruik van wiki’s – pagina’s die informatie organiseren en kunnen worden gedeeld met meerdere gebruikers.

Of u nu uw bedrijfswerk wilt opslaan of persoonlijke informatie wilt beheren, dit artikel zal u laten kennismaken met wat een wiki is, de voordelen, en de nadelen ervan. We leggen ook uit hoe je een wiki maakt, en hoe je het effectief in je bedrijf kunt gaan gebruiken.

Wat is een Wiki?

De naam “Wiki” is gegeven door de bedenker van de eerste wiki Ward Cunningham. Het is een verkorte vorm van het Hawaïaanse woord “wiki- wiki”, dat snel betekent.

Een wiki is een webpagina die door meerdere gebruikers kan worden bewerkt met behulp van een eenvoudige webbrowser en een internetverbinding. Wiki’s zijn een snelle en gemakkelijke manier om informatiebronnen te creëren, informatie te zoeken en samen te werken op dezelfde pagina.

Wikipedia definieert wiki’s als “Een tekstpublicatie die gezamenlijk wordt bewerkt en beheerd door zijn eigen publiek, rechtstreeks met behulp van een webbrowser.” Dit betekent dat wiki’s kunnen worden gemaakt en bewerkt door iedereen met toegang tot de webpagina.

Een typische wiki kan meerdere pagina’s over een onderwerp bevatten en dient als kennishub voor meerdere bijdragers.

Typen wiki’s

We kunnen de verschillende typen wiki’s indelen op basis van het doel van de creatie en de mate van de beoogde samenwerking. Is het de bedoeling een kennishub te creëren waartoe de hele wereld toegang heeft, of een persoonlijke directory waarin u uw bestanden kunt doorzoeken? Wilt u de mensen beperken die inhoud kunnen toevoegen of bewerken? Laten we de 3 hoofdtypen wiki’s bespreken:

1. Openbare wiki’s – Wiki’s die zijn gemaakt om te dienen als een informatiehub waar iedereen inhoud kan maken en bewerken, worden openbare wiki’s genoemd. Ze staan open voor samenwerking met iedereen. Populaire wiki’s zoals Wikipedia, Scholarpedia, WikiTravel, zijn publiek toegankelijk.
2. Private wiki’s – Private wiki’s worden door bedrijven gebruikt als een interne kennisbank, om hun interne informatie te beheren, waardoor teams gemakkelijk kennis kunnen delen en kunnen samenwerken. Het is een plaats waar uw team documenten kan opslaan over bedrijfsbeleid, processen, richtlijnen, SOP’s (Standard Operating Procedures), projecten, productlijsten, workflows, gedeelde logins, checklists, enz. Zie het als uw in-house Wikipedia gemaakt in prive voor uw bedrijf. We zullen in detail ingaan op privé wiki’s in dit artikel.
3. Persoonlijke wiki – U kunt wiki’s ook gebruiken als een persoonlijke wiki om notities te maken, als een kennisbank, agenda, schrijvershulpmiddel, of zelfs projectmanagement.

Voordelen van Wiki’s

In het begin kan een wiki een efficiënte manier zijn om informatie te verzamelen en te verspreiden. Het kan de samenwerking op afstand tussen teamleden verbeteren en een gemakkelijke manier bieden om een team op één lijn te krijgen. Enkele van de belangrijkste voordelen van wiki’s zijn als volgt:

• Iedereen kan een wiki maken
• Een wiki bewerken
• Eenvoudig te leren en te gebruiken
• Eenvoudig informatie bij te werken
• Teams kunnen samen aan één webpagina werken
• Delen van en samenwerken aan documenten is eenvoudig
• Kunnen wijzigingen bijhouden en terugkeren naar de vorige versie
• Flexibele structuur om een wiki te maken volgens uw behoeften
• Brede wikisoftware om uit te kiezen
• Lage kosten om te beheren

We zullen in detail ingaan op privé wiki’s, vaak interne wiki’s of bedrijfswiki’s genoemd. Een private wiki, of interne wiki, fungeert als een centraal informatieknooppunt om alle bedrijfskennis en -informatie te beheren en te delen.

Lees meer: What’s the Best Way to Create an Internal Wiki

Do You Need a Private Wiki?

Voordat u aan wiki-software begint, is het belangrijk om het doel van het maken van uw wiki te identificeren. Wat zijn de voordelen van het maken van een wiki en het delen van kennis op deze manier?

Maak een lijst van de verschillende afdelingen, mensen, informatiebronnen die nodig zijn, en de noodzaak voor mensen om samen te werken.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste redenen waarom uw bedrijf een privé wiki nodig zou kunnen hebben:

• Heeft u een team op afstand dat moet samenwerken?
• Wilt u een kennishub creëren voor alle medewerkers?
• Zoekt u een eenvoudige maar krachtige manier om samen documenten te maken en te bewerken?
• Wilt u communicatie en discussie rond documenten vergemakkelijken?
• Heeft uw team behoefte aan snelle zoek- en toegangsmogelijkheden tot informatie?
• Heeft u behoefte aan een snelle manier om interne of externe informatie te importeren en exporteren?
• Wilt u alle schrijf- en bewerkingsstappen in een document zien?
• Bent u op zoek naar een snelle manier om medewerkers te onboarden of te trainen?

Als u de meeste bovenstaande vragen met ja hebt beantwoord, lees dan verder om te ontdekken hoe u een goede wiki-software selecteert.

Must-Haves in een eigen wikisoftware

Een wiki die u maakt, zal door meerdere belanghebbenden worden gebruikt, zodat u er zeker van kunt zijn dat deze over alle juiste functies beschikt die u nodig hebt.

Laten we de functies bespreken die uw bedrijfswiki moet hebben:

1. Collaboratieve editor – Uw wikisoftware moet real-time samenwerking ondersteunen, zodat uw team samen hetzelfde document kan bewerken. U moet ook rijke media kunnen toevoegen, zoals afbeeldingen, video’s, bestanden, enz.
2. Georganiseerde structuur en mappen – Werkruimten maken het gemakkelijk om samen te werken, informatie te delen, en ervoor te zorgen dat de juiste teamleden of klanten er toegang toe hebben. U moet uw wiki’s ook kunnen organiseren in mappen voor een nette en solide georganiseerde structuur.
3. Bedrijfsmiddelen opslaan en delen – Een wiki moet een contentbibliotheek hebben om afbeeldingen, bestanden en digitale inhoud op te slaan die u aan uw interne wiki toevoegt, zodat iedereen ze gemakkelijk kan openen en hergebruiken.
4. Rijke embed opties – U moet gemakkelijk weblinks, mediabestanden, cloud bestanden kunnen embedden om interactieve documenten te maken.
5. Zoeken – Zoeken is een belangrijke factor in het makkelijk maken van wiki’s om te gebruiken. Een wiki moet iedereen in staat stellen om gemakkelijk documenten te doorzoeken en het zou een bonus zijn als het ook in de inhoud van documenten zou kunnen zoeken.
6. Comments- Als je hulp nodig hebt binnen een wiki of er vragen over hebt, moet je snel een inline comment kunnen maken zonder het document te verlaten.
7. Interlink documenten – U moet documenten kunnen interlinken rond verschillende onderwerpen en onderwerpen om alles te laten samenwerken waardoor het makkelijker wordt om kennis te delen.
8. Toestemming & toegangsniveaus – Uw interne wiki moet de mogelijkheid hebben om toestemmingsniveaus in te stellen om ervoor te zorgen dat informatie kan worden geraadpleegd door de juiste mensen.

Lees meer: Wat is de beste manier om onderzoek met uw team te delen?

Waarom Bit de beste manier is om een Wiki te maken?

Om wiki’s te maken, hebt u een bekwaam hulpmiddel nodig dat u kan helpen bij het maken, delen en samenwerken met belanghebbenden en om werk efficiënt gedaan te krijgen. Dit is waar Bit om de hoek komt kijken!

Bit.ai is een documentatie- en kennismanagementtool van de nieuwste generatie die teams helpt samen te werken, kennis te delen, op te sporen en te beheren op één plek.

Met Bit kunt u eenvoudig afbeeldingen, spreadsheets, Google Slides, YouTube-video’s, PDF’s, kaarten, grafieken en meer aan uw wiki’s toevoegen om ze visueel verbluffend te maken.

Key Features

1. Real-time collaborative editor – Bit ondersteunt real-time samenwerking zodat uw team hetzelfde document samen kan bewerken. Het platform is rijk aan functies, maar heeft een eenvoudig ontwerp en een intuïtieve interface, waardoor het gemakkelijk is voor een nieuwe gebruiker om te navigeren. U kunt ook rich media toevoegen, zoals afbeeldingen, video’s, bestanden, etc.
2. Georganiseerde werkruimten en mappen – Bit brengt al uw informatie op één plek door u in staat te stellen informatie te organiseren in werkruimten en mappen. Werkruimten kunnen worden gemaakt rond projecten, teams, afdelingen en klanten. Iedereen die aan een workspace is toegevoegd heeft toegang tot de inhoud en kan eraan samenwerken. Binnen elke workspace kunt u een onbeperkt aantal wiki’s maken en toegang krijgen tot uw contentbibliotheek.
3. Contentbibliotheek – Bit heeft een contentbibliotheek op workspace-niveau waar u bedrijfsmiddelen kunt opslaan en delen. U kunt afbeeldingen, bestanden en digitale inhoud eenvoudig opslaan zodat het hele team er toegang toe heeft.
4. Uitgebreide embed opties – Bit.ai integreert met meer dan 100 webtoepassingen (bijv. YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive, enz.) om teams te helpen informatie in hun wiki’s te verweven die verder gaat dan alleen tekst en afbeeldingen.
5. Slim zoeken – Bit heeft een zeer robuuste zoekfunctionaliteit waarmee iedereen snel informatie kan vinden. U kunt zoeken naar mappen, bestanden, documenten en inhoud in uw documenten in al uw workspaces.
6. Inline-commentaar en call out – U kunt inline-commentaar maken binnen een document en een gebruiker in de workspace pingen. Bit heeft de mogelijkheid om e-mailmeldingen te verzenden voor opmerkingen die in een document zijn gemaakt. U kunt ook tekst markeren en @mention gebruiken om iemand te taggen op elke tekst in een document.
7. Documenten aan elkaar koppelen – Met Bit kunnen gebruikers onbeperkt documenten maken en ze aan elkaar koppelen om wiki’s te maken die de kennisbank uitbreiden. Markeer gewoon de woorden en u hebt de mogelijkheid om een nieuw document te maken.
8. Toegang tot delen & – Bit ondersteunt functies zoals documenttracering, cloud-upload, sjablonen, documenten vergrendelen, documentvervaldatum, wachtwoordbeveiliging, bestandstoegangsbeperkingen, enz. die helpen om uw belangrijke bedrijfsinformatie veilig te houden.

Hoe maak je een Wiki met Bit?

Als je hebt besloten dat een wiki de juiste keuze is voor jou, en je bent op zoek om snel een wiki te maken met een eenvoudige interface, geweldige integraties, en geen codering hoofdpijn! Hier leest u hoe u eenvoudig aan de slag kunt met een wiki:

Stap 1: Maak een Bit-account

Ga naar de startpagina van Bit.ai en klik op Get Started for Free of Sign Up om te beginnen. Voer uw e-mailadres in om u aan te melden.

Stap 2: maak een werkruimte

Nadat u zich hebt aangemeld, komt u op uw dashboard terecht en kunt u naar het gedeelte ‘Werkruimte’ gaan! Klik op de knop ‘Werkruimte aanmaken’ aan de rechterkant. Er verschijnt een popup die je vraagt om een naam toe te voegen voor je nieuwe werkruimte.

U kunt een werkruimte maken rond een team, afdeling, groot project, klant, partner, enzovoort, en deze de juiste naam geven.

Stap 3: Teamleden toevoegen

Bit stelt uw teamleden in staat om in realtime samen te werken en samen aan de slag te gaan. U kunt anderen in uw bedrijf uitnodigen om zich bij u te voegen in een werkruimte en samen te werken met de kennis, projecten, documenten en inhoud in de werkruimte.

Het is een eenvoudige manier om projecten te beheren, presentaties te maken, te brainstormen, SOP’s bij te houden, plannen te maken en, het allerbelangrijkste, bedrijfsinformatie en kennis te delen.

Stap 4: Maak het gewenste document

Als u eenmaal in de werkruimte bent, klikt u op de knop ‘Maak nieuw’. U krijgt een leeg Bit-document dat klaar is voor gebruik!

Deel A: Interne Wiki

Volg deze aanwijzingen om uw documenten aan elkaar te koppelen:

1. Open een Bit-document en begin te typen.

👉🏼2. Markeer een willekeurig deel van uw tekst.

👉🏼3. Je ziet een opmaak werkbalk verschijnen. Klik op ‘Koppelen aan document.’

👉🏼4. Begin met zoeken naar een document met deze werkruimte.

👉🏼5. Als je het eenmaal hebt gevonden, kun je het aan je document toevoegen en zul je zien dat de tekst die je oorspronkelijk hebt gemarkeerd nu een hyperlink heeft die de gebruiker naar dat document brengt.

Deel B: Externe Wiki

6. 👉🏼 Selecteer ‘Delen’ in de vervolgkeuzelijst.’

7. 👉🏼Een pop-upvenster voor delen wordt geopend. Klik op ‘Delen inschakelen’.

👉🏼8. Kopieer de live link, pak de embed code, of maak een trackable link om dit document te delen.

Final Takeaways

Wiki’s zijn samenwerkingspagina’s die uw bedrijf kunnen helpen om kennis te delen, ideeën te bespreken, en op afstand samen te werken. Voordat u een wiki maakt; definieer duidelijk het zakelijke doel, mogelijke use cases, en de eisen voor delen.

Volgens, selecteer dan het juiste type wiki en de wikisoftware om de klus te klaren. Zorg voor duidelijke beveiligingsprotocollen en regels voor het gebruik. Zorg voor een georganiseerde map- of linkstructuur, zodat uw teams de kennis op een productieve manier kunnen uitbreiden.