De universiteit vereist een strafrechtelijk antecedentenonderzoek, inclusief een controle van het register van zedendelinquenten, bij sollicitanten, huidige werknemers en universiteitsleden zoals vereist door het universiteitsbeleid en de staats- en federale vereisten. Het type controle dat wordt uitgevoerd, varieert afhankelijk van de functie. De onderstaande referentietabel kan u helpen bepalen welk type antecedentenonderzoek vereist is.
Achtergrondcontroles in Workday
Wanneer is een antecedentenonderzoek vereist?
Dit is een korte samenvatting van de vereisten voor antecedentenonderzoek. Voor een gedetailleerde uitleg van de vereisten, zie de informatie hieronder of raadpleeg het universiteitsbeleid.
Een antecedentenonderzoek kan vereist zijn wanneer:
- Een sollicitant (finalist) of huidige werknemer heeft geen antecedentenonderzoek in zijn bestand.
- Een huidige werknemer solliciteert naar een functie en het antecedentenonderzoek in zijn bestand is meer dan 12 maanden oud.
- Een voormalige werknemer heeft een onderbreking in dienst van meer dan 6 maanden, ongeacht hoe oud de vorige controle in het bestand is.
- Een voormalige werknemer heeft een onderbreking in dienst van minder dan 6 maanden, maar de vorige controle is meer dan 12 maanden oud.
- Een huidige werknemer verhuist naar een nieuwe functie en de vorige controle was bij een ander college, decaan of VP-eenheid.
- Een huidige of voormalige werknemer verhuist naar een positie waarvoor een leverancierscontrole is vereist en er is geen leverancierscontrole in het dossier.
- Een student-werknemer is niet elk lang semester ingeschreven of heeft een achtergrondcontrole die meer dan 60 maanden oud is.
- Een student-werknemer verhuist naar een niet-student-positie.
Als u denkt dat een antecedentenonderzoek is gestart om andere dan de hierboven vermelde redenen, neem dan contact op met HR Records via [email protected] of 512-471-5127.
Aanvrager
U moet een strafrechtelijk antecedentenonderzoek aanvragen bij elke sollicitant(en) of finalist voor een functie voordat deze wordt aangenomen. Dit omvat:
- Studenten-, faculteits-, geclassificeerde en administratieve/professionele (A&P), en tijdelijke werknemersfuncties
- Betaalde of onbetaalde aanverwante functies die
- patiëntenzorg
- Kinderzorg of contact met minderjarigen
- Directe toegang tot informatiebronnen of technologieën voor informatiebronnen
- Toegang tot geneesmiddelen, gereguleerde stoffen, contant geld, cheques of creditcards.
- Aanwezige werknemers bij het solliciteren naar een andere positie binnen de universiteit
- Als de vorige controle niet alle controles omvatte die vereist zijn voor de nieuwe positie
- Als de huidige werknemer solliciteert naar een positie die in de portefeuille van een andere decaan of vice-president zit, en de vorige controle meer dan een jaar geleden werd uitgevoerd.
Alle vereiste controles moeten zijn voltooid voordat de werknemer begint te werken.
Current Employee
Bij het solliciteren naar een functie bij de universiteit, zijn huidige werknemers onderworpen aan dezelfde eisen als andere sollicitanten. U moet een nieuw antecedentenonderzoek aanvragen wanneer:
- Een huidige werknemer gaat over naar een nieuwe functie onder een andere decaan of vicepresident, en het vorige antecedentenonderzoek is meer dan een jaar oud
- Een werknemer keert terug in dienst na een onderbreking in dienst van zes maanden of langer
- Een werknemer keert terug na een onderbreking van minder dan zes maanden, als het antecedentenonderzoek in het dossier meer dan een jaar geleden werd uitgevoerd
- Het antecedentenonderzoek in het dossier omvatte niet alle vereiste soorten controles.
HR-contactpersonen of HR-contactgedelegeerden kunnen de antecedenten van een huidige of vorige werknemer doorzoeken op het tabblad Hulpprogramma’s van het systeem Background Check Administration (BCA).
Een HR-contactpersoon of HR-contactgedelegeerde van de afdeling die personeel aanneemt, maakt een verzoek aan in het systeem Background Check Administration (BCA) en vraagt de sollicitant om toestemming voor het antecedentenonderzoek. Zodra het verzoek om achtergrondcontrole is goedgekeurd, vraagt Personeelszaken het officiële strafblad van de sollicitant op en neemt contact op met de afdeling die de sollicitant in dienst neemt zodra het officiële dossier is gecontroleerd.
Online verzoek en machtiging
Een HR-contactpersoon of gedelegeerde HR-contactpersoon gebruikt het onlinesysteem voor het beheer van achtergrondcontroles (BCA) om het onderzoek te starten en nodigt de sollicitant of werknemer uit om het onderzoek te machtigen. De werknemer ontvangt een e-mail met een link naar het online systeem.
Papier machtigingsformulier
Als de sollicitant of werknemer de informatie liever niet elektronisch verstrekt, kan hij of zij het Criminal Background Check Form (PDF) downloaden en invullen. Een HR-contactpersoon of gedelegeerde kan het verzoek en de toestemming vervolgens invoeren in het Background Check Administration-systeem.
Voor meer informatie over het Background Check Administration-systeem kunt u het BCA-overzicht (PDF) downloaden.
Criminal History Review
De afdeling die de sollicitant in dienst neemt, kan elk strafblad dat door de sollicitant is bekendgemaakt, bekijken en elk relevant strafblad in overweging nemen bij de beslissing om de sollicitant in dienst te nemen. De sollicitant mag echter niet worden uitgesloten totdat het officiële strafblad door Personeelszaken is opgevraagd en beoordeeld. Human Resources zal alle informatie in het officiële strafregister bekijken en de bevindingen meedelen aan de afdeling die de sollicitant in dienst neemt.
Relevantie voor functie-eisen
Informatie over veroordelingen moet per geval worden bekeken, rekening houdend met het type en de ernst van de overtreding, de tijd die sinds de overtreding is verstreken, en of de overtreding relevant is voor de taken van de functie. Een persoon kan niet automatisch van aanwerving worden uitgesloten omdat hij of zij een eerdere veroordeling heeft.
Raadpleeg de pagina Criminal History and Relevance to Job Requirements voor gedetailleerde informatie voordat u een kandidaat diskwalificeert op basis van het strafrechtelijk verleden.
Verification Applicant Identity
Een vertegenwoordiger van de wervingsafdeling moet de identiteit van de sollicitant verifiëren voordat een antecedentenonderzoek kan worden aangevraagd. Normaal gesproken gebeurt dit door het bekijken van een door de sollicitant verstrekte foto-ID. Als de sollicitant niet in staat is om de verificatie persoonlijk te verstrekken, vraag de sollicitant dan om een Applicant Identification and Verification Form (PDF) in te vullen.
Deze stap is vereist door de Fair Credit Reporting Act, en is bedoeld om te voorkomen dat informatie wordt vrijgegeven tenzij de persoon daarvoor toestemming heeft gegeven.
Address Discrepancies
De universiteit voldoet aan de voorschriften van de Federal Trade Commission (FTC), 16 CFR Part 681. Indien de universiteit in de loop van een strafrechtelijk antecedentenonderzoek in kennis wordt gesteld van een adresdiscrepantie, zal de universiteit de FTC-richtlijnen volgen.
Kosten en soort vereist antecedentenonderzoek
Sex Offender Registry
Alle strafrechtelijke antecedentenonderzoeken omvatten een doorzoeking van de National Sex Offender Registry-database.
Texas DPS
Als de sollicitant of werknemer de afgelopen zeven jaar alleen in de staat Texas heeft gewoond, zal het antecedentenonderzoek worden uitgevoerd door het Texas Department of Public Safety (DPS).
Nationale (Vendor) Check
De aanwervende afdeling kan voor elke aanwerving een vendor check aanvragen, zelfs als dit niet vereist is. De verkoper zal informatie verzamelen voor de staat Texas en elke andere staat waar de persoon verbleef. Een vendor check is vereist:
- Als de persoon in de afgelopen zeven jaar buiten de staat Texas heeft gewoond, is een nationale check via de vendor vereist
- Als de persoon 25 jaar of jonger is, is de vendor check vereist als de persoon sinds zijn 17e op enig moment buiten Texas heeft gewoond
- Voor alle faculteiten, administratieve en professionele (A&P, code 1000), en andere specifieke functies.
Zie de referentietabel hieronder om te bepalen welk type controle zal worden uitgevoerd.
Kosten
De kosten van het antecedentenonderzoek worden gefactureerd aan de afdeling die de werknemer aanwerft. Let op de verhoging van onze kosten per 1 juni 2020.
- Controle van de staat Texas (DPS): $10,00
- Controle van het nationale register van zedendelinquenten: $6,00
- Controle van de leverancier, inclusief controle van het register van zedendelinquenten: $40.00, plus eventuele extra kosten van de staten of agentschappen die informatie verstrekken
Jeugdkampen en kinderopvangvoorzieningen
Hieronder volgt een samenvatting van de vereisten voor jeugdkampen en kinderopvangvoorzieningen. Voor een gedetailleerde uitleg van de vereisten wordt verwezen naar het universiteitsbeleid.
Achtergrondonderzoeken voor Jeugdkampen
Exploitanten van jeugdkampen moeten ervoor zorgen dat alle werknemers, vrijwilligers en student-waarnemers, die regelmatig of vaak op het kamp zullen zijn, een strafrechtelijk antecedentenonderzoek ondergaan. Vrijwilligers en leerling-waarnemers die niet worden gecontroleerd, mogen niet zonder toezicht bij de kampeerders komen. Elk jaar is een nieuw antecedentenonderzoek nodig.
Internationaal antecedentenonderzoek door de verkoper kan nodig zijn als de werknemer sinds zijn 14e buiten de Verenigde Staten heeft verbleven.
Kinderbeschermingstraining voor jeugdkampen
Alle werknemers, vrijwilligers en personeel van een jeugdkamp of programma voor minderjarigen zijn verplicht een training te volgen en een examen af te leggen om hun gevoeligheid voor de waarschuwingssignalen van seksueel misbruik en kindermishandeling te vergroten, zoals vermeld in de Texas Education Code, Section 51.976.
Het opleidings- en examenprogramma is vereist voor kampen/programma’s voor minderjarigen die aan ALLE volgende criteria voldoen:
- Houden op de campus van UT Austin OF worden overal door UT Austin geëxploiteerd;
- Hebben recreatieve, atletische, religieuze of educatieve activiteiten voor de kampeerders/deelnemers; en
- Hebben kampeerders/deelnemers die minderjarig zijn (onder de leeftijd van 18 jaar) en geen werknemers van UT Austin zijn.
Voor meer informatie, zie de website van het Youth Protection Program.
Achtergrondcontroles voor kinderopvangvoorzieningen
Kinderopvangvoorzieningen moeten ervoor zorgen dat criminele achtergrondcontroles worden uitgevoerd voordat de persoon toestemming krijgt om in de voorziening te werken, te helpen of aanwezig te zijn, en daarna ten minste om de twee jaar voor:
De voorziening zal de volgende bronnen gebruiken bij het uitvoeren van een achtergrondcontrole:
- De Texas DPS op naam gebaseerde criminele achtergrondcontrole
- Federal Bureau of Investigation op vingerafdrukken gebaseerde criminele achtergrondcontrole
- Een centrale registercontrole van het Department of Family and Protective Services (DFPS)
- Een registratiecontrole van zedendelinquenten
- Een geschikte nationale of internationale leverancierscontrole voor iedereen die sinds de leeftijd van 17 jaar buiten de staat Texas heeft gewoond.
Optionele achtergrondcontrolediensten
Human Resources kan u helpen het arbeidsverleden en de opleiding van uw sollicitant te controleren. Om deze dienst aan te vragen, moet de aanwervende afdeling een verzoek indienen in de Background Check Administration (BCA) en een formulier voor het aanvragen van een achtergrondcontrole ter verificatie van opleiding en werk faxen naar de personeelsdienst. Vermeld op het aanvraagformulier welke verificatie nodig is.
Employment Verification
Employment Verification omvat verificatie van data van tewerkstelling, titel, en salarisinformatie bij maximaal drie vorige werkgevers (binnen de afgelopen zeven jaar).
Verificatie van opleiding
Verificatie van opleiding omvat verificatie van graad (graden), vergunning (en), of certificering (en).
Kosten
De kosten van de verificatie van opleiding en werkgelegenheid informatie zal de verkoper het standaardtarief plus eventuele vergoedingen in rekening gebracht door de instanties die de informatie te verstrekken.
- Onderwijs $11,55 per graad
- Werkgelegenheid $11,55 per werkgever
- Plus eventuele extra kosten van de staten of instanties die de informatie verstrekken.
Achtergrond Check Reference Chart
Een National Sex Offender Registry check is altijd vereist en zal automatisch worden uitgevoerd met elke criminele geschiedenis achtergrond check.
*Als de aanvrager of werknemer in de afgelopen 7 jaar buiten de staat Texas heeft gewoond, is een vendor check vereist. Als de aanvrager/werknemer 25 jaar of jonger is, is een vendor check vereist als hij/zij sinds zijn/haar 17e buiten Texas heeft gewoond.
| Positie | Type vereiste controle(s) |
|---|---|
| Geklasseerd | Texas DPS* |
| A&P of code 1000 | Vendor |
| Faculty | Vendor |
| Student | Texas DPS* |
| Casual Employee | Texas DPS of Vendor |
| Jeugdkampmedewerker of vrijwilliger | Texas DPS* |
| Kinderopvangmedewerker | Texas DPS*, FBI, DFPS |
| werknemer van aan de UT gelieerde organisatie (indien als veiligheidsgevoelig aangemerkt) | Texas DPS* |
| Adjunct/klinisch medewerker (volgt voorschriften faculteit) | Vendor |
| Independent Contractor (indien aangeduid als veiligheidsgevoelig) | Vendor |
| Werknemer van Contractor (indien aangeduid als veiligheidsgevoelig) | Texas DPS* |
| Werknemer van Overheidsinstelling | Texas DPS* |
| Bezoekende Onderzoeker/Scholar (volgens facultaire vereisten) | Vendor |
| Research Affiliate (volgens facultaire vereisten) | Vendor |
| Visiting Student Worker (indien aangeduid als veiligheidsgevoelig) | Texas DPS* |
| Volunteer (indien aangeduid als veiligheidsgevoelig) | Texas DPS* |
| bezoeker (indien wettelijk verplicht) | Texas DPS* |
| Andere aan de universiteit gelieerde functie (indien aangeduid als veiligheidsgevoelig) | Texas DPS* |