Het organiseren van een uitdaging voor gewichtsverlies op het werk is leuk én hard werken. Hopelijk weegt het plezier dat je eraan beleeft op tegen het werk en de uren die je erin moet steken om een leuke en succesvolle uitdaging te organiseren.
Organiseren betekent dat je hulp moet werven. Begin vroeg door de deelnemers en teamleiders op hun plaats te krijgen voordat het evenement begint. Het regelen van de hiërarchie en het taakschema is uw eerste taak als coördinator van de Office Weight Loss Challenge.
Selecteer de teamleiders en help hen bij het selecteren van hun team van vrijwillige deelnemers.
Hostheer zijn van de Challenge betekent dat u het laatste woord krijgt over waar het over zal gaan. Het kan van alles zijn, van alleen een wedstrijd om te zien wie het meeste gewicht kan verliezen tot een volwaardig gezondheidsevenement dat fitness, wellness, onderwijs, teamevenementen, fondsenwerving, evenals veel plezier en prijzen omvat.
Het houden van een wedstrijd die alleen over gewichtsverlies gaat, is niet aan te bevelen omdat het erg ongezond en schadelijk kan worden.
Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van de organisatoren van de Office Weight Loss Challenge?
Jij (de gastheer) en de rest van het team kunnen de verantwoordelijkheden verdelen om een soepel lopende wedstrijd te garanderen. Als organisator is het aan jou om ervoor te zorgen dat de mensen de taken op tijd uitvoeren.
Hoe kies je een Weight Loss Challenge organisator?
Er zijn een aantal basis kwaliteiten die de organisator moet hebben. De persoon die de leiding heeft over het evenement moet iemand zijn die goed kan organiseren en delegeren. Omdat dit een uitdaging op de werkplek is, stel ik voor dat het niet wordt geleid door een supervisor of iemand van het management. Als een baas de leiding heeft over een “leuk” evenement, kan dat de motivatie heel snel om zeep helpen.
Als al het andere faalt, moet iemand van HR (Human Resources), of OH (Occupational Health), of iets dergelijks, in staat zijn om deze verantwoordelijkheid op zich te nemen en geen veren te laten waaien.
Als degene die de leiding heeft, is het aan jou om het team samen te stellen, taken te delegeren, en een tijdlijn op te stellen. Het opzetten van een leuke en (schijnbaar) moeiteloze Office Weight Loss Challenge vergt planning en tijd.
Het samenstellen van een goed team om u te helpen is essentieel. Het team bevordert het gevoel van verantwoordelijkheid, kameraadschap, en biedt u een pool van middelen als het gaat om brainstormen over activiteiten, uitdagingen, en prijzen.
De gastheer zal het volgende nodig hebben:
Voordat je zelfs maar begint, zorg ervoor dat je de zegen van de bazen hebt om een uitdaging op het werk te organiseren. Zorg ervoor dat ze alles weten en goedkeuren wat het inhoudt. Dit omvat wat je verwacht dat het bedrijf te bieden heeft in de vorm van een passende prijs, tijd en ruimte voor fitness en gezonde activiteiten, en bedrijfssponsoring.
Als je eenmaal de medewerking en zegen van het management hebt, moet je het bekendmaken en je lijst met geïnteresseerde deelnemers, teamleiders en vrijwilligers samenstellen.
Je hebt niet absoluut de hulp van anderen nodig, maar er IS wel veel te doen. Probeer mensen te vinden die bedreven zijn in de taken die nodig zijn, en indien mogelijk, laat mensen de taak of taken kiezen die ze het leukst vinden en waar ze het beste in zijn.
Het plannen van een Challenge op het werk vereist speciale planningsvaardigheden die ervoor zorgen dat alle stukjes op tijd in elkaar passen. Jij (de organisator) bent de persoon die verantwoordelijk is voor het plannen van de vergaderingen van het comité, en het combineren van alle middelen die zij inbrengen.
Promotie van de Uitdaging
Je hebt iemand nodig die verantwoordelijk is voor het promoten van het evenement en die als liaison optreedt (d.w.z. marketing en PR). Deze persoon zal verantwoordelijk zijn voor het versturen en beantwoorden van de e-mails van het team, voor het leveren van de updates, omdat jij het leaderboard bijhoudt.
Als je ook externe contacten hebt voor sponsoring van goede doelen, kun je overwegen om nog iemand in deze rol op te nemen, zodat hij of zij zich alleen op de betrokkenheid bij de gemeenschap kan richten.
Handelen van het geld
Eén persoon moet het geld beheren. Dit vereist een gedetailleerde boekhouding van het inkomende en uitgaande geld. Dit omvat deelnemersbijdragen, en aankopen zoals team T-shirts en prijzen. Als u een geldinzamelingsactie organiseert, moet dit ook worden verantwoord.
Evenementen plannen
U hebt een evenementencoördinator nodig. Deze persoon plant de ruimte(s) voor wekelijkse bijeenkomsten, wegingen en wedstrijden. Hij/zij zal ook verantwoordelijk zijn voor het vinden van speciale locaties voor extra gelegenheden als dat nodig is.
Deze activiteiten kunnen van alles omvatten, van het plannen van restaurantreserveringen voor de “uit eten” week van de uitdaging, tot het plannen van een wandelroute voor de “stap-uitdaging”.
Communicatie
Als gastheer bent u ook de hoofdcoördinator die verantwoordelijk is voor de lopende communicatie, tijdlijnen en te leveren prestaties.
Ga er niet van uit dat alleen omdat iemand heeft toegezegd iets voor volgende week vrijdag af te hebben, dat ze dat ook zullen doen. Sommige mensen voelen zich niet op hun gemak om “nee” te zeggen en hebben misschien toegezegd iets te doen wat ze eigenlijk niet wilden doen. Het is aan u om ervoor te zorgen dat alle opdrachten op tijd en volledig worden afgeleverd.
Vertrouwelijkheid
Elke Weight Loss Challenge vereist een persoon om toezicht te houden op de wekelijkse weging. Je moet respecteren dat dit een delicate kwestie is voor sommige mensen. Discretie en vertrouwen moeten worden gewaarborgd aan de deelnemers. De personeelsverpleegkundige of gezondheidscoördinator zal waarschijnlijk de meest voor de hand liggende keuze zijn voor deze functie.
Diversen
Andere zaken waar je als organisator mee belast zult moeten worden zijn:
- Zorg ervoor dat alle deelnemers hebben gecontroleerd of ze fit genoeg zijn om mee te doen. Het is misschien een goed moment om hen aan te moedigen naar hun dokter te gaan voor een jaarlijkse controle.
- Publiceer het reglement van de Weight Loss Challenge en zorg ervoor dat iedereen een exemplaar krijgt.
- Als u specialisten op kantoor laat komen om over voeding en beweging te praten, moeten zij vroeg worden geïnterviewd en geboekt. Niet alle personal trainers zijn vertrouwd met kantoorfitness of met zwaarlijvige personen. Ook zijn niet alle voedingsdeskundigen in staat om mensen met speciale dieetwensen te helpen. Iedereen die u voor een gesprek binnenhaalt, zal vragen worden gesteld en waarschijnlijk demonstraties geven, dus ze moeten ervaren, deskundig en persoonlijk zijn.
Moedig hen aan om hun bedrijf te promoten en speciale prijzen aan te bieden aan de uitdagers. Deze kruispromotie kan voor hen verleidelijk genoeg zijn om gratis te komen. - Als eenmaal overeenstemming is bereikt over het type puntentelling, zijn publicatie en controle van de wekelijkse totalen uw verantwoordelijkheid. U hoeft de wegingen niet te doen, maar u hebt wel de wekelijkse cijfers nodig (pond of percentage). Als u punten toevoegt voor activiteiten verzamelt u deze van de teamleiders.
- U bent verantwoordelijk voor het versturen van de groepsmails, wekelijkse nieuwsbrieven, en het plaatsen van updates op de leaderboards. U zult de EERSTE zijn om te weten wie de finalisten en winnaars zijn. Delegeer of deel deze informatie niet vóór de ceremoniële onthulling.
- Maak een e-maillijst voor de workplace challenge, specifiek voor deze communicatie. U moet de teams en teamleiders op verschillende lijsten hebben. Stuur updates en herinneringen. U hoeft niet iedereen aan een evenement te herinneren, maar herinner de teamleiders eraan om hun team eraan te herinneren.
De leiding hebben vereist dat u enigszins afstand neemt van de groepen voor het geval er een geschil is waarover een uitspraak moet worden gedaan. U kunt een onpartijdig persoon kiezen om de uiteindelijke rechter te zijn. Waarschijnlijk niet iemand van het management.
Om het leuk en eerlijk te houden, kunnen het management en de leidinggevenden gewoon ontspannen van hun leiderschapsrol en deel uitmaken van een Weight Loss Challenge Team.
Jouw missie, mocht je die accepteren.
Ik heb nog maar nauwelijks een tipje van de sluier opgelicht over wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een leuke en succesvolle Weight Loss Challenge voor de werkvloer. Het klinkt wel erg als werk, nietwaar? Als organisator is het jouw taak om ervoor te zorgen dat het voor iedereen een FUN en SUCCESVOL evenement wordt!
Als je dat doet, zullen mensen nog jaren over je praten en over de leuke tijd die ze hebben gehad!
Als je wat begeleiding wilt, hebben we een Organizers ToolKit met alles wat je nodig hebt. Gewoon hier aanmelden