Hoe maak je een risicobeheerplan?

Waarom schrijf je een risicobeheerplan?

In zijn boek Done Right wijst Workfront CEO Alex Shootman erop dat je niet altijd kunt en zult winnen. “Om te slagen, moet je het risico van mislukking onder ogen zien en veerkrachtig zijn voor alles wat uit het niets komt … Wat me op de been houdt in moeilijke tijden is de wetenschap dat succes morgen leeft aan de andere kant van de mislukking van vandaag. Er is altijd een nieuwe kans om te winnen.”

De veerkracht die Shootman beschrijft wordt mogelijk gemaakt door project risicomanagement. We komen in elk deel van ons leven risico’s tegen en maken daar plannen voor, van het kopen van een rampenverzekering tot het oefenen van een evacuatieplan. We kunnen niet precies voorspellen wat er zal gebeuren, of wanneer een risico zich zal voordoen, maar we kunnen onze ervaring, wijsheid, onderzoek en vooruitziende blik gebruiken om zo goed mogelijk voorbereid te blijven en ons hoofd koel te houden wanneer risico’s zich voordoen.

Inzicht in projectrisico’s

Om te beginnen met het schrijven van een risicomanagementplan, laten we eerst eens kijken naar een nuttige definitie van projectrisico uit A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), 2000 Edition:

“…een risico is een onzekere gebeurtenis of omstandigheid die, als deze zich voordoet, een positief of negatief effect heeft op een projectdoelstelling. Een risico is dus niet een gebeurtenis of voorval dat een project al is overkomen. Het is een gebeurtenis die zou kunnen plaatsvinden.”

Een gebeurtenis die al heeft plaatsgevonden is een projectprobleem waar je actief op moet reageren. Een projectrisico daarentegen is iets dat kan gebeuren en waarop je voorbereid moet blijven.

De 3 elementen van elk risico

Gregory Becker onderscheidt de risicogebeurtenis van twee andere cruciale componenten van elk risico:

1. Het risico zelf is de gebeurtenis of omstandigheid die zich kan voordoen. Het risico moet duidelijk worden gedefinieerd, zodat de bezorgdheid reëel wordt en hierop kan worden gereageerd.

2. De gevolgen van een risico moeten ook worden gedefinieerd, zodat uw team weet wat er op het spel staat, hoe groot en urgent de gevolgen zijn waarop het moet reageren, en welke projectgebieden kunnen worden beïnvloed.

3. De waarschijnlijkheid van een risico moet zo nauwkeurig mogelijk worden ingeschat, zodat uw team een passende en evenredige hoeveelheid tijd en energie kan toewijzen aan het plannen, bewaken en reageren op een risico.

Anticipeer op goede en slechte risico’s

Risico’s waarop u zeker wilt anticiperen en waarvoor u een planning wilt maken, zijn risico’s die van invloed kunnen zijn op de tijdlijn, het budget of de kwaliteit van de te leveren producten. En, ondanks de vaak negatieve connotatie, kunnen risico’s in feite een positieve impact hebben. Er is bijvoorbeeld altijd een mogelijkheid dat de marktprijzen dalen en uw project plots ver onder het budget komt te zitten. Hebt u gepland hoe u het bespaarde geld kunt herbestemmen?

Verscheid de 3 soorten risico’s

Alle projectrisico’s zijn ongepland, maar slechts enkele zijn onvoorzienbaar. Risico’s vallen in een van de drie categorieën van kenbaarheid:

1. Een bekend risico wordt al in een vroeg stadium van de planning door de teamleden onderkend (oppositiestemmen, budgetoverschrijdingen, materiaaltekorten, beperkingen aan hulpbronnen, enzovoort). Deze moeten ruim van tevoren grondig worden gedocumenteerd in uw risicobeheerplan.

2. Een onbekend risico is niet in kaart gebracht in de planningsfasen en is slechts bekend bij een beperkt aantal personen. Het ontdekken van deze risico’s moet het belangrijkste aandachtspunt zijn van uw onderzoek en uw risicobeheersplan.

3. Een onbekend risico, waarop redelijkerwijs niet kan worden geanticipeerd en dat voor de meeste mensen een verrassing is (een systeemstoring, plotselinge ziekte, ongeval, enz.).

Het idee achter een risicobeheersplan is om potentiële risico’s – zowel goede als slechte – voor te zijn. Het is een onderdeel van het projectplanningsproces dat uw team helpt om proactief te blijven in plaats van reactief en te krabbelen. Hoe meer u zich voorbereidt op het onverwachte, hoe minder verrassingen uw project zullen doen ontsporen.

Whitepaper: The Complete Guide to Planning Creative Projects

Ebook: 3 Winning Strategies for IT Project Success

Risk management plan process

Step 1: Identificeer potentiële risico’s

Brainstorm met uw hele team en alle belanghebbenden bij het project over potentiële risico’s voor uw risicomanagementplan. Elke deelnemer moet het project grondig bekijken vanuit het perspectief van zijn rol, en alles binnen zijn gezichtsveld identificeren wat als een risicogebeurtenis of -voorwaarde zou kunnen worden gezien. Wat kunnen zij vanuit hun gezichtspunt zien dat anderen misschien niet zien?

Moedig uw team in deze brainstorm aan om zich uit te spreken over alle potentiële risico’s en betrek alle belanghebbenden erbij. In dit stadium moeten alle ideeën op tafel liggen. Het is uiteindelijk aan de projectmanager om de punten te distilleren en af te ronden die in het risicomanagementplan zullen worden opgenomen. De projectmanager zal ook putten uit onderzoek, ervaringen uit het verleden, andere projectmanagers en soortgelijke projecten.

Stap 2: Evalueer en beoordeel potentiële risico’s

Daarna ordent u uw uitgebreide lijst van potentiële risico’s naar waarschijnlijkheid (laag, matig en hoog risico) en impact (laag, matig en ernstig). Deze informatie kan worden samengebracht in een zogenaamd risicoregister. Hoewel het geen deel uitmaakt van de projectplanningsfase, beschouw je het risicoregister als een levend document dat je tijdens het project opnieuw zult bekijken en eventueel wijzigen.

Pro tip: Een proactieve risicomanagementtechniek is communicatie. In Done Right, schrijft Workfront CEO Alex Shootman dat in zijn ervaring:

“…alle projecten zullen ten minste drie rampen hebben en ze zullen niet gerelateerd zijn aan de technische taken bij de hand. Ze zullen zijn geworteld in de communicatie. En het is meestal niet hoe je de ramp vermijdt dat telt. Het is hoe je ermee omgaat, je realiserend dat de rampen waarschijnlijk voortkomen uit miscommunicatie, vaagheid, of het niet delen van vitale details en beslissingen op het juiste moment.”

Stap 3: Wijs het eigenaarschap toe voor elk potentieel risico

Bij het toewijzen van teamleden om risico’s te overzien, heeft u uw lijst geprioriteerd en weet u hoeveel middelen u nodig zult hebben voor elk risico. De aangewezen teamleden zullen verantwoordelijk zijn om in actie te springen als het potentiële risico in een werkelijk probleem verandert. Het toewijzen van risico-eigendom in uw risicobeheerplan zorgt ervoor dat iemand altijd een oogje in het zeil houdt voor elk probleem, en helpt bij het snel en efficiënt oplossen van problemen.

Stap 4: Zorg voor preventieve reacties

De projectmanager en de eigenaar van elk risico moeten samenwerken en het risicoregister gebruiken om de juiste reacties te bepalen als en wanneer een risico een probleem wordt. U zult beslissen welke van de volgende vier reacties geschikt is:

Vermijden: verander uw plannen of aanpak om het risico te elimineren.

Overdragen: wijs het risico toe aan iemand anders binnen het team, binnen het bedrijf, of daarbuiten (bijv, een verzekeringsmaatschappij of leverancier).

Mitigeer: verminder de waarschijnlijkheid en/of de impact van de bedreiging op het project.

Accepteer: accepteer het risico en ga om met de gevolgen ervan.

Uw risicomanagementplan moet zichtbaar zijn voor alle teamleden, zodat iedereen weet op welke risico’s moet worden gelet en met wie contact moet worden opgenomen als een van deze risico’s zich voordoet. In dit digitale tijdperk kunt u uw onderneming eenvoudig koppelen aan één oplossing voor bedrijfswerkbeheer.

Stap 5: Risico’s voortdurend monitoren

Naast de risico’s die u al in uw risicomanagementplan hebt geïdentificeerd, komen er ongetwijfeld ook nieuwe risico’s naar boven. Dit is waar een risicobeheersysteem in het spel komt, evenals uw voortdurende monitoring en beheersing van risico’s. Risicobeheer vereist dat u gebeurtenissen opspoort en rapporteert die aanleiding geven tot uw reactieplan(nen). En het betekent het analyseren van het risico ten opzichte van uw oorspronkelijke beoordeling om ervan te leren en toekomstige planning.

Risicoplanning is een complex en doorlopend onderdeel van solide projectmanagement. Het is onmogelijk om alles te voorspellen wat er mis zal gaan, maar het hebben van een systeem voor het geval zich problemen voordoen, zal uw kansen op succes zeker vergroten, en zal toekomstige projecten verbeteren. Bovendien zal de praktijk van het anticiperen op risico’s uw team alleen maar aanmoedigen om flexibel te blijven en niet bang te zijn om nieuwe dingen te proberen.

Whitepaper: De hoge kosten van chaos

Whitepaper: The Unnerving Cost of IT Project Management

Get started with risk planning

Na verloop van tijd kan effectief projectrisicomanagement de overhead verlagen en uw teams slimmer laten werken. Projectmanagers krijgen de hulp die ze nodig hebben om brandjes te blussen, en problemen die groot hadden kunnen zijn, worden gereduceerd tot kleine hobbels op de weg. Zoals Shootman adviseert in Done Right, “accepteer dat als je het buitengewone nastreeft, je niet altijd zult slagen. Maar accepteer ook dat je niet geweldig wordt in het voor elkaar krijgen van buitengewoon werk door risico’s, verrassingen of fouten te vermijden.”

Workfront vereenvoudigt het proces van het maken van een project risicomanagement plan. Werk samen met uw team op één locatie, waardoor de communicatie en transparantie gedurende het project toenemen. Iedereen zal in staat zijn om input te leveren en samen op potentiële problemen te letten, waardoor het aantal risico’s dat in rampen verandert tot een minimum wordt beperkt. Als u klaar bent om te beginnen met het plannen van risico’s voor uw volgende project, neem dan vandaag nog een product tour.