Hoe maak je een goede snelgids

Wat is een snelgids

Een snelgids is documentatie die op één of twee pagina’s beknopte instructies geeft over hoe een product moet worden gebruikt. Ze kunnen zeer gedetailleerd of zeer eenvoudig zijn, afhankelijk van wat er nodig is.

Nagenoeg elk product vereist een vorm van documentatie om klanten te helpen begrijpen hoe het moet worden gebruikt. Afhankelijk van het product kunnen die gebruikersgidsen of producthandleidingen soms honderden pagina’s lang zijn met pagina’s vol lange blokken tekst.

Met andere woorden, ze kunnen behoorlijk ontmoedigend zijn, vooral voor nieuwe gebruikers.

Het spreekt voor zich dat u documentatie nodig hebt die alles dekt wat uw product kan doen. Maar soms willen uw klanten gewoon iets weten zonder dat ze door een heleboel content moeten waden om het te vinden.

Een snelzoekgids is een perfecte manier om uw gebruikers een schat aan snel toegankelijke informatie te bieden op een gemakkelijk te begrijpen, boeiende manier.

Hierover leest u het volgende:

• Waarom is het belangrijk?
• De essentiële elementen voor het maken van een geweldige snelgids.
• Hoe maak je een snelgids in zes eenvoudige stappen.
• Gemeenschappelijke soorten snelgidsen.
• Do’s en don’ts van snelgidsen.

Waarom is het belangrijk?

Ze zijn vooral nuttig wanneer een product of dienst een aantal verschillende of geavanceerde functies heeft, maar ook eenvoudiger kan worden bediend.

Zo heb ik bijvoorbeeld een paar jaar geleden mijn basisfornuis opgewaardeerd voor een mooier, geavanceerder model. Terwijl de oven op het oude fornuis in principe aan of uit was met temperatuurinstellingen, kwam mijn nieuwe fornuis met allerlei nieuwe functies.

Er was een gewone bakstand, maar ook een convectiebakstand, braadstand, broodbakstand en nog veel meer. Bovendien, de nieuwe heeft knoppen en een digitale uitlezing, terwijl de oude was gewoon een knop die je draaide om het in te schakelen en de temperatuur in te stellen.

Nu, ik heb gebakken een brood of twee in mijn dag, maar laten we eerlijk zijn. Meestal als ik mijn oven gebruik, ben ik pizzabroodjes aan het opwarmen of wat knoflookbrood aan het roosteren, dus ik gebruik meestal de gewone bakstand.

Gelukkig heeft de fabrikant een snelstartgids (een van de meest voorkomende soorten snelreferentiegidsen) geleverd om me te helpen bij het basisbakken. In een paar korte stappen, wist ik precies wat ik moest doen om de oven te gebruiken voor zijn meest elementaire functie.

Toen ik met de meer geavanceerde functies wilde werken, kon ik dieper in de volledige producthandleiding duiken.

Snelzoekgidsen stellen uw gebruikers in staat om snel en gemakkelijk de informatie te vinden die zij nodig hebben om een specifieke taak of reeks taken uit te voeren. Ze vervangen niet een volledige gebruikershandleiding, maar ze bieden een fantastische aanvullende manier om informatie te leveren.

Gelukkig maakt Snagit het super eenvoudig om een quick-reference guide te maken.

Hier staat alles wat u moet weten over het maken van een quick-reference guide van hoge kwaliteit in no-time.

Is een quick-start guide een quick-reference guide?

Het snelle antwoord: Ja!

Zoals hierboven opgemerkt, is een quick-start gids een van de meest voorkomende soorten quick-reference gidsen. Dus, terwijl niet alle quick-reference gidsen zijn quick-start gidsen, alle quick-start gidsen zijn quick-reference gidsen.

Make sense?

Hoe maak je een quick-reference gids in zes eenvoudige stappen

En, als je niet beschikt over de juiste tools, dit is waar dingen echt lastig kunnen worden. Het kan tijdrovend zijn om te proberen alles in een Microsoft Word-document te zetten, bijvoorbeeld.

En als u geen toegang hebt tot een professionele ontwerper, kan het een beetje ontmoedigend zijn om ervoor te zorgen dat uw snelle referentiegids er geweldig uitziet.

Maar zo hoeft het niet te zijn.

Ik zal u een geheimpje verklappen: als het gaat om het ontwerpen van geweldige inhoud, zijn de sjablonen van Snagit 2020 mijn superkracht.

Ze bieden professioneel ogende ontwerpen die u kunt gebruiken om snel handleidingen te maken met het gemak van slepen en neerzetten.

Snagit 2020 wordt geleverd met sjablonen, maar u kunt er ook tientallen meer downloaden met TechSmith Assets for Snagit.

Snagit-sjablonen stellen u in staat om een reeks verschillende soorten how-to’s, procesdocumenten, handleidingen en meer te maken.

Maar laten we voor dit voorbeeld zeggen dat ik een snel naslagwerk wil maken voor vijf van de meest gebruikte hulpmiddelen in Snagit.

Stap 1. Neem je screenshots

Neem eerst alle screenshots die je nodig hebt en maak alle annotaties (pijlen, tekst, enz.) die je in de afbeelding wilt opnemen.

Step 2. Maak uw sjabloon

Kies vervolgens in de Snagit-editor >Afbeelding maken op basis van sjabloon.

Stap 3. Kies een sjabloon

Selecteer het sjabloon dat u wilt gebruiken. U kunt kiezen uit een groot aantal sjablonen voor snelle verwijzingen.

Voor dit voorbeeld heb ik gekozen voor het Basis 5 Stappen Landschap. Deze sjabloon is bedoeld als een stap-voor-stap gids, maar het is perfect voor deze, ook.

Stap 4. Voeg afbeeldingen toe

Vanuit de lade onderaan de Snagit-editor (de lade Recente afbeeldingen) sleept u uw schermafbeeldingen naar de plaatshouders in de sjabloon.

Stap 5. Wijzig de grootte van de afbeeldingen

Vergroot uw schermafbeeldingen naar behoefte of pas ze anderszins aan.

Stap 6. Voeg de geschreven inhoud toe

Voeg uw beschrijvingen in de overeenkomstige secties in de ruimte rechts van het sjabloon in, en voeg een titel toe in het titelvak.

En u bent klaar!

Het kostte me meer tijd om de stappen uit te schrijven dan om deze kleine snelgids te maken.

Daarna kun je hem opslaan, een link delen, of hem uitprinten om op je bureau te leggen.

Gemeenschappelijke typen snelzoekgidsen

Er zijn verschillende typen snelzoekgidsen, dus u wilt precies weten wat uw publiek nodig heeft voordat u er een maakt.

Heeft uw publiek behoefte aan een snelle en eenvoudige manier om aan de slag te gaan met de meest elementaire functies van uw product? Dan wilt u een snelstartgids maken.

Of misschien hebben ze een naslagwerk nodig om de UX van uw software te begrijpen? Wat dacht u van een verklarende woordenlijst van veelgebruikte termen? Of een overzicht van de belangrijkste functies van uw product?

Of stel dat uw gebruikers overstappen van een bepaald stuk software op het uwe. Welke informatie kunnen zij nodig hebben om de overgang te vergemakkelijken? Denk aan zaken als verschillen in menustructuren, pictogrammen, namen van functies, enz.

Al deze dingen (en nog veel meer) kunnen worden bereikt met een snelgids.

Maar, natuurlijk, al deze zijn zeer verschillende toepassingen. Leer de behoeften en verwachtingen van uw publiek kennen en maak vervolgens de inhoud die ze nodig hebben om te slagen.

1. Snelstartgids
   Help uw gebruikers snel aan de slag te gaan met uw product.
2. Kern- of basistaakgidsen
   Gelijk aan een snelstartgids, maar biedt een overzicht van hoe u de meest elementaire of kernfuncties van uw product of service kunt gebruiken.
3. Gids voor meer geavanceerde functies
   Zodra uw gebruikers er klaar voor zijn om een stap verder te gaan, kunt u een snelgids gebruiken om ze kennis te laten maken met andere functionaliteiten of functies.
4. Gids voor productwijzigingen
   Heeft uw software onlangs een update ondergaan? Gebruik een snelgids om uw gebruikers door de wijzigingen te loodsen.
5. Stap-voor-stap how-to
   Kent u een proces dat u moet uitleggen? Laat het zien!
6. Gebruikershandleiding voor producten met beperkte functies of functionaliteit
   Als uw product geen enorme handleiding vereist, kan een quick-reference guide alle documentatie zijn die u nodig hebt.

Essentiële elementen voor het maken van een geweldige quick-reference of quick-start guide

Ken uw publiek en hun behoeften

Hoe meer van deze blogs ik schrijf, hoe meer ik me bewust word van consistente thema’s. Het creëren van de inhoud die je publiek wil (en niet noodzakelijkerwijs wat je ze wilt vertellen) is een van de meest consistente.

Zoals opgemerkt in dit artikel over hoe je effectievere klanteducatie-inhoud kunt maken, zijn er een aantal manieren om erachter te komen wat dat precies is, waaronder online forums, klantenenquêtes, of zelfs van je eigen technische ondersteuningsmedewerkers.

Ongeacht hoe u het krijgt, het leveren van inhoud die uw klanten willen en nodig hebben, zal een lange weg gaan bij het verzekeren van het succes van uw snel naslagmateriaal.

Simpliciteit is de sleutel

Het hele punt van een snel naslagwerk is om informatie gemakkelijk en gemakkelijk toegankelijk te maken, dus zorg ervoor dat het eenvoudig te begrijpen is.

Gebruik visuals

Vermijd zoveel mogelijk grote tekstblokken Gebruik in plaats daarvan visuele elementen zoals screenshots met markup, pictogrammen of productfoto’s – en net genoeg tekst om ervoor te zorgen dat uw punten duidelijk zijn.

Neem alleen essentiële informatie op

Beperk het tot één of twee pagina’s. Probeer niet alles uit uw volledige gebruikershandleiding te halen. Denk er eens over na – een snel naslagwerk dat een inhoudsopgave nodig heeft, is waarschijnlijk niet zo snel.

Kies de belangrijkste informatie om een bepaalde taak uit te voeren of die anderszins overbrengt wat u wilt laten zien. Breng complexe concepten terug tot hun meest elementaire vorm.

Weet wat je erin moet laten en wat je weg moet laten. Onthoud dat u altijd een andere snelgids kunt maken om andere belangrijke onderwerpen te behandelen.

Gebruik een eenvoudige en makkelijk te volgen lay-out

Als uw snelgids niet visueel aantrekkelijk en makkelijk te volgen is, zullen uw gebruikers hem niet nuttig vinden.

U hoeft geen totaalkunstwerk te maken om een goede snelgids te maken. Soms is een eenvoudige schermafbeelding met pijlen, tekst, enz. al voldoende om iemand de informatie te geven die hij nodig heeft.

Visuele inhoud

Ik heb het gevoel dat ik dit niet genoeg kan benadrukken: uw snelle referentiegids zal gewoon niet zo effectief, boeiend en nuttig zijn als hij kan zijn zonder goede afbeeldingen, pictogrammen, screenshots of andere visuele elementen.

Afbeeldingen trekken de aandacht en bieden ankerpunten voor uw inhoud, zodat uw gebruikers snel en gemakkelijk belangrijke informatiepunten kunnen identificeren.

Uit ons onderzoek naar de waarde van visuele elementen blijkt zelfs dat mensen beter leren met afbeeldingen en tekst dan met alleen tekst.

U kunt alles te weten komen over hoe waardevol visuele communicatie kan zijn met deze geweldige infographic.

En, heeft u ooit gehoord van de uitdrukking een beeld zegt meer dan duizend woorden? Nou, het blijkt dat de beste manier om iets te laten zien is om het daadwerkelijk te ZIEN.

Een goede afbeelding kan een ton aan informatie overbrengen en helpen de tekstdichtheid van uw inhoud te verminderen en het gebruikersvriendelijker te maken.

Onze vrienden bij Venngage hebben wat meer informatie over het belang van visuele inhoud.

Do’s en don’ts van de quick-reference guide

Niet alle quick-reference guides zullen zo eenvoudig zijn als de gids die ik heb gemaakt. Sommige hebben meer tekst nodig, andere meer afbeeldingen. Sommige hebben een complexere lay-out nodig. Afhankelijk van het onderwerp, kan het langer zijn.

Er is een breed scala van soorten en toepassingen voor quick-reference guides, en het zou onmogelijk zijn om ze hier allemaal te behandelen. Maar er zijn een aantal algemene do’s en don’ts die vrij universeel zijn:

Do

1. Houd het zo kort mogelijk. Eén tot twee pagina’s is het beste.
2. Gebruik visuals zoals geannoteerde screenshots, iconen, product- of UX-afbeeldingen, enz.
3. Gebruik een zinnige, makkelijk te volgen lay-out, met duidelijke koppen en subkoppen waar nodig.
4. Ken uw publiek en wat ze nodig hebben.
5. Zorg dat het op zichzelf staat. Gebruikers zouden niet in uw handleiding moeten hoeven kijken om uw snelgids te begrijpen.

Probeer niet

1. Te veel informatie in te proppen. Je probeert niet je hele handleiding in deze gids te proppen.
2. Maak je lettergroottes zo klein dat niemand ze kan lezen zonder een elektronenmicroscoop.
3. Herhaal onnodig informatie.

Ga aan de slag met het maken van geweldige quick-reference gidsen met Snagit 2020

Quick-reference gidsen zijn een geweldige manier om uw gebruikers en klanten te voorzien van snelle en handige instructies voor de meest voorkomende functies van uw product of dienst.

Van schermafbeeldingen en beeldbewerking tot sjablonen en beeldmateriaal, Snagit 2020 maakt het ongelooflijk eenvoudig om nuttige, boeiende en visueel aantrekkelijke snelreferentiegidsen te maken