Deze handleiding behandelt:
Wat zijn externe koppelingen of verwijzingen?
Wanneer u formules maakt in Excel en verwijst naar een gegevenspunt in een andere werkmap, maakt Excel een koppeling naar die werkmap.
Dus uw formule kan er ongeveer zo uitzien als hieronder:
Merk op dat het geel gemarkeerde gedeelte de externe koppeling is (ook wel externe verwijzing genoemd). Dit deel van de formule vertelt Excel om naar deze werkmap (Score.xlsx) te gaan en te verwijzen naar de opgegeven cel in de werkmap.
Het voordeel van een externe koppeling in uw formule is dat u deze automatisch kunt bijwerken wanneer de gegevens in de gekoppelde werkmap veranderen.
Het nadeel is echter dat u die gekoppelde werkmap altijd beschikbaar moet hebben. Als u het gekoppelde werkmapbestand verwijdert, de naam wijzigt of de maplocatie wijzigt, worden de gegevens niet bijgewerkt.
Als u werkt met een werkmap die externe koppelingen bevat en u moet deze delen met collega’s/klanten, is het beter om deze externe koppelingen te verwijderen.
Als u echter veel formules hebt, kunt u gek worden als u dit handmatig doet.
Hoe externe koppelingen en verwijzingen te vinden in Excel
Hier zijn een paar technieken die u kunt gebruiken om snel externe koppelingen te vinden in Excel:
- Het gebruik van Zoeken en vervangen.
- Het gebruik van de optie Koppelingen bewerken.
Laten we eens kijken hoe elk van deze technieken werkt.
Externe koppelingen zoeken met behulp van Zoeken en vervangen
Cellen met externe koppelingen bevatten de naam van de werkmap waarnaar het koppelt. Dit zou betekenen dat de verwijzing de bestandsnaam met extensie .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb zou hebben.
We kunnen dit gebruiken om alle externe koppelingen te vinden.
Hierbij de stappen om externe koppelingen in Excel te vinden met behulp van Zoeken en Vervangen:
- Selecteer alle cellen.
- Ga naar het tabblad Home -> Bewerken -> Zoeken & Selecteer -> Zoeken.
- In het dialoogvenster Zoeken en vervangen voert u *.xl* in het veld ‘Zoek wat’ in.
- Klik op Alles zoeken.
Dit zal alle cellen vinden en tonen die externe links in zich hebben.
Nu kunt u al deze cellen selecteren (selecteer het eerste record, houd de Shift-toets ingedrukt en selecteer dan het laatste record) en de formules omzetten in waarden.
Externe koppelingen zoeken met de optie Koppelingen bewerken
Excel heeft een ingebouwd hulpmiddel waarmee u alle externe verwijzingen kunt vinden.
Hier volgen de stappen om externe koppelingen te vinden met de optie Koppelingen bewerken:
- Ga naar het tabblad Gegevens.
- In de groep Verbindingen klikt u op Koppelingen bewerken. Het dialoogvenster Koppelingen bewerken wordt geopend met een lijst van alle werkmappen waarnaar wordt verwezen.
- Klik op Koppelingen verbreken om alle gekoppelde cellen om te zetten in waarden.
Ben u ervan bewust dat als u eenmaal de koppelingen verbreekt, u dit niet meer ongedaan kunt maken. Maak eerst een back-up voordat u dit doet.
Krijgt u nog steeds de prompt voor externe links?
Soms vindt en verwijdert u alle externe koppelingen, maar krijgt u nog steeds een prompt zoals hieronder:
Doe niet zo gek en begin Excel niet uit te schelden.
Dus als u de prompt voor het bijwerken van koppelingen krijgt, controleer dan ook het volgende voor externe koppelingen:
- Naamreeksen
- Conditional Formatting
- Data Validation
- Shapes
- Chart Titles
Gebruik van ‘Zoeken en vervangen’ of ‘Koppelingen bewerken’ zoals hierboven getoond, zou externe koppelingen in deze bovengenoemde functies niet identificeren.
Hier volgen de stappen om externe koppelingen op deze plaatsen te vinden:
- Genoemde reeksen: Ga naar het tabblad Formule en klik op Naambeheer. Het zal u alle benoemde bereiken in de werkmap tonen. U kunt de kolom ‘Verwijst naar’ controleren om externe verwijzingen te vinden.
- Voorwaardelijke opmaak: De enige manier waarop een externe link in Voorwaardelijke opmaak terecht kan komen, is via de aangepaste formule. Ga naar het tabblad Home -> Voorwaardelijke opmaak -> Regels beheren. In de Voorwaardelijke opmaak regels manager, controleer de formules voor externe links.
- Gegevensvalidatie: Het is mogelijk dat de vervolgkeuzelijst voor gegevensvalidatie verwijst naar een genoemd bereik dat op zijn beurt externe koppelingen heeft. Het controleren van Named Ranges zou ook dit probleem moeten oplossen.
- Shapes: Als u vormen gebruikt die aan cellen zijn gekoppeld, controleer deze dan op externe koppelingen. Hier is een snelle manier om door alle vormen te gaan:
- Druk op de F5 toets. Het opent het Ga naar dialoogvenster.
- Klik op Speciaal.
- In het Ga naar speciaal dialoogvenster, selecteer Objecten.
- Klik op OK. Dit zou alle vormen selecteren. U kunt nu de Tab-toets gebruiken om deze te doorlopen.
- Grafiektitels: Selecteer de grafiektitel en controleer in de formulebalk of deze naar een externe koppeling verwijst.
U kunt meer leren over Externe koppelingen uit deze tutorials:
- Externe koppelingen zoeken in Excel – Contextures Blog.
- Externe koppelingen zoeken – Microsoft Excel Support.
Er is ook een add-in beschikbaar om externe koppelingen in Excel te vinden. Klik hier voor meer informatie en om de invoegtoepassing te downloaden.
Je vindt de volgende Excel-handleidingen misschien ook leuk: