Effective Scheduling

Het is het einde van weer een drukke werkdag en, ook al kwam je vroeg op kantoor en ging je laat weg, je hebt niet het gevoel dat je iets belangrijks hebt bereikt.

Het is maar al te gemakkelijk om dit te laten gebeuren. Geconfronteerd met eindeloze vergaderingen, frequente onderbrekingen en dringende last-minute taken, kunt u gemakkelijk de hele dag bezig zijn zonder enige vooruitgang te boeken bij projecten en doelen met een hoge prioriteit.

Daarom is het zo belangrijk om te weten hoe u uw tijd goed kunt plannen. In dit artikel bekijken we de stappen die u kunt nemen om dit te doen, waardoor u tijd vrijmaakt voor het werk dat er echt toe doet, terwijl u nog steeds tijd overhoudt voor persoonlijke ontwikkeling, familie en vrienden.

Het belang van plannen

Plannen is de kunst van het plannen van uw activiteiten, zodat u uw doelen en prioriteiten kunt bereiken in de tijd die u beschikbaar hebt. Wanneer het effectief wordt gedaan, helpt het u:

• Begrijpen wat u realistisch gezien kunt bereiken met uw tijd.
• Zorg ervoor dat u voldoende tijd hebt voor essentiële taken.
• Voeg onvoorziene tijd toe voor “het onverwachte.”
• Vermijd het nemen van meer dan je aankunt.
• Werk gestaag aan uw persoonlijke en carrièredoelen.
• Heb voldoende tijd voor familie en vrienden, lichaamsbeweging en hobby’s.
• Zorg voor een goede balans tussen werk en privé.

Tijd is de enige hulpbron die we niet kunnen kopen, maar we verspillen het vaak of gebruiken het ineffectief. Planning helpt u na te denken over wat u wilt bereiken in een dag, week of maand, en het houdt u op het goede spoor om uw doelen te bereiken.

Hoe u uw tijd kunt plannen

Stel een regelmatig tijdstip vast om uw planning te doen – aan het begin van elke week of maand, bijvoorbeeld.

Er zijn een aantal verschillende hulpmiddelen om uit te kiezen. Een eenvoudige en gemakkelijke manier om een planning bij te houden is het gebruik van pen en papier, waarbij u uw tijd indeelt met behulp van een weekplanner. (Klik hier voor een gratis te downloaden planner sjabloon om mee te beginnen.)

U kunt ook apps en software gebruiken zoals Google Calendar®, MS Outlook® en Business Calendar. Kies een planning tool die past bij uw situatie, de huidige structuur van uw werk, uw persoonlijke smaak, en uw budget.

Het belangrijkste bij het kiezen van uw planner is dat u gemakkelijk gegevens kunt invoeren, en stelt u in staat om een geschikte tijdsspanne (dag / week / maand) te bekijken in het niveau van detail dat u nodig hebt.

Als u eenmaal hebt besloten welk hulpmiddel u wilt gebruiken, stelt u uw planning op de volgende manier op:

Stap 1: Bepaal de beschikbare tijd

Begin met het vaststellen van de tijd die u voor uw werk beschikbaar wilt stellen.

Hoe veel tijd u aan uw werk besteedt, moet een afspiegeling zijn van de opzet van uw baan en uw persoonlijke doelen in het leven.

Als u bijvoorbeeld promotie wilt maken, kan het verstandig zijn om elke dag meer dan de normale uren te werken om uw toewijding te tonen. Als u daarentegen voldoende tijd wilt hebben voor activiteiten buiten het werk, zou u kunnen besluiten om uw toegewezen uren te doen en niet meer.

Stap 2: Plan essentiële acties

Volgende, blokkeer de acties die u absoluut moet nemen om een goede baan te doen. Dit zijn vaak de zaken waarop u wordt beoordeeld.

Zorg er bijvoorbeeld voor dat u, als u leiding geeft aan mensen, voldoende tijd vrijmaakt om persoonlijke kwesties, coaching en supervisie van teamleden af te handelen. Zorg ook voor tijd om te communiceren met uw baas en belangrijke mensen om u heen.

Stap 3: Plan activiteiten met hoge prioriteit

Bekijk uw To-Do List , en plan activiteiten met hoge prioriteit en urgentie in, evenals essentiële onderhoudstaken die niet kunnen worden gedelegeerd of vermeden.

Probeer deze taken af te stemmen op de momenten van de dag waarop u het meest productief bent – sommige mensen zijn bijvoorbeeld ’s ochtends het meest energiek en efficiënt, terwijl anderen zich ’s middags of ’s avonds beter kunnen concentreren. (Ons artikel “Is dit een ochtendtaak?” kan u helpen uw beste tijdstippen te bepalen.)

Stap 4: Plan tijd voor onvoorziene omstandigheden

Next, plan wat extra tijd in om onvoorziene omstandigheden en noodsituaties het hoofd te bieden. De ervaring zal u leren hoeveel u moet inplannen – in het algemeen geldt: hoe onvoorspelbaarder uw baan, hoe meer onvoorziene tijd u nodig zult hebben. (Als u deze tijd niet inplant, zullen noodgevallen nog steeds gebeuren en zult u uiteindelijk overwerken.)

Veelvuldige onderbrekingen kunnen uw tijd opeten. Door ze te leren beheersen, kunt u de hoeveelheid onvoorziene tijd die u opzij moet zetten, verminderen. Sommige onderbrekingen zullen moeilijk te voorspellen zijn, maar door wat open ruimte in uw planning over te laten, krijgt u de flexibiliteit die u nodig hebt om taken te herschikken en te reageren op belangrijke kwesties wanneer deze zich voordoen.

Stap 5: Plan discretionaire tijd

De ruimte die u in uw planner hebt overgelaten, is “discretionaire tijd”: tijd die beschikbaar is om uw prioriteiten uit te voeren en uw doelen te bereiken. Herzie uw geprioriteerde To-Do List en persoonlijke doelen , evalueer de tijd die u nodig hebt om ze te bereiken, en plan ze in.

Stap 6: Analyseer uw activiteiten

Als u, tegen de tijd dat u bij stap vijf bent, merkt dat u weinig of geen vrije tijd beschikbaar hebt, moet u stappen twee, drie en vier opnieuw doorlopen, en u afvragen of alle taken die u hebt ingevoerd absoluut noodzakelijk zijn. Het kan zijn dat sommige dingen kunnen worden gedelegeerd of aangepakt op een meer tijdsefficiënte manier.

Een van de belangrijkste manieren waarop u succes kunt opbouwen, is door de hefboomwerking te maximaliseren die u kunt bereiken met uw tijd. Verhoog de hoeveelheid werk die u kunt voltooien door te delegeren aan andere mensen, belangrijke taken uit te besteden, of technologie te gebruiken om zoveel mogelijk van uw werk te automatiseren. Dit zal u vrijmaken om uw doelen te bereiken.

Als u merkt dat uw discretionaire tijd nog steeds beperkt is, dan moet u misschien opnieuw onderhandelen over uw werklast of om hulp vragen . Gebruik uw nieuw opgestelde schema als bewijs van uw zware verplichtingen. Dit toont aan uw baas hoe goed georganiseerd u bent, en kan hem of haar ontvankelijker maken voor uw verzoek!

Download werkblad