Zaken voeren doorgaans een beleid van expensieve afschrijvingen (dat wil zeggen, momenteel aftrekken in plaats van afschrijven) voor artikelen die minder kosten dan een drempelbedrag. Het is eenvoudigweg niet de moeite waard om goedkope artikelen over vele jaren af te schrijven. De bedragen die bedrijven vaststellen als hun aftrekdrempels lopen sterk uiteen. Tot nu toe gaf de IRS geen richtlijnen over wat de drempel zou moeten zijn, en het was altijd mogelijk dat de IRS zou aanvoeren dat de drempel van een belastingbetaler te hoog was. Dit is nu echter veranderd. In nieuwe IRS-voorschriften wordt deze praktijk van drempeluitgaven in de wet verankerd door een nieuwe de minimis safe harbor in te stellen. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f).) Voor het eerst heeft de IRS ook maximumbedragen in dollar vastgesteld die als “de minimis” (Latijn voor gering of onbeduidend) in de boeken mogen worden opgenomen. Deze veilige haven werd beschikbaar voor alle belastingbetalers op 1 januari 2014. Bovendien is het nut van de veilige haven voor de meeste belastingplichtigen sterk toegenomen omdat de IRS het bedrag dat door kleinere belastingplichtigen kan worden afgetrokken, heeft verhoogd van $ 500 naar $ 2.500.
Voorbeeld: Alice koopt twee computers voor haar bedrijf voor $2.000 per stuk voor een totaalbedrag van $4.000, zoals blijkt uit de factuur. Door gebruik te maken van de de minimis safe harbor, kan zij de volledige uitgave van $4.000 in één jaar aftrekken, mits aan de voorwaarden voor het gebruik van de safe harbor is voldaan.
Wat kan worden afgetrokken
De de minimis safe harbor wordt meestal gebruikt om de kosten af te trekken van materiële persoonlijke eigendommen (eenheden van eigendom) die u in uw bedrijf gebruikt. Onderdelen die worden aangeschaft om een eenheid van materiële goederen te onderhouden of te repareren – dat wil zeggen reserveonderdelen – zijn ook aftrekbaar onder de de minimis safe harbor indien zij binnen de de minimis-limiet vallen. Deze categorie omvat geen onderdelen die worden aangeschaft als onderdeel van een eenheid van eigendom – bijvoorbeeld de originele motor in een auto. Elk artikel met een economische levensduur van 12 maanden of minder moet volgens de veilige haven worden afgetrokken als de kosten binnen de de minimis-limiet vallen.
De veilige haven kan niet worden gebruikt om de kosten van grond of inventaris (artikelen die worden aangehouden voor verkoop aan klanten) af te trekken.
Maximaal de minimis-bedrag
Het maximale bedrag dat u volgens de veilige haven voor de minimis-aftrek kunt aftrekken, hangt af van de vraag of uw bedrijf een “toepasselijke jaarrekening” voor het jaar heeft. Hieronder valt een door een accountant gecertificeerde jaarrekening. Het omvat ook een financiële verklaring (anders dan een belastingaangifte) die uw bedrijf indient bij de SEC of een andere staats- of federale instantie (niet de IRS) – bijvoorbeeld een formulier 10-K of een jaarlijkse verklaring aan de aandeelhouders. Alleen grotere bedrijven of bedrijven die beursgenoteerd zijn, dienen gewoonlijk dergelijke verklaringen in.
Gecertifieerde financiële verklaringen door CPA’s kosten meestal minstens enkele duizenden dollars, en slechts weinig kleine bedrijven hebben deze. Als u niet over een dergelijke financiële verklaring beschikt, mag u de de minimis safe harbor alleen gebruiken voor goederen waarvan de kosten niet meer bedragen dan $ 2500 per factuur, of $ 2500 per artikel zoals gestaafd door de factuur. Dit bedrag was $ 500 in de oorspronkelijke versie van de verordening, maar de IRS verhoogde het naar $ 2.500 met ingang van 2016. Bovendien zegt de IRS dat het een eerder gebruik van het bedrag van $ 2.500 niet zal aanvechten, op voorwaarde dat de vereisten zijn gesatificeerd.
Als de kosten hoger zijn dan $ 2.500 per factuur (of item), mag geen deel van de kosten worden afgetrokken door gebruik te maken van de de minimis veilige haven. Beschikt u over een toepasselijk financieel memorandum, dan mag u het bedrag per artikel of per factuur verhogen tot $5.000.
Voorbeeld: Alice uit het bovenstaande voorbeeld kocht twee computers voor haar bedrijf voor $ 2.000 per stuk voor een totale kostprijs van $ 4.000, zoals aangegeven op de factuur. Alice heeft aan het begin van het jaar boekhoudkundige procedures om bedragen die zijn betaald voor onroerend goed dat minder dan $ 2.500 kost, als kosten op te voeren, en Alice verwerkt de bedragen die voor de computers zijn betaald als kosten in haar boeken en administratie. De voor de computers betaalde bedragen voldoen aan de voorwaarden van de de minimis safe harbor. Alice kan momenteel het volledige bedrag aftrekken als gewone en noodzakelijke bedrijfskosten.
Om te bepalen of de kosten van een artikel de drempel van $ 2.500 of $ 5.000 overschrijden, moet u alle bijkomende kosten opnemen die op dezelfde factuur staan als het tastbare goed – bijvoorbeeld leverings- en/of installatiekosten. U bent echter niet verplicht om “bijkomende kosten voor het verwerven of produceren” van het goed op te nemen die “niet zijn opgenomen in dezelfde factuur als het tastbaar goed”. De beste strategie is om dergelijke extra kosten op een aparte factuur op te nemen.
Wanneer u deze keuze maakt, geldt dit voor alle kosten die u maakt en die in aanmerking komen voor de de minimis safe harbor. U kunt niet kiezen welke posten u wilt opnemen. U moet ook posten opnemen die anders aftrekbaar zouden zijn als materiaal en benodigdheden.
Kwalificeren voor de veilige haven
Om in aanmerking te komen voor deze veilige haven voor de-minimisuitgaven, moet een belastingplichtige:
- vóór de eerste dag van het belastingjaar (1 januari voor belastingplichtigen voor het kalenderjaar) een boekhoudkundige procedure vaststellen die hem verplicht bedragen te betalen voor eigendom dat ofwel (1) minder kost dan een bepaald dollarbedrag, en/of (2) een economische levensduur heeft van 12 maanden of minder, en
- dit soort bedragen daadwerkelijk behandelen als momenteel aftrekbare kosten in zijn boeken en bescheiden.
Als u een “toepasselijke financiële verklaring” hebt en in aanmerking wilt komen voor het gebruik van de de minimis-limiet van $ 5.000, moet uw boekhoudkundige procedure schriftelijk zijn en vóór 1 januari van het belastingjaar zijn ondertekend. Als u niet over een dergelijke verklaring beschikt en alleen in aanmerking komt voor de limiet van $ 2.500, hoeft u uw procedure niet schriftelijk vast te leggen (hoewel u dat nog steeds mag doen). Maar de procedure moet wel zijn ingevoerd vóór 1 januari van het belastingjaar.
Claiming the Safe Harbor
Om te profiteren van de de minimis safe harbor, moet u elk jaar een keuze indienen bij uw belastingaangifte.