Consumer Compliance Outlook

Consumer Compliance Outlook

Door Richele S. Brady, voormalig onderzoeker, Federal Reserve Bank of San Francisco

Dit artikel is voor het eerst gepubliceerd in 2009,1 toen we veelvoorkomende nalevingskwesties in verband met de vereisten voor escrow accounting krachtens Verordening X bespraken en praktijken bespraken die instellingen kunnen overwegen om overtredingen van de regels voor escrow accounting te helpen voorkomen.

Sinds het artikel voor het eerst werd gepubliceerd, blijft de Federal Reserve tijdens nalevingsonderzoeken problemen met escrow accounting waarnemen, waaronder schendingen die voortvloeien uit het gebruik van software van derden om escrow-berekeningen uit te voeren, wat niet eerder werd besproken. Daarom vernieuwen we het artikel om veel voorkomende escrow-schendingen te herzien, manieren te bespreken om risico’s te beperken bij het vertrouwen op software van derden, en een overzicht te geven van een 2013-wijziging van Regulation X die een escrow-boekhoudvereiste heeft toegevoegd voor gedwongen geplaatste verzekeringen voor woninghypotheken.

ESCROW COMPLIANCE ISSUES

Federal Reserve System-onderzoeksgegevens voor staatsbanken geven aan dat verschillende van Regulation X’s escrow-vereisten voorkomen onder veel voorkomende overtredingen, waaronder de volgende:

• Inzicht in escrow-boekhoudmethoden;
• Opstellen van escrow-openbaarmakingsverklaringen;
• Bepalen van escrow-depositobedragen;
• Zorgen dat jaarlijkse analyses resulteren in correcte rekeningsaldi; en
• Voldoen aan problemen als gevolg van het gebruik van verkopers.

Wij bespreken deze kwesties hieronder.

Escrow Accounting Methods

Bij het opzetten en bijhouden van escrow-rekeningen moeten financiële instellingen het volgende doen:2

• Voordat een escrow-rekening wordt geopend, een escrow-rekeninganalyse uitvoeren om het bedrag te bepalen dat de kredietnemer bij de aanvang op de escrow-rekening moet storten en het bedrag van de periodieke betalingen van de kredietnemer op de escrow-rekening;3
• Een initiële escrow-rekeningverklaring opstellen en aan de kredietnemer bezorgen;4
• Een escrow-rekeninganalyse uitvoeren aan het einde van elk escrow-rekeningberekeningsjaar om de maandelijkse escrow-rekeningbetalingen van de kredietnemer voor het volgende berekeningsjaar te bepalen;5
• De initiële en jaarlijkse escrow-rekeninganalyses gebruiken om te bepalen of er een overschot, tekort of tekort bestaat en de rekening aanpassen;6 en
• Een jaarlijkse escrow-rekeningverklaring opstellen en aan de kredietnemer bezorgen.7

Deze escrow-taken moeten worden uitgevoerd in overeenstemming met de boekhoudkundige regels die zijn uiteengezet in sectie 17 van Regulation X (12 C.F.R. §1024.17). Bovendien beperkt de verordening de bedragen die op geblokkeerde rekeningen mogen worden aangehouden, alsmede specifieke vereisten voor de inhoud van de eerste en jaarlijkse overzichten. Van bijzonder belang is de eis in §1024.17(c)(4) dat kredietverstrekkers bij het uitvoeren van de rekeninganalyse een geaggregeerde analyse uitvoeren in plaats van een analyse van een enkel item. Bij een “single-item” analyse wordt elke geblokkeerde post afzonderlijk in aanmerking genomen, terwijl bij een “aggregate” analyse de rekening als geheel wordt beschouwd om de toereikendheid van de geblokkeerde middelen te berekenen. Deze laatste regel heeft tot verwarring geleid, waardoor onjuiste bedragen op escrow-rekeningen werden aangehouden.

Initial Escrow Account Analysis and Disclosure

De initiële escrow-rekeninganalyse en de openbaarmakingsverklaring vormen de basis voor de escrow-rekening. Daarom is het belangrijk bij de vaststelling van de rekening met het volgende rekening te houden:

• Initiële analyse van de escrow-rekening. Naleving van de geaggregeerde boekhoudregels is noodzakelijk om de vereiste escrow-bedragen nauwkeurig te berekenen. Fouten kunnen het gevolg zijn van een combinatie van te veel vertrouwen in geautomatiseerde systemen om de vereiste berekeningen uit te voeren en personeel dat niet voldoende vertrouwd is met de regels. Voorbeelden van specifieke oorzaken zijn:
• Initiële Escrow Deposito’s. De verordening vereist dat de beheerder een escrow-rekeninganalyse uitvoert alvorens een escrow-rekening op te richten.8 Te hoge kosten bij de inning van initiële escrow-depots komen vaak voor als gevolg van fouten in deze initiële analyse. De beheerder mag de lener een bedrag in rekening brengen dat voldoende is om de kosten te betalen voor het onroerend goed dat de lening dekt, zoals belastingen en verzekeringen, die kunnen worden toegeschreven aan de periode vanaf de datum waarop dergelijke betaling(en) voor het laatst werden betaald tot de datum van de eerste betaling, met als doel een nulsaldo aan het einde van het berekeningsjaar van de geblokkeerde rekening. De servicer mag de lener echter geen buffer in rekening brengen die groter is dan een zesde van het geschatte totaal van de jaarlijkse betalingen uit de geblokkeerde rekening.

Andere berekenings- of systeeminvoerfouten kunnen leiden tot fouten in de escrow-depotbedragen. Enkele voorbeelden zijn:

• Het gebruik van onjuiste kussenbedragen boven de reglementaire beperkingen;
• Het innen van overtollige fondsen wanneer een onroerendezaakbelastingtermijn bij de afwikkeling wordt betaald;
• Het opnemen van premies voor hypotheekverzekering (MI) in kussenbedragen wanneer MI-premies maandelijks worden betaald;
• Het gebruik van onjuiste uitbetalingsdata bij het projecteren van activiteiten, zoals het gebruik van de vervaldatum in plaats van de verwachte uitbetalingsdata;
• Het nalaten om afzonderlijke escrow-rekeningposten te specificeren; en
• Het afronden van aanpassingen op een even dollarbedrag.

Annual Escrow Account Analysis and Statement

Net zoals fouten in de initiële escrow-analyse vaak leiden tot fouten in het initiële escrow-depot, kunnen fouten in de jaarlijkse rekeninganalyse ook leiden tot onjuiste berekeningen, die vaak resulteren in onjuiste overschot-, tekort-, of tekortbedragen. Enkele typische oorzaken zijn:

• Het gebruik van onjuiste uitbetalingsdata bij het projecteren van de activiteit voor het volgende jaar (bv, Het veranderen van de data van geprojecteerde uitbetalingen kan resulteren in prognoses van rekeningsaldi die onjuist zijn);
• Prognoses van overschotten, tekorten of tekorten op basis van onjuiste rekeningsaldi;
• Analyseren van een geblokkeerde rekening op basis van een berekeningsperiode van meer dan 12 maanden;
• Een grondige herziening van verzekerings- en/of belastingfacturen wordt uitgevoerd voor een nauwkeurige projectie van de uitbetalingsbedragen voor het komende jaar;
• Het aanhouden van onjuiste bufferbedragen boven de wettelijke vereisten of lagere beperkingen die in hypotheekleningsdocumenten zijn geplaatst; en
• Het nalaten om kredietnemer(s) surplusbedragen van meer dan $50 terug te betalen, waar vereist door §1024.17(f)(2)(i). Dit geldt niet als een betaling niet binnen 30 dagen na de vervaldatum is ontvangen.9

Ook onjuiste jaarlijkse escrow-verklaringen zijn over het algemeen het gevolg van ontbrekende informatie, zoals het niet opnemen van alle vereiste elementen, of van fouten in de jaarlijkse analyse. Voorbeelden van informatie die vaak ontbreekt of onjuist is op de jaarlijkse verklaring zijn:

• De reden waarom het geprojecteerde lage saldo (d.w.z., kussen) niet werd bereikt;
• De totale bedragen betaald in en uit de geblokkeerde rekening in het voorgaande jaar; en
• Een of meer geschatte betalingen of uitbetalingen ontbreken in de rekeninganalyse.

Inhoud van de jaarlijkse verklaring van de escrow-rekening

De dienstverleners zijn in het algemeen verplicht10 om een jaarlijkse verklaring van de escrow-rekening te verstrekken die een rekeninggeschiedenis bevat, die de activiteit in de escrow-rekening tijdens het jaar van berekening van de escrow-rekening weergeeft, en een projectie van de activiteit in de rekening voor het volgende jaar.11

De rekeninggeschiedenis kan onvolledig zijn als gevolg van een verandering in beheerders tijdens de looptijd van de lening. Wanneer servicing-veranderingen optreden, is het belangrijk voor de nieuwe beheerder om ervoor te zorgen dat hij de accountgeschiedenis van de vorige beheerder ontvangt.

Risico’s van het gebruik van software van derden om escrow-berekeningen uit te voeren

Sommige financiële instellingen vertrouwen op software van derden om escrow-berekeningen uit te voeren en de vereiste openbaarmakingen te maken. Softwareleveranciers moeten, net als elke andere leverancier, goed worden beheerd om het risico van schendingen te beperken. In een eerder artikel besprak Outlook deze kwestie:

“Veel banken gebruiken software van verkopers om consumenteninformatie te genereren voor verschillende lening- en depositoproducten. Na wijzigingen in de openbaarmakingsregelgeving in de afgelopen jaren hebben sommige verkopers verzuimd hun software bij te werken, wat resulteerde in verschillende fouten op openbaarmakingsformulieren. Dergelijke problemen doen zich voor wanneer het bankmanagement uitsluitend op de verkoper vertrouwt zonder zijn eigen onafhankelijke beoordeling van de openbaarmakingsvereisten uit te voeren om ervoor te zorgen dat de vereiste wijzigingen worden doorgevoerd. “12

Daarnaast kunnen financiële instellingen periodiek controleren of de software van de verkoper de escrow-berekeningen correct uitvoert als controle.

Aanvullende Escrow-vereisten voor leners met een risicoverzekering: §1024.17(k)(5)

In een regelgeving van 2013 ter uitvoering van de Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act,13 heeft het Consumer Financial Protection Bureau (BCFP) een bepaling inzake gedwongen verzekering toegevoegd die van toepassing is op kredietnemers met geblokkeerde rekeningen voor de betaling van risicoverzekeringen.14 Wanneer een kredietnemer meer dan 30 dagen achterstallig is met zijn of haar hypotheekbetaling, verbiedt de verordening een leningbeheerder in het algemeen om een gedwongen verzekering te kopen. In plaats daarvan, tenzij de beheerder een “kleine beheerder” is en aan bepaalde voorwaarden voldoet of “niet in staat is om fondsen uit te betalen” (beide worden hierna besproken), moet de beheerder de premie voor de bestaande polis betalen uit de geblokkeerde rekening van de kredietnemer, zelfs als de geblokkeerde rekening onvoldoende fondsen heeft om de premie te dekken.15 Als een beheerder krachtens deze bepaling fondsen voorschiet, kan hij terugbetaling van de kredietnemer eisen.16

Vóór deze wijziging konden kredietverstrekkers een risicopolis laten vervallen wanneer kredietnemers meer dan 30 dagen achterliepen op hun hypotheek en deze vervangen door een gedwongen geplaatste verzekeringspolis, die vaak duurder is.17 In de preambule bij de definitieve regel legde het BCFP zijn bezorgdheid over deze praktijk uit:

Een onder dwang geplaatste verzekering biedt over het algemeen aanzienlijk minder dekking voor het onroerend goed van een lener tegen aanzienlijk hogere premiekosten dan een door de lener afgesloten risicoverzekering, zoals hieronder wordt besproken in verband met § 1024.37. … Wanneer een beheerder rekeningen ontvangt voor de risicoverzekering van de kredietnemer in verband met het beheer van een geblokkeerde rekening, benadeelt een beheerder die ervoor kiest geen voorschot te storten op de geblokkeerde rekening van een kredietnemer die in gebreke blijft om de risicoverzekering van de kredietnemer te handhaven, waardoor die verzekering vervalt, en die vervolgens een veel hoger bedrag voorschiet op de geblokkeerde rekening van een kredietnemer om een gedwongen geplaatste verzekeringspolis te verkrijgen, op onredelijke wijze een kredietnemer. Sectie 1024.17(k)(5) … beschermt leners tegen de ongerechtvaardigde gedwongen plaatsing van een verzekering wanneer een dienstverlener geen redelijke basis heeft om de last aan een lener op te leggen.
– 78 Fed. Reg. at 10712

“Unable to Disburse Funds”

Het verbod in Sectie 1024.17(k)(5) tegen het kopen van een gedwongen verzekering is niet van toepassing wanneer een beheerder “niet in staat is om fondsen uit te betalen.”

Dit doet zich voor wanneer een beheerder een redelijke basis heeft om te geloven dat: 1) de verzekering van de kredietnemer wordt geannuleerd (of niet verlengd) om andere redenen dan niet-betaling; of 2) het pand staat leeg. Het BCFP heeft de carve-out voor leegstaande eigendommen opgenomen omdat veel gevarenverzekeringspolissen geen verliezen op leegstaande eigendommen dekken.

Het commentaar bij de regel geeft voorbeelden van situaties waarin een beheerder een redelijke basis heeft om aan te nemen dat de verzekering van een kredietnemer wordt geannuleerd om andere redenen dan niet-betaling: (1) wanneer een kredietnemer een servicer ervan in kennis stelt dat de kredietnemer de dekking van de gevarenverzekering heeft geannuleerd en de servicer geen kennisgeving van een andere gevarenverzekering heeft ontvangen, (2) wanneer een servicer een kennisgeving van annulering of niet-verlenging ontvangt van de verzekeringsmaatschappij van de kredietnemer voordat betaling verschuldigd is op de gevarenverzekering van de kredietnemer, of (3) wanneer een servicer geen betalingskennisgeving ontvangt tegen de vervaldatum van de gevarenverzekering van de kredietnemer.18 Wanneer een van deze voorwaarden aanwezig is, zou een beheerder in staat zijn om krachtens §1024.17(k)(5) een gedwongen verzekering te kopen.

Small Servicer Exception

Een beperkte uitzondering geldt voor “kleine beheerders,” zoals gedefinieerd in 12 C.F.R. §1026.41(e)(4)(ii). Kleine servicers kunnen een gedwongen verzekering afsluiten, zelfs als de kleine servicer in staat is om fondsen uit de geblokkeerde rekening van een kredietnemer uit te betalen, mits de kosten voor de kredietnemer lager zijn dan het bedrag dat de kleine servicer zou moeten uitgeven om de bestaande risicoverzekering van de kredietnemer te handhaven.

Beheer van escrow-risico’s

Instellingen die escrow-rekeningen aanbieden, kunnen risico’s beheren door de systemen voor de boekhouding van escrow en de bekendmakingen te herzien om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de vereisten van 12 C.F.R. §1024.17. Het analyseren van de in dit artikel besproken escrow-boekhoudproblemen en hun oorzaken wanneer u aan dit proces begint, zal helpen ervoor te zorgen dat u niet dezelfde fouten maakt. Kredietverstrekkers die leningen met geblokkeerde rekeningen aanhouden of beheren, kunnen ook de volgende praktijken overwegen om de risico’s te helpen beheren:

• Begrijp de verschillen tussen analyses op basis van enkelvoudige items en geaggregeerde analyses. Dit onderscheid is een belangrijke factor bij het voldoen aan de vereisten voor escrow-accounting.
• Verricht regelmatig personeelstraining over escrow-vereisten en omvat training in het juiste gebruik van het softwareplatform dat wordt gebruikt om escrow-rekeninginformatie te genereren.
• Voer periodieke systeemtests uit om ervoor te zorgen dat de systemen de escrow-rekeninganalyses nauwkeurig uitvoeren.
• Bekijk hypotheekleningsdocumenten op bewoordingen met betrekking tot bufferlimieten en zorg ervoor dat systemen voldoen aan de wettelijke of de contractuele bufferlimieten, afhankelijk van welke lager zijn.
• Ontwikkel beleid en procedures voor escrow-rekeningvereisten.
• Uitvoeren van periodieke nalevingsbeoordelingen en audits die zowel de escrow-boekhouding als de escrow-rekeningafschriften omvatten.
• Periodiek controleren of de berekeningen van de verkoper correct zijn en of de verkoper wijzigingen in de regelgeving voor escrow-vereisten implementeert.
• Zo ook, het opvolgen na een systeemvernieuwing of software-upgrade om ervoor te zorgen dat parameters niet onbedoeld zijn gewijzigd, wat resulteert in een voorheen niet-bestaand probleem.

CONCLUSIE

De potentiële impact op consumenten en de bijbehorende risico’s voor kredietverstrekkers maken naleving van de vereisten voor eerste en jaarlijkse escrow-rekeningoverzichten bijzonder belangrijk. Hoewel dit artikel enige praktische informatie bevat om instellingen te helpen risico’s te beheren, wordt niet uitputtend ingegaan op alle regels in verband met escrow, noch op alle complexiteiten van de regels inzake de boekhouding van escrowrekeningen. Specifieke kwesties en vragen moeten worden voorgelegd aan de contactpersoon bij uw Reserve Bank of aan uw primaire toezichthouder.

Endnote

1 Richele Brady, “Escrow Accounting Rules: Are You In Compliance?” (Consumer Compliance Outlook, tweede kwartaal 2009)

2 De escrow-vereisten staan in 12 C.F.R. §1024.17

3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

7 12 C.F.R. §1024.17(1)

8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

917(i)(l)

11 De vereiste van de geblokkeerde verklaring is niet van toepassing indien de lening in gebreke of in executoriale toestand is of indien de kredietnemer faillissement heeft aangevraagd. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)

12 Cathryn Judd en Mark Jennings, “Vendor Risk Management- Compliance Considerations,” Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.

13 78 Fed. Reg. 10696 (14 februari 2013)

14 78 Fed. Reg. at 10714