Wat is een begrotingsvariantie?
Een budgetvariantie is een periodieke maatstaf die wordt gebruikt door overheden, bedrijven of particulieren om het verschil tussen gebudgetteerde en werkelijke cijfers voor een bepaalde boekhoudkundige categorie te kwantificeren. Een gunstige begrotingsvariantie verwijst naar positieve varianties of winsten; een ongunstige begrotingsvariantie beschrijft negatieve variantie, wat wijst op verliezen of tekorten. Begrotingsvarianties treden op omdat prognosemakers niet in staat zijn om toekomstige kosten en inkomsten met volledige nauwkeurigheid te voorspellen.
Begrotingsvarianties kunnen in grote lijnen optreden als gevolg van zowel gecontroleerde als oncontroleerbare factoren. Bijvoorbeeld, een slecht gepland budget en arbeidskosten zijn beheersbare factoren. Oncontroleerbare factoren zijn vaak extern en ontstaan door gebeurtenissen buiten het bedrijf, zoals een natuurramp.
Key Takeaways
- Een budgetvariantie is een boekhoudkundige term die gevallen beschrijft waarin de werkelijke kosten hoger of lager zijn dan de standaard- of geraamde kosten.
- Een ongunstige, of negatieve, begrotingsvariantie duidt op een begrotingstekort, dat kan optreden omdat de inkomsten achterblijven of de kosten hoger uitvallen dan verwacht.
- Varianties kunnen optreden om interne of externe redenen en omvatten menselijke fouten, slechte verwachtingen, en veranderende zakelijke of economische omstandigheden.
Begrip van budgetvarianties
Er zijn drie primaire oorzaken van budgetvariantie: fouten, veranderende zakelijke omstandigheden, en niet ingeloste verwachtingen.
- Fouten door de makers van het budget kunnen optreden bij het samenstellen van het budget. Er zijn een aantal redenen voor, waaronder foutieve wiskunde, het gebruik van de verkeerde veronderstellingen, of het vertrouwen op verouderde of slechte gegevens.
- Veranderende zakelijke omstandigheden, waaronder veranderingen in de algemene economie of de wereldhandel, kunnen begrotingsvariaties veroorzaken. Er kan een stijging zijn in de kosten van grondstoffen of een nieuwe concurrent kan de markt hebben betreden om prijsdruk te creëren. Politieke veranderingen en veranderingen in de regelgeving die niet nauwkeurig zijn voorspeld, vallen ook onder deze categorie.
- Budgetvarianties zullen ook optreden wanneer het managementteam de verwachtingen overtreft of onderpresteert. Verwachtingen zijn altijd gebaseerd op ramingen en projecten, die ook afhankelijk zijn van de waarden van inputs en veronderstellingen die in de begroting zijn ingebouwd. Als gevolg hiervan komen varianties vaker voor dan bedrijfsmanagers zouden willen.
Betekenis van een budgetvariantie
Een variantie moet op de juiste manier worden aangeduid als “gunstig” of “ongunstig”. Een gunstige afwijking is een afwijking waarbij de inkomsten hoger zijn dan begroot, of waarbij de uitgaven lager zijn dan voorspeld. Het resultaat kan een hoger inkomen zijn dan oorspronkelijk geraamd. Daarentegen is er sprake van een ongunstige afwijking wanneer de ontvangsten lager uitvallen dan begroot of de uitgaven hoger uitvallen dan voorspeld. Als gevolg van de afwijking kan het nettoresultaat lager zijn dan het management oorspronkelijk had verwacht.
Als de afwijkingen als materieel worden beschouwd, zullen ze worden onderzocht om de oorzaak te bepalen. Vervolgens krijgt het management de opdracht om te kijken of het de situatie kan verhelpen. De definitie van materieel is subjectief en verschilt naar gelang van de onderneming en de relatieve omvang van de afwijking. Maar als een materiële afwijking gedurende een langere periode aanhoudt, moet het management waarschijnlijk zijn budgetteringsproces evalueren.
Budgetvariantie in een flexibel budget versus een statisch budget
Een flexibel budget maakt het mogelijk wijzigingen en updates aan te brengen wanneer de veronderstellingen die zijn gebruikt om het budget op te stellen, worden gewijzigd. Een statisch budget blijft echter hetzelfde, zelfs als de veronderstellingen veranderen. Een flexibel budget maakt het dus mogelijk zich beter aan te passen aan veranderende omstandigheden en zou moeten resulteren in minder budgetvarianties, zowel positieve als negatieve.
In de veronderstelling dat bijvoorbeeld de productie wordt verlaagd, zullen de variabele kosten ook lager uitvallen. Bij een flexibel budget komt dit tot uiting, en kunnen de resultaten bij dit lagere productieniveau worden geëvalueerd. Bij een statisch budget blijft het oorspronkelijke productieniveau ongewijzigd, en de daaruit voortvloeiende variantie is niet zo onthullend. Het is vermeldenswaard dat de meeste bedrijven juist om deze reden een flexibel budget gebruiken.
Voorbeeld van ongunstige variantie
Als voorbeeld stellen we dat de omzet van een bedrijf voor het eerste kwartaal van het jaar was begroot op $250.000. Het bedrijf genereerde echter slechts $200.000 aan verkoop omdat de vraag onder consumenten afnam. De ongunstige afwijking zou 50.000 dollar bedragen, of 20%.
Ook als de uitgaven voor de periode op 200.000 dollar waren begroot, maar in werkelijkheid 250.000 dollar zouden bedragen, zou er een ongunstige afwijking van 50.000 dollar zijn, of 25%.