10 stappen voor een geslaagde organisatie van een familiereünie

Of u nu een dozijn neven en nichten verwacht of honderden familieleden, het plannen van een zinvolle, gedenkwaardige en leuke familiereünie is een uitdaging. Het vergt tijd, organisatorische vaardigheden en een gevoel voor humor. Met deze 10 stappen wordt uw reünie een succes en blijft u gezond.

Maak een plan.

Begin met het kiezen van een datum en locatie. Bill Gunkel, professioneel planner van Reunions Unlimited, raadt aan om minstens 12 maanden vooruit te plannen. De beste eerste stap, zegt hij, is het versturen van vragenlijsten naar familieleden om input te krijgen over wanneer, waar en wat ze willen.

Stel een commissie samen om drie mogelijke data en locaties te selecteren. Stuur vragenlijsten waarin u familieleden vraagt de opties te rangschikken. Hoewel u niet aan ieders wensen kunt voldoen, is een enquête het beste middel om erachter te komen wat voor de meeste familieleden werkt.

Recruit en delegeer.

Niemand kan alle aspecten van een familiereünie beheren. Omring jezelf met capabele en enthousiaste commissieleden. Als voorzitter houdt u toezicht op het evenement, zorgt u voor de communicatie tussen de commissies, coördineert u de vrijwilligers en speelt u af en toe een vredestichter.

Voor kleine evenementen met 20 of 30 mensen hebt u maar een paar vrijwilligers nodig. Voor grote evenementen zijn meer vrijwilligers en commissies nodig.

Reünieklussen

Financieel directeur: beheert de reünie-rekening, houdt het budget bij, doet inkopen
Onderdak liaison: vindt accommodaties en onderhandelt over groepskortingen
Voedselregisseur: werkt samen met de cateraar of verzorgt de potluck
Correspondentiemedewerker: Communiceert met familieleden
Entertainment director: organiseert activiteiten voor verschillende leeftijden
Reserveringsmedewerker: houdt bij wie er komt
Mementos procurement: verzamelt aandenkens voor uitstalling
Welkomstcomité: maakt naamkaartjes, agenda’s en bewegwijzering; bemant registratie; helpt mensen zich te mengen

Creëer een commandocentrum.

Een reünie levert papierwerk op: Zelfs met subcommissies heeft de reünievoorzitter kopieën nodig van relevante informatie, zoals contracten met voedselverkopers, bijgewerkte registratie-informatie en logiesdetails.

Je kunt alles in een eenvoudige dossiermap bewaren, of je wilt misschien aparte mappen voor elke commissie in een archiefdoos. Houd uw administratie georganiseerd-u zult ze vaak raadplegen

Bouw een budget.

De kosten kunnen een grote factor zijn bij de opkomst, zegt Katy Anderson, eigenaar van Reunion Masters in San Jose, Californië. “Houd je kosten laag of probeer de familie veel aanlooptijd te geven om te budgetteren.” Ze beveelt 12 tot 18 maanden aan.

Geef een idee van de prijs in de eerste communicatie over de reünie. Voor duurdere get-togethers zoals cruises, Anderson suggereert het aanbieden van maandelijkse betaling opties.

In een latere update, het vragen van elke familie om te pitchen in een bepaald bedrag van startgeld is een goede manier om de opstartkosten te compenseren. Zorg voor meer geld voor fondsenwervingsprojecten, en neem financiële updates op in mailings.

Bereid een back-up plan voor.

Als uw reünie buiten zal plaatsvinden, reserveer dan een paviljoen dat alle aanwezigen kan herbergen in geval van onverwacht weer. Neem een paar gezelschapsspelletjes of knutselwerkjes mee die de kinderen binnen kunnen doen.

Rep het publiek op de hoogte.

Verstuur de uitnodigingen zo vroeg mogelijk. Als u ze per post wilt versturen, kunt u kiezen voor een eenvoudige flyer, een kaart of ansichtkaart, of een uitgebreide familie nieuwsbrief. Een milieuvriendelijke optie is een uitnodiging via e-mail van Evite of Punchbowl.

Ga ondertussen online om informatie door te geven en belangstelling te wekken. U kunt een privé-evenementpagina op Facebook maken en mensen uitnodigen om mee te doen, of iemand de leiding geven over het van tijd tot tijd versturen van eenvoudige e-mailupdates. Een ander idee is om een familie-gecentreerde website zoals Geni te gebruiken als een bericht hub.

Breng familie trivia in uw communicatie! Moedig familieleden aan om verhalen, ideeën en updates voor de mailings te sturen. Deze betrokkenheid leidt vaak tot een betere opkomst.

Bied voor elk wat wils.

Bied een scala aan activiteiten om tegemoet te komen aan verschillende leeftijden en interesses. U kunt ook optionele uitjes zoals golf, winkelcentrum reizen of excursies naar historische bezienswaardigheden.

Voor kinderen, streven naar een mix van outdoor en indoor activiteiten. Tieners kunnen de spelletjes van de jongere kinderen organiseren.

Start met een knal.

Linda Johnson Hoffman, auteur van The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), stelt ijsbrekers voor om de reünie af te trappen. “Iedereen betrekken bij hun aankomst is essentieel om de juiste toon te zetten”, zegt ze.

Icebreaker-activiteiten

Laat een welkomstcomité de aankomende gasten begroeten.
Maak een blanco stamboom en laat elk lid zijn informatie invullen.
Zorg voor een agenda met activiteiten, zodat niemand wordt overgeslagen.
Maak welkomstbanners
Geef freebies weg, zoals pennen met opdruk of blocnotes, bij de registratie

Deel het verhaal van uw familie.

Hoe verschillend uw familieleden ook zijn, uw familie-erfgoed is één ding dat u allen gemeen heeft. Vier het door oude foto’s en memorabilia op te hangen. Maak van de gelegenheid gebruik om een familiefotoalbum te maken (iedereen brengt foto’s mee en maakt een pagina), een boek met familieverhalen, een video met reüniebeelden of een familiereceptenboek.

Houd het momentum vast.

Na de reünie, plan om in contact te blijven tot de volgende. Familie nieuwsbrieven en websites zijn geweldig voor dit. Werf vrijwilligers om een nieuwsbrief te versturen, maak een pagina op Geni of Facebook en houd deze bij, of bouw een mooie familiegeschiedenis website (wij kunnen je laten zien hoe)!

Arquidia Mantina