As empresas normalmente têm uma política de gastos (ou seja, atualmente deduzindo ao invés de depreciar) itens que custam menos do que um valor limite. Simplesmente não vale a pena o trabalho de depreciar itens de baixo custo durante muitos anos. O montante que as empresas estabelecem como limite de despesas varia muito. Até agora, o IRS não deu qualquer orientação sobre qual deveria ser o limiar, e sempre foi possível argumentar que o limiar de um contribuinte era demasiado elevado. No entanto, isto mudou. Os novos regulamentos do IRS consagram este limiar de despesas na lei, estabelecendo um novo “porto seguro de minimis”. (Regulamento do IRS. §1.263(a)-1(f).) Além disso, pela primeira vez, a Receita Federal criou valores máximos em dólares que podem ser gastos como “de minimis” (latim para menores ou inconseqüentes). Este porto seguro ficou disponível para todos os contribuintes em 1º de janeiro de 2014. Além disso, a utilidade do “safe harbor” tem sido muito maior para a maioria dos contribuintes porque a Receita aumentou o valor que pode ser deduzido pelos contribuintes menores de $500 para $2.500,
Exemplo: A Alice compra dois computadores para o seu negócio a $2.000 cada, por um custo total de $4.000, como mostra a factura. Ao usar o safe harbor de minimis, ela pode deduzir toda a despesa de $4.000 em um único ano desde que os requisitos para usar o safe harbor sejam satisfeitos.
O que pode ser deduzido
O safe harbor de minimis é mais freqüentemente usado para deduzir o custo dos itens de bens pessoais tangíveis (unidades de propriedade) que você usa em seu negócio. Os componentes adquiridos para manter ou reparar uma unidade de bens tangíveis – ou seja, peças sobressalentes – também são deduzidos ao abrigo do “porto seguro de minimis”, se dentro do limite de minimis. Esta categoria não inclui os componentes que são adquiridos como parte de uma unidade de propriedade – por exemplo, o motor original de um automóvel. Qualquer item com uma vida útil econômica de 12 meses ou menos deve ser deduzido sob o safe harbor de minimis se o custo estiver dentro do limite de minimis.
Este safe harbor não pode ser usado para deduzir o custo de terra ou inventário (itens mantidos para venda aos clientes).
Máximo de valor mínimo
O valor máximo que você pode deduzir sob o safe harbor de minimis depende se o seu negócio tem uma “demonstração financeira aplicável” para o ano. Isto inclui uma demonstração financeira certificada preparada por um CPA. Também inclui uma declaração financeira (que não seja uma declaração de imposto de renda) seus arquivos de negócios com a SEC ou outra agência estadual ou federal (não incluindo o IRS) – por exemplo, um Formulário 10-K ou uma Declaração Anual aos Acionistas. Apenas as grandes empresas ou negócios que são negociados publicamente costumam apresentar tais declarações.
As declarações financeiras certificadas por CPAs costumam custar pelo menos vários milhares de dólares, e poucas pequenas empresas as têm. Se você não tiver tal demonstração financeira, você pode usar o safe harbor de minimis apenas para propriedades cujo custo não exceda $2.500 por fatura, ou $2.500 por item, conforme comprovado pela fatura. Este montante era de $500 na versão original do regulamento, mas o IRS aumentou-o para $2.500 a partir de 2016. Além disso, a Receita Federal diz que não vai desafiar um uso anterior da quantia de $2.500, desde que os requerimentos sejam cumpridos.
Se o custo exceder $2.500 por fatura (ou item), nenhuma parte do custo pode ser deduzida usando o safe harbor de minimis. Se você tiver uma demonstração financeira aplicável, então você pode aumentar o valor por item ou por fatura até $5.000,
Exemplo: Alice do exemplo acima comprou dois computadores para o seu negócio a $2.000 cada um por um custo total de $4.000, como indicado pela fatura. Alice tem procedimentos contábeis em vigor no início do ano para valores de despesas pagas por bens de custo inferior a $2.500, e Alice trata os valores pagos pelos computadores como uma despesa em seus livros e registros. Os valores pagos pelos computadores cumprem os requisitos do “safe harbor” de minimis. Alice pode atualmente deduzir o valor total como uma despesa comercial normal e necessária.
Ao determinar se o custo de um item excede o limite de $2.500 ou $5.000, você deve incluir todos os custos adicionais que estão na mesma fatura com a propriedade tangível – por exemplo, taxas de entrega e/ou instalação. Entretanto, não é necessário incluir “custos adicionais de aquisição ou produção” do bem que “não estão incluídos na mesma fatura do bem tangível”. A melhor estratégia é ter esses custos adicionais incluídos em uma fatura separada.
Quando você faz esta escolha, ela se aplica a todas as despesas em que você incorra que se qualificam para o “porto seguro de minimis”. Você não pode escolher quais itens você quer incluir. Você também deve incluir itens que de outra forma seriam dedutíveis como materiais e suprimentos.
Qualificando-se para o Porto Seguro
Para se qualificar para este porto seguro de minimis de despesas, o contribuinte deve:
- estabelecer antes do primeiro dia do ano fiscal (1 de Janeiro para os contribuintes do ano civil) um procedimento contabilístico exigindo-lhe que despende montantes pagos por bens (1) de custo inferior a um determinado valor em dólares, e/ou (2) com uma vida útil económica de 12 meses ou menos, e
- tratá-los como despesas actualmente dedutíveis nos seus livros e registos.
Se você tem uma “demonstração financeira aplicável” e deseja qualificar-se para usar o limite de $5.000 de minimis, seu procedimento contábil deve ser por escrito e assinado antes de 1 de janeiro do ano fiscal. Se você não tiver tal declaração e qualificar-se apenas para o limite de $2.500, você não precisa colocar seu procedimento por escrito (embora você ainda possa fazê-lo). Mas ainda deve estar em vigor antes de 1 de janeiro do ano fiscal.
Reivindicação do Porto Seguro
Para tirar proveito do porto seguro de minimis, você deve apresentar uma eleição com sua declaração de impostos a cada ano.