Email Modernization Program

A UW está embarcando em um programa para modernizar seus serviços de plataforma de e-mail e produtividade – o Programa de Modernização de E-mail (EMP). Os objetivos do EMP são assegurar que os atuais estudantes, professores, funcionários e membros da força de trabalho da UW Medicine tenham acesso aos mais recentes serviços de e-mail e plataforma de produtividade à sua disposição, para facilitar a resposta às solicitações de registros e para proteger dados sensíveis. Esta mensagem explica a lógica do PEM e como ele afetará várias populações UW e ex-UW.

Nesta Página

• O que isto significa para usuários de UW Deskmail e UW Windows Live
• O que isto significa para empregados e aposentados próximos
• O que isto significa para aposentados atuais
• Excepções para aposentados
• O que isto significa para ex-alunos
• Email Cronograma do Programa de Modernização
• Recursos para usuários do UW Deskmail
• Recursos para aposentados e ex-funcionários
• Recursos para ex-alunos e ex-alunos
• Perguntas frequentes sobre EMP

A decisão de modernizar os serviços de e-mail e plataforma de produtividade da UW foi tomada após cuidadosa revisão dos custos, tecnologias e recursos necessários para a entrega de serviços de e-mail e plataforma de produtividade, bem como a consideração dos efeitos que o PEM terá sobre uma grande variedade de usuários. A decisão também é fundamentada na assessoria da Procuradoria Geral da UW, do Oficial de Privacidade Institucional e dos Serviços de Gerenciamento de Registros. A equipe da UW-IT estará disponível para auxiliar os departamentos e pessoas que migrarem dos serviços de e-mail e da plataforma de produtividade da UW que estejam se aposentando para outros serviços de e-mail e plataforma de produtividade que ofereçam uma experiência mais atualizada e coesa.

Veja a linha do tempo EMP e os recursos do programa

Clique aqui para mais informações sobre a linha do tempo EMP e os recursos do programa.

Mudanças tecnológicas

Os serviços de plataforma de e-mail e produtividade mudaram drasticamente nos anos desde que a UW introduziu e desenvolveu os seus próprios sistemas domésticos (ou seja Deskmail, Alpine, e Pine). Em particular, o Google e a Microsoft tornaram-se os provedores dominantes e investiram muito na atualização e integração de serviços de e-mail e plataforma de produtividade baseados na nuvem. Ao mesmo tempo, tornou-se proibitivo em termos de custos para a UW atualizar as suas soluções de origem de modo a acompanhar os padrões de serviços de e-mail e plataforma de produtividade estabelecidos pelo Google e pela Microsoft.

Conformidade legal

Os serviços de e-mail e plataforma de produtividade da UW estão sujeitos a numerosas leis estaduais e federais, como a Lei de Registros Públicos, FERPA, HIPAA, e outros esquemas regulatórios. Essas leis e regulamentos exigem a proteção diligente de certas informações, a gestão cuidadosa de registros e a revisão e divulgação cuidadosa de informações para fins regulatórios, investigativos e outros. Dado o tremendo crescimento no uso de serviços de e-mail e plataformas de produtividade nos últimos anos, permitindo que ex-professores, funcionários e estudantes continuem a usar esses serviços UW tem tornado o cumprimento desses requisitos cada vez mais pesado para o UW.

O Programa de Modernização de E-mails (EMP)

UW está embarcando em seu Programa de Modernização de E-mails (EMP) para lidar com essa tecnologia em mudança e com essas preocupações legais. O EMP tem o objetivo de assegurar que os atuais estudantes, professores, funcionários e membros da força de trabalho da UW Medicine tenham acesso aos mais recentes serviços de e-mail e plataformas de produtividade, e para diminuir a carga e o custo da conformidade legal. Os elementos básicos do EMP são:

• UW Deskmail e UW Windows Live serão aposentados em 31/12/18.
• UW fornecerá serviços de e-mail e plataforma de produtividade com o UW Exchange Online (como parte da plataforma de produtividade UW Office 365) e com o UW Gmail (como parte do UW G Suite pela plataforma de produtividade Google).
• UW Office 365 e UW G Suite serão disponibilizados somente para os atuais alunos, professores, funcionários e membros da força de trabalho da UW Medicine, com o aviso de que o UW G Suite não é compatível com HIPAA – clique aqui para mais informações.
• Refeitos UW, com exceção dos professores emeriti e bibliotecários emeriti, e ex-alunos UW não terão mais acesso aos serviços da plataforma de e-mail e produtividade UW, embora mantenham privilégios de encaminhamento de e-mail.

O que isso significa para os usuários do UW Deskmail e UW Windows Live

UW Deskmail (aka Alpine, Pine) e UW Windows Live serão totalmente aposentados em 31/12/18. O acesso às contas terminará e todos os dados serão apagados. Os usuários destes serviços de e-mail e plataforma de produtividade são responsáveis pela migração de seus e-mails e arquivos para o UW Office 365 e/ou UW G Suite, tendo o cuidado de preservar os registros UW de acordo com as orientações de gerenciamento de registros e o Cronograma Geral de Retenção de Registros ou o Cronograma de Retenção de Registros de Medicina UW.

O que isto significa para separar empregados e próximos aposentados

Os empregados e próximos aposentados devem trabalhar com seu departamento ou unidade de origem para remover e reter os registros oficiais UW que não tenham chegado ao final do período de retenção de seus registros das suas contas UW dentro de 30 dias após a separação. Após 30 dias, eles não terão mais acesso à conta e todos os dados serão apagados. Na medida em que a política da UW permite o uso pessoal de minimis dos serviços de computação UW-IT, os funcionários e os próximos aposentados também precisarão migrar quaisquer desses dados pessoais de minimis para um serviço pessoal, se quiserem preservá-los. Eles não podem migrar quaisquer registros oficiais UW para um serviço pessoal.

O que isso significa para os aposentados atuais

Todos os aposentados que usam UW Deskmail, UW Office 365, UW G Suite, e/ou UW Windows Live devem trabalhar com seu antigo departamento ou unidade residencial para remover e reter registros oficiais UW que não tenham chegado ao final do período de retenção de seus registros. Eles também precisarão migrar quaisquer dados pessoais de minimis para um serviço pessoal se quiserem preservá-los. Eles não podem migrar nenhum registro oficial UW para um serviço pessoal. O acesso às contas terminará e todos os dados serão excluídos.

Exceções para aposentados

Os bibliotecários emeriti e emeriti terão acesso contínuo ao UW Office 365 e UW G Suite. Se eles estiverem usando atualmente o UW Deskmail e/ou UW Windows Live, precisarão migrar seus dados para o UW Office 365 ou UW G Suite. Outros ex-funcionários ou aposentados podem continuar usando um UW Office 365 ou UW G Suite se eles forem anualmente provisionados para acesso por um funcionário UW como ainda executando um serviço para o UW – clique aqui para mais informações.

O que isso significa para ex-alunos

Alumni não será mais elegível para os serviços de e-mail e plataforma de produtividade UW. Aqueles que atualmente usam um serviço devem migrar arquivos pessoais e e-mail para um serviço pessoal se quiserem preservá-los. Se os tiverem, não podem migrar nenhum registro oficial UW para um serviço pessoal e devem trabalhar com seu antigo departamento de casa para remover qualquer registro oficial UW restante. O acesso às contas terminará e todos os dados serão excluídos.

Ler para obter informações sobre a cronologia do programa e os recursos disponíveis para dar suporte aos usuários na transição para novos serviços de e-mail e plataforma de produtividade, e veja as Perguntas Frequentes sobre PEM.

Cronologia do Programa de Modernização de E-mail

Marcos Importantes

• 7 de dezembro de 2017: Anúncio oficial do Programa de Modernização de E-mail, incluindo aposentadoria do UW Deskmail e depreciação do serviço de e-mail Alumni/Retiree.
• 30 de abril de 2018: Acesso desativado e qualquer caixa de correio “Data Storage” restante do Deskmail desativado. Os usuários do “Data Storage” devem completar a migração de e-mail (conforme desejado) e desativação manual da conta antes desta data.
• 31 de julho de 2018: Aposentados, ex-funcionários, ex-alunos e ex-alunos UW Deskmail, UW Office 365 e UW G Suite e-mail e serviços de plataforma de produtividade desativados e todos os dados excluídos. Os usuários devem completar a migração de e-mail e dados pessoais de minimis (conforme desejado) para um serviço privado de e-mail e plataforma de produtividade antes desta data.
• 31 de dezembro de 2018: UW Deskmail e UW Windows Live contas e dados apagados. Os funcionários atuais devem completar a migração de e-mail e dados da plataforma de produtividade antes desta data.

UW Deskmail Subscritores

UW Deskmail (aka UW Email, Alpine, Pine) serão aposentados para toda a universidade em 31 de dezembro de 2018. O acesso às contas terminará e todos os dados serão apagados a partir dessa data. Os usuários do Deskmail são responsáveis pela migração de seus e-mails e arquivos, tendo o cuidado de preservar os registros UW de acordo com as orientações de gerenciamento de registros e o Cronograma Geral de Retenção de Registros ou o Cronograma de Retenção de Registros de Medicina UW.

Recursos para assinantes do UW Deskmail

• Que sistema de e-mail você deve usar
• Mais sobre o UW Exchange Online (Office 365)
• Mais sobre o UW Gmail (UW G Suite)
• Alterar o encaminhamento de e-mail UW (selecione Encaminhar para e digite seu endereço de e-mail privado na caixa para encaminhar e-mail enviado para o seu @uw.edu e-mail para o seu endereço de e-mail privado)
• Cópia do anúncio de e-mail para assinantes do UW Deskmail

Aposentados e ex-funcionários

Retirees (com algumas exceções observadas abaixo) e ex-funcionários não são mais elegíveis para um serviço de e-mail UW, incluindo usuários do UW Deskmail, UW Exchange Online, UW Gmail e UW Outlook Live. O acesso às contas terminou e todos os dados foram excluídos a partir de 31 de julho de 2018. A capacidade de acessar ou fazer login com sua UW NetID não é afetada, nem sua capacidade de encaminhar seu endereço de e-mail UW para um serviço de e-mail privado.

Separating employees and upcoming aposentados

• Em 30 dias de separação, os próximos aposentados e funcionários separados, incluindo funcionários estudantes, precisam trabalhar com seu departamento ou unidade de origem para remover e reter os registros oficiais da UW, tendo o cuidado de preservar os registros da UW de acordo com as orientações de gerenciamento de registros e o Cronograma Geral de Retenção de Registros ou o Cronograma de Retenção de Registros Médicos da UW.
• Após 30 dias, eles não terão mais acesso à conta, e todos os dados serão apagados.
• Como a política UW permite o uso pessoal de minimis, eles também precisarão migrar qualquer arquivo pessoal e e-mail para um serviço pessoal se quiserem preservá-los. Eles não podem migrar nenhum registro UW oficial para um serviço pessoal.

Atual aposentados

• Todos os aposentados que usam qualquer serviço de e-mail UW precisam trabalhar com seu antigo departamento ou unidade para remover e reter registros oficiais UW, tendo o cuidado de preservar registros UW de acordo com as orientações de gerenciamento de registros e o Cronograma Geral de Retenção de Registros ou o Cronograma de Retenção de Registros de Medicina UW.
• Tem também de migrar quaisquer ficheiros pessoais de minimis e e-mail para um serviço pessoal, se quiserem preservá-los. Eles não poderão migrar nenhum registro UW oficial para um serviço pessoal.
• Acesso às contas terminou e todos os dados foram excluídos a partir de 31 de julho de 2018.

Excepções para aposentados

• Professores e bibliotecários Emeriti terão acesso contínuo ao UW Exchange Online (e UW Office 365), e ao UW Gmail (e UW G Suite).
• Se estiverem usando o UW Deskmail (UW Email, Alpine, Pine), eles precisarão migrar para o UW Exchange Online ou UW Gmail.
• Outros ex-empregados ou aposentados poderão continuar usando um serviço UW se forem provisionados para acesso por um funcionário UW atual como ainda executando um serviço para o UW. Veja aqui para mais informações.

Recursos para aposentados e ex-funcionários

As aposentados e ex-funcionários podem desejar explorar os seguintes recursos referentes ao serviço de e-mail e opções de migração:

• Configurar um serviço de e-mail privado
• Migrating from UW Gmail to personal Gmail
• Migrating from UW Gmail to Outlook.com
• Migrating from UW Office 365 to Outlook.com
• Mude o encaminhamento de e-mail UW (selecione Encaminhar para e digite seu endereço de e-mail particular na caixa)
• Forneça serviços de computação para afiliados UW
• Cópia do anúncio de e-mail para aposentados e ex-funcionários

Alunos e ex-alunos

Alunos e ex-alunos não são mais elegíveis para um serviço de e-mail UW, incluindo usuários do UW Deskmail, UW Exchange Online, UW Gmail, e UW Outlook Live. O acesso às contas terminou e todos os dados foram excluídos a partir de 31 de julho de 2018. A capacidade de acessar ou fazer login com seu NetID UW não é afetada, nem a capacidade de encaminhar seu endereço de e-mail UW para um serviço de e-mail privado.

Agradecimento e saída de alunos

• No 10º dia do segundo trimestre em que não estiverem registrados como alunos, os alunos que se formarem e saírem receberão uma notificação por e-mail de que seus serviços de computação, incluindo sua conta de e-mail, expirarão em 14 dias. Após a data da notificação por e-mail + 14 dias, eles não terão mais acesso à sua conta de e-mail, e todos os dados serão apagados.
• Eles precisarão migrar qualquer arquivo pessoal e e-mail para um serviço pessoal se quiserem preservá-los.
• Não poderão migrar nenhum registro UW oficial para um serviço pessoal e deverão trabalhar com seu departamento ou unidade de origem para remover e reter registros UW oficiais, tendo o cuidado de preservar os registros UW de acordo com as orientações de gerenciamento de registros e o Cronograma Geral de Retenção de Registros ou o Cronograma de Retenção de Registros de Medicina UW.

Alunos e ex-alunos atuais

• Os que atualmente usam um serviço de e-mail UW devem migrar arquivos pessoais e e-mail para um serviço pessoal se quiserem preservá-los.
• Não podem migrar nenhum registro UW oficial para um serviço pessoal e devem trabalhar com seu antigo departamento de casa para remover qualquer registro UW oficial restante, tendo o cuidado de preservar os registros UW de acordo com as orientações de gerenciamento de registros e o Cronograma Geral de Retenção de Registros ou o Cronograma de Retenção de Registros de Medicina UW.
• Acesso às contas terminou, e todos os dados foram apagados a partir de 31 de julho de 2018.

Excepções para ex-alunos e ex-alunos

• Alumni e ex-alunos podem continuar a usar um serviço da UW se forem provisionados para acesso por um funcionário atual da UW como ainda executando um serviço para a UW. Veja aqui para mais informações.

Recursos para ex-alunos e ex-alunos

Alunos e ex-alunos podem desejar explorar os seguintes recursos em relação ao serviço de e-mail e opções de migração:

• Configurar um serviço de e-mail privado
• Migrating from UW Gmail to personal Gmail
• Migrating from UW Gmail to Outlook.com

>

• Migrating from UW Office 365 to Outlook.com
• Mude o encaminhamento de e-mail UW (selecione Encaminhar para e digite seu endereço de e-mail privado na caixa)

>

• Avalidação do NetID UW
• Cópia do anúncio de e-mail para ex-alunos e ex-alunos

>

PME FAQ

>

Por que UW está fazendo alterações nos serviços de e-mail?

A UW está modernizando seus serviços de e-mail por três razões principais:

• Para garantir que os alunos, professores e funcionários atuais tenham acesso às últimas ferramentas de colaboração e produtividade de e-mail
• Para facilitar a resposta às solicitações de registros públicos
• Para proteger dados sensíveis

Esta decisão foi tomada após uma cuidadosa revisão das tecnologias e recursos necessários para a prestação destes serviços, bem como a consideração do impacto esperado para nossos ex-alunos, ex-alunos e ex-funcionários. A decisão também reflete o conselho da Procuradoria Geral da UW, do Oficial de Privacidade Institucional e dos Serviços de Gerenciamento de Registros.

>

Acho que perdi meu endereço de e-mail @uw.edu?

Não, você não perderá seu endereço de e-mail @uw.edu. Você pode continuar usando seu endereço @uw.edu para enviar e receber e-mails, mas você precisará encaminhar e-mails enviados para seu endereço @uw.edu para um serviço de e-mail privado, como o Google ou a Microsoft, e configurar a capacidade de enviar a partir de seu @uw.edu. Veja abaixo as instruções.

Qual é a diferença entre um endereço de e-mail e um serviço de e-mail?

Um endereço de e-mail não é o mesmo que um serviço de e-mail. Um endereço de e-mail é o seu endereço @uw.edu. Um serviço de e-mail refere-se à infra-estrutura tecnológica que armazena e entrega o seu correio, como o Deskmail, Microsoft Exchange Online/Office 365, ou Gmail. Embora a UW não forneça mais serviços de e-mail para ex-alunos, professores e funcionários, as mudanças atuais não afetarão sua capacidade de enviar e receber e-mails de/para seu endereço @uw.edu. Você reterá seu endereço de e-mail UW. No entanto, você precisará tomar medidas para que o e-mail seja enviado para você no seu endereço @uw.edu encaminhado para um serviço de e-mail privado.

Posso ainda receber e-mail do meu endereço @uw.edu?

Sim, você poderá continuar a receber e-mails enviados para o seu endereço @uw.edu. Para fazer isso, você precisará encaminhar os e-mails enviados para o seu endereço @uw.edu para um serviço de e-mail privado, como o Google ou Microsoft. Isso significa que quando alguém envia um e-mail para o seu endereço @uw.edu, você receberá esse e-mail no seu novo serviço de e-mail. O remetente não precisará alterar o seu endereço de e-mail. Você pode definir o encaminhamento para o seu endereço @uw.edu aqui: https://uwnetid.washington.edu/manage/?forward.

Posso ainda enviar e-mail do meu endereço @uw.edu?

Sim. Muitos provedores de e-mail permitirão que você envie e-mails do seu endereço @uw.edu, mas você deve primeiro configurar este serviço com o seu novo provedor de e-mail. Uma vez concluída a configuração, o e-mail virá do seu endereço @uw.edu. O Google tem instruções sobre como fazer isso aqui. As instruções para usar o Outlook.com estão aqui.

Perderei meu UW NetID com este programa?

Não, você não perderá seu UW NetID com este programa.

Como os custos influenciam a decisão quando os serviços de e-mail na nuvem são gratuitos?

Embora o Google e a Microsoft ofereçam à comunidade de ensino superior alguns serviços de baixo a nenhum custo, a entrega dos serviços envolve custos para o UW. Os serviços do Google e da Microsoft não incluem suporte ao usuário final, o tempo de engenharia para integrá-los aos sistemas de tecnologia da informação da Universidade, nem a equipe e os recursos legais e de conformidade necessários para cumprir as leis estaduais e federais. Estes representam custos significativos e em rápido crescimento, uma vez que os serviços do Google e da Microsoft têm funcionalidades complexas, empregam arquiteturas técnicas em rápida mudança e contêm uma enorme quantidade de dados quando comparados aos sistemas de e-mail simples da UW.

O que a conformidade legal tem a ver com os serviços de e-mail?

Os serviços de e-mail, colaboração e produtividade do Google e da Microsoft oferecidos pela UW estão sujeitos a numerosas leis estaduais e federais, como a Lei de Registros Públicos, FERPA, HIPAA e outros regulamentos. Essas leis e regulamentos exigem a proteção diligente de certas informações, o gerenciamento cuidadoso dos registros e a revisão cuidadosa e divulgação de informações para fins regulatórios, investigativos e outros. Dado o enorme crescimento no uso desses serviços de e-mail, colaboração e produtividade nos últimos anos, permitir que aposentados e ex-alunos continuem a usar esses serviços UW tornou o cumprimento desses requisitos cada vez mais demorado e caro.

Por que meu e-mail é uma preocupação com privacidade?

Email e dados sobre qualquer serviço de e-mail UW podem estar sujeitos à descoberta legal ou a pedidos de registros públicos feitos ao UW. Isso significa que a UW pode ser legalmente obrigada a liberar suas informações para o solicitante, mesmo que seja de natureza pessoal. Esta exposição aplica-se a qualquer e-mail que você enviar e receber em um serviço de e-mail UW. Um benefício de mover seu e-mail para um serviço de e-mail privado é que seus dados não serão expostos dessa forma.

Além disso, o esforço e a despesa de responder a solicitações de descoberta, incluindo o pessoal para classificar e fornecer esses dados, ou para defender a decisão de não liberar registros, cresceu tremendamente nos últimos dois anos. Esses desafios de conformidade e privacidade são apenas alguns exemplos, e direcionam as preocupações da Procuradoria Geral da UW, do Oficial de Privacidade Institucional e dos Serviços de Gerenciamento de Registros.

Posso manter meu serviço de e-mail UW se eu estiver ativamente envolvido com o trabalho na UW?

Compreendemos que muitos ex-alunos, ex-funcionários e outros em nossa comunidade mais ampla contribuem para a missão da UW. Para apoiar esse trabalho, a UW tornará possível que ex-alunos, voluntários ou aposentados que ainda estejam trabalhando ativamente com a UW, mantenham seus serviços da UW Microsoft ou do Google, desde que sejam endossados anualmente por um atual funcionário da UW. A ferramenta para fornecer esse endosso estará disponível em março. O link para esta ferramenta, quando pronto, estará nas páginas web do programa de modernização de e-mail.

Posso pagar pelo serviço de e-mail UW?

Não, segundo a política estadual, isto não é permitido. De acordo com a lei estadual de Washington, RCW 28B.63, e a Declaração de Política Administrativa da UW, APS 59.5, a UW não pode vender os serviços da UW Microsoft ou do Google para ex-alunos ou aposentados. Fazer isso também violaria os contratos da Universidade com essas empresas.

Por que o Deskmail está sendo desativado?

Os serviços de e-mail mudaram drasticamente nos anos desde que a UW desenvolveu e introduziu seus próprios sistemas de origem (ou seja, Deskmail, Alpine, Web Alpine e Pine). Em particular, o Google e a Microsoft tornaram-se os fornecedores dominantes para o ensino superior, o governo e as empresas. Ambas as empresas investiram fortemente na actualização e integração de serviços de e-mail baseados na nuvem, associando-os a uma grande variedade de ferramentas de colaboração e produtividade. Ao mesmo tempo, as soluções desenvolvidas pela UW têm bases de código envelhecidas que já não são mantidas ativamente e estão funcionando com hardware em fim de vida útil, aumentando o risco de falha do sistema ao longo do tempo. Como resultado, o custo é proibitivo para a UW atualizar suas soluções desenvolvidas internamente para que elas acompanhem os serviços de e-mail e os padrões tecnológicos definidos pelo Google e Microsoft.

O que eu preciso fazer se eu tiver registros oficiais de UW em meu e-mail?

Se você tiver dúvidas sobre como fazer isso, entre em contato com [email protected].

Como um ex-aluno, membro do UWAA, ou um aposentado, eu não tenho serviços de e-mail UW para toda a vida?

Você manterá seu endereço @uw.edu e pode continuar a usá-lo para enviar e receber e-mails. No entanto, você precisará encaminhar e-mails enviados ao seu endereço @uw.edu para um serviço de e-mail privado, como o Google ou a Microsoft. Você pode definir o encaminhamento para o seu endereço @uw.edu aqui: https://uwnetid.washington.edu/manage/?forward. Além disso, você precisará configurar a capacidade de enviar a partir do seu @uw.edu. O Google tem instruções sobre como fazer isso aqui. As instruções para usar o Outlook.com estão aqui.

E quanto aos Emeriti Faculty e Emeriti Librarians?

Emeriti Faculty e Emeriti Librarians são considerados membros ativos da comunidade UW, e poderão continuar a usar um serviço de e-mail UW (UW Exchange Online/Office 365, UW Gmail), a menos que usem o Deskmail. Se esse for o caso, os Emeriti Faculty e Emeriti Librarians precisarão migrar para o UW Exchange Online/Office 365 ou UW Gmail.

Conclusion

UW-IT oferece uma gama de recursos online e ferramentas de migração para ajudar todos os usuários com a implementação do EMP e as transições que ele requer. Os usuários afetados recebem mensagens de e-mail do EMP com informações detalhadas do programa e instruções sobre como proceder com a migração de dados antes do fim do acesso às contas e dos dados serem excluídos.

Por favor, contate [email protected] com qualquer dúvida ou preocupação.