Google Docs é uma das poucas aplicações online de que estou profundamente dependente para o meu trabalho diário. Como milhões de outras pessoas, eu o utilizo para escrever, editar, colaborar e arquivar meus documentos.
Não há discussão sobre a conveniência que o Google Docs oferece, seja você um escritor profissional, um gerente de contas, um pesquisador acadêmico ou apenas uma pessoa aleatória fazendo um inventário de seus pensamentos.
Mas como qualquer outra tecnologia útil, o Google Docs pode causar problemas indesejados de segurança e privacidade. A conveniência do Google Docs muitas vezes leva os usuários a baixar a guarda e ignorar problemas de segurança. Se você está usando o Google Docs para armazenar segredos comerciais, o próximo romance mais vendido, ou um futuro trabalho de pesquisa premiado, aqui estão algumas dicas que garantirão a segurança dos seus documentos.
Umas poucas notas sobre a segurança do Google Docs
Antes de mergulharmos em nossas dicas de segurança do Google Docs, alguns esclarecimentos são necessários. Nesta peça vou discutir maneiras de proteger seu Google Docs contra acesso não autorizado.
Não vamos discutir o Google escaneando seus documentos e extraindo seus dados para treinar seus algoritmos de inteligência artificial ou veicular anúncios personalizados. Suponho que você já sabe que quando você não está pagando, você é o produto.
Nem é uma reclamação sobre o Google compartilhar seus dados com agências governamentais. Isso também é um problema para uma publicação separada sobre direitos digitais e regulamentação de privacidade.
E finalmente, não vou discutir incidentes de segurança e violações de dados nos centros de dados do Google. Essas são preocupações genuínas, mas na minha experiência, o Google tem algumas das práticas de segurança mais fortes. A maioria dos incidentes de segurança relacionados ao Google Docs acontece devido a negligência do usuário e uso indevido dos próprios recursos de segurança do Google.
Se você quiser fugir da bisbilhotice e da vigilância corporativa ou governamental, leia nosso post sobre criptografia de toda a sua vida. Se você está interessado em manter seu Google Docs seguro, leia em.
Nota: Todas as dicas neste post também se aplicam às folhas e slides do Google.
Não use o compartilhamento de links do Google Docs a menos que você precise absolutamente
Uma das maiores características do Google Docs é compartilhá-las com colegas e colaborar com eles. O Google suporta dois modos de compartilhamento: compartilhamento de links e compartilhamento individual.
O compartilhamento individual requer que você dê acesso explícito a cada usuário que deve ter acesso ao documento. Quando você ativa o compartilhamento de links, qualquer pessoa que tenha o link para o seu Google Doc poderá acessá-lo.
Como vimos anteriormente nestas páginas, o compartilhamento de links do Google Docs é um desastre de privacidade. Mesmo que você tenha o cuidado de apenas compartilhar o link para o documento com pessoas relevantes, há várias maneiras de que pessoas não convidadas possam ter acesso ao seu Google Doc. Por exemplo, quando você clica em um link no texto do Google Doc, o sistema analítico do site para o qual você é redirecionado registrará a URL do seu documento. O proprietário será então capaz de abrir o seu Google Doc.
O mau uso do compartilhamento de links do Google Docs é um exemplo perfeito de “segurança através da obscuridade” que deu errado.
Em muitos casos, os usuários ativam o compartilhamento de links porque as pessoas com quem eles querem trabalhar não têm uma Conta Google. No modo de compartilhamento explícito, o Google Docs requer que cada usuário que queira acessar um documento tenha uma Conta Google.
Neste caso, eu ainda acredito que a troca de segurança de ativar o compartilhamento de links do Google Docs não vale a conveniência de torná-lo rapidamente disponível para um colega. Felizmente, o Google não requer que você tenha o Gmail ou o G Suite para ter uma Conta Google. Qualquer pessoa pode criar uma com seu e-mail pessoal ou corporativo existente em alguns passos simples.
No caso de seu(s) colega(s) não poder ou não querer criar uma Conta Google para acessar seu Google Doc, eu sugiro baixá-la como um documento do Microsoft Word (.docx) e enviá-la para eles como um anexo de e-mail. Isso irá privá-lo da possibilidade de colaborar no documento, mas irá garantir que seu Google Docs está seguro contra acesso não autorizado.
Então por que o Google Docs tem compartilhamento de links? Eu pessoalmente encontro muito poucos casos em que eu quero ativar o compartilhamento de links. Mas nos casos em que você tem um documento público, como um comunicado de imprensa ou um anúncio, então o uso do compartilhamento de links é justificado. Mas mesmo nesses casos, geralmente há um lugar melhor para publicar o documento, como o website da sua empresa.
Bottom line: O compartilhamento de links do Google Docs é muito inseguro! Use-o com moderação, se alguma vez.
Utilize o Google Groups se quiser compartilhar em massa
Os usuários às vezes me dizem que ativam o link-sharing quando precisam compartilhar vários Google Docs com muitas pessoas, mesmo que ele contenha informações confidenciais e privadas. Sua desculpa para comprometer a segurança de seus documentos é que não há uma maneira eficiente de compartilhar o documento com tantas pessoas. Isto é especialmente verdade para freelancers e pessoas que não têm um domínio corporativo e não têm o G Suite ou outras ferramentas para criar grupos de trabalho corporativos.
Google, no entanto, já tem uma ferramenta antiga que pode ajudá-lo a criar e gerenciar grupos de trabalho. O Google Groups, lançado em 2001, perdeu grande parte da sua popularidade nos últimos anos. Mas ainda é uma ferramenta muito útil para a colaboração usando a versão gratuita do Google Docs, Drive e outras ferramentas de criatividade do Google.
Para evitar ligar o link-sharing e minar a privacidade e segurança do seu Google Docs, você pode criar um Grupo Google e adicionar todas as pessoas com quem você deseja colaborar. Você pode ter diferentes grupos para diferentes tarefas e projetos. Sempre que quiser colaborar em um novo documento, em vez de digitar ou copiar/colar manualmente todos os endereços de e-mail dos seus colegas (ou rodar ou o recurso de “compartilhamento de link” de segurança), basta compartilhá-lo com o endereço de e-mail do grupo ou grupos relevantes. Ele dará acesso a todas as pessoas que são membros desses grupos sem comprometer a segurança do seu Google Doc.
Para ter certeza de que o Google Groups não comprometa a segurança do seu Google Docs, por favor tome as seguintes medidas:
Gerencie seus Grupos Google regularmente. Se uma pessoa estiver fora da equipe, remova-a do Grupo Google. Isto irá revogar imediatamente o seu acesso a todos os Google Docs partilhados com esse grupo. Certifique-se sempre de manter seus Grupos do Google atualizados para evitar que qualquer usuário antigo aproveite o acesso restante ao seu Google Docs.
Ainda isso, certifique-se de que seus Grupos não sejam públicos, a menos que você pretenda explicitamente que o sejam. A minha recomendação pessoal é definir a visibilidade do seu Grupo para “apenas membros” e a sua política de adesão em “apenas convidados”. Isto irá garantir que você tem controle total sobre a segurança do seu Google Docs e quem tem acesso a eles.
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Google Groups é uma ferramenta muito útil que pode reduzir a sobrecarga de gestão da segurança do seu Google Docs, dando-lhe um centro de administração de acesso central.
Desligue os direitos de partilha do editor
Por defeito, se der a um utilizador direitos de edição ao seu Google Docs, este poderá partilhar o documento por outros utilizadores. Isto pode preparar o palco para contratempos de segurança acidentais (ou intencionais). Os editores podem acabar compartilhando o documento com pessoas que não devem ter acesso a ele.
Como uma melhor prática de segurança de direitos mínimos, o Google deve remover este direito e somente habilitá-lo se um usuário quiser explicitamente dar direitos de gerenciamento de acesso aos seus editores. Felizmente, você pode desativá-lo. Você pode encontrá-lo nas configurações avançadas de compartilhamento. Ao activar a caixa de verificação “Impedir que os editores alterem o acesso e adicionem novas pessoas”, irá certificar-se de que os seus editores não podem dar acesso ao seu documento a pessoas não convidadas.
Agora isso, eu também sugiro ativar a caixa de seleção “Desabilitar opções para baixar, imprimir e copiar…”. Embora não possa impedir os visualizadores de roubar os seus documentos, certamente tornará mais difícil para eles.
Conteve a sua Conta Google segura
Uma das principais medidas negligenciadas para proteger o seu Google Docs é manter a sua Conta Google segura. Um Gmail inseguro, vítima de um ataque de phishing ou spear-phishing, dará imediatamente aos hackers acesso a todos os seus Google Docs. (Embora honestamente, se o seu Gmail for invadido, você provavelmente terá problemas maiores para se preocupar do que a segurança do Google Docs.)
Seleccionar uma senha forte para sua Conta do Google é um bom lugar para começar a proteger o seu Google Docs. Senhas longas e complexas, senhas únicas e usando gerenciadores de senhas são algumas das técnicas que tornarão sua conta mais robusta contra seqüestros. Além disso, se você estiver gerenciando seu Google Docs em movimento, tenha muito cuidado se decidir se conectar a redes públicas wi-fi em bibliotecas, hotéis e cafés. Escutas e ataques man-in-the-middle podem permitir que hackers roubem sua senha e tenham acesso aos seus documentos.
A minha recomendação pessoal é ativar a autenticação de dois fatores e proteger sua conta com uma chave física como o YubiKey, que o Google vem suportando há vários anos. Ter uma chave física de segurança irá garantir que o seu Google Docs permaneça seguro mesmo que algum hacker consiga roubar a sua senha.
Uma Conta Google segura é uma parte inseparável da proteção do seu Google Docs. Sem ela, nenhum dos outros passos que mencionamos pode proteger seus documentos confidenciais contra acesso não autorizado.
Esta história é republicada do TechTalks, o blog que explora como a tecnologia está resolvendo problemas… e criando novos problemas. Goste deles no Facebook e siga-os aqui: