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damircudic
Você está fazendo o melhor uso do seu tempo?
É o fim de mais um dia de trabalho ocupado e, apesar de ter chegado ao escritório cedo e saído tarde, não se sente como se tivesse conseguido alguma coisa significativa.
É tudo demasiado fácil para que isto aconteça. Diante de reuniões intermináveis, interrupções frequentes e tarefas urgentes de última hora, você pode facilmente estar ocupado o dia todo sem fazer nenhum progresso em projetos e objetivos de alta prioridade.
É por isso que é tão importante saber como agendar seu tempo adequadamente. Neste artigo, vamos ver os passos que você pode dar para fazer isso, assim, ganhar tempo para o trabalho que realmente importa, enquanto ainda deixa tempo para o desenvolvimento pessoal, família e amigos.
A Importância da Programação
A Programação é a arte de planejar suas atividades para que você possa alcançar seus objetivos e prioridades no tempo que você tem disponível. Quando é feito eficazmente, ajuda-o:
- Entenda o que você pode realisticamente alcançar com o seu tempo.
- Conseguir ter tempo suficiente para tarefas essenciais.
- Adicionar tempo de contingência para “o inesperado”.
- Evite assumir mais do que você pode lidar.
- Trabalhe firmemente para os seus objectivos pessoais e de carreira.
- Dê tempo suficiente para a família e amigos, exercício e passatempos.
- Acredite um bom equilíbrio trabalho-vida.
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O tempo é o único recurso que não podemos comprar, mas muitas vezes desperdiçamo-lo ou usamo-lo de forma ineficaz. O agendamento ajuda-o a pensar no que quer alcançar num dia, semana ou mês, e mantém-no no caminho certo para atingir os seus objectivos.
Como agendar o seu tempo
Definir um horário regular para fazer o seu agendamento – no início de cada semana ou mês, por exemplo.
Existem várias ferramentas diferentes para escolher. Uma forma simples e fácil de manter um horário é utilizar uma caneta e papel, organizando o seu tempo utilizando um planeador semanal. (Clique aqui para fazer o download gratuito de um modelo de planejador para começar.)
Você também pode usar aplicativos e softwares como Google Calendar®, MS Outlook® e Business Calendar. Escolha uma ferramenta de agendamento que se adapte à sua situação, à estrutura actual do seu trabalho, ao seu gosto pessoal e ao seu orçamento.
O mais importante ao escolher o seu planificador é que ele lhe permite introduzir dados facilmente, e permite visualizar um intervalo de tempo (dia/semana/mês) adequado ao nível de detalhe de que necessita.
Após ter decidido que ferramenta quer utilizar, prepare a sua agenda da seguinte forma:
Passo 1: Identifique o Tempo Disponível
Comece por estabelecer o tempo que quer disponibilizar para o seu trabalho.
Quanto tempo você gasta no trabalho deve refletir o desenho do seu trabalho e seus objetivos pessoais na vida.
Por exemplo, se você está pressionando para promoção, pode ser prudente trabalhar além do horário normal todos os dias para mostrar sua dedicação. Se, por outro lado, você quiser ter muito tempo para atividades fora do trabalho, você pode decidir fazer as horas alocadas e não mais.
Passo 2: Programe Ações Essenciais
Próximo, bloqueie nas ações que você absolutamente deve tomar para fazer um bom trabalho. Estas serão muitas vezes as coisas que você é avaliado em relação a.
Por exemplo, se você administra pessoas, certifique-se de que você tem tempo suficiente disponível para lidar com os problemas pessoais dos membros da equipe, coaching, e necessidades de supervisão. Além disso, dê tempo para se comunicar com seu chefe e pessoas-chave ao seu redor.
Passo 3: Agende Atividades de Alta Prioridade
Reveja sua lista de tarefas, e agende atividades de alta prioridade e urgentes, assim como tarefas essenciais de manutenção que não podem ser delegadas ou evitadas.
Tente organizá-las para as horas do dia em que você é mais produtivo – por exemplo, algumas pessoas estão mais energizadas e eficientes de manhã, enquanto outras se concentram mais efetivamente à tarde ou à noite. (Nosso artigo “Is This a Morning Task?” pode ajudá-lo a identificar suas melhores horas do dia.)
Passo 4: Horário de Contingência de Horário
Próximo, agende algum tempo extra para lidar com contingências e emergências. A experiência dir-lhe-á quanto tempo deve permitir – em geral, quanto mais imprevisível for o seu trabalho, mais tempo de contingência irá precisar. (Se você não agendar esse tempo, as emergências ainda acontecerão e você acabará trabalhando até tarde.)
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Interrupções frequentes podem comer no seu tempo. Aprender como gerenciá-las pode reduzir a quantidade de tempo de contingência que você precisa reservar. Algumas interrupções serão difíceis de prever, mas deixar algum espaço aberto na sua agenda dá-lhe a flexibilidade necessária para reorganizar tarefas e responder a questões importantes à medida que elas surgem.
Passo 5: Tempo Discricionário da Agenda
O espaço que lhe resta no seu planificador é “tempo discricionário”: tempo que está disponível para cumprir as suas prioridades e alcançar os seus objectivos. Reveja sua lista de tarefas prioritárias e metas pessoais, avalie o tempo necessário para alcançá-las e programe-as em.
Passo 6: Analise Suas Atividades
Se, ao chegar ao passo cinco, você descobrir que tem pouco ou nenhum tempo discricionário disponível, você precisa voltar através dos passos dois, três e quatro, e questionar se todas as tarefas que você inseriu são absolutamente necessárias. Pode ser que algumas coisas possam ser delegadas ou tratadas de uma forma mais eficiente em termos de tempo.
Uma das formas mais importantes de construir o sucesso é maximizando a alavancagem que você pode alcançar com o seu tempo. Aumente a quantidade de trabalho que você pode completar delegando a outras pessoas, terceirizando tarefas-chave ou usando a tecnologia para automatizar o máximo possível do seu trabalho. Isto irá libertá-lo para atingir os seus objectivos.
Se verificar que o seu tempo discricionário ainda é limitado, então poderá ter de renegociar a sua carga de trabalho ou pedir ajuda . Use a sua agenda recentemente preparada como prova dos seus pesados compromissos. Isto demonstra ao seu chefe como você está bem organizado, e pode torná-lo mais receptivo ao seu pedido!
Pontos-chave
Agendamento é o processo pelo qual você planeja como você vai usar o seu tempo. Fazê-lo bem pode maximizar sua eficácia e reduzir seus níveis de estresse.
Seguir este processo de seis passos para preparar sua agenda:
- Identificar o tempo disponível.
- Bloquear as tarefas essenciais que você deve realizar para ter sucesso em seu trabalho.
- Escalonar tarefas urgentes de alta prioridade e atividades vitais de “manutenção da casa”.
- Bloqueia em tempo de contingência apropriado para lidar com eventos imprevisíveis e interrupções.
- Escalonhe as atividades que abordam suas prioridades e objetivos pessoais no tempo que resta.
- Analize suas atividades para identificar tarefas que podem ser delegadas, terceirizadas ou cortadas completamente.
É importante que seu cronograma faça tempo para seus objetivos profissionais e pessoais. Se você tiver pouco ou nenhum tempo discricionário quando chegar ao quinto passo, revisite suas tarefas para ver se você pode fazê-las de forma diferente – caso contrário, seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal sofrerá.
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