Die Berechnung der Arbeitskosten ist für einen rentablen Betrieb unerlässlich, da die Arbeitskosten bei weitem die größten Ausgaben der meisten Unternehmen sind. Die spezifischen Kosten variieren je nach Branche, aber in den meisten Bereichen machen sie etwa 60 % der Gesamtkosten aus. Im März 2020 kostete ein durchschnittlicher Angestellter im öffentlichen Dienst die Arbeitgeber 37,73 Dollar pro Arbeitsstunde. Für Regierungsangestellte erhöht sich diese Zahl auf 52,45 Dollar pro Stunde.
Wenn Sie nicht über eine zuverlässige Arbeitskostenformel verfügen, können Sie nicht wissen, wie viel jeder zusätzliche Mitarbeiter Ihr Unternehmen tatsächlich kostet. Ohne diese Informationen ist es unmöglich, Ihre derzeitigen und künftigen Einstellungskapazitäten genau zu planen. Sie können Ihre Waren oder Dienstleistungen nicht richtig bepreisen, wenn Sie nicht wissen, wie hoch die Arbeitskosten sind, die mit ihrer Herstellung verbunden sind.
Die Berechnung der Arbeitskosten mag zwar einfach erscheinen, aber viele Unternehmen verfolgen einen zu engen Ansatz, indem sie lediglich die Kosten für die Löhne der Mitarbeiter berücksichtigen. Dies ist ein Teil der Arbeitskostenformel, aber die tatsächlichen Arbeitskosten umfassen die gesamte Palette der Ausgaben, die mit der Gewinnung, Einstellung, Schulung und Bindung Ihrer Mitarbeiter verbunden sind. Dazu gehören auch Lohnsteuern, Sozialleistungen und andere mit den Mitarbeitern verbundene Kosten wie Raum und Ausrüstung.
Hier erfahren Sie mehr darüber, wie wichtig es ist, die Arbeitskosten gründlich und genau zu berechnen, und Sie erhalten eine zuverlässige Aufschlüsselung aller Ausgaben, die Sie berücksichtigen sollten.
Warum die Arbeitskosten berechnen?
Sie würden keinen Vertrag für ein neues Büro unterschreiben, ohne vorher durchzurechnen, ob Sie sich die monatliche Miete leisten können, oder? Genauso wenig sollten Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, bevor Sie nicht genau geprüft haben, ob die Vorteile der Einstellung die finanziellen Kosten überwiegen.
Wenn Unternehmen wachsen, geraten viele in Schwierigkeiten, wenn sie ihren Personalbedarf überschätzen und die tatsächlichen Arbeitskosten unterschätzen. Im besten Fall führt dies zu Gewinneinbußen, im schlimmsten Fall zu Entlassungen.
Mit Hilfe einer Arbeitskostenformel können Sie genau beziffern, was jede Arbeitsstunde Ihr Unternehmen direkt kostet. Mit dieser Zahl im Kopf ist es viel einfacher zu berechnen, wie viele Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte Sie sich leisten können, anstatt zu raten.
Wenn Sie Ihre Arbeitskosten kennen, können Sie optimale Preise festlegen und so Ihre Gewinne maximieren. Wenn Sie Ihre Arbeitskosten unterschätzen, setzen Sie zu niedrige Preise fest und erzielen Gewinnspannen, die nicht ausreichen, um im Geschäft zu bleiben. Wenn Sie die Arbeitskosten zu hoch ansetzen, setzen Sie zu hohe Preise fest und sind nicht in der Lage, auf dem Markt zu bestehen. Die Arbeitskosten sollten zusammen mit den Kosten der verkauften Waren berücksichtigt werden, wenn Sie entscheiden, wie viel Sie berechnen wollen.
Schließlich hilft Ihnen die Berechnung Ihrer Arbeitskosten dabei, Einnahmeverluste aufzuspüren, die Ihre Erträge schmälern. Einige Beispiele sind die Handynutzung der Mitarbeiter, die Kilometerleistung der Firmenfahrzeuge und die Einstellungskosten. Die Überwachung von Ausgabentrends in diesen Bereichen kann Ihnen auch helfen, potenziellen Betrug zu erkennen.
Berechnung der Arbeitskosten
Nachdem wir nun festgestellt haben, warum es wichtig ist, die Arbeitskosten genau zu kennen, folgen nun sechs Kategorien von Ausgaben, die Sie in Ihre Arbeitskostenformel einbeziehen müssen.
Einstellung
Die Arbeitskosten fallen an, bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen. Schließlich kostet es Geld, eine Website zu unterhalten, Stellenanzeigen zu veröffentlichen, an Jobmessen teilzunehmen und andere Rekrutierungsaktivitäten durchzuführen. Die Besetzung einiger Nischenpositionen kann teurer sein, während andere Positionen, z. B. Einstiegspositionen, weniger kosten. Der durchschnittliche Betrag, den es kostet, einen Mitarbeiter für eine bestimmte Stelle zu gewinnen, wird als Kosten pro Einstellung bezeichnet.
Die Rekrutierungskosten werden berechnet, indem alle internen und externen Rekrutierungskosten zusammengerechnet werden. Einige übliche Rekrutierungskosten, die Sie in Ihre Berechnung einbeziehen sollten, sind Gebühren für Stellenbörsen, Hintergrundüberprüfungen, Drogentests, Karrieremessen, die Einrichtung und Pflege Ihrer Karriereseite und die an Personalvermittler gezahlten Gebühren.
Löhne
Dies ist die offensichtlichste Ausgabe für Mitarbeiter, und sie ist ziemlich einfach. Stellen Sie sicher, dass Sie unabhängig von der Zeiteinheit, die Sie zur Messung der Lohnkosten verwenden – am einfachsten ist es, die Beschäftigungskosten für ein ganzes Jahr zu betrachten -, den gleichen Zeitrahmen für alle anderen hier aufgeführten Kategorien verwenden.
Leistungen und Krankenversicherung
Leistungen an Arbeitnehmer sind ein weiterer großer arbeitsbezogener Kostenfaktor. Von den 37,73 $ pro Stunde, die wir Ihnen vorhin genannt haben, entfallen 11,82 $ auf Sozialleistungen. Das sind etwa 30 %.
Generell gilt: Je mehr Beschäftigte Sie haben, desto weniger kosten die Sozialleistungen pro Mitarbeiter. Krankenversicherungsprämien, Arbeitgeberbeiträge zur Altersversorgung, Verwaltungsgebühren für das Altersversorgungsprogramm, bezahlte Freistellungen und Zuschläge wie Überstunden sollten in die Berechnung der Sozialleistungen einbezogen werden.
Arbeitsplatzsteuern
Für jeden Mitarbeiter, den Sie beschäftigen, trägt Ihr Unternehmen eine Steuerlast. Diese setzt sich aus der Bundeseinkommenssteuer, den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern und der Arbeitslosenversicherung zusammen. Die Bundeseinkommenssteuer wird vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten, so dass wir sie hier nicht mit einbeziehen (da sie bereits in der obigen Lohnkategorie enthalten ist).
Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern werden ebenfalls vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten, aber der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, einen entsprechenden Betrag zusätzlich zu zahlen. Die Bundesarbeitslosensteuer wird ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt. Um Ihren Anteil an den Kosten für jede dieser Steuern zu berechnen, verwenden Sie die hier dargelegten Leitlinien der IRS.
Schulung
Neue Mitarbeiter sind in der Regel nicht von Anfang an produktiv. Vielmehr werden Sie einige Zeit und Geld für ihre Ausbildung aufwenden müssen, und diese Kosten sollten in Ihre Personalkosten eingerechnet werden. Einem Bericht des Training Magazine zufolge geben US-Unternehmen im Durchschnitt 1.075 $ pro Mitarbeiter für Schulungen aus.
Wenn Sie Ihre Schulungskosten zusammenzählen, sollten Sie Reisen, Schulungsmaterialien, Ausrüstung, Software und andere digitale Programme sowie die Bezahlung externer Hilfe berücksichtigen. Wenn Sie es ganz genau nehmen wollen, können Sie auch den Produktivitätsverlust einbeziehen, d. h. den Geldbetrag, den Sie nicht verdienen, weil der Mitarbeiter noch nicht voll produktiv ist. Diese Zahlen sind in einigen Bereichen, wie dem Verkauf, leichter verfügbar, während sie in anderen, wie den Dienstleistungsunternehmen, nicht so leicht zu quantifizieren sind.
Gemeinkosten
Mit Gemeinkosten wie Miete und Nebenkosten sind Sie wahrscheinlich vertraut, und Sie denken vielleicht, dass es sich dabei um einen von den Arbeitskosten getrennten Aufwand handelt. Tatsächlich sind Ihre Gemeinkosten jedoch direkt mit der Zahl Ihrer Mitarbeiter verbunden. Je mehr Mitarbeiter Sie einstellen, desto mehr Schreibtische brauchen Sie und desto mehr Platz benötigen Sie, so dass es am sinnvollsten ist, die Gemeinkosten in die Arbeitskosten einzubeziehen.
Zu den Gemeinkosten gehören u. a. die Kosten für den physischen Arbeitsplatz (Hypothek oder Miete), Grundsteuern, Versorgungsleistungen, Büromaterial, Ausrüstung und Wartung. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Firmenfahrzeuge, Mobiltelefone, Laptops oder andere Geräte zur Verfügung stellen, sollten diese ebenfalls berücksichtigt werden.
Zusätzlich zu berücksichtigende Kosten
Zusätzlich zu den oben erwähnten regelmäßigen, wiederkehrenden Kosten sollten Sie auch flexible Kosten einkalkulieren, wie z. B. Saison- oder Zeitarbeitskräfte und einmalige Kosten, die nur gelegentlich anfallen, wie z. B. Urlaubsgeld.
Berücksichtigen Sie auch die Kosten für Auftragnehmer, wie z. B. freiberuflich tätige Grafikdesigner oder Berater, wobei Sie bedenken sollten, dass diese Kosten möglicherweise sinken, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen (z. B. wenn Sie einen internen Grafikdesigner einstellen, um die Notwendigkeit einer Fremdvergabe zu vermeiden).
Arbeitskostenformel
Wenn Sie sich mit allen oben genannten Kategorien beschäftigt haben, ist es an der Zeit, sie zu addieren.
- Um die tatsächlichen Arbeitskosten zu berechnen, addieren Sie die Ausgaben in den obigen Kategorien und teilen Sie die Summe durch die Anzahl Ihrer Mitarbeiter. So erhalten Sie die Kosten pro Mitarbeiter und Jahr (oder die von Ihnen gewählte Zeiteinheit).
- Als nächstes müssen Sie diese Kosten nach Stunden aufschlüsseln. Dazu teilen Sie die Kosten pro Mitarbeiter aus Schritt 1 durch die Anzahl der Arbeitsstunden pro Jahr. Geht man von einer 40-Stunden-Woche und zwei Wochen bezahltem Urlaub aus, so arbeiten die meisten Arbeitnehmer jährlich etwa 2.000 Stunden.
- Dies sind die tatsächlichen Arbeitskosten pro Stunde.
Anhand dieser Zahl können Sie leicht ausrechnen, wie viel jeder zusätzliche Voll- oder Teilzeitbeschäftigte pro Jahr zu Ihren Kosten beiträgt, und so feststellen, ob es sich um eine vertretbare Ausgabe handelt.
Quickbooks bietet ein großartiges kostenloses Tool, mit dem Sie diese Berechnung digital durchführen können. Sie können es hier finden.
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Wie Sie sehen, gibt es eine Menge zu beachten, wenn Sie entscheiden, wie viele Mitarbeiter Sie einstellen müssen und welche Aufgaben Sie priorisieren sollten. Wenn Sie Ihren Personalbedarf nicht richtig vorhersagen, kann dies zu Gewinneinbußen und Produktivitätsverlusten führen. 4 Corner Resources kann Ihnen dabei helfen, einen Personalplan zu erstellen, der den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht und Ihrem Budget gerecht wird.
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