Wie erstellt man einen Risikomanagementplan?

Warum einen Risikomanagementplan erstellen?

In seinem Buch Done Right weist der CEO von Workfront, Alex Shootman, darauf hin, dass man nicht immer gewinnen kann und wird. „Um erfolgreich zu sein, muss man das Risiko des Scheiterns in Kauf nehmen und auf alles gefasst sein, was aus dem Nichts kommt … Was mich in schwierigen Zeiten aufrecht hält, ist das Wissen, dass der Erfolg von morgen auf der anderen Seite des heutigen Scheiterns liegt. Es gibt immer eine neue Chance zu gewinnen.“

Die von Shootman beschriebene Widerstandsfähigkeit wird durch das Risikomanagement von Projekten ermöglicht. In jedem Bereich unseres Lebens sind wir mit Risiken konfrontiert und planen sie ein, vom Abschluss einer Katastrophenversicherung bis hin zum Üben eines Evakuierungsplans. Wir können nicht genau vorhersagen, was passieren wird oder wann ein Risiko eintreten wird, aber wir können unsere Erfahrung, Weisheit, Forschung und Voraussicht nutzen, um so gut wie möglich vorbereitet zu sein und einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn Risiken eintreten.

Projektrisiken verstehen

Um mit dem Schreiben eines Risikomanagementplans zu beginnen, sollten wir uns zunächst eine hilfreiche Definition des Projektrisikos aus A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), Ausgabe 2000, ansehen:

„…ein Risiko ist ein ungewisses Ereignis oder ein ungewisser Zustand, der sich, wenn er eintritt, positiv oder negativ auf ein Projektziel auswirkt. Ein Risiko ist also kein Ereignis oder Vorfall, der bereits in einem Projekt eingetreten ist. Es ist ein Ereignis, das eintreten könnte.“

Ein Ereignis, das bereits eingetreten ist, ist ein Projektproblem, auf das Sie aktiv reagieren müssen. Im Gegensatz dazu ist ein Projektrisiko ein potenzielles Ereignis, auf das Sie vorbereitet bleiben müssen.

Die 3 Elemente eines jeden Risikos

Gregory Becker unterscheidet das Risikoereignis von zwei anderen entscheidenden Komponenten eines jeden Risikos:

1. Das Risiko selbst ist das Ereignis oder der Zustand, der eintreten kann. Das Risiko sollte klar definiert sein, damit die Sorge real wird und darauf reagiert werden kann.

2. Die Folgen eines Risikos müssen ebenfalls definiert werden, damit Ihr Team weiß, was auf dem Spiel steht, wie groß und wie dringend die Auswirkungen sind, auf die es reagieren muss, und welche Projektbereiche möglicherweise betroffen sind.

3. Die Wahrscheinlichkeit eines Risikos muss so genau wie möglich abgeschätzt werden, damit Ihr Team eine angemessene und verhältnismäßige Menge an Zeit und Energie für die Planung, Überwachung und Reaktion auf ein Risiko aufwendet.

Vorhersehen von guten und schlechten Risiken

Risiken, die Sie unbedingt vorhersehen und einplanen sollten, sind solche, die sich auf den Zeitplan, das Budget oder die Qualität der Ergebnisse auswirken können. Und trotz der oft negativen Konnotation können Risiken auch positive Auswirkungen haben. Es besteht z. B. immer die Möglichkeit, dass die Marktpreise fallen und Ihr Projekt plötzlich weit unter dem Budget liegt. Haben Sie geplant, wie Sie das eingesparte Geld umverteilen können?

Unterscheiden Sie die 3 Arten von Risiken

Alle Projektrisiken sind ungeplant, aber nur einige sind unvorhersehbar. Risiken fallen in eine der drei Kategorien der Wissbarkeit:

1. Ein bekanntes Risiko wird von den Teammitgliedern bereits erkannt und ist bereits in den frühen Planungsphasen vorhanden (Einsprüche, Budgetüberschreitungen, Materialmangel, Ressourcenbeschränkungen usw.).

2. Ein unbekanntes Risiko wird nicht in der Planungsphase festgelegt und ist nur einer begrenzten Anzahl von Personen bekannt. Diese zu entdecken, sollte das Hauptaugenmerk Ihrer Forschung und Ihres Risikomanagementplans sein.

3. Ein unbekanntes Risiko, das niemand vernünftigerweise vorhersehen kann und das in der Regel die meisten Personen überrascht (ein Systemausfall, eine plötzliche Krankheit, ein Unfall usw.).

Die Idee hinter einem Risikomanagementplan ist es, allen potenziellen Risiken – sowohl guten als auch schlechten – zuvorzukommen. Es ist ein Teil des Projektplanungsprozesses, der Ihrem Team hilft, proaktiv zu bleiben, anstatt zu reagieren und sich zu verzetteln. Je mehr Sie sich auf das Unerwartete vorbereiten, desto weniger werden Überraschungen Ihr Projekt entgleisen lassen.

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Risk Management Plan Process

Schritt 1: Identifizieren Sie potenzielle Risiken

Brainstormen Sie mit Ihrem gesamten Team und allen Projektbeteiligten potenzielle Risiken für Ihren Risikomanagementplan. Jeder Teilnehmer sollte das Projekt gründlich aus der Perspektive seiner Rolle betrachten und alles in seinem Zuständigkeitsbereich identifizieren, was als Risikoereignis oder -zustand angesehen werden könnte. Was können sie aus ihrem Blickwinkel sehen, was andere vielleicht nicht sehen?

Ermutigen Sie Ihr Team in diesem Brainstorming, alle potenziellen Risiken anzusprechen und alle Beteiligten einzubeziehen. In diesem Stadium sollten alle Ideen auf dem Tisch liegen. Letztendlich ist es Aufgabe des Projektleiters, die Punkte, die in den Risikomanagementplan einfließen sollen, herauszufiltern und zu finalisieren. Der Projektleiter wird sich auch auf Forschungsergebnisse, frühere Erfahrungen, andere Projektleiter und ähnliche Projekte stützen.

Schritt 2: Bewertung und Beurteilung potenzieller Risiken

Als Nächstes ordnen Sie Ihre umfassende Liste potenzieller Risiken nach Wahrscheinlichkeit (geringes, mittleres und hohes Risiko) und Auswirkung (gering, mittelschwer und schwerwiegend). Diese Informationen können in einem so genannten Risikoregister zusammengestellt werden. Auch wenn es nicht Teil der Projektplanungsphase ist, sollten Sie das Risikoregister als ein lebendiges Dokument betrachten, auf das Sie zurückkommen und das Sie möglicherweise während des Projekts ändern werden.

Pro-Tipp: Eine proaktive Risikomanagementtechnik ist die Kommunikation. In seinem Buch Done Right schreibt der CEO von Workfront, Alex Shootman, dass seiner Erfahrung nach:

„…alle Projekte haben mindestens drei Katastrophen, und diese haben nichts mit den technischen Aufgaben zu tun. Sie werden in der Kommunikation begründet sein. Und normalerweise kommt es nicht darauf an, wie man die Katastrophe vermeidet. Vielmehr kommt es darauf an, wie man mit ihnen umgeht, wobei man sich bewusst ist, dass die Katastrophen wahrscheinlich auf Kommunikationsfehler, Unklarheiten oder das Versäumnis zurückzuführen sind, wichtige Details und Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt mitzuteilen.“

Schritt 3: Zuweisung der Verantwortung für jedes potenzielle Risiko

Bei der Zuweisung von Teammitgliedern zur Überwachung von Risiken sollten Sie Ihre Liste nach Prioritäten ordnen und wissen, wie viele Ressourcen Sie für jedes Risiko benötigen. Die benannten Teammitglieder sind dafür verantwortlich, Maßnahmen zu ergreifen, wenn sich das potenzielle Risiko zu einem tatsächlichen Problem entwickelt. Die Zuweisung der Verantwortung für ein Risiko in Ihrem Risikomanagementplan stellt sicher, dass immer jemand ein Auge auf jedes Problem hat, und hilft bei der schnellen und effizienten Lösung von Problemen.

Schritt 4: Präventive Reaktionen entwickeln

Der Projektleiter und der Verantwortliche für jedes Risiko sollten zusammenarbeiten und das Risikoregister nutzen, um die angemessenen Reaktionen festzulegen, falls und wenn ein Risiko zu einem Problem wird. Sie werden entscheiden, welche der folgenden vier Reaktionen angemessen ist:

Vermeiden: Ändern Sie Ihre Pläne oder Vorgehensweise, um das Risiko zu beseitigen.

Übertragen: Übertragen Sie das Risiko auf eine andere Person innerhalb des Teams, innerhalb des Unternehmens oder außerhalb (z.B.,

Mäßigen: die Wahrscheinlichkeit und/oder die Auswirkungen der Bedrohung auf das Projekt verringern.

Akzeptieren: das Risiko in Kauf nehmen und mit seinen Folgen umgehen.

Ihr Risikomanagementplan sollte für alle Teammitglieder sichtbar sein, damit jeder weiß, auf welche Risiken er achten muss und an wen er sich wenden kann, wenn eines davon eintritt. Im digitalen Zeitalter können Sie Ihr Unternehmen ganz einfach mit einer einzigen Lösung für das Arbeitsmanagement verbinden.

Schritt 5: Kontinuierliche Überwachung der Risiken

Zusätzlich zu den Risiken, die Sie bereits in Ihrem Risikomanagementplan identifiziert haben, werden zwangsläufig neue Risiken auftauchen. An dieser Stelle kommt ein Risikomanagementsystem ins Spiel, ebenso wie Ihre laufende Überwachung und Kontrolle der Risiken. Das Risikomanagement erfordert die Verfolgung von und Berichterstattung über auslösende Ereignisse, die es erforderlich machen, dass Sie Ihren Reaktionsplan bzw. Ihre Reaktionspläne in Gang setzen. Und es bedeutet, dass Sie das Risiko im Vergleich zu Ihrer ursprünglichen Einschätzung analysieren müssen, um daraus zu lernen und zukünftige Planungen vorzunehmen.

Risikoplanung ist ein komplexer und kontinuierlicher Teil eines soliden Projektmanagements. Es ist unmöglich, alles vorherzusagen, was schief gehen kann, aber ein System für den Fall, dass Probleme auftauchen, wird mit Sicherheit Ihre Erfolgschancen erhöhen und zukünftige Projekte verbessern. Außerdem ermutigt die Praxis der Risikovorhersage Ihr Team, flexibel zu bleiben und keine Angst zu haben, neue Dinge auszuprobieren.

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Starten Sie mit der Risikoplanung

Ein effektives Risikomanagement für Projekte kann im Laufe der Zeit den Overhead reduzieren und Ihre Teams dazu bringen, intelligenter zu arbeiten. Die Projektleiter erhalten die nötige Hilfe, um Brände zu löschen, und Probleme, die zu großen Problemen hätten führen können, werden zu kleinen Stolpersteinen. Wie Shootman in Done Right rät: „Akzeptieren Sie, dass Sie, wenn Sie nach dem Außergewöhnlichen streben, nicht immer erfolgreich sein werden. Akzeptieren Sie aber auch, dass man nicht großartig darin wird, Außergewöhnliches zu leisten, indem man Risiken, Überraschungen oder Fehler vermeidet.“

Workfront vereinfacht den Prozess der Erstellung eines Projektrisikomanagementplans. Arbeiten Sie mit Ihrem Team an einem Ort zusammen, um die Kommunikation und Transparenz während des gesamten Projekts zu verbessern. Jeder kann seinen Beitrag leisten und gemeinsam nach potenziellen Problemen Ausschau halten, wodurch die Zahl der Risiken, die sich zu Katastrophen entwickeln, minimiert wird. Wenn Sie bereit sind, mit der Risikoplanung für Ihr nächstes Projekt zu beginnen, sollten Sie noch heute eine Produkttour machen.