Eventmanagement umfasst die Überwachung der gesamten Logistik im Vorfeld und während einer Veranstaltung, sei es eine Konferenz, eine Hochzeit oder eine andere organisierte Zusammenkunft. Eventmanager führen die Veranstaltungspläne aus, indem sie das Personal, die Finanzen, die Beziehungen zu den Anbietern und vieles mehr verwalten.
In der Branche der Veranstaltungsplanung sind die Berufsbezeichnungen so vielfältig und zahlreich wie die angebotenen Dienstleistungen, und es kann oft schwierig sein, eine von der anderen zu unterscheiden. Das kann eine Herausforderung sein, wenn Sie ein Portfolio für die Veranstaltungsplanung erstellen, einen Job suchen oder mit einem Kunden zusammenarbeiten, der Ihre Funktion und Ihre Aufgaben nicht richtig versteht. Erfahren Sie mehr darüber, was Eventmanagement beinhaltet und ob es das Richtige für Sie ist.
Was ist Eventmanagement?
Eventmanagement umfasst eine Vielzahl von Funktionen zur Durchführung von Großveranstaltungen wie Konferenzen, Tagungen, Konzerten, Messen, Festivals und Feierlichkeiten. Es umfasst die gesamte Logistik der Veranstaltung, die Zusammenarbeit mit dem Personal und das Projektmanagement für die gesamte Veranstaltung.
Zusätzliche Aufgaben können die Verwaltung des Budgets und der für die einzelnen Funktionen zuständigen Teams sowie die Überwachung der Durchführung der Veranstaltung sein. Eventmanager beaufsichtigen auch die Leistungen aller externen Anbieter und Fachleute, einschließlich der Eventplaner.
Wie Eventmanagement funktioniert
Zu den spezifischen Aufgaben eines Eventmanagers können gehören:
- Auswahl und Reservierung von Veranstaltungsorten
- Koordinierung von externen Anbietern
- Einstellung von Rednern oder Unterhaltungsprogramm
- Transport- und Parkmöglichkeiten
- Einholung notwendiger Genehmigungen und entsprechender Versicherungen
- Einhaltung von Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards
- Erstellung von Notfallplänen
- Krisen- und Situationsmanagement bei der Veranstaltung
- Erstellung eines Sicherheitsplans
- Überwachung der Veranstaltung
Diese Aufzählung ist keineswegs vollständig. Je nach Umfang der Veranstaltung und den anderen beauftragten Fachleuten können die Aufgaben variieren. Im Wesentlichen ist der Eventmanager für die Koordinierung der gesamten Logistik einer Veranstaltung verantwortlich.
Die Rolle der Eventmanagementdienste
Eventmanagementfirmen werden häufig mit der Planung und Durchführung von großen Firmentreffen und besonderen Veranstaltungen beauftragt. Hochzeiten und Konzerte sind häufige Anlässe für Eventmanagement-Profis, aber auch Sportveranstaltungen, Klassentreffen und große Partys sind Anlässe, die von Eventmanagement profitieren können.
Behörden, gemeinnützige Organisationen, Vereine und Unternehmen nutzen Eventmanagement-Unternehmen, um wichtige Veranstaltungen und Treffen zu koordinieren. Die Funktion des Veranstaltungsmanagements ist häufig in der Marketing- oder PR-Abteilung eines Unternehmens angesiedelt oder gehört zum Personal für besondere Veranstaltungen.
Erfolgreiche Fähigkeiten
Wie bei den meisten Funktionen der Veranstaltungsplanung sind auch beim Veranstaltungsmanagement ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten erforderlich. Die Fähigkeit zum Multitasking und zum Jonglieren mit vielen beweglichen Teilen ist unabdingbar, und zusammen mit dieser erstklassigen Organisation ist auch ein effizientes Zeitmanagement erforderlich.
Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und bei der Sache zu bleiben, ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Veranstaltung. Eventmanagement erfordert, dass man die Vision für die Veranstaltung bis zur Ausführung verfolgt, was Ausdauer, Kreativität und Flexibilität erfordert.
Da das Projektmanagement ein Schlüsselelement ist und nicht nur Funktionen, sondern auch Teams von Menschen leitet, sind auch zwischenmenschliche Fähigkeiten wichtig. Die Interaktion mit Personen auf allen Ebenen einer Organisation ist Teil der Arbeit, daher ist es wichtig, sich wohl zu fühlen, sympathisch zu sein und gut zu kommunizieren, um diese Beziehungen aufzubauen.
Eventmanagement vs. Eventplanung
Obgleich sie sehr eng miteinander verwandt sind, erfüllen Eventmanagement und Eventplanung zwei unterschiedliche Funktionen. Vereinfacht ausgedrückt, entwerfen Veranstaltungsplaner die Vision und viele der vorläufigen Pläne für eine Veranstaltung, während Manager die Details vor und während der Veranstaltung ausführen.
Allerdings können Veranstaltungsmanager auch Aspekte von Veranstaltungen planen, und Veranstaltungsplaner können bestimmte Komponenten des Veranstaltungsplanungsprozesses verwalten. Beide arbeiten Seite an Seite, und ihre Aufgaben können sich überschneiden. Viele Personen können beide Funktionen ausüben, vor allem, wenn sie ihr eigenes Unternehmen führen oder in einer kleinen Eventplanungsfirma arbeiten. Dennoch sind die Ausbildung und die Fähigkeiten, die für jede Position erforderlich sind, recht unterschiedlich.
Hier ein paar Beispiele für einige der wichtigsten Unterschiede:
| Eventmanager | Eventplaner |
|---|---|
| Reservierung von Locations | Auswahl von Veranstaltungsthema und Konzept |
| Koordination mit Anbietern | Auswahl des Veranstaltungsortes |
| Einstellung und Verwaltung von Personal | Menüplanung |
| Management vor Ort während der Veranstaltung | Arrangieren von Unterhaltung oder Gastrednern |
Key Takeaways
- Eventmanagement ist die Überwachung vieler administrativer Details für Veranstaltungen wie Konferenzen, Feste oder Hochzeiten.
- Ein Eventmanager arbeitet mit dem Personal und den Anbietern zusammen, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung wie geplant durchgeführt wird.
- Während Eventplaner eher am Gesamtkonzept der Veranstaltung arbeiten, kümmern sich Eventmanager um die Details der Durchführung.
- Eventmanager müssen unter anderem organisiert, geschickt im Umgang mit Menschen und flexibel sein.