Definition: Eine Bestellanforderung ist ein Dokument, das von einer Abteilung verwendet wird, um die Einkaufsabteilung um die Bestellung von Materialien oder Waren zu bitten. Mit anderen Worten, dieses Formular wird von den Abteilungen verwendet, um der Einkaufsabteilung mitzuteilen, dass Rohstoffe für die Produktion oder Waren für den Verkaufsraum benötigt werden.
Was bedeutet Bestellanforderung?
Um Betrug vorzubeugen, ist es den Abteilungsleitern in der Regel nicht gestattet, im Namen des Unternehmens direkt bei den Lieferanten und Zulieferern Bestellungen aufzugeben. Stattdessen gibt eine andere kreative Abteilung, die Einkaufsabteilung, die Bestellungen bei den Drittanbietern auf. Wenn ein Abteilungsleiter feststellt, dass das Material knapp wird, füllt er ein Anforderungsformular aus, das ein Datum, den Namen des Leiters, die Menge, die Modellnummern, Einzelheiten zur Bestellung und den Lieferanten enthält. Das Anforderungsformular ist nur ein Schritt im Bestellprozess eines Gutscheinsystems. Schauen wir uns ein kurzes Beispiel an, wie eines dieser Systeme funktioniert.
Beispiel
Zunächst erstellt eine Abteilung, die Material bestellen muss, ein Bestellanforderungsformular. Dieses Formular teilt der Einkaufsabteilung mit, dass Material benötigt wird. Die Einkaufsabteilung kann die Anfrage der anderen Abteilung genehmigen, ändern oder ablehnen. Wenn die Bestellung genehmigt wird, erstellt die Einkaufsabteilung eine Bestellung.
Dieses Bestellformular wird an den Lieferanten geschickt, um ihm mitzuteilen, dass der Käufer Waren kaufen möchte. Wenn der Lieferant die Bestellung annimmt, produziert und liefert er die Ware mit einer Rechnung. Die Wareneingangsabteilung packt die Ware aus und übergibt die Eingangsmeldung an die Buchhaltung, die bereits über die Rechnung und die Bestellung verfügt. Wenn alle diese Dokumente übereinstimmen, kann die Buchhaltung eine Rechnungsfreigabe an den Kassierer ausstellen, die besagt, dass eine Zahlung an den Lieferanten erfolgen kann.
Ich weiß. Das scheint ein langwieriger Prozess zu sein. Das ist er auch, aber er dient dazu, betrügerische Einkäufe zu verhindern und das Unternehmensvermögen vor unsachgemäßen Bestellungen zu schützen.