Was ist ein Arbeitsauftrag? Ein einfacher Arbeitsauftrag

Ein Arbeitsauftrag ist eine Aufgabe oder ein Job für einen Kunden, der geplant und einer Person zugewiesen werden kann. Der Begriff wird häufig in der Außendienstbranche verwendet, wo Arbeitsaufträge oder Jobs den Außendiensttechnikern zugewiesen werden. Mit Arbeitsaufträgen werden Außendiensttechniker mit verschiedenen Aufgaben betraut, z. B. mit der Installation von Geräten, Reparaturen oder Wartungsarbeiten

In der Regel sind Arbeitsaufträge das Ergebnis einer Kundenanfrage. In vielen Fällen können Arbeitsaufträge jedoch auch eine Folgemaßnahme einer zuvor durchgeführten Inspektion oder Prüfung sein. Hier einige Beispiele, die auf einen Arbeitsauftrag hindeuten:

1. Eine Immobilieninspektion kann auf die Notwendigkeit mehrerer Reparaturen hinweisen – Dacheindeckung, Klempnerarbeiten, Landschaftsgestaltung, Elektrik usw. Hier kann jede Reparatur ein eigener Arbeitsauftrag sein.
2. Eine Bewertung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes am Arbeitsplatz (OSHA-Inspektion) weist auf die Notwendigkeit hin, die Beschilderung zu ersetzen, die Beleuchtung zu ändern, gefährliches Material zu entfernen, die Treppen zu entstopfen usw. – Jeder dieser Punkte könnte ein Arbeitsauftrag sein.
3. Eine geplante Wartungsprüfung von Produktionsanlagen zeigt die Notwendigkeit an, Teile auszutauschen, Schmiermittel hinzuzufügen und Komponenten einzustellen – dies kann ein oder mehrere Arbeitsaufträge sein.

Ein Arbeitsauftrag enthält eine Beschreibung der Details einer Arbeit. Arbeitsaufträge können einfach sein. Ein einfacher Arbeitsauftrag erfordert nur die fünf Elemente, die in der folgenden Abbildung in Gold dargestellt sind. Alle anderen Elemente sind optional.
Die Verwendung von Formularen und Vorlagen erleichtert die Verwaltung.

Formulare sind zum Beispiel nicht erforderlich, aber ein oder mehrere Formulare können verwendet werden, um Aktivitäten mit angepassten und wiederverwendbaren Checklisten zu organisieren oder zu dokumentieren. Formulare können Seiten enthalten, die verwendet werden können, um zu bestimmen, welche Elemente in einem Formular angezeigt werden.

Andere optionale Elemente, die grün dargestellt sind, wie z. B. ein Kostenvoranschlag (oder ein Angebot), können in einen Arbeitsauftrag aufgenommen werden. Wenn ein gemeinsamer Satz optionaler Elemente häufig verwendet wird, können sie als Teil einer benannten Vorlage gruppiert werden, um ihre Aufnahme in den Arbeitsauftrag zu beschleunigen.

Ein einfacher Arbeitsauftrag

Das folgende Beispiel aus der Wohnungseigentumsverwaltung gibt Ihnen eine grobe Vorstellung davon, wie ein einfacher Arbeitsauftrag mit einer Workforce-Management-Software geplant und ausgeführt wird.

Betrachten Sie das folgende Beispiel aus der Wohnungswirtschaft.

1. Joe, der Teamleiter, erhält eine Anfrage von einem Kunden, der Unterstützung bei der Landschaftsgestaltung in seinen Räumlichkeiten benötigt.
2. Joe erstellt einen Arbeitsauftrag und weist ihn Tim zu, der in Joes Team arbeitet. Es gibt viele Möglichkeiten, einen Arbeitsauftrag zu erteilen – per Telefonanruf, SMS oder mit einer professionellen Arbeitsauftragssoftware wie ReachOut. Mit einem Tool wie ReachOut ist es für Joe einfacher, ein geeignetes Datum und eine geeignete Uhrzeit festzulegen und Tim die Adresse, den Code für das Schließfach und andere Informationen mitzuteilen, die er für die Erledigung des Arbeitsauftrags benötigt.
3. Tim nimmt die Informationen von Joe auf und fährt zum vereinbarten Termin zum Grundstück des Kunden, um die geplanten Landschaftsbauarbeiten wie die Beseitigung von Schutt durchzuführen. Eine Arbeitsauftragssoftware wie ReachOut kann sicherstellen, dass Tim den genauen Standort des Kunden zu dem in seinem Kalender festgelegten Datum mit einer Reihe von Anweisungen erreicht. ReachOut arbeitet mit Maps zusammen, um Tim zu helfen, die beste Route zum Grundstück des Kunden zu finden. ReachOut sendet auch Benachrichtigungen, so dass Tim rechtzeitig an den Arbeitsauftrag erinnert wird.
4. In den meisten professionellen Außendienstunternehmen würden Außendiensttechniker wie Tim ein Formular mit Informationen über die auf dem Grundstück durchgeführten Arbeiten ausfüllen. Ein solches Formular kann folgende Angaben enthalten: An- und Abmeldezeiten, eine Checkliste für den Auftrag und einige Notizen. Manche Unternehmen verlangen von ihren Kunden, dass sie das Formular unterschreiben, um zu bestätigen, dass die Arbeit erledigt wurde. All diese Informationen können auf Papier oder mit einer App zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen auf Tims Smartphone erfasst werden. Mit ReachOut kann Tim auch Fotos mit GPS-Koordinaten machen, um die Arbeit bei Bedarf zu belegen.
5. Wenn Tim den Arbeitsauftrag ausgeführt hat, kann Joe dem Kunden eine Rechnung für die geleistete Arbeit stellen. Arbeitsauftragssoftware wie ReachOut hilft dabei, Rechnungen zu erstellen und an Kunden zu senden.

Transformation mit Arbeitsauftragssoftware

Traditionell wurden Arbeitsaufträge über Telefonanrufe zugewiesen. Anweisungen und Formulare wurden mit Papier und Stift verwaltet. Einige Unternehmen verwenden Laptops, um Formulare zu erfassen. Heutzutage steigen Dienstleistungsunternehmen jedoch auf Arbeitsauftragssoftware und Außendienstmanagement-Software wie ReachOut um. ReachOut ist als Web-Backend und als begleitende mobile App erhältlich und ermöglicht es Außendiensttechnikern, Anweisungen, Formulare, Benachrichtigungen und Adressen über ihre Smartphones oder Tablets zu empfangen.

„Es ist an der Zeit, dass Serviceunternehmen mit der Technologie voranschreiten, und die Implementierung einer Software für Arbeitsaufträge ist ein Schritt in diesem Prozess. Der damit verbundene Komfort, die Effizienzsteigerung und die Optimierung der Arbeitsabläufe tragen dazu bei, dass mehr in kürzerer Zeit erledigt werden kann – und das mit dem Pluspunkt der höheren Kundenzufriedenheit.“ Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite

Sie können auf einfache Weise Auftragsinformationen hinzufügen, Bilder mit Anmerkungen versehen, Unterschriften von Kunden entgegennehmen und ihre eigene Arbeit mühelos verwalten. Solche Systeme bieten Vorgesetzten die Möglichkeit, ihre Teams von jedem Ort der Welt aus zu verwalten. Außerdem ermöglicht ReachOut den Unternehmern, mehrere Teams mit verschiedenen Vorgesetzten zu bilden.

Arbeitsaufträge sind das Herzstück eines Unternehmens. Daher ist die Aufrechterhaltung eines rationalisierten und problemlosen Arbeitsauftragssystems notwendig, um das Wachstum eines Unternehmens zu gewährleisten. Eine intelligente Arbeitsauftragssoftware wie ReachOut erleichtert nicht nur die Verwaltung von Arbeitsaufträgen, sondern verhindert auch die Verschwendung von Zeit und Geld.

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