Die jährliche Arbeitslosensteuererklärung des Arbeitgebers, das IRS-Formular 940, ist ein Formular, das von Unternehmen mit einem oder mehreren Arbeitnehmern jährlich beim IRS eingereicht wird. Es dient der Berechnung der Bundesarbeitslosensteuer des Arbeitgebers auf der Grundlage der jährlichen Lohnsumme des Unternehmens.
Verständnis des IRS-Formulars 940
Jedes Jahr muss jedes Unternehmen mit Arbeitnehmern das Formular 940 einreichen, um den Betrag der Arbeitslosensteuer zu berechnen, der auf Bundesebene zu zahlen ist. Diese Lohnsummensteuer basiert auf den ersten 7.000 $ des Lohns jedes Arbeitnehmers (einschließlich der Inhaber von S-Kapitalgesellschaften, die ein Gehalt für die für ihr Unternehmen geleistete Arbeit erhalten).
Das Formular ist eine einzige einseitige Erklärung, in der die Gesamtzahlungen an alle Arbeitnehmer aufgeführt sind, abzüglich aller Zahlungen, die vom Bundesversicherungsbeitragsgesetz (FICA) ausgenommen sind, wie z. B. bestimmte Zusatzleistungen, Gruppenlebensversicherungen und Betreuungsleistungen.
Wenn ein Arbeitgeber Arbeitnehmer in mehr als einem Bundesstaat beschäftigt, muss er unter Umständen auch Anlage A des Formulars 940 ausfüllen, um die Steuer zu berechnen, wenn die Arbeitnehmer in Bundesstaaten beschäftigt sind, in denen die Löhne im Rahmen der Arbeitslosenentschädigungsgesetze gekürzt werden. Diese Kürzung der 5,4 %igen Gutschrift für die staatlichen Arbeitslosensteuern ergibt sich, wenn die Staaten bei der Bundesregierung Kredite aufgenommen haben, um ihre Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Arbeitslosenunterstützung zu erfüllen, und diese Beträge noch nicht zurückgezahlt haben.
Was ist das Formular 940 und wofür wird es verwendet?
Obwohl die Arbeitslosenunterstützung für ehemalige Arbeitnehmer von den Staaten gezahlt wird, sorgt die Bundesregierung für eine Absicherung. Dies geschieht durch die Erhebung der Arbeitslosensteuer auf Bundesebene, um den Bundesstaaten Mittel zur Verfügung zu stellen, wenn sie ihren Leistungsverpflichtungen nachkommen müssen. Mit dem Federal Unemployment Tax Act (FUTA) wurde zu diesem Zweck eine Lohnsummensteuer eingeführt, und das IRS-Formular 940 wird verwendet, um die jährliche Steuerverpflichtung des Arbeitgebers zu melden.
Was ist der Unterschied zwischen einem Formular 940 und einem 941?
Verwechseln Sie das Formular 940, das eine jährliche Arbeitgebererklärung für Zwecke der Arbeitslosensteuer ist, nicht mit anderen Arbeitgebererklärungen, wie z. B.:
- Formular 941, Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, mit dem die Lohneinbehaltung für die Einkommenssteuer sowie der Anteil der Arbeitnehmer an der Sozialversicherung und der Medicare-Steuer (FICA) und der Anteil des Arbeitgebers an der FICA gemeldet werden.
- Formular 943, Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees (Jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers für landwirtschaftliche Arbeitnehmer), das anstelle des Formulars 941 verwendet wird, um einmal im Jahr den Betrag der einbehaltenen Bundeseinkommens- und FICA-Steuern (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) zu melden.
- Formular 944, Annual Federal Tax Return of Employer (Jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers), das anstelle der vierteljährlichen Arbeitgebererklärungen eingereicht wird, wenn der Arbeitgeber „klein“ ist. Dies gilt für Arbeitgeber mit einer jährlichen Steuerschuld, bei der die einbehaltene Bundeseinkommenssteuer und die FICA (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) insgesamt 1.000 Dollar oder weniger betragen.
Ausfüllen des Bundesformulars 940
Das Formular 940 ist einmal jährlich einzureichen, unabhängig davon, ob das Unternehmen Arbeitnehmer entlassen hat und vom Staat darüber informiert wurde, dass Beschäftigungsleistungen beantragt wurden. Es kann auf Papier oder elektronisch eingereicht werden.
Muss ich das Formular 940 für mein Unternehmen einreichen?
Ein Unternehmen muss das Formular 940 einreichen, wenn es in einem beliebigen Kalenderquartal (Januar bis März, April bis Juni, Juli bis September und Oktober bis Dezember) im laufenden oder im vorangegangenen Jahr Löhne in Höhe von mindestens 1.000 USD gezahlt hat. Der Grundsteuersatz für die Arbeitslosensteuer auf Bundesebene beträgt 6 % auf die ersten 7.000 Dollar des Lohns eines jeden Arbeitnehmers für das gesamte Jahr. Es gibt jedoch eine Gutschrift für bundesstaatliche Arbeitslosensteuern von bis zu 5,4 %, wodurch sich der Nettosteuersatz auf 0,6 % verringert.
Ein Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in mehr als einem Bundesstaat oder mit einem Standort in einem Bundesstaat, in dem die Gutschrift reduziert wird, muss Anlage A des Formulars 940 einreichen.
Wann ist das Formular 940 fällig?
Das Steuerformular 940 ist Ende Januar nach dem Jahr fällig, in dem Löhne gezahlt wurden. Für 2019 ist der Fälligkeitstermin für das Formular 940 der 31. Januar 2020. Die Einreichung dieses Formulars erfolgt jährlich, auch wenn die Steuerzahlungen unter Umständen vierteljährlich erfolgen müssen.
Wann und wohin ist die Zahlung zu überweisen
Auch wenn das Formular 940 einmal jährlich eingereicht wird, muss ein Arbeitgeber unter Umständen vierteljährliche Steuerabgaben leisten. Beläuft sich die Arbeitslosensteuer auf Bundesebene auf mehr als 500 $ für das Kalenderjahr, muss mindestens eine vierteljährliche Zahlung erfolgen. Die Einzahlung muss bis zum letzten Tag des Monats nach dem Ende des Kalenderquartals erfolgen. Wenn sich also die Arbeitslosensteuer eines Arbeitgebers auf der Grundlage der Lohnsumme für Januar bis März auf insgesamt 600 $ beläuft, muss die Steuer bis zum 30. April eingezahlt werden.
Beträgt die vierteljährliche Steuerschuld in einem Quartal 500 $ oder weniger, wird sie auf das nächste Quartal übertragen. Beträgt die Steuerschuld für das erste Quartal des Jahres 400 $, so wird dieser Betrag auf das zweite Quartal übertragen und zur Steuerschuld des zweiten Quartals addiert, um festzustellen, ob eine Zahlung erforderlich ist.
Wenn vierteljährliche Zahlungen erforderlich sind, müssen sie bei der Bundesregierung hinterlegt werden. Dies kann über EFTPS, ein kostenloses und sicheres Online-Programm zur Zahlung der Bundessteuer, erfolgen.
Für kleine Unternehmen mit 11 oder weniger Beschäftigten reicht die jährliche Zahlung der Steuer aus, da die vierteljährliche Zahlungsschwelle nicht überschritten wird. Wenn Sie beispielsweise fünf Angestellte haben, die im ersten Quartal ein Gehalt von 10.000 $ (nur die ersten 7.000 $ zählen), 8.000 $ (nur die ersten 7.000 $ zählen), 6.000 $, 4.000 $ bzw. 1.000 $ erhalten, ist für dieses Quartal keine Zahlung fällig. Die Steuerschuld für dieses Quartal beträgt 150 $ (25.000 $ x 0,006) und liegt damit unter dem Schwellenwert für die Einzahlung von 500 $.
Wo reichen Unternehmen das Bundesformular 940 ein?
Das Formular 940 wird beim IRS eingereicht. Wenn Sie die Steuererklärung in Papierform einreichen, muss sie an die Adresse geschickt werden, die in den Anweisungen auf dem Formular 940 angegeben ist. Die Adresse richtet sich nach dem Sitz des Arbeitgebers und danach, ob dem Formular eine Zahlung beigefügt ist. Die Adresse kann sich von Jahr zu Jahr ändern, daher sollte sie vor dem Versand überprüft werden.
Kann die Steuererklärung elektronisch eingereicht werden?
Sie können Ihr Steuerformular 940 elektronisch einreichen, und die IRS empfiehlt Ihnen, dies zu tun. Die Formulare werden über das E-File-Programm der IRS eingereicht. Das bedeutet, dass Sie eine von der IRS zugelassene Software kaufen müssen, um die Steuererklärung auszufüllen und sie elektronisch an die Behörde zu übermitteln. Dafür wird in der Regel eine Gebühr fällig. Alternativ können Sie sich auch an einen Steuerberater oder einen Lohnbuchhaltungsdienstleister wenden.
Wie vermeide ich Strafen für mein Unternehmen?
Die Einhaltung der Arbeitgeberpflichten für die Bundesarbeitslosensteuer kann Ihnen helfen, Strafen und Zinsen zu vermeiden. Das bedeutet:
- Formular 940 fristgerecht einreichen (und sicherstellen, dass es vollständig und korrekt ist).
- Die fällige Arbeitslosensteuer in voller Höhe einzahlen (und sicherstellen, dass die Einzahlungen von Ihrem Finanzinstitut, von dem die Zahlungen abgehoben werden, anerkannt werden).
Anweisungen zum Formular 940
Das Formular 940 ist einfach auszufüllen, sofern Sie alle erforderlichen Informationen zur Hand haben.
- Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) an. Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, tragen Sie Ihren Namen in die Zeile „Name“ und Ihren Handelsnamen in die Zeile „Handelsname“ ein. Die Zeile „Handelsname“ muss nicht ausgefüllt werden, wenn der Name des Unternehmens und der Handelsname identisch sind.
- Geben Sie gegebenenfalls die Art der eingereichten Steuererklärung an. Dazu gehört das Ankreuzen eines Kästchens, um zu zeigen, dass es sich um eine geänderte Erklärung, eine Erklärung für einen Nachfolgearbeitgeber, eine Erklärung ohne Steuerpflicht handelt, weil während des Jahres keine Löhne gezahlt wurden, oder wenn das Unternehmen geschlossen wurde und keine Löhne mehr zahlt (so dass das Finanzamt im folgenden Jahr nicht nach einer nicht eingereichten Erklärung sucht).
- Berechnen Sie die Steuer, indem Sie die Gesamtzahlungen an alle Arbeitnehmer eingeben, und reduzieren Sie diese um Zahlungen, die von der Steuer befreit sind (z. B., Arbeitgeberbeiträge zur Krankenversicherung, Arbeitgeberbeiträge zu qualifizierten Pensionsplänen), und geben Sie dann die Gesamtzahlungen an jeden Arbeitnehmer ein, die 7.000 $ übersteigen, um den steuerpflichtigen Lohn zu ermitteln. Multiplizieren Sie diesen Betrag mit 0,006, um die Steuer vor Anpassungen zu ermitteln.
- Nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen vor, z. B. die oben beschriebenen Beträge zur Reduzierung der Gutschriften.
- Bestimmen Sie die endgültig fällige Steuer und ob es einen fälligen Saldo oder eine Überzahlung auf der Grundlage der für das Jahr getätigten Einzahlungen gibt. Wenn ein fälliger Saldo 500 $ oder mehr beträgt, muss er (wie bereits erläutert) hinterlegt werden. Liegt der fällige Saldo darunter, kann die Zahlung zusammen mit der Steuererklärung erfolgen. Wenn es eine Überzahlung gibt, weil bereits zu viel eingezahlt wurde, kann diese zurückerstattet oder auf die nächste Steuererklärung angerechnet werden (füllen Sie das Formular 940-V, Zahlungsbeleg, aus), um sicherzustellen, dass die Zahlung Ihrem Steuerkonto gutgeschrieben wird.
Überwachung Ihrer Arbeitslosensteuern
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Arbeitgebers ist es, die Übersicht über die Arbeitslosensteuern zu behalten und das Steuerformular 940 rechtzeitig einzureichen. Diese Aufgaben können mit Hilfe eines Lohnbuchhaltungsdienstleisters vereinfacht werden.