Privates Wiki: Wie erstellt man ein optisch ansprechendes?

Erstellen Sie ein Wiki und erleben Sie die Vorteile der Zusammenarbeit aus der Ferne.

Wir alle haben schon von Wikipedia gehört, der Seite, auf die man zurückgreift, wenn man etwas Neues erfahren oder ein unbekanntes Thema lesen möchte. Die Aufgabe von Wikipedia ist es, eine umfassende Wissensquelle zu schaffen, und sie wird mit Hilfe von Wikis erstellt. Wikis“ können auf vielfältige Weise genutzt werden und entwickeln sich schnell zur gefragten Technologie für Wissensmanagement und Remote-Zusammenarbeit.

Wussten Sie, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter fast 2,5 Stunden pro Tag, d.h. etwa 30 % seines Arbeitstages, mit der Suche nach Informationen verbringt?

Eine andere Studie ergab, dass fast 20 % der Arbeitszeit eines Mitarbeiters – das entspricht einem Tag in der Arbeitswoche – mit der Suche nach Informationen verschwendet wird, die er für seine Arbeit benötigt!

Organisationen müssen Wissen sammeln, Informationen aus verschiedenen Quellen organisieren, Erfahrungen austauschen und Einblicke gewähren, damit ihre Mitarbeiter ihre Arbeit effektiv erledigen können. Nach Angaben der McKinsey & Company kann eine durchsuchbare interne Wissensdatenbank die Produktivität der Mitarbeiter um 35 % steigern. Eine Möglichkeit für Unternehmen, eine solche Wissensdatenbank zu erstellen, ist der Einsatz von Wikis – Seiten, die Informationen organisieren und von mehreren Benutzern gemeinsam genutzt werden können.

Ob Sie nun Ihre Unternehmensarbeit speichern oder persönliche Informationen verwalten möchten, in diesem Artikel erfahren Sie, was ein Wiki ist und welche Vor- und Nachteile es hat. Wir erklären auch, wie Sie ein Wiki erstellen und wie Sie es in Ihrem Unternehmen effektiv einsetzen können.

Was ist ein Wiki?

Der Name „Wiki“ stammt vom Erfinder des ersten Wikis Ward Cunningham. Es ist eine Kurzform des hawaiianischen Wortes „wiki- wiki“, was schnell bedeutet.

Ein Wiki ist eine Webseite, die von mehreren Benutzern mit einem einfachen Webbrowser und einer Internetverbindung bearbeitet werden kann. Wikis sind eine schnelle und einfache Möglichkeit, Informationsbestände zu erstellen, Informationen zu suchen und gemeinsam an einer Seite zu arbeiten.

Wikipedia definiert Wikis als „Eine Textpublikation, die von ihrem eigenen Publikum direkt über einen Webbrowser gemeinsam bearbeitet und verwaltet wird.“ Das bedeutet, dass Wikis von jedem erstellt und bearbeitet werden können, der Zugriff auf die Webseite hat.

Ein typisches Wiki kann mehrere Seiten zu einem Thema enthalten und dient als Wissenszentrum für mehrere Mitwirkende.

Typen von Wikis

Wir können die verschiedenen Arten von Wikis nach dem Zweck der Erstellung und dem Umfang der angestrebten Zusammenarbeit unterteilen. Wollen Sie ein Wissenszentrum für die ganze Welt schaffen oder ein persönliches Verzeichnis, in dem Sie Ihre Dateien durchsuchen können? Möchten Sie den Personenkreis einschränken, der Inhalte hinzufügen oder bearbeiten kann? Erläutern wir die 3 Haupttypen von Wikis:

1. Öffentliche Wikis – Wikis, die als Informationsdrehscheibe dienen sollen, in der jeder Inhalte erstellen und bearbeiten kann, werden als öffentliche Wikis bezeichnet. Sie sind offen für die Zusammenarbeit mit allen. Beliebte Wikis wie Wikipedia, Scholarpedia, WikiTravel sind öffentlich zugänglich.
2. Private Wikis – Private Wikis werden von Unternehmen als interne Wissensdatenbank verwendet, um ihre internen Informationen zu verwalten und Teams die Möglichkeit zu geben, auf einfache Weise Wissen zu teilen und zusammenzuarbeiten. Es ist ein Ort, an dem Ihr Team Dokumente über Unternehmensrichtlinien, Prozesse, Richtlinien, SOPs (Standard Operating Procedures), Projekte, Produktlisten, Arbeitsabläufe, gemeinsame Logins, Checklisten usw. speichern kann. Betrachten Sie es als Ihr firmeninternes Wikipedia, das nur für Ihr Unternehmen erstellt wurde. Wir werden in diesem Artikel ausführlich auf private Wikis eingehen.
3. Persönliches Wiki – Sie können Wikis auch als persönliches Wiki verwenden, um Notizen zu machen, als Wissensdatenbank, Tagebuch, Schreibwerkzeug oder sogar für das Projektmanagement.

Vorteile von Wikis

Zunächst kann ein Wiki ein effizientes Mittel zum Sammeln und Verteilen von Informationen sein. Es kann die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern aus der Ferne verbessern und bietet eine einfache Möglichkeit, ein Team auf dieselbe Seite zu bringen. Einige der wichtigsten Vorteile von Wikis sind die folgenden:

• Jeder kann ein Wiki erstellen
• Jeder kann ein Wiki bearbeiten
• Einfach zu erlernen und zu benutzen
• Einfache Aktualisierung von Informationen
• Teams können gemeinsam an einer einzigen Webseite arbeiten
• Miteinander teilen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten
• Kann Änderungen nachverfolgen und zur vorherigen Version zurückkehren
• Flexible Struktur, um ein Wiki nach Ihren Bedürfnissen zu erstellen
• Große Auswahl an Wiki-Software
• Geringe Kosten für die Verwaltung

Wir werden uns im Detail mit privaten Wikis beschäftigen, die oft auch als interne Wikis oder Firmen-Wikis bezeichnet werden. Ein privates oder internes Wiki fungiert als zentraler Informationsknotenpunkt, um das gesamte Wissen und die Informationen des Unternehmens zu verwalten und zu teilen.

Weiterlesen: Wie erstellt man am besten ein internes Wiki?

Brauchen Sie ein privates Wiki?

Bevor Sie mit einer Wiki-Software beginnen, ist es wichtig, den Zweck der Erstellung Ihres Wikis zu ermitteln. Was sind die Vorteile der Erstellung eines Wikis und der gemeinsamen Nutzung von Wissen auf diese Weise?

Erstellen Sie eine Liste der verschiedenen Abteilungen, Personen, erforderlichen Informationsressourcen und der Notwendigkeit der Zusammenarbeit von Personen.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Hauptgründe werfen, warum Ihr Unternehmen ein privates Wiki benötigen könnte:

• Haben Sie ein externes Team, das zusammenarbeiten muss?
• Möchten Sie eine Wissensdrehscheibe für alle Mitarbeiter schaffen?
• Suchen Sie nach einer einfachen, aber leistungsstarken Möglichkeit, Dokumente gemeinsam zu erstellen und zu bearbeiten?
• Möchten Sie die Kommunikation und Diskussion über Dokumente erleichtern?
• Muss Ihr Team schnell nach Informationen suchen und darauf zugreifen können?
• Brauchen Sie eine schnelle Möglichkeit, interne oder externe Informationen zu importieren und zu exportieren?
• Möchten Sie alle Schreib- und Bearbeitungsschritte in einem Dokument sehen?
• Suchen Sie nach einer schnellen Möglichkeit, Mitarbeiter einzubinden oder zu schulen?

Wenn Sie die meisten der oben genannten Fragen mit Ja beantwortet haben, lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie eine gute Wiki-Software auswählen.

Must-Haves in einer privaten Wiki-Software

Ein Wiki, das Sie erstellen, wird von mehreren Interessengruppen genutzt werden, um sicherzustellen, dass es alle richtigen Funktionen hat, die Sie benötigen.

Lassen Sie uns die Funktionen besprechen, die Ihr Unternehmens-Wiki haben muss:

1. Kollaborativer Editor – Ihre Wiki-Software muss die Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützen, damit Ihr Team das gleiche Dokument gemeinsam bearbeiten kann. Sie sollten auch in der Lage sein, Rich Media wie Bilder, Videos, Dateien usw. hinzuzufügen.
2. Organisierte Struktur und Ordner – Arbeitsbereiche erleichtern die Zusammenarbeit, die gemeinsame Nutzung von Informationen und stellen sicher, dass die richtigen Teammitglieder oder Kunden Zugriff darauf haben. Sie sollten auch in der Lage sein, Ihre Wikis in Ordnern zu organisieren, um eine übersichtliche und solide Struktur zu schaffen.
3. Speichern und Freigeben von Unternehmensressourcen – Ein Wiki sollte über eine Inhaltsbibliothek verfügen, um Bilder, Dateien und digitale Inhalte zu speichern, die Sie zu Ihrem internen Wiki hinzufügen, damit alle darauf zugreifen und sie leicht wiederverwenden können.
4. Reichhaltige Einbettungsoptionen – Sie sollten in der Lage sein, Weblinks, Mediendateien und Cloud-Dateien einfach einzubetten, um interaktive Dokumente zu erstellen.
5. Suche – Die Suche ist ein Schlüsselfaktor für die Benutzerfreundlichkeit von Wikis. Ein Wiki sollte es jedem ermöglichen, Dokumente einfach zu durchsuchen, und es wäre ein Bonus, wenn es auch den Inhalt von Dokumenten durchsuchen könnte.
6. Kommentare- Wenn man Hilfe in einem Wiki braucht oder Fragen dazu hat, sollte man schnell einen Inline-Kommentar abgeben können, ohne das Dokument zu verlassen.
7. Verknüpfung von Dokumenten – Sie müssen in der Lage sein, Dokumente zu verschiedenen Themen und Bereichen miteinander zu verknüpfen, damit alles zusammenarbeitet und der Wissensaustausch erleichtert wird.
8. Zugriffsrechte & – Ihr internes Wiki muss die Möglichkeit bieten, Zugriffsrechte festzulegen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen auf die Informationen zugreifen können.

Weiterlesen: Was ist der beste Weg, um Forschungsergebnisse mit Ihrem Team zu teilen?

Warum ist Bit der beste Weg, um ein Wiki zu erstellen?

Um Wikis zu erstellen, benötigen Sie ein kompetentes Tool, das Sie bei der Erstellung, dem Austausch und der Zusammenarbeit mit Beteiligten unterstützt und die Arbeit effizient erledigt. Hier kommt Bit ins Spiel!

Bit.ai ist ein modernes Dokumentations- und Wissensmanagement-Tool, das Teams bei der Zusammenarbeit, beim Austausch, bei der Verfolgung und bei der Verwaltung des gesamten Unternehmenswissens an einem Ort unterstützt.

Mit Bit können Sie ganz einfach Bilder, Tabellenkalkulationen, Google Slides, YouTube-Videos, PDFs, Karten, Diagramme, Grafiken und vieles mehr zu Ihren Wikis hinzufügen, um sie optisch ansprechend zu gestalten.

Schlüsselmerkmale

1. Editor für die Zusammenarbeit in Echtzeit – Bit unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit, sodass Ihr Team dasselbe Dokument gemeinsam bearbeiten kann. Die Plattform ist funktionsreich, hat aber ein einfaches Design und eine intuitive Benutzeroberfläche, so dass sie auch für neue Benutzer leicht zu bedienen ist. Sie können auch Rich Media wie Bilder, Videos, Dateien usw. hinzufügen.
2. Organisierte Arbeitsbereiche und Ordner – Bit bringt all Ihre Informationen an einen Ort, indem es Ihnen erlaubt, Informationen in Arbeitsbereichen und Ordnern zu organisieren. Arbeitsbereiche können für Projekte, Teams, Abteilungen und Kunden erstellt werden. Jeder, der zu einem Arbeitsbereich hinzugefügt wird, kann auf dessen Inhalt zugreifen und daran mitarbeiten. Innerhalb jedes Arbeitsbereichs können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Wikis erstellen und auf Ihre Inhaltsbibliothek zugreifen.
3. Inhaltsbibliothek – Bit verfügt über eine Inhaltsbibliothek auf Arbeitsbereichsebene, in der Sie Unternehmensressourcen speichern und gemeinsam nutzen können. Sie können Bilder, Dateien und digitale Inhalte einfach speichern, damit das gesamte Team jederzeit darauf zugreifen kann.
4. Reichhaltige Einbettungsoptionen – Bit.ai lässt sich in über 100 Webanwendungen integrieren (z. B. YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive usw.), um Teams dabei zu helfen, Informationen in ihre Wikis einzubinden, die über Text und Bilder hinausgehen.
5. Intelligente Suche – Bit verfügt über eine sehr robuste Suchfunktion, die es jedem ermöglicht, Informationen schnell zu finden. Sie können in allen Arbeitsbereichen nach Ordnern, Dateien, Dokumenten und Inhalten innerhalb Ihrer Dokumente suchen.
6. Inline-Kommentar und Aufruf – Sie können Inline-Kommentare innerhalb eines Dokuments abgeben und einen Benutzer im Arbeitsbereich anpingen. Bit bietet die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen für Kommentare zu einem Dokument zu senden. Sie können auch Text markieren und @mention verwenden, um jemanden für einen beliebigen Text in einem Dokument zu markieren.
7. Dokumente miteinander verknüpfen – Bit ermöglicht es Benutzern, unbegrenzt viele Dokumente zu erstellen und sie miteinander zu verknüpfen, um Wikis zu erstellen, die die Wissensbasis erweitern. Markieren Sie einfach die Wörter und Sie haben die Möglichkeit, ein neues Dokument zu erstellen.
8. Zugriffsberechtigung & Sharing Access – Bit unterstützt Funktionen wie Dokumentenverfolgung, Cloud-Upload, Vorlagen, Dokumentensperrung, Dokumentenablauf, Passwortschutz, Dateizugriffsbeschränkungen, etc.

Wie erstellt man ein Wiki mit Bit?

Wenn Sie sich entschieden haben, dass ein Wiki die richtige Wahl für Sie ist, und Sie schnell ein Wiki mit einer einfachen Schnittstelle, großartigen Integrationen und ohne Programmierprobleme erstellen möchten! Hier erfahren Sie, wie Sie ganz einfach mit einem Wiki beginnen können:

Schritt 1: Erstellen Sie einen Bit-Account

Gehen Sie auf die Homepage von Bit.ai und klicken Sie auf Get Started for Free oder Sign Up, um loszulegen. Gib deine E-Mail-Adresse ein, um dich anzumelden. Sobald Sie angemeldet sind, können Sie Ihr Profil erstellen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Arbeitsbereich

Nach der Anmeldung gelangen Sie zu Ihrem Dashboard, wo Sie zum Abschnitt Arbeitsbereich gehen! Klicken Sie auf die Schaltfläche „Arbeitsbereich erstellen“ auf der rechten Seite. Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, einen Namen für Ihren neuen Arbeitsbereich anzugeben.

Sie können einen Arbeitsbereich für ein Team, eine Abteilung, ein großes Projekt, einen Kunden, einen Partner usw. erstellen und ihn entsprechend benennen.

Schritt 3: Hinzufügen von Teammitgliedern

Bit ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und die Arbeit gemeinsam zu erledigen. Sie können andere in Ihrem Unternehmen einladen, sich Ihnen in einem Arbeitsbereich anzuschließen und mit dem Wissen, den Projekten, den Dokumenten und den Inhalten innerhalb des Arbeitsbereichs zusammenzuarbeiten.

Es ist ein einfacher Weg, Projekte zu verwalten, Präsentationen zu erstellen, Brainstorming zu betreiben, SOPs zu führen, Pläne zu erstellen und – was am wichtigsten ist – Unternehmensinformationen und Wissen auszutauschen!

Schritt 4: Erstellen Sie das gewünschte Dokument

Wenn Sie sich im Arbeitsbereich befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu erstellen“. Sie erhalten ein leeres Bit-Dokument, das Sie sofort verwenden können!

Teil A: Internes Wiki

Befolgen Sie diese Anweisungen, um Ihre Dokumente miteinander zu verknüpfen:

1. Öffnen Sie ein Bit-Dokument und beginnen Sie zu tippen.

👉🏼2. Markieren Sie einen beliebigen Teil Ihres Textes.

👉🏼3. Es erscheint eine Formatierungssymbolleiste. Klicken Sie auf „Link zum Dokument“

👉🏼4. Beginne die Suche nach einem beliebigen Dokument mit diesem Arbeitsbereich.

👉🏼5. Sobald du es gefunden hast, kannst du es zu deinem Dokument hinzufügen und du wirst sehen, dass der Text, den du ursprünglich markiert hast, jetzt einen Hyperlink hat, der den Benutzer zu diesem Dokument führt.

Teil B: Externes Wiki

6. 👉🏼 Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option „Freigeben“ aus.

7. 👉🏼Ein Pop-up-Fenster zum Aktivieren der Freigabe wird geöffnet. Klicken Sie auf „Freigabe einschalten“.

👉🏼8. Kopieren Sie den Live-Link, übernehmen Sie den Einbettungscode oder erstellen Sie einen verfolgbaren Link, um dieses Dokument weiterzugeben.

Final Takeaways

Wikis sind kollaborative Seiten, die Ihrem Unternehmen helfen können, Wissen zu teilen, Ideen zu diskutieren und aus der Ferne zusammenzuarbeiten. Bevor Sie ein Wiki einrichten, sollten Sie den Geschäftszweck, die möglichen Anwendungsfälle und die Anforderungen an die gemeinsame Nutzung klar definieren.

Wählen Sie dementsprechend den geeigneten Wiki-Typ und die Wiki-Software aus, um die Aufgabe zu erfüllen. Legen Sie klare Sicherheitsprotokolle und Regeln für die Nutzung fest. Stellen Sie sicher, dass Sie eine organisierte Ordner- oder Verknüpfungsstruktur erstellen, damit Ihre Teams das Wissen auf produktive Weise erweitern können.