Das Formular 1099-MISC, auch einfach 1099 genannt, ist ein Steuerformular, das der IRS verwendet, um verschiedene Einkünfte zu erfassen. Insbesondere werden damit Zahlungen an Einzelpersonen oder Unternehmen ohne eigene Rechtspersönlichkeit erfasst, so dass deren Einkommen am Ende eines jeden Jahres ausgewiesen werden kann.
Es gibt verschiedene Arten von 1099-Formularen, das gängigste (und von Ihnen wahrscheinlich verwendete) ist das 1099-MISC.
Wer bekommt eine 1099?
Sie haben vielleicht ein paar Lieferanten, von denen Sie wissen, dass Sie eine 1099-MISC ausstellen müssen, aber vielleicht gibt es noch mehr, an die Sie nicht denken.
Suchen Sie in Ihrer Buchhaltungsdatei Ihre Lieferantenliste nach:
– Auftragnehmern:
- Reinigungsfirmen
- Wartungs-/Reparaturfirmen
- Kreativagenturen
- Marketingagenturen
- Freiberufler
- Anwälte
- Wirtschaftsprüfer
– Ihr Vermieter
– Personen, die Sie für Dinge bezahlen, die nicht auf Ihrer Gehaltsliste stehen
Die 2017 1099-MISC-Schwelle liegt bei 600 Dollar pro Jahr, mit Ausnahme von Zahlungen für Tantiemen. Das heißt, wenn einer Ihrer Lieferanten in die oben genannten Kategorien fällt, müssen Sie ihm keine 1099 ausstellen, wenn Sie ihm nicht mindestens 600 USD gezahlt haben. Wenn Sie ihnen 600 $ oder mehr gezahlt haben, sollten Sie sie auf der Liste belassen!
Als nächstes müssen Sie prüfen, um welche Art von Unternehmen es sich bei Ihrem Lieferanten handelt. Handelt es sich bei Ihrem Lieferanten um ein Unternehmen (eine C- oder S-Corporation), müssen Sie ihm keine 1099 ausstellen. Die Ausnahme von dieser Regel ist die Bezahlung von Rechtsanwälten. Wenn Ihr Anwalt den Schwellenwert überschritten hat, erhält er eine 1099, unabhängig davon, ob er eine Kapitalgesellschaft ist oder nicht.
Sie müssen eine 1099 für jeden Verkäufer ausstellen, der ein:
- Sole Proprietor
- LLC (und nicht als S Corp. eingetragen ist)
- LLP
- PC
Sobald Sie die Liste der Lieferanten zusammengestellt haben (auch wenn es noch einige gibt, bei denen Sie sich nicht sicher sind), sollten Sie herausfinden, WIE Sie sie bezahlt haben. Haben Sie Ihren Lieferanten per Scheck, Bankeinzug, Debitkarte, PayPal oder Kreditkarte bezahlt?
- Wenn Sie Ihren Lieferanten direkt über Ihr Bankkonto (Scheck, Debitkarte, ACH) bezahlt haben, sind Sie dafür verantwortlich, ihm ein 1099 zu schicken.
- Wenn Sie Ihren Lieferanten über PayPal oder eine Kreditkarte bezahlt haben, stellt der Händler ein 1099K aus und Sie müssen es nicht tun.
Entscheiden Sie anhand des 1099-Entscheidungsbaums, an wen Sie ein Formular ausstellen müssen:
Wie Sie 1099 einreichen
Nun, da Sie wissen, an wen Sie 1099 ausstellen müssen, benötigen Sie einige Informationen von diesen Personen:
- Rechtlicher Name
- Art der Einrichtung
- EIN oder Sozialversicherungsnummer
- Adresse
- Optional: die E-Mail-Adresse (erleichtert den Versand der 1099!)
Am einfachsten erhalten Sie diese Informationen, indem Sie Ihre Lieferanten bitten, Ihnen ein W9 auszufüllen oder zu schicken.
Klicken Sie hier, um ein leeres W9 zu erhalten.
Sie benötigen auch den Betrag, den Sie ihnen für das Jahr bezahlt haben. Dies kann in Ihrer Buchhaltungssoftware nachverfolgt und gefunden werden!
PRO TIPP: Versuchen Sie, ein W9 von Ihrem Lieferanten zu erhalten, wenn er zum ersten Mal die Arbeit für Sie ausführt, anstatt bis zum Ende des Jahres zu warten, um zu versuchen, ihn aufzuspüren. Wenn Sie die W9 im Voraus einholen, haben Sie die Daten bereits in den Akten und können die 1099 ausstellen, ohne sich erneut mit ihnen in Verbindung setzen zu müssen.
Ausfüllen der 1099
Wenn Sie alle erforderlichen Informationen haben, verwenden Sie diese, um das Formular 1099-MISC auszufüllen. Ihre Buchhaltungssoftware kann dies für Sie erledigen und die Formulare ausdrucken oder in eine PDF-Datei umwandeln, die Sie per E-Mail versenden oder elektronisch übermitteln können. Es gibt zwei Kopien dieses Formulars: Exemplar A, das Sie an die Steuerbehörde übermitteln, und Exemplar B, das Sie an Ihren Lieferanten senden.
Exemplar A an die Steuerbehörde übermitteln
Exemplar A des Formulars 1099-MISC muss bis zum 31. Januar 2018 an die Steuerbehörde übermittelt werden. Es kann per Post oder elektronisch eingereicht werden.
Exemplar B an den Anbieter übermitteln
Wenn Ihr Formular 1099-MISC vollständig ist, übermitteln Sie Exemplar B bis spätestens 15. Februar 2018 an unabhängige Auftragnehmer.
Sie müssen es bis zum 31. Januar 2018 einreichen, wenn Feld 7 ausgefüllt ist.
Formular 1096 einreichen
Wenn Sie ein physisches Exemplar A an den IRS schicken (per Post), müssen Sie auch das Formular 1096 ausfüllen und einreichen.
Der IRS verwendet das Formular 1096, um alle physischen 1099, die Sie für das Jahr einreichen, nachzuverfolgen.
Die Frist für die Einreichung des Formulars 1096 ist der 31. Januar 2018.
Möglicherweise müssen Sie 1099-Formulare bei Ihrem Staat einreichen
Einige Staaten verlangen, dass Sie ihnen ebenfalls 1099er einreichen. Wenden Sie sich an Ihren Wirtschaftsprüfer, um sicherzustellen, dass Sie die 1099-Anforderungen Ihres Staates erfüllen.
Strafen für verspätete oder gar keine Einreichung
Es passiert. Die Frist schleicht sich heran und vergeht wie im Flug! Auch wenn das Verpassen der Frist kein Weltuntergang ist, müssen Sie für jedes verspätet eingereichte 1099-Formular eine Strafe an das Finanzamt zahlen:
- $50, wenn Sie es innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum einreichen
- $100, wenn Sie es mehr als 30 Tage zu spät, aber vor dem 1. August einreichen
- $260, wenn Sie es am oder nach dem 1. August einreichen
Wenn Sie es absichtlich versäumen, das Formular einzureichen, können Sie mit einer Mindeststrafe von $530 pro Erklärung belegt werden, ohne Höchstgrenze.