Unternehmen verfolgen in der Regel die Politik, Gegenstände, die weniger als einen Schwellenwert kosten, als Aufwand zu verbuchen (d. h. derzeit abzusetzen, anstatt sie abzuschreiben). Es lohnt sich einfach nicht, kostengünstige Gegenstände über viele Jahre hinweg abzuschreiben. Der Betrag, den Unternehmen als Schwellenwert für ihre Ausgaben festlegen, ist sehr unterschiedlich. Bislang gab die Steuerbehörde keine Hinweise auf die Höhe des Schwellenwerts, und es war immer möglich, dass sie argumentieren konnte, der Schwellenwert eines Steuerpflichtigen sei zu hoch. Dies hat sich nun jedoch geändert. Neue IRS-Vorschriften verankern diese Praxis der Schwellenwertverrechnung im Gesetz, indem sie einen neuen De-minimis-Safe-Harbor einführen. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f).) Außerdem hat der IRS zum ersten Mal maximale Dollarbeträge festgelegt, die als „de minimis“ (lateinisch für geringfügig oder unbedeutend) verbucht werden können. Dieser „Safe Harbor“ ist seit dem 1. Januar 2014 für alle Steuerzahler verfügbar. Darüber hinaus wurde die Nützlichkeit des sicheren Hafens für die meisten Steuerzahler erheblich verbessert, da der IRS den Betrag, der von kleineren Steuerzahlern abgezogen werden kann, von 500 $ auf 2.500 $ erhöht hat.
Beispiel: Alice kauft zwei Computer für ihr Unternehmen zu je 2.000 $, was laut Rechnung Gesamtkosten von 4.000 $ ergibt. Wenn sie die De-minimis-Regelung in Anspruch nimmt, kann sie die gesamten Ausgaben in Höhe von 4.000 $ in einem einzigen Jahr absetzen, sofern die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Regelung erfüllt sind.
Was kann abgezogen werden
Die De-minimis-Regelung wird am häufigsten für den Abzug der Kosten von Sachanlagen (Eigentumseinheiten) verwendet, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen. Komponenten, die zur Instandhaltung oder Reparatur einer Sachanlage erworben werden, d. h. Ersatzteile, sind ebenfalls im Rahmen der De-minimis-Regelung absetzbar, wenn sie innerhalb der De-minimis-Grenze liegen. Zu dieser Kategorie gehören keine Komponenten, die als Teil einer Sachgesamtheit erworben werden, z. B. der Originalmotor eines Autos. Jeder Gegenstand mit einer wirtschaftlichen Nutzungsdauer von 12 Monaten oder weniger muss im Rahmen der De-minimis-Regelung abgezogen werden, wenn die Kosten innerhalb der De-minimis-Grenze liegen.
Diese Regelung kann nicht zum Abzug der Kosten für Grundstücke oder Vorräte (Gegenstände, die zum Verkauf an Kunden gehalten werden) verwendet werden.
De-minimis-Höchstbetrag
Der Höchstbetrag, den Sie im Rahmen der De-minimis-Regelung abziehen können, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen für das betreffende Jahr einen „zutreffenden Jahresabschluss“ hat. Dazu gehört ein von einem Wirtschaftsprüfer erstellter und beglaubigter Finanzbericht. Dazu gehört auch ein Finanzbericht (mit Ausnahme einer Steuererklärung), den Ihr Unternehmen bei der SEC oder einer anderen staatlichen oder bundesstaatlichen Behörde (mit Ausnahme der IRS) einreicht, z. B. ein Formular 10-K oder eine jährliche Erklärung an die Aktionäre. Nur größere Kapitalgesellschaften oder Unternehmen, die an der Börse gehandelt werden, reichen in der Regel solche Abschlüsse ein.
Zertifizierte Abschlüsse von CPAs kosten in der Regel mindestens mehrere Tausend Dollar, und nur wenige kleine Unternehmen haben sie. Wenn Sie nicht über einen solchen Abschluss verfügen, können Sie die De-minimis-Regelung nur für Vermögensgegenstände in Anspruch nehmen, deren Kosten 2.500 Dollar pro Rechnung oder 2.500 Dollar pro Gegenstand, wie durch die Rechnung belegt, nicht übersteigen. In der ursprünglichen Fassung der Verordnung lag dieser Betrag bei 500 US-Dollar, aber der IRS erhöhte ihn mit Wirkung für 2016 auf 2.500 US-Dollar. Darüber hinaus sagt der IRS, dass er eine frühere Verwendung des Betrags von 2.500 USD nicht anfechten wird, sofern die Anforderungen erfüllt sind.
Wenn die Kosten 2.500 USD pro Rechnung (oder Posten) übersteigen, kann kein Teil der Kosten unter Verwendung des De-minimis-Safe-Harbor abgezogen werden. Wenn Sie einen gültigen Finanzbericht haben, können Sie den Betrag pro Artikel oder pro Rechnung auf bis zu 5.000 $ erhöhen.
Beispiel: Alice aus dem obigen Beispiel hat zwei Computer für ihr Unternehmen zu je 2.000 $ gekauft, was laut Rechnung Gesamtkosten von 4.000 $ ergibt. Alice hat zu Beginn des Jahres Buchführungsverfahren eingeführt, um Beträge, die für Immobilien mit einem Wert von weniger als 2.500 $ gezahlt wurden, als Aufwand zu verbuchen, und Alice behandelt die für die Computer gezahlten Beträge als Aufwand in ihren Büchern und Aufzeichnungen. Die für die Computer gezahlten Beträge erfüllen die Voraussetzungen für die De-minimis-Freigrenze. Alice kann derzeit den gesamten Betrag als gewöhnliche und notwendige Betriebsausgabe absetzen.
Bei der Feststellung, ob die Kosten für einen Gegenstand den Schwellenwert von 2.500 $ oder 5.000 $ überschreiten, müssen Sie alle zusätzlichen Kosten einbeziehen, die auf derselben Rechnung wie der materielle Gegenstand aufgeführt sind, beispielsweise Liefer- und/oder Installationsgebühren. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, „zusätzliche Kosten für den Erwerb oder die Herstellung“ des Gegenstands einzubeziehen, „die nicht in derselben Rechnung wie der materielle Gegenstand enthalten sind“. Die beste Strategie besteht darin, solche zusätzlichen Kosten auf einer separaten Rechnung auszuweisen.
Wenn Sie diese Wahl treffen, gilt sie für alle Ausgaben, die Sie tätigen und die die Voraussetzungen für die De-minimis-Regelung erfüllen. Sie können nicht auswählen, welche Posten Sie einbeziehen wollen. Sie müssen auch die Posten einbeziehen, die ansonsten als Material und Betriebsmittel abzugsfähig wären.
Qualifizierung für den sicheren Hafen
Um sich für diesen sicheren Hafen für De-minimis-Ausgaben zu qualifizieren, muss ein Steuerzahler:
- vor dem ersten Tag des Steuerjahres (1. Januar für Steuerpflichtige mit einem Kalenderjahr) ein Buchhaltungsverfahren einführen, das ihn dazu verpflichtet, Beträge, die für Gegenstände gezahlt wurden, die entweder (1) weniger als einen bestimmten Dollarbetrag kosten und/oder (2) eine wirtschaftliche Nutzungsdauer von 12 Monaten oder weniger haben, als Aufwand zu verbuchen, und
- diese Beträge in seinen Büchern und Aufzeichnungen tatsächlich als derzeit abzugsfähige Ausgaben behandeln.
Wenn Sie über einen „anwendbaren Finanzbericht“ verfügen und die De-minimis-Grenze von 5.000 USD in Anspruch nehmen möchten, muss Ihr Buchhaltungsverfahren schriftlich erfolgen und vor dem 1. Januar des Steuerjahres unterzeichnet werden. Wenn Sie keine solche Erklärung haben und nur die 2.500-USD-Grenze in Anspruch nehmen wollen, müssen Sie Ihr Verfahren nicht schriftlich niederlegen (obwohl Sie es trotzdem tun können). Es sollte jedoch vor dem 1. Januar des Steuerjahres vorliegen.
Inanspruchnahme des sicheren Hafens
Um die Vorteile des sicheren Hafens zu nutzen, müssen Sie jedes Jahr zusammen mit Ihrer Steuererklärung eine entsprechende Erklärung abgeben.