Formular W-2

Nahezu jeder Arbeitnehmer, der in den USA arbeitet, sollte ein Formular W-2 erhalten, aber nicht jeder weiß, was es ist. Wenn Sie Sozialversicherungsbeiträge und Medicare von Ihrem Lohn einbehalten bekommen, müssen Sie dies auf W-2 angeben. Lesen Sie weiter, um mehr über das Steuerformular W-2 zu erfahren, wie man ein W-2 liest und andere Informationen über den W-2-Ausweis.

Was ist ein W-2-Formular?

Fragen Sie sich: „Was ist ein W-2-Formular?“ Das IRS-Formular W-2 ist eine Lohn- und Steuerbescheinigung, die Ihren Lohn und die von Ihrem Lohn einbehaltenen Steuern ausweist. Ihr Arbeitgeber muss Ihnen bis zum 31. Januar 2020 ein W-2 für 2019 aushändigen.

Wer bewahrt eine Kopie Ihres W-2-Formulars auf?

Ihr Arbeitgeber bewahrt eine Kopie zu Dokumentationszwecken auf.

Wohin wird Ihr W-2-Steuerformular geschickt?

Eine Kopie Ihres W-2-Formulars wird gesendet an:

• Sie
• Sozialversicherungsbehörde (SSA)
• IRS
• Staatliche oder lokale Behörden, für die Steuern einbehalten werden

Sie werden einige der W-2-Felder verwenden, um Ihre Steuererklärung auszufüllen. Einige W-2-Felder dienen nur zu Informationszwecken.

Wie man eine W-2 liest

Es gibt viele Felder auf einem W-2-Formular, was es für manche schwer zu lesen macht. Hier ist eine Aufschlüsselung, wie ein W-2 zu lesen ist, Feld für Feld:

Feld a: Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers – Wenn die Nummer aufgrund eines Druckfehlers falsch ist:

• Melden Sie dies unverzüglich Ihrem Arbeitgeber
• Erhalten Sie einen korrigierten W-2-Auszug

Alle von Ihrem Lohn einbehaltenen Zahlungen werden der angegebenen Sozialversicherungsnummer (SSN) gutgeschrieben. Wenn die SSN in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem – und auf Ihrem W-2-Formular – falsch ist, muss Ihr Arbeitgeber dies korrigieren. Eine falsche SSN bedeutet, dass Ihnen Ihre Zahlungen nicht gutgeschrieben werden für:

• Einkommensteuer
• Sozialversicherung
• Medicare

Feld b: Identifikationsnummer des Arbeitgebers (EIN) – Dies ist die Bundesidentifikationsnummer Ihres Arbeitgebers bei der IRS. Sie ist das Äquivalent zu Ihrer SSN oder Ihrer individuellen Steuerzahler-Identifikationsnummer (ITIN). Diese Nummer muss gültig sein und mit den Aufzeichnungen des IRS übereinstimmen, wenn Sie Ihre Steuererklärung elektronisch einreichen möchten.

Box c: Name, Adresse und Postleitzahl des Arbeitgebers – Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, ist dies in der Regel die Adresse des Hauptbüros oder der Zentrale. Es handelt sich nicht unbedingt um das Gebäude oder gar die Stadt oder den Staat, in dem Sie arbeiten.

Felder e und f: Name und Anschrift des Arbeitnehmers – Ihr vollständiger Name und Ihre aktuelle Anschrift. Sie brauchen keine korrigierte W-2, wenn Ihr Name falsch geschrieben oder Ihre Adresse falsch ist, aber Sie sollten diese Fehler Ihrem Arbeitgeber melden.

Box 1: Löhne, Trinkgelder und andere Vergütungen – Der steuerpflichtige Betrag der Vergütungen, die Ihnen Ihr Arbeitgeber gezahlt hat. Dazu gehören (aber nicht nur):

• Trinkgelder
• Boni
• Provisionen
• Löhne
• Gehälter

Geben Sie den Betrag in diesem Feld auf Formular 1040 oder 1040-SR, Zeile 1, Formular 1040NR, Zeile 8, oder Formular 1040-NR-EZ, Zeile 3, ein.

Feld 2: Einbehaltene Bundeseinkommenssteuer – Der Gesamtbetrag der Bundeseinkommenssteuer, die Ihr Arbeitgeber von Ihrem Lohn einbehalten hat.

Feld 3: Sozialversicherungspflichtiger Lohn – Der Betrag der von Ihrem Arbeitgeber an Sie gezahlten sozialversicherungspflichtigen Löhne. Trinkgelder sind darin nicht enthalten. Dieser Betrag kann höher sein als der Betrag in Feld 1, wenn ein Teil des sozialversicherungspflichtigen Einkommens nicht der Einkommensteuer unterliegt. Beispiel: Beträge, die Sie in einen steuerlich aufgeschobenen Altersvorsorgeplan wie einen 401(k)- oder 403(b)-Plan einzahlen.

Für 2019 sollte die Summe der Felder 3 und 7 des Formulars W-2 nicht mehr als 132.900 USD betragen, die maximale Lohngrundlage der Sozialversicherung.

Box 4: Einbehaltene Sozialversicherungssteuer – Der Betrag der einbehaltenen Sozialversicherungssteuer auf Ihren Lohn. Für 2019 darf dieser Betrag nicht mehr als 8.239,80 $ betragen. Dieser Betrag sollte 6,2 % des Betrags in Feld 3 und 7 zusammen entsprechen.

Wenn Sie für mehr als einen Arbeitgeber gearbeitet haben, kann die Summe der einbehaltenen Steuern den Grenzwert übersteigen. Ist dies der Fall, wird der Überschuss als Steuerzahlung behandelt. Diese Zahlung erhöht Ihre Erstattung oder verringert Ihren geschuldeten Saldo.

Feld 5: Medicare-Löhne und Trinkgelder – Der Gesamtbetrag der Einkünfte, die Ihnen Ihr Arbeitgeber gezahlt hat und die der Medicare-Steuer unterliegen. Es gibt keine Obergrenze für die Höhe des Lohns, der der Medicare-Steuer unterliegt.

Box 6: Einbehaltene Medicare-Steuer – Der Betrag der auf Ihren Lohn einbehaltenen Medicare-Steuer. Dieser Betrag sollte 1,45 % des Betrags in Feld 5 entsprechen.

Feld 7: Sozialversicherungsbeiträge – Hier werden die Trinkgelder aufgeführt, die Sie erhalten haben und die Sie Ihrem Arbeitgeber gemeldet haben. Feld 7 und Feld 3 zusammen werden für die Berechnung der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer auf Löhne und gemeldete Trinkgelder verwendet.

Feld 8: Zugewiesene Trinkgelder – Der Betrag der Trinkgelder, den Ihr Arbeitgeber Ihnen zugewiesen hat. Dieser Betrag kommt zu dem Betrag hinzu, den Sie Ihrem Arbeitgeber als Trinkgeld gemeldet haben und der Ihnen im Formular W-2, Feld 7, mitgeteilt wird. Die Zuweisung basiert in der Regel auf Kreditkarteneinnahmen und IRS-Formeln.

Wenn Sie einen Betrag in diesem Feld haben, müssen Sie das Formular 4137 ausfüllen, um diese Steuern zu zahlen oder nachzuweisen, dass Sie keine zusätzlichen Steuern schulden:

• Sozialversicherungssteuer
• Medicare-Steuer
• Einkommenssteuer

In der Regel müssen Sie den in Feld 8 angegebenen Betrag in Ihrer Steuererklärung angeben. Wann Sie diesen Betrag nicht angeben müssen, erfahren Sie in der Publikation 531.

Box 10: Betreuungsleistungen für Angehörige – Die gesamten Betreuungsleistungen für Angehörige im Rahmen eines Plans nach Section 125 oder 1299. Dazu können gehören:

• Cafeteria-Plan
• Flexible Ausgabenregelung
• Unterstützungsprogramm für Angehörige

Dieser Betrag ist nicht im Formular W-2, Feld 1, enthalten. Verwenden Sie das Formular 2441, um festzustellen, ob ein Teil dieses Betrags steuerpflichtig ist, und um eine Gutschrift für zusätzliche qualifizierte Betreuungskosten zu beantragen.

Box 11: Nicht qualifizierte Pläne – Der Gesamtbetrag der Zahlungen, die Sie von einem nicht qualifizierten Altersvorsorgeplan Ihres Arbeitgebers erhalten haben. Dieser Betrag ist im Formular W-2, Feld 1, enthalten und ist steuerpflichtig.

Felder 12a, 12b, 12c, 12d – Diese Felder werden für verschiedene Meldezwecke verwendet. Einige der Buchstabencodes und ihre Bedeutungen sind:

• A – Sozialversicherungs- oder RRTA-Steuern, die Ihr Arbeitgeber nicht einbehalten konnte, da das Einkommen nicht ausreichte, um die Steuer zu decken. Fügen Sie diesen Betrag dem Gesamtbetrag hinzu, den Sie auf Formular 1040, Anlage 2, angeben.
• B – Medicare-Steuer, die Ihr Arbeitgeber nicht einbehalten konnte, da das Einkommen nicht ausreichte, um die Steuer zu decken. Fügen Sie diesen Betrag dem Gesamtbetrag hinzu, den Sie auf Formular 1040, Anlage 2, angeben.
• D – Vorsteuerbeiträge zu einem 401(k)-Plan des Arbeitgebers. Dieser Betrag wird nicht in Box 1 aufgeführt und ist für Sie nicht steuerpflichtig. Wenn Sie jedoch für mehr als einen Arbeitgeber gearbeitet haben, müssen Sie möglicherweise einen Teil dieses Betrags versteuern, wenn zu viel eingezahlt wurde.
• E – Beiträge vor Steuern zu einem steuerbegünstigten Rentenplan des Arbeitgebers. Dieser Betrag ist nicht in Box 1 enthalten und muss von Ihnen nicht versteuert werden. Wenn Sie jedoch für mehr als einen Arbeitgeber gearbeitet haben, müssen Sie möglicherweise einen Teil dieses Betrags versteuern, wenn zu viel eingezahlt wurde. Weitere Informationen finden Sie in der Publikation 525.
• F – Vorsteuerbeiträge zu einem SEP-Plan (Simplified Employee Pension) des Arbeitgebers. Dieser Betrag wird nicht in Feld 1 aufgeführt und ist für Sie nicht steuerpflichtig. Wenn Sie jedoch für mehr als einen Arbeitgeber gearbeitet haben, müssen Sie möglicherweise einen Teil dieses Betrags versteuern, wenn zu viel eingezahlt wurde.
• G – Beiträge vor Steuern zu einem Altersversorgungsplan nach Section 457(b) des Arbeitgebers. Dieser Betrag wird nicht in Feld 1 aufgeführt und ist für Sie nicht steuerpflichtig. Wenn Sie jedoch für mehr als einen Arbeitgeber gearbeitet haben, müssen Sie möglicherweise einen Teil dieses Betrags versteuern, wenn zu viel eingezahlt wurde. Weitere Informationen finden Sie in der Publikation 525.
• J – Betrag des Krankengeldes, der nicht zu versteuern ist, da Sie in den Plan eingezahlt haben.
• K – 20 % Verbrauchssteuer auf überhöhte Zahlungen von goldenen Fallschirmen.
• L – Betrag der nachgewiesenen Erstattungen von Geschäftsausgaben der Arbeitnehmer. Dieser Betrag ist für Sie nicht steuerpflichtig.
• M – Nur für ehemalige Arbeitnehmer. Nicht eingezogene Sozialversicherungs- oder Eisenbahnrentenleistungen auf die steuerpflichtigen Kosten einer Gruppenlebensversicherung über 50.000 $.
• N – Nur für ehemalige Arbeitnehmer. Nicht einbehaltene Medicare-Steuer auf die steuerpflichtigen Kosten einer Gruppenlebensversicherung über 50.000 $.
• P – Betrag der Umzugskostenerstattung, der an den Arbeitnehmer gezahlt wurde. Dieser Betrag ist weder steuerpflichtig noch abzugsfähig. Er wird nicht in die Felder 1, 3 oder 5 des Formulars W-2 eingetragen.
• Q – Betrag des nicht steuerpflichtigen Wehrsoldes. Dieser Betrag kann für folgende Zwecke als Arbeitseinkommen behandelt werden:
  • Earned Income Credit (EIC)
  • Zusätzliche Steuergutschrift für Kinder
  • IRA-Beiträge
• R – Beiträge des Arbeitgebers zu Ihrem medizinischen Sparkonto (MSA) von Archer. Geben Sie diesen Betrag auf dem Formular 8853 an.
• S – Vorsteuerbeiträge zu einem SIMPLE-Plan des Arbeitgebers. Dieser Betrag wird nicht in Feld 1 aufgeführt und ist für Sie nicht steuerpflichtig. Wenn Sie jedoch für mehr als einen Arbeitgeber gearbeitet haben, müssen Sie möglicherweise einen Teil dieses Betrags versteuern, wenn zu viel eingezahlt wurde.
• T – Adoptionsleistungen, die nicht in Box 1 enthalten sind. Füllen Sie das Formular 8839 aus, um alle steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Beträge zu ermitteln.
• V – Einkünfte aus der Ausübung von nicht gesetzlichen Aktienoptionen, die in den Feldern 1, 3 (bis zur Lohngrundlage der Sozialversicherung) und 5 enthalten sind. Zu den Meldepflichten siehe Publikation 525 und die Anweisungen für Schedule D.
• W – Beiträge zu einem von Ihrem Arbeitgeber eingerichteten Gesundheitssparkonto (Health Savings Account, HSA), einschließlich Ihrer eigenen Gehaltsminderungsbeiträge und der Beiträge Ihres Arbeitgebers. Geben Sie diesen Betrag auf dem Formular 8889, Feld 9, an. Y – Einzahlungen im Rahmen eines nicht qualifizierten Entgeltumwandlungsplans nach Section 409(A). Dieser Betrag ist ebenfalls in Feld 1 enthalten. Er unterliegt einer zusätzlichen Steuer von 20 % plus Zinsen.
• AA – Ausgewiesene Roth IRA-Beiträge im Rahmen eines Plans nach Abschnitt 401(k).
• BB – Ausgewiesene Roth IRA-Beiträge im Rahmen eines Plans nach Abschnitt 403(b).
• DD – Kosten für vom Arbeitgeber geförderte Krankenversicherung. Dieser Betrag ist nicht steuerpflichtig.
• EE – Ausgewiesene Roth IRA-Beiträge im Rahmen eines staatlichen Plans nach Abschnitt 457(b).

Feld 13: Gesetzlich Beschäftigte, Altersvorsorge, Krankengeld von Dritten – Eines der Felder wird angekreuzt, wenn es auf Sie zutrifft:

• Gesetzlich Beschäftigte – Wenn Sie gesetzlich angestellt sind, sollten auf Ihrem W-2-Formular einbehaltene Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern ausgewiesen sein. Es sollten keine Bundes- oder Staatssteuern einbehalten werden.
• Ruhestandsplan – Wenn Sie als Teilnehmer an einem qualifizierten Arbeitgeber-Ruhestandsplan gelten, wird dieses Kästchen angekreuzt. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Beiträge zu diesem Plan leisten oder nicht. Wenn dieses Kästchen angekreuzt ist, sind Ihre abzugsfähigen Beiträge zum Altersvorsorgeplan möglicherweise begrenzt.
• Krankengeld von Dritten – Wenn Sie Zahlungen für Krankengeld von einem Drittanbieter erhalten haben, wird dieses Kästchen angekreuzt. Die von Ihrem Arbeitgeber gezahlten Prämien sind für Sie steuerpflichtig. Beträge, die aus Ihren eigenen Beiträgen gezahlt werden, sind nicht steuerpflichtig.

Feld 14: Sonstiges – Dieses Feld wird von Ihrem Arbeitgeber verwendet, um Ihnen zusätzliche Informationen zu geben. Sie können sich auf Ihre Steuererklärung auswirken, müssen es aber nicht. In diesem Feld des W-2-Formulars werden in der Regel folgende Angaben gemacht:

• Gewerkschaftsbeiträge
• Gemeinnützige Beiträge
• Abgezogene Krankenversicherungsprämien
• Bildungsförderungsprogramme
• Beiträge zur Eisenbahnrente der Stufen 1 und 2
• Leasingswert des einem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Fahrzeugs
• Einbehaltene staatliche Invaliditätsversicherungssteuer
• Nach-Steuerbeiträge zu 401(k)-Plänen – aber nicht zu einer ausgewiesenen Roth IRA
• Löhne aus der Veräußerung von Aktien, die durch die Ausübung von Incentive Stock Options (ISO)

Box 15: Bundesland – Dazu gehören:

• Postalisches Kürzel des Bundeslandes, für das Steuern einbehalten wurden
• Bundesland-Identifikationsnummer des Arbeitgebers

Feld 16: Staatliche Löhne, Trinkgelder usw. – Der Betrag Ihres Lohns, der der staatlichen Steuer unterliegt. Dieser Betrag kann von dem in Feld 1 angegebenen Betrag abweichen.

Box 17: Staatliche Einkommensteuer – Der in Feld 15 für den Staat einbehaltene Steuerbetrag

Box 18: Lokale Löhne, Trinkgelder usw. – Der Betrag Ihres Lohns, der der lokalen Einkommensteuer unterliegt. Dieser Betrag kann von dem in Feld 1 oder Feld 16 angegebenen Betrag abweichen.

Feld 19: Örtliche Einkommensteuer – Der Betrag der für den Ort einbehaltenen Steuer in Feld 20. Dieser Betrag wird in die entsprechende Zeile Ihrer Steuererklärung eingetragen.

Feld 20: Ortsname – Die Beschreibung des Ortes – z. B. einer Stadt -, für den ebenfalls Steuern einbehalten wurden.

Hilfe beim W-2-Steuerformular

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