Email Modernization Program

Die UW führt ein Programm zur Modernisierung ihrer E-Mail- und Produktivitätsplattformdienste ein – das E-Mail Modernization Program (EMP). Ziel des EMP ist es, sicherzustellen, dass Studenten, Lehrkräfte, Mitarbeiter und Angestellte der UW-Medizin Zugang zu den neuesten E-Mail- und Produktivitätsplattformen haben, die ihnen zur Verfügung stehen, die Beantwortung von Anfragen nach Unterlagen zu erleichtern und sensible Daten zu schützen. In dieser Nachricht werden die Gründe für die EMP erläutert und wie sie sich auf verschiedene UW- und ehemalige UW-Populationen auswirken wird.

Auf dieser Seite

• Bedeutung für Benutzer von UW Deskmail und UW Windows Live
• Bedeutung für ausscheidende Mitarbeiter und künftige Ruheständler
• Bedeutung für derzeitige Ruheständler
• Ausnahmen für Ruheständler
• Bedeutung für Ehemalige
• E-Mail Zeitplan für das Modernisierungsprogramm
• Ressourcen für UW-Deskmail-Benutzer
• Ressourcen für Pensionäre und ehemalige Mitarbeiter
• Ressourcen für Alumni und ehemalige Studenten
• EMP-FAQ

Die Entscheidung, die E-Mail- und Produktivitätsplattformdienste der UW zu modernisieren, wurde nach sorgfältiger Prüfung der Kosten, Die Entscheidung, die E-Mail- und Produktivitätsplattform der UW zu modernisieren, wurde nach sorgfältiger Prüfung der Kosten, Technologien und Ressourcen getroffen, die für die Bereitstellung von E-Mail- und Produktivitätsplattformdiensten erforderlich sind, sowie nach Abwägung der Auswirkungen, die der EMP auf eine Vielzahl von Benutzern haben wird. Die Entscheidung stützt sich auch auf den Rat des Büros des Generalstaatsanwalts der UW, des Datenschutzbeauftragten der Institution und der Records Management Services. Die Mitarbeiter der UW-IT werden den Abteilungen und Personen bei der Migration von den E-Mail- und Produktivitätsplattformdiensten der UW, die außer Betrieb genommen werden, zu anderen E-Mail- und Produktivitätsplattformdiensten, die eine aktuellere und kohärentere Erfahrung bieten, zur Verfügung stehen.

Betrachten Sie den EMP-Zeitplan und die Programmressourcen

Klicken Sie hier, um weitere Informationen über den EMP-Zeitplan und die Programmressourcen zu erhalten.

Änderung der Technologie

Die E-Mail- und Produktivitätsplattformdienste haben sich in den Jahren, seit die UW ihre eigenen Systeme eingeführt und entwickelt hat (d.h., Deskmail, Alpine und Pine). Insbesondere Google und Microsoft sind zu den dominierenden Anbietern geworden und haben stark in die Modernisierung und Integration von Cloud-basierten E-Mail- und Produktivitätsplattformdiensten investiert. Gleichzeitig ist es für die UW unerschwinglich geworden, ihre eigenen Lösungen aufzurüsten, um mit den von Google und Microsoft gesetzten Standards für E-Mail- und Produktivitätsplattformen Schritt zu halten.

Rechtskonformität

Die E-Mail- und Produktivitätsplattformen der UW unterliegen zahlreichen staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen, wie dem Public Records Act, FERPA, HIPAA und anderen Vorschriften. Diese Gesetze und Vorschriften erfordern den sorgfältigen Schutz bestimmter Informationen, eine umsichtige Verwaltung der Unterlagen und die sorgfältige Überprüfung und Freigabe oder Offenlegung von Informationen für behördliche, ermittlungstechnische oder andere Zwecke. Angesichts des enormen Anstiegs der Nutzung von E-Mail- und Produktivitätsplattformen in den letzten Jahren hat die Erlaubnis für ehemalige Lehrkräfte, Mitarbeiter und Studenten, diese UW-Dienste weiterhin zu nutzen, die Einhaltung dieser Anforderungen für die UW zunehmend erschwert.

Das E-Mail-Modernisierungsprogramm (EMP)

Die UW beginnt mit ihrem E-Mail-Modernisierungsprogramm (EMP), um dieser sich verändernden Technologie und diesen rechtlichen Bedenken zu begegnen. Mit dem EMP soll sichergestellt werden, dass Studierende, Lehrkräfte, Mitarbeiter und Angestellte der UW Medicine Zugang zu den neuesten E-Mail- und Produktivitätsplattformen haben und die Belastung und die Kosten für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verringert werden. Die grundlegenden Elemente des EMP sind:

• UW Deskmail und UW Windows Live werden zum 31.12.18 eingestellt.
• Die UW wird E-Mail- und Produktivitätsplattformdienste mit UW Exchange Online (als Teil der Produktivitätsplattform UW Office 365) und mit UW Gmail (als Teil der Produktivitätsplattform UW G Suite by Google) anbieten.
• UW Office 365 und UW G Suite werden nur den derzeitigen Studenten, Lehrkräften, Mitarbeitern und Angestellten von UW Medicine zur Verfügung gestellt, mit dem Vorbehalt, dass UW G Suite nicht HIPAA-kompatibel ist – klicken Sie hier für weitere Informationen.
• UW-Pensionäre, mit Ausnahme von emeritierten Lehrkräften und emeritierten Bibliothekaren, sowie UW-Alumni werden keinen Zugang mehr zu den UW-E-Mail- und Produktivitätsplattformdiensten haben, obwohl sie weiterhin E-Mail-Weiterleitungsrechte haben.

Was dies für Benutzer von UW Deskmail und UW Windows Live bedeutet

UW Deskmail (auch bekannt als Alpine, Pine) und UW Windows Live werden am 31.12.18 vollständig eingestellt. Der Zugriff auf die Konten wird beendet und alle Daten werden gelöscht. Die Nutzer dieser E-Mail- und Produktivitätsplattformdienste sind dafür verantwortlich, ihre E-Mails und Dateien zu UW Office 365 und/oder UW G Suite zu migrieren und dabei darauf zu achten, dass die UW-Aufzeichnungen gemäß den Richtlinien für die Verwaltung von Aufzeichnungen und dem General Records Retention Schedule oder dem UW Medicine Records Retention Schedule aufbewahrt werden.

Was dies für ausscheidende Mitarbeiter und angehende Ruheständler bedeutet

Ausscheidende Mitarbeiter und angehende Ruheständler müssen mit ihrer Heimatabteilung oder -einheit zusammenarbeiten, um offizielle UW-Aufzeichnungen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, innerhalb von 30 Tagen nach der Trennung aus ihren UW-Konten zu entfernen und aufzubewahren. Nach 30 Tagen haben sie keinen Zugriff mehr auf das Konto und alle Daten werden gelöscht. Da die UW-Richtlinien eine geringfügige persönliche Nutzung von UW-IT-Computerdiensten zulassen, müssen ausscheidende Mitarbeiter und künftige Ruheständler auch solche geringfügigen persönlichen Daten zu einem persönlichen Dienst migrieren, wenn sie sie aufbewahren möchten. Sie dürfen keine offiziellen UW-Datensätze zu einem persönlichen Dienst migrieren.

Was dies für derzeitige Ruheständler bedeutet

Alle Ruheständler, die UW Deskmail, UW Office 365, UW G Suite und/oder UW Windows Live nutzen, müssen mit ihrer ehemaligen Heimatabteilung oder -einheit zusammenarbeiten, um offizielle UW-Datensätze zu entfernen und aufzubewahren, die noch nicht das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreicht haben. Sie müssen auch alle persönlichen De-minimis-Daten zu einem persönlichen Dienst migrieren, wenn sie diese aufbewahren möchten. Sie dürfen keine offiziellen UW-Aufzeichnungen zu einem persönlichen Dienst migrieren. Der Zugriff auf die Konten wird beendet und alle Daten werden gelöscht.

Ausnahmen für Pensionäre

Emeriti-Fakultät und Emeriti-Bibliothekare haben weiterhin Zugang zu UW Office 365 und UW G Suite. Wenn sie derzeit UW Deskmail und/oder UW Windows Live verwenden, müssen sie ihre Daten zu UW Office 365 oder UW G Suite migrieren. Andere ehemalige Mitarbeiter oder Rentner können weiterhin UW Office 365 oder UW G Suite nutzen, wenn sie jährlich von einem UW-Mitarbeiter für den Zugriff freigeschaltet werden, da sie immer noch einen Dienst für die UW erbringen – klicken Sie hier für weitere Informationen.

Was dies für Alumni bedeutet

Alumni haben keinen Anspruch mehr auf die UW-E-Mail- und Produktivitätsplattformdienste. Diejenigen, die derzeit einen Dienst nutzen, sollten ihre persönlichen Dateien und E-Mails zu einem persönlichen Dienst migrieren, wenn sie sie behalten wollen. Wenn sie diese haben, dürfen sie keine offiziellen UW-Datensätze zu einem persönlichen Dienst migrieren und müssen mit ihrer ehemaligen Heimatabteilung zusammenarbeiten, um alle verbleibenden offiziellen UW-Datensätze zu entfernen. Der Zugriff auf die Konten endet und alle Daten werden gelöscht.

Lesen Sie weiter, um Informationen über den Zeitplan des Programms und die verfügbaren Ressourcen zur Unterstützung der Benutzer beim Übergang zu neuen E-Mail- und Produktivitätsplattformdiensten zu erhalten, und lesen Sie die EMP-FAQ.

Zeitplan des E-Mail-Modernisierungsprogramms

Wichtige Meilensteine

• 7. Dezember 2017: Offizielle Ankündigung des E-Mail-Modernisierungsprogramms, einschließlich der Stilllegung von UW Deskmail und der Abschaffung des Alumni/Retiree-E-Mail-Dienstes.
• 30. April 2018: Der Zugang wird deaktiviert und alle verbleibenden Deskmail „Data Storage“-Postfächer werden abgeschaltet. „Data Storage“-Benutzer müssen die E-Mail-Migration (wie gewünscht) und die manuelle Kontodeaktivierung vor diesem Datum abschließen.
• 31. Juli 2018: Pensionäre, ehemalige Mitarbeiter, Alumni und ehemalige Studenten deaktivieren UW Deskmail, UW Office 365 und UW G Suite E-Mail- und Produktivitätsplattformdienste und löschen alle Daten. Die Benutzer müssen die Migration der persönlichen De-minimis-E-Mails und -Daten (wie gewünscht) zu einem privaten E-Mail- und Produktivitätsplattformdienst vor diesem Datum abschließen.
• 31. Dezember 2018: UW Deskmail und UW Windows Live Konten und Daten werden gelöscht. Derzeitige Mitarbeiter müssen die Migration der E-Mail- und Produktivitätsplattformdaten vor diesem Datum abschließen.

UW Deskmail-Abonnenten

UW Deskmail (auch bekannt als UW Email, Alpine, Pine) wird am 31. Dezember 2018 für die gesamte Universität abgeschaltet. Der Zugang zu den Konten wird beendet und alle Daten werden zu diesem Zeitpunkt gelöscht. Die Nutzer von Deskmail sind für die Migration ihrer E-Mails und Dateien verantwortlich und müssen darauf achten, dass die UW-Aufzeichnungen gemäß den Richtlinien für das Records Management und dem General Records Retention Schedule oder dem UW Medicine Records Retention Schedule aufbewahrt werden.

Ressourcen für UW Deskmail-Abonnenten

• Welches E-Mail-System sollten Sie verwenden
• Mehr über UW Exchange Online (Office 365)
• Mehr über UW Gmail (UW G Suite)
• UW-E-Mail-Weiterleitung ändern (wählen Sie Weiterleiten an und geben Sie Ihre private E-Mail-Adresse in das Feld ein, um E-Mails, die an Ihre @uw.edu an Ihre private E-Mail-Adresse weitergeleitet werden)
• Kopie der E-Mail-Ankündigung an UW Deskmail-Abonnenten

Pensionäre und ehemalige Mitarbeiter

Pensionäre (mit einigen unten aufgeführten Ausnahmen) und ehemalige Mitarbeiter haben keinen Anspruch mehr auf einen UW-E-Mail-Dienst, einschließlich Benutzer von UW Deskmail, UW Exchange Online, UW Gmail und UW Outlook Live. Der Zugriff auf die Konten wurde beendet und alle Daten wurden zum 31. Juli 2018 gelöscht. Die Möglichkeit, mit ihrer UW NetID zuzugreifen oder sich anzumelden, ist davon nicht betroffen, ebenso wenig wie die Möglichkeit, ihre UW-E-Mail-Adresse an einen privaten E-Mail-Dienst weiterzuleiten.

Ausscheidende Mitarbeiter und künftige Ruheständler

• Innerhalb von 30 Tagen nach der Trennung müssen künftige Ruheständler und ausscheidende Mitarbeiter, einschließlich studentischer Mitarbeiter, mit ihrer Heimatabteilung oder -einheit zusammenarbeiten, um offizielle UW-Aufzeichnungen zu entfernen und aufzubewahren, wobei darauf zu achten ist, dass die UW-Aufzeichnungen gemäß den Richtlinien für die Verwaltung von Aufzeichnungen und dem General Records Retention Schedule oder dem UW Medicine Records Retention Schedule aufbewahrt werden.
• Nach 30 Tagen haben sie keinen Zugriff mehr auf das Konto, und alle Daten werden gelöscht.
• Da die UW-Richtlinien eine geringfügige persönliche Nutzung zulassen, müssen sie auch alle persönlichen Dateien und E-Mails zu einem persönlichen Dienst migrieren, wenn sie diese aufbewahren möchten. Sie dürfen keine offiziellen UW-Aufzeichnungen zu einem persönlichen Dienst migrieren.

Aktuelle Ruheständler

• Alle Ruheständler, die UW-E-Mail-Dienste nutzen, müssen mit ihrer ehemaligen Heimatabteilung oder -einheit zusammenarbeiten, um offizielle UW-Aufzeichnungen zu entfernen und aufzubewahren, wobei sie darauf achten müssen, dass die UW-Aufzeichnungen gemäß den Richtlinien für die Verwaltung von Aufzeichnungen und dem General Records Retention Schedule oder dem UW Medicine Records Retention Schedule aufbewahrt werden.
• Sie müssen auch alle de minimis persönlichen Dateien und E-Mails zu einem persönlichen Dienst migrieren, wenn sie diese aufbewahren möchten. Sie dürfen keine offiziellen UW-Aufzeichnungen zu einem persönlichen Dienst migrieren.
• Der Zugriff auf die Konten wurde beendet und alle Daten wurden zum 31. Juli 2018 gelöscht.

Ausnahmen für Pensionäre

• Emeriti-Fakultätsmitglieder und Bibliothekare haben weiterhin Zugriff auf UW Exchange Online (und UW Office 365) und UW Gmail (und UW G Suite).
• Wenn sie derzeit UW Deskmail (auch bekannt als UW Email, Alpine, Pine) verwenden, müssen sie entweder zu UW Exchange Online oder UW Gmail migrieren.
• Andere ehemalige Mitarbeiter oder Ruheständler können weiterhin einen UW-Dienst nutzen, wenn sie von einem aktuellen UW-Mitarbeiter für den Zugriff bereitgestellt werden, da sie immer noch einen Dienst für die UW ausführen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Ressourcen für Ruheständler und ehemalige Mitarbeiter

Ruheständler und ehemalige Mitarbeiter können sich über die folgenden Ressourcen zu E-Mail-Diensten und Migrationsoptionen informieren:

• Einrichten eines privaten E-Mail-Dienstes
• Migrieren von UW Gmail zu persönlichem Gmail
• Migrieren von UW Gmail zu Outlook.com
• Migrieren von UW Office 365 zu Outlook.com
• Änderung der UW-E-Mail-Weiterleitung (wählen Sie Weiterleiten an und geben Sie Ihre private E-Mail-Adresse in das Feld ein)
• Bereitstellung von Computerdiensten für UW-Tochtergesellschaften
• Kopie der E-Mail-Ankündigung an Pensionäre und ehemalige Mitarbeiter

Alumni und ehemalige Studenten

Alumni und ehemalige Studenten haben keinen Anspruch mehr auf einen UW-E-Mail-Dienst, einschließlich der Nutzer von UW Deskmail, UW Exchange Online, UW Gmail und UW Outlook Live. Der Zugriff auf die Konten wurde beendet und alle Daten wurden zum 31. Juli 2018 gelöscht. Die Möglichkeit, mit ihrer UW-NetID zuzugreifen oder sich anzumelden, ist davon nicht betroffen, ebenso wenig wie die Möglichkeit, ihre UW-E-Mail-Adresse an einen privaten E-Mail-Dienst weiterzuleiten.

Absolventen und ausscheidende Studierende

• Am 10. Tag des zweiten Quartals, in dem sie nicht als Studierende eingeschrieben sind, erhalten Absolventen und ausscheidende Studierende eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ihre Computerdienste, einschließlich ihres E-Mail-Kontos, in 14 Tagen ablaufen werden. Nach dem Datum der E-Mail-Benachrichtigung + 14 Tage haben sie keinen Zugriff mehr auf ihr E-Mail-Konto, und alle Daten werden gelöscht.
• Sie müssen alle persönlichen Dateien und E-Mails zu einem persönlichen Dienst migrieren, wenn sie sie behalten wollen.
• Sie dürfen keine offiziellen UW-Aufzeichnungen zu einem persönlichen Dienst migrieren und müssen mit ihrer Heimatabteilung oder ihrem Referat zusammenarbeiten, um offizielle UW-Aufzeichnungen zu entfernen und aufzubewahren, wobei sie darauf achten müssen, dass die UW-Aufzeichnungen gemäß den Leitlinien für die Verwaltung von Aufzeichnungen und dem General Records Retention Schedule oder dem UW Medicine Records Retention Schedule aufbewahrt werden.

Gegenwärtige Alumni und ehemalige Studenten

• Diejenigen, die derzeit einen UW-E-Mail-Dienst nutzen, sollten ihre persönlichen Dateien und E-Mails auf einen persönlichen Dienst migrieren, wenn sie diese aufbewahren möchten.
• Sie dürfen keine offiziellen UW-Datensätze zu einem persönlichen Dienst migrieren und müssen mit ihrer ehemaligen Heimatabteilung zusammenarbeiten, um alle verbleibenden offiziellen UW-Datensätze zu entfernen, wobei sie darauf achten müssen, UW-Datensätze gemäß den Leitlinien für die Verwaltung von Datensätzen und dem allgemeinen Zeitplan für die Aufbewahrung von Datensätzen oder dem Zeitplan für die Aufbewahrung von Datensätzen der UW-Medizin aufzubewahren.
• Der Zugriff auf die Konten wurde beendet, und alle Daten wurden zum 31. Juli 2018 gelöscht.

Ausnahmen für Ehemalige und ehemalige Studierende

• Absolventen und ehemalige Studierende können weiterhin einen UW-Dienst nutzen, wenn sie von einem aktuellen UW-Mitarbeiter, der noch einen Dienst für die UW erbringt, für den Zugriff freigeschaltet werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Ressourcen für Ehemalige und ehemalige Studenten

Absolventen und ehemalige Studenten können sich über die folgenden Ressourcen zu E-Mail-Diensten und Migrationsoptionen informieren:

• Einrichten eines privaten E-Mail-Dienstes
• Migrieren von UW Gmail zu persönlicher Gmail
• Migrieren von UW Gmail zu Outlook.com
• Migrieren von UW Office 365 zu Outlook.com
• Ändern der UW-E-Mail-Weiterleitung (wählen Sie Weiterleiten an und geben Sie Ihre private E-Mail-Adresse in das Feld ein)
• UW-NetID-Bestätigung
• Kopie der E-Mail-Ankündigung an Alumni und ehemalige Studierende

EMP FAQ

Warum nimmt UW Änderungen an den E-Mail-Diensten vor?

Die UW modernisiert ihre E-Mail-Dienste aus drei Hauptgründen:

• Um sicherzustellen, dass Studenten, Dozenten und Mitarbeiter Zugang zu den neuesten Tools für die E-Mail-Zusammenarbeit und -Produktivität haben
• Um die Beantwortung von Anfragen nach öffentlichen Unterlagen zu erleichtern
• Um sensible Daten zu schützen

Diese Entscheidung wurde nach sorgfältiger Prüfung der Technologien und Ressourcen getroffen, die für die Bereitstellung dieser Dienste erforderlich sind, sowie unter Berücksichtigung der zu erwartenden Auswirkungen auf unsere Alumni, ehemaligen Studenten und Mitarbeiter. Die Entscheidung spiegelt auch den Rat des Büros des Generalstaatsanwalts der UW, des institutionellen Datenschutzbeauftragten und der Records Management Services wider.

Verliere ich meine @uw.edu-E-Mail-Adresse?

Nein, Sie verlieren Ihre @uw.edu-E-Mail-Adresse nicht. Sie können Ihre @uw.edu-Adresse weiterhin zum Senden und Empfangen von E-Mails verwenden, aber Sie müssen E-Mails, die an Ihre @uw.edu-Adresse gesendet werden, an einen privaten E-Mail-Dienst wie Google oder Microsoft weiterleiten und die Möglichkeit einrichten, von Ihrer @uw.edu-Adresse aus zu senden. Anweisungen dazu finden Sie unten.

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Mail-Adresse und einem E-Mail-Dienst?

Eine E-Mail-Adresse ist nicht dasselbe wie ein E-Mail-Dienst. Eine E-Mail-Adresse ist Ihre @uw.edu-Adresse. Ein E-Mail-Dienst bezieht sich auf die technologische Infrastruktur, die Ihre E-Mails speichert und zustellt, wie z. B. Deskmail, Microsoft Exchange Online/Office 365 oder Gmail. Obwohl die UW ehemaligen Studierenden, Dozenten und Mitarbeitern keine E-Mail-Dienste mehr zur Verfügung stellt, haben die aktuellen Änderungen keine Auswirkungen auf Ihre Fähigkeit, E-Mails von/an Ihre @uw.edu-Adresse zu senden und zu empfangen. Sie werden Ihre UW-E-Mail-Adresse beibehalten. Sie müssen jedoch Maßnahmen ergreifen, um E-Mails, die an Ihre @uw.edu-Adresse gesendet werden, an einen privaten E-Mail-Dienst weiterzuleiten.

Kann ich weiterhin E-Mails von meiner @uw.edu-E-Mail-Adresse empfangen?

Ja, Sie können weiterhin E-Mails empfangen, die an Ihre @uw.edu-Adresse gesendet werden. Dazu müssen Sie E-Mails, die an Ihre @uw.edu-Adresse gesendet werden, an einen privaten E-Mail-Dienst wie Google oder Microsoft weiterleiten. Das heißt, wenn jemand eine E-Mail an Ihre @uw.edu-Adresse sendet, erhalten Sie diese E-Mail in Ihrem neuen E-Mail-Dienst. Der Absender muss Ihre E-Mail-Adresse nicht ändern. Sie können die Weiterleitung für Ihre @uw.edu-Adresse hier einstellen: https://uwnetid.washington.edu/manage/?forward.

Kann ich weiterhin E-Mails von meiner @uw.edu-E-Mail-Adresse senden?

Ja. Viele E-Mail-Provider erlauben es Ihnen, von Ihrer @uw.edu-Adresse aus zu senden, aber Sie müssen diesen Dienst zunächst bei Ihrem neuen E-Mail-Provider einrichten. Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, wird die E-Mail von Ihrer @uw.edu-Adresse aus versendet. Google bietet hier eine Anleitung, wie Sie dies tun können. Anweisungen zur Verwendung von Outlook.com finden Sie hier.

Verliere ich mit diesem Programm meine UW-NetID?

Nein, Sie verlieren Ihre UW-NetID mit diesem Programm nicht.

Wie beeinflussen die Kosten die Entscheidung, wenn Cloud-E-Mail-Dienste kostenlos sind?

Obwohl Google und Microsoft der Hochschulgemeinschaft einige Dienste für geringe bis gar keine Gebühren anbieten, ist die Bereitstellung der Dienste für die UW mit Kosten verbunden. Die Dienste von Google und Microsoft beinhalten weder den Endnutzer-Support, noch die Entwicklungszeit für die Integration in die IT-Systeme der Universität, noch die für die Einhaltung von Landes- und Bundesgesetzen erforderlichen Mitarbeiter und Ressourcen. Dies sind erhebliche und schnell steigende Kosten, da die Google- und Microsoft-Dienste über komplexe Funktionen verfügen, sich schnell verändernde technische Architekturen verwenden und im Vergleich zu den einfachen, selbst entwickelten E-Mail-Systemen der UW enorme Datenmengen enthalten.

Was hat die Einhaltung rechtlicher Vorschriften mit den E-Mail-Diensten zu tun?

Die von der UW angebotenen E-Mail-, Kollaborations- und Produktivitätsdienste von Google und Microsoft unterliegen zahlreichen staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen, wie dem Public Records Act, FERPA, HIPAA und anderen Vorschriften. Diese Gesetze und Vorschriften erfordern den sorgfältigen Schutz bestimmter Informationen, eine durchdachte Verwaltung von Unterlagen und die sorgfältige Überprüfung und Freigabe von Informationen für behördliche, investigative und andere Zwecke. In Anbetracht des enormen Anstiegs der Nutzung dieser E-Mail-, Kollaborations- und Produktivitätsdienste in den letzten Jahren hat die Erlaubnis für Rentner und Ehemalige, diese UW-Dienste weiterhin zu nutzen, dazu geführt, dass die Einhaltung dieser Anforderungen immer zeitaufwändiger und kostspieliger geworden ist.

Warum ist meine E-Mail ein Problem für den Datenschutz?

E-Mails und Daten auf allen UW-E-Mail-Diensten können Gegenstand einer gerichtlichen Offenlegung oder einer an die UW gerichteten Anfrage nach öffentlichen Unterlagen sein. Dies bedeutet, dass die UW rechtlich verpflichtet sein kann, Ihre Informationen an den Anfragenden weiterzugeben, auch wenn sie persönlicher Natur sind. Diese Verpflichtung gilt für alle E-Mails, die Sie über einen E-Mail-Dienst der UW senden und empfangen. Ein Vorteil des Wechsels zu einem privaten E-Mail-Dienst besteht darin, dass Ihre Daten nicht auf diese Weise offengelegt werden.

Darüber hinaus sind der Aufwand und die Kosten für die Beantwortung von Auskunftsersuchen, einschließlich des Personalbedarfs für die Sichtung und Bereitstellung dieser Daten oder für die Verteidigung der Entscheidung, die Unterlagen nicht freizugeben, in den letzten Jahren enorm gestiegen. Diese Herausforderungen in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und den Schutz der Privatsphäre sind nur einige Beispiele, die das Büro des Generalstaatsanwalts der UW, den Datenschutzbeauftragten der Institution und die Records Management Services beschäftigen.

Kann ich meinen UW-E-Mail-Dienst behalten, wenn ich aktiv an der Arbeit der UW beteiligt bin?

Wir wissen, dass viele Ehemalige, ehemalige Mitarbeiter und andere Personen aus unserer breiteren Gemeinschaft zum Auftrag der UW beitragen. Um diese Arbeit zu unterstützen, wird die UW es Ehemaligen, Freiwilligen oder Ruheständlern, die noch aktiv mit der UW zusammenarbeiten, ermöglichen, ihre UW-Microsoft- oder Google-Dienste zu behalten, sofern sie jährlich von einem aktuellen UW-Mitarbeiter bestätigt werden. Das Tool für diese Befürwortung wird im März zur Verfügung stehen. Der Link zu diesem Tool wird auf den Webseiten des E-Mail-Modernisierungsprogramms zu finden sein.

Kann ich für den UW-E-Mail-Dienst bezahlen?

Nein, dies ist nach den staatlichen Richtlinien nicht erlaubt. Nach dem Gesetz des Bundesstaates Washington, RCW 28B.63, und dem UW Administrative Policy Statement, APS 59.5, darf die UW Microsoft- oder Google-Dienste nicht an Ehemalige oder Pensionäre verkaufen. Dies würde auch gegen die Verträge der Universität mit diesen Unternehmen verstoßen.

Warum wird Deskmail außer Betrieb genommen?

Die E-Mail-Dienste haben sich in den Jahren, seit die UW ihre eigenen Systeme (d.h. Deskmail, Alpine, Web Alpine und Pine) entwickelt und eingeführt hat, dramatisch verändert. Vor allem Google und Microsoft haben sich zu den dominierenden Anbietern für Hochschulen, Behörden und Unternehmen entwickelt. Beide Unternehmen haben stark in die Modernisierung und Integration von Cloud-basierten E-Mail-Diensten investiert und diese mit einer Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit und Produktivität verknüpft. Gleichzeitig verfügen die selbst entwickelten Lösungen der UW über veraltete Codebasen, die nicht mehr aktiv gewartet werden und auf veralteter Hardware laufen, was das Risiko eines Systemausfalls mit der Zeit erhöht. Infolgedessen ist es für die UW unerschwinglich, ihre eigenen Lösungen zu aktualisieren, damit sie mit den E-Mail-Diensten und Technologiestandards von Google und Microsoft Schritt halten können.

Was muss ich tun, wenn ich offizielle UW-Aufzeichnungen in meiner E-Mail habe?

Wenn Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich bitte an [email protected].

Habe ich als ehemaliger Student, Mitglied der UWAA oder Rentner nicht lebenslang Anspruch auf die UW-E-Mail-Dienste?

Sie behalten Ihre @uw.edu-Adresse und können sie weiterhin zum Senden und Empfangen von E-Mails verwenden. Allerdings müssen Sie E-Mails, die an Ihre @uw.edu-Adresse gesendet werden, an einen privaten E-Mail-Dienst weiterleiten, z. B. an Google oder Microsoft. Sie können die Weiterleitung für Ihre @uw.edu-Adresse hier einstellen: https://uwnetid.washington.edu/manage/?forward. Darüber hinaus müssen Sie die Möglichkeit einrichten, von Ihrer @uw.edu-Adresse aus zu senden. Google bietet hier eine Anleitung, wie Sie dies tun können. Anweisungen zur Verwendung von Outlook.com finden Sie hier.

Was ist mit Emeriti-Fakultäten und Emeriti-Bibliothekaren?

Emeriti-Fakultäten und Emeriti-Bibliothekare gelten als aktive Mitglieder der UW-Gemeinschaft und können weiterhin einen UW-E-Mail-Dienst (UW Exchange Online/Office 365, UW Gmail) nutzen, sofern sie nicht Deskmail verwenden. In diesem Fall müssen Emeriti-Fakultäten und Emeriti-Bibliothekare entweder zu UW Exchange Online/Office 365 oder UW Gmail wechseln.

Schlussfolgerung

UW-IT bietet eine Reihe von Online-Ressourcen und Migrationstools an, um alle Benutzer bei der Implementierung des EMP und den damit verbundenen Umstellungen zu unterstützen. Betroffene Nutzer erhalten vom EMP E-Mail-Nachrichten mit detaillierten Programminformationen und Anweisungen, wie sie mit der Datenmigration fortfahren können, bevor der Zugriff auf Konten endet und Daten gelöscht werden.

Bei Fragen oder Bedenken wenden Sie sich bitte an [email protected].