Effektive Zeitplanung

Ein anstrengender Arbeitstag geht zu Ende, und obwohl Sie früh ins Büro gekommen und spät wieder gegangen sind, haben Sie nicht das Gefühl, etwas Wichtiges erreicht zu haben.

Das kann nur allzu leicht passieren. Angesichts endloser Besprechungen, häufiger Unterbrechungen und dringender Aufgaben in letzter Minute kann man leicht den ganzen Tag beschäftigt sein, ohne bei Projekten und Zielen von hoher Priorität Fortschritte zu machen.

Deshalb ist es so wichtig zu wissen, wie man seine Zeit richtig einteilt. In diesem Artikel werden wir uns die Schritte ansehen, die Sie dazu unternehmen können, um Zeit für die Arbeit zu finden, die wirklich wichtig ist, und gleichzeitig Zeit für persönliche Entwicklung, Familie und Freunde zu haben.

Die Bedeutung der Zeitplanung

Zeitplanung ist die Kunst, Ihre Aktivitäten so zu planen, dass Sie Ihre Ziele und Prioritäten in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit erreichen können. Wenn sie effektiv durchgeführt wird, hilft sie Ihnen:

• Verstehen Sie, was Sie realistischerweise mit Ihrer Zeit erreichen können.
• Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit für wichtige Aufgaben haben.
• Fügen Sie Zeit für „das Unerwartete“ hinzu.
• Vermeiden Sie es, sich mehr vorzunehmen, als Sie bewältigen können.
• Arbeiten Sie kontinuierlich auf Ihre persönlichen und beruflichen Ziele hin.
• Haben Sie genug Zeit für Familie und Freunde, Sport und Hobbys.
• Erzielen Sie eine gute Work-Life-Balance.

Zeit ist die einzige Ressource, die wir nicht kaufen können, aber wir verschwenden sie oft oder nutzen sie ineffizient. Eine Zeitplanung hilft Ihnen dabei, darüber nachzudenken, was Sie an einem Tag, in einer Woche oder in einem Monat erreichen wollen, und sie hält Sie auf dem richtigen Weg, um Ihre Ziele zu erreichen.

Wie Sie Ihre Zeit planen

Legen Sie einen regelmäßigen Zeitpunkt für Ihre Zeitplanung fest – zum Beispiel zu Beginn jeder Woche oder jedes Monats.

Es gibt eine Reihe von verschiedenen Hilfsmitteln, aus denen Sie wählen können. Eine einfache und leichte Art, einen Zeitplan zu erstellen, ist die Verwendung von Stift und Papier und die Organisation Ihrer Zeit mit einem Wochenplaner. (Klicken Sie hier, um eine kostenlose Planungsvorlage herunterzuladen.)

Sie können auch Anwendungen und Software wie Google Calendar®, MS Outlook® und Business Calendar verwenden. Wählen Sie ein Planungstool, das zu Ihrer Situation, der aktuellen Struktur Ihrer Arbeit, Ihrem persönlichen Geschmack und Ihrem Budget passt.

Das Wichtigste bei der Auswahl Ihres Planers ist, dass Sie Daten einfach eingeben können und eine angemessene Zeitspanne (Tag/Woche/Monat) in der von Ihnen benötigten Detailtiefe anzeigen können.

Wenn Sie sich für ein Tool entschieden haben, bereiten Sie Ihren Zeitplan wie folgt vor:

Schritt 1: Verfügbare Zeit ermitteln

Bestimmen Sie zunächst die Zeit, die Sie für Ihre Arbeit zur Verfügung stellen wollen.

Wie viel Zeit Sie für Ihre Arbeit aufwenden, sollte die Gestaltung Ihres Jobs und Ihre persönlichen Ziele im Leben widerspiegeln.

Wenn Sie zum Beispiel auf eine Beförderung drängen, könnte es sinnvoll sein, jeden Tag über die normale Arbeitszeit hinaus zu arbeiten, um Ihr Engagement zu zeigen. Wenn Sie andererseits viel Zeit für außerberufliche Aktivitäten haben wollen, können Sie sich dafür entscheiden, die Ihnen zugewiesene Arbeitszeit einzuhalten und nicht mehr.

Schritt 2: Planen Sie die wesentlichen Maßnahmen

Als nächstes sollten Sie die Maßnahmen einplanen, die Sie unbedingt durchführen müssen, um gute Arbeit zu leisten. Das sind oft die Dinge, an denen Sie gemessen werden.

Wenn Sie zum Beispiel Mitarbeiter führen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie genügend Zeit haben, um sich um die persönlichen Belange der Teammitglieder zu kümmern, sie zu coachen und zu überwachen. Planen Sie auch Zeit für die Kommunikation mit Ihrem Chef und wichtigen Personen in Ihrem Umfeld ein.

Schritt 3: Planen Sie Aktivitäten mit hoher Priorität

Überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste und planen Sie Aktivitäten mit hoher Priorität und Dringlichkeit sowie wichtige Wartungsaufgaben ein, die nicht delegiert oder vermieden werden können.

Versuchen Sie, diese Aufgaben auf die Tageszeiten abzustimmen, zu denen Sie am produktivsten sind – manche Menschen sind zum Beispiel morgens am energiegeladensten und effizientesten, während andere sich am Nachmittag oder Abend besser konzentrieren können. (Unser Artikel „Ist dies eine Morgenaufgabe?“ kann Ihnen dabei helfen, Ihre besten Tageszeiten zu ermitteln.)

Schritt 4: Planen Sie Zeit für Unvorhergesehenes ein

Als Nächstes sollten Sie etwas zusätzliche Zeit einplanen, um mit Unvorhergesehenem und Notfällen fertig zu werden. Die Erfahrung wird Ihnen zeigen, wie viel Zeit Sie einplanen sollten – im Allgemeinen gilt: Je unvorhersehbarer Ihre Arbeit ist, desto mehr Zeit für Unvorhergesehenes brauchen Sie. (Wenn Sie diese Zeit nicht einplanen, wird es trotzdem zu Notfällen kommen und Sie werden länger arbeiten.)

Häufige Unterbrechungen können Ihnen die Zeit rauben. Wenn Sie lernen, damit umzugehen, müssen Sie weniger Zeit für Unvorhergesehenes einplanen. Manche Unterbrechungen lassen sich nur schwer vorhersagen, aber wenn Sie in Ihrem Zeitplan etwas Freiraum lassen, haben Sie die nötige Flexibilität, um Aufgaben neu zu ordnen und auf wichtige Probleme zu reagieren, sobald sie auftauchen.

Schritt 5: Planen Sie freie Zeit ein

Der Raum, den Sie in Ihrem Planer übrig gelassen haben, ist „freie Zeit“: Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, um Ihre Prioritäten umzusetzen und Ihre Ziele zu erreichen. Überprüfen Sie Ihre nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste und Ihre persönlichen Ziele, schätzen Sie die Zeit ein, die Sie benötigen, um sie zu erreichen, und planen Sie sie ein.

Schritt 6: Analysieren Sie Ihre Aktivitäten

Wenn Sie bei Schritt fünf feststellen, dass Sie nur wenig oder gar keine freie Zeit zur Verfügung haben, müssen Sie die Schritte zwei, drei und vier noch einmal durchgehen und sich fragen, ob alle Aufgaben, die Sie eingetragen haben, absolut notwendig sind. Möglicherweise lassen sich einige Dinge delegieren oder zeitsparender erledigen.

Einer der wichtigsten Wege zum Erfolg ist die Maximierung der Hebelwirkung, die Sie mit Ihrer Zeit erzielen können. Erhöhen Sie die Menge an Arbeit, die Sie erledigen können, indem Sie sie an andere Personen delegieren, wichtige Aufgaben auslagern oder Technologien einsetzen, um so viel Arbeit wie möglich zu automatisieren. Auf diese Weise können Sie Ihre Ziele erreichen.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre verfügbare Zeit immer noch begrenzt ist, müssen Sie möglicherweise Ihr Arbeitspensum neu verhandeln oder um Hilfe bitten. Nutzen Sie Ihren neu erstellten Zeitplan als Beweis für Ihr großes Engagement. Das zeigt Ihrem Chef, wie gut Sie organisiert sind, und könnte ihn oder sie empfänglicher für Ihre Bitte machen!

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