Treuhandbuchhaltungsregeln: Halten Sie die Vorschriften ein?

Consumer Compliance Outlook

By Richele S. Brady, Former Examiner, Federal Reserve Bank of San Francisco

Dieser Artikel wurde erstmals im Jahr 2009 veröffentlicht,1 als wir häufige Compliance-Probleme im Zusammenhang mit den Anforderungen der Treuhandbuchhaltung gemäß Regulation X untersuchten und Praktiken erörterten, die Institute in Betracht ziehen könnten, um Verstöße gegen die Treuhandbuchhaltung zu vermeiden.

Seit der Erstveröffentlichung des Artikels beobachtet die Federal Reserve bei Compliance-Prüfungen weiterhin Probleme mit der Treuhandbuchhaltung, darunter auch Verstöße, die sich aus der Verwendung von Drittanbietersoftware zur Durchführung von Treuhandberechnungen ergeben, was zuvor nicht behandelt wurde. Dementsprechend aktualisieren wir den Artikel, um häufige Treuhandverstöße zu überprüfen, Möglichkeiten zur Risikominderung bei der Verwendung von Software von Drittanbietern zu erörtern und einen Überblick über eine Änderung der Verordnung X aus dem Jahr 2013 zu geben, mit der eine Treuhandbuchungsanforderung für die Zwangsversteigerung von Wohnhypotheken hinzugefügt wurde.

ESCROW COMPLIANCE ISSUES

Die Prüfungsdaten des Federal Reserve System für staatliche Mitgliedsbanken zeigen, dass mehrere der Anforderungen von Regulation X für die Treuhandabwicklung zu den häufigsten Verstößen gehören, darunter die folgenden:

Verständnis von Treuhandbuchhaltungsmethoden;
Erstellung von Treuhandoffenlegungserklärungen;
Bestimmung von Treuhandeinlagenbeträgen;
Sicherstellung, dass jährliche Analysen zu korrekten Kontosalden führen; und
Einhaltung von Problemen, die sich aus der Nutzung von Anbietern ergeben.

Wir erörtern diese Fragen im Folgenden.

Methoden der Treuhandbuchhaltung

Bei der Einrichtung und Führung von Treuhandkonten müssen Finanzinstitute Folgendes tun:2

Vor der Einrichtung eines Treuhandkontos eine Analyse des Treuhandkontos durchführen, um den Betrag, den der Kreditnehmer zu Beginn auf das Treuhandkonto einzahlen muss, und die Höhe der regelmäßigen Zahlungen des Kreditnehmers auf das Treuhandkonto zu bestimmen;3
Einen ersten Treuhandkontoauszug erstellen und dem Kreditnehmer zustellen;4
Am Ende jedes Berechnungsjahres des Treuhandkontos eine Analyse des Treuhandkontos durchführen, um die monatlichen Zahlungen des Kreditnehmers auf das Treuhandkonto für das nächste Berechnungsjahr zu bestimmen;5
Anhand der anfänglichen und jährlichen Analysen des Treuhandkontos feststellen, ob ein Überschuss, ein Mangel oder ein Defizit besteht, und das Konto anpassen;6 und
Einen jährlichen Treuhandkontoauszug für den Kreditnehmer erstellen und ihm übermitteln.7

Diese Treuhandaufgaben müssen in Übereinstimmung mit den in Abschnitt 17 der Verordnung X (12 C.F.R. §1024.17) festgelegten Buchhaltungsregeln durchgeführt werden. Darüber hinaus begrenzt die Verordnung die Beträge, die auf Treuhandkonten gehalten werden dürfen, und stellt spezifische Anforderungen an den Inhalt der ersten und jährlichen Erklärungen. Besonders erwähnenswert ist die Anforderung in §1024.17(c)(4), dass die Kreditgeber bei der Kontoanalyse eine Gesamtanalyse und keine Einzelpostenanalyse durchführen. Bei einer Einzelpostenanalyse wird jeder Posten des Treuhandkontos separat berücksichtigt, während bei einer Gesamtanalyse das Konto als Ganzes betrachtet wird, um die Angemessenheit der Mittel des Treuhandkontos zu berechnen. Die letztgenannte Regel hat zu Verwirrung geführt und dazu geführt, dass falsche Beträge auf den Treuhandkonten gehalten wurden.

Erstanalyse und Offenlegung des Treuhandkontos

Die Erstanalyse des Treuhandkontos und die Offenlegungserklärung bilden die Grundlage für das Treuhandkonto. Daher ist es wichtig, bei der Einrichtung des Kontos Folgendes zu beachten:

Anfangsanalyse des Treuhandkontos. Um die erforderlichen Treuhandbeträge genau zu berechnen, müssen die Regeln der Gesamtbuchhaltung eingehalten werden. Fehler können aus einer Kombination von übermäßigem Vertrauen auf automatisierte Systeme zur Durchführung der erforderlichen Berechnungen und aus Personal resultieren, das nicht ausreichend mit den Regeln vertraut ist. Beispiele für spezifische Ursachen sind:
Anfängliche Hinterlegungsbeträge. Die Verordnung verlangt, dass der Servicer vor der Einrichtung eines Treuhandkontos eine Analyse des Treuhandkontos durchführt.8 Überhöhte Gebühren bei der Einziehung anfänglicher Treuhandeinlagen entstehen häufig aufgrund von Fehlern bei dieser ersten Analyse. Der Servicer kann dem Kreditnehmer einen Betrag in Rechnung stellen, der ausreicht, um die Kosten für die Immobilie, die den Kredit sichert, zu begleichen, wie z. B. Steuern und Versicherungen, die dem Zeitraum vom Datum der letzten Zahlung(en) bis zum Datum der ersten Zahlung zuzuordnen sind, mit dem Ziel, am Ende des Berechnungsjahres des Treuhandkontos einen Nullsaldo zu erreichen. Der Servicer darf dem Kreditnehmer jedoch kein Polster in Rechnung stellen, das größer ist als ein Sechstel der geschätzten Gesamtsumme der jährlichen Zahlungen aus dem Treuhandkonto.

Auch andere Berechnungs- oder Systemeingabefehler können zu Fehlern bei den Treuhandbeträgen führen. Einige Beispiele sind:

Verwendung falscher Kautionsbeträge, die über die gesetzlichen Beschränkungen hinausgehen;
Einziehung von zu viel gezahlten Beträgen, wenn eine Grundsteuerrate bei der Abrechnung gezahlt wird;
Einbeziehung von Hypothekenversicherungsprämien in die Kautionsbeträge, wenn MI-Prämien monatlich gezahlt werden;
Verwendung falscher Auszahlungsdaten bei der Hochrechnung von Aktivitäten, z. B. Verwendung des Fälligkeitsdatums anstelle der voraussichtlichen Auszahlungsdaten;
Unterlassung der Aufschlüsselung separater Treuhandkontenposten; und
Rundung von Anpassungen auf einen geraden Dollarbetrag.

Jährliche Analyse des Treuhandkontos und Kontoauszug

Genauso wie Fehler in der anfänglichen Analyse des Treuhandkontos häufig zu Fehlern bei der anfänglichen Treuhandeinlage führen, können auch Fehler in der jährlichen Analyse des Kontos zu fehlerhaften Berechnungen führen, die häufig falsche Überschuss-, Fehlbetrags- oder Mangelbeträge ergeben. Einige typische Ursachen sind:

Die Verwendung falscher Auszahlungsdaten bei der Projektion der Aktivität für das nächste Jahr (z.B., Änderung der Daten der geplanten Auszahlungen kann zu falschen Kontostandsprojektionen führen);
Projektion von Überschüssen, Fehlbeträgen oder Defiziten auf der Grundlage falscher Kontostände;
Analyse eines Treuhandkontos auf der Grundlage eines Berechnungszeitraums von mehr als 12 Monaten;
Sicherstellen, dass eine gründliche Überprüfung von Versicherungs- und/oder Steuerrechnungen durchgeführt wird, um eine genaue Projektion der Auszahlungsbeträge für das kommende Jahr vorzunehmen;
Behalten falscher Polsterbeträge, die über die regulatorischen Anforderungen oder niedrigere Beschränkungen in den Hypothekendarlehensdokumenten hinausgehen; und
Unterlassen der Rückerstattung von Überschussbeträgen von mehr als 50 US-Dollar an den/die Kreditnehmer, sofern dies gemäß §1024 erforderlich ist.17(f)(2)(i). Dies gilt nicht, wenn eine Zahlung nicht innerhalb von 30 Tagen nach ihrem Fälligkeitsdatum eingeht.9

Auch fehlerhafte jährliche Treuhandabrechnungen resultieren im Allgemeinen aus fehlenden Informationen, z. B. weil nicht alle erforderlichen Elemente enthalten sind, oder aus Fehlern bei der jährlichen Analyse. Beispiele für fehlende oder fehlerhafte Informationen in der Jahresrechnung sind:

Der Grund, warum der prognostizierte niedrige Saldo (d.h.,
Die Gesamtbeträge, die im Vorjahr auf das Treuhandkonto ein- und ausgezahlt wurden; und
Eine oder mehrere geschätzte Zahlungen oder Auszahlungen, die in der Kontoanalyse fehlen.

Inhalt des jährlichen Treuhandkontoauszugs

Die Dienstleistungserbringer sind im Allgemeinen verpflichtet10 , einen jährlichen Treuhandkontoauszug vorzulegen, der eine Kontohistorie, die die Aktivität auf dem Treuhandkonto während des Berechnungsjahres des Treuhandkontos widerspiegelt, und eine Prognose der Aktivität auf dem Konto für das nächste Jahr enthält.11

Der Kontoverlauf kann unvollständig sein, wenn während der Laufzeit des Kredits ein Wechsel des Dienstleisters stattfindet. Bei einem Wechsel des Dienstleisters muss der neue Dienstleister sicherstellen, dass er den Kontoverlauf vom vorherigen Dienstleister erhält.

Risiken bei der Verwendung von Drittanbietersoftware zur Durchführung von Treuhandberechnungen

Einige Finanzinstitute verlassen sich auf Software von Drittanbietern, um Treuhandberechnungen durchzuführen und die erforderlichen Angaben zu erstellen. Wie bei allen anderen Anbietern müssen auch die Software-Anbieter ordnungsgemäß verwaltet werden, um das Risiko von Verstößen zu minimieren. In einem früheren Artikel diskutierte Outlook dieses Thema:

„Viele Banken verwenden Software von Drittanbietern, um Verbraucherinformationen für verschiedene Kredit- und Einlagenprodukte zu erstellen. Nach den Änderungen der Offenlegungsvorschriften in den letzten Jahren haben es einige Anbieter versäumt, ihre Software zu aktualisieren, was zu verschiedenen Fehlern auf den Offenlegungsformularen geführt hat. Probleme dieser Art treten auf, wenn sich die Bankleitung ausschließlich auf den Anbieter verlässt, ohne eine eigene unabhängige Überprüfung der Offenlegungsanforderungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Änderungen umgesetzt werden. „12

Zusätzlich können die Finanzinstitute regelmäßig überprüfen, ob die Software des Anbieters die Treuhandberechnungen korrekt durchführt.

Zusätzliche Treuhandanforderungen für Kreditnehmer mit Risikoversicherung: §1024.17(k)(5)

In einem Regelwerk aus dem Jahr 2013 zur Umsetzung des Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act13 fügte das Consumer Financial Protection Bureau (BCFP) eine Bestimmung über die Zwangsversteigerung von Versicherungen hinzu, die für Kreditnehmer mit Treuhandkonten für die Zahlung von Risikoversicherungen gilt.14 Wenn ein Kreditnehmer mit seiner Hypothekenzahlung mehr als 30 Tage im Rückstand ist, verbietet die Vorschrift einem Darlehensverwalter generell den Abschluss einer Zwangsversteigerung. Stattdessen muss der Servicer, es sei denn, er ist ein „kleiner Servicer“ und erfüllt bestimmte Bedingungen oder ist „nicht in der Lage, Gelder auszuzahlen“ (beides wird im Folgenden erörtert), die Prämie für die bestehende Police aus dem Treuhandkonto des Kreditnehmers bezahlen, selbst wenn das Treuhandkonto nicht über ausreichende Mittel zur Deckung der Prämie verfügt.15 Wenn ein Servicer im Rahmen dieser Bestimmung Gelder vorschießt, kann er die Rückzahlung vom Kreditnehmer verlangen.16

Vor dieser Änderung konnten Dienstleister eine Risikopolice verfallen lassen, wenn Kreditnehmer mit ihrer Hypothek mehr als 30 Tage im Rückstand waren, und sie durch eine zwangsverordnete Versicherung ersetzen, die oft teurer ist.17 In der Präambel der endgültigen Regelung erläuterte das BCFP seine Besorgnis über diese Praxis:

Die zwangsvermittelte Versicherung bietet in der Regel eine wesentlich geringere Deckung für das Eigentum eines Kreditnehmers zu wesentlich höheren Prämienkosten als eine vom Kreditnehmer abgeschlossene Gefahrenversicherung, wie weiter unten im Zusammenhang mit §1024.37 erläutert. … Wenn ein Servicer Rechnungen für die Gefahrenversicherung des Kreditnehmers im Zusammenhang mit der Verwaltung eines Treuhandkontos erhält, schadet ein Servicer, der sich dafür entscheidet, keinen Vorschuss auf das Treuhandkonto eines säumigen Kreditnehmers zu leisten, um die Gefahrenversicherung des Kreditnehmers aufrechtzuerhalten, und diese Versicherung verfallen lässt, und dann einen weitaus höheren Betrag auf das Treuhandkonto eines Kreditnehmers vorschießt, um eine zwangsweise durchgesetzte Versicherungspolice zu erhalten, einem Kreditnehmer unangemessen. Abschnitt 1024.17(k)(5) … schützt Kreditnehmer vor der ungerechtfertigten Erzwingung einer Versicherung, wenn ein Kreditvermittler keine vernünftige Grundlage hat, um einem Kreditnehmer die Gebühr aufzuerlegen.
– 78 Fed. Reg. at 10712

„Unable to Disburse Funds“

Das in Abschnitt 1024.17(k)(5) enthaltene Verbot, eine zwangsvermittelte Versicherung zu erwerben, gilt nicht, wenn ein Servicer „nicht in der Lage ist, Gelder auszuzahlen“

Dies ist der Fall, wenn ein Servicer eine vernünftige Grundlage für die Annahme hat, dass: 1) die Versicherung des Kreditnehmers aus anderen Gründen als der Nichtzahlung gekündigt (oder nicht verlängert) wird; oder 2) die Immobilie leer steht. Das BCFP hat die Ausnahmeregelung für leerstehende Immobilien aufgenommen, weil viele Risikoversicherungen Schäden an leerstehenden Immobilien nicht abdecken.

Der Kommentar zu der Vorschrift enthält Beispiele für Situationen, in denen ein Kreditvermittler eine vernünftige Grundlage für die Annahme hat, dass die Versicherung eines Kreditnehmers aus anderen Gründen als der Nichtzahlung gekündigt wird: (1) wenn ein Kreditnehmer dem Servicer mitteilt, dass der Kreditnehmer die Risikoversicherung gekündigt hat, und der Servicer keine Mitteilung über eine andere Risikoversicherung erhalten hat, (2) wenn ein Servicer eine Mitteilung über die Kündigung oder Nichterneuerung von der Versicherungsgesellschaft des Kreditnehmers erhält, bevor die Zahlung für die Risikoversicherung des Kreditnehmers fällig ist, oder (3) wenn ein Servicer bis zum Ablaufdatum der Risikoversicherungspolice des Kreditnehmers keine Zahlungsmitteilung erhält.18 Wenn eine dieser Bedingungen vorliegt, kann ein Servicer eine Zwangsversicherung gemäß §1024.17(k)(5) erwerben.

Ausnahme für kleine Servicer

Eine begrenzte Ausnahme gilt für „kleine Servicer“, wie in 12 C.F.R. §1026.41(e)(4)(ii) definiert. Kleine Servicer können eine Zwangsversicherung abschließen, selbst wenn der kleine Servicer in der Lage ist, Mittel aus dem Treuhandkonto des Kreditnehmers auszuzahlen, sofern die Kosten für den Kreditnehmer geringer sind als der Betrag, den der kleine Servicer auszahlen müsste, um die bestehende Risikoversicherung des Kreditnehmers aufrechtzuerhalten.

Management von Treuhandrisiken

Institutionen, die Treuhandkonten anbieten, können Risiken durch die Überprüfung von Treuhandbuchhaltungssystemen und Offenlegungen steuern, um die Einhaltung der Anforderungen von 12 C.F.R. §1024.17 sicherzustellen. Eine Analyse der in diesem Artikel erörterten Probleme mit der Treuhandbuchhaltung und ihrer Ursachen wird dazu beitragen, dass Sie nicht die gleichen Fehler machen. Kreditgeber, die Darlehen mit Treuhandkonten halten oder betreuen, sollten auch die folgenden Praktiken in Betracht ziehen, um die Risiken zu kontrollieren:

Verstehen Sie die Unterschiede zwischen Einzelposten- und Gesamtanalysen. Diese Unterscheidung ist ein Schlüsselfaktor für die Einhaltung der Anforderungen an die Treuhandbuchhaltung.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu den Anforderungen an die Treuhandbuchhaltung und schulen Sie sie auch in der ordnungsgemäßen Verwendung der Softwareplattform, die zur Erstellung der Treuhandkontenangaben verwendet wird.
Führen Sie regelmäßige Systemtests durch, um sicherzustellen, dass die Systeme die Treuhandkontenanalysen korrekt durchführen.
Überprüfen Sie die Hypothekendarlehensdokumente auf den Wortlaut der Cushion-Limits und stellen Sie sicher, dass die Systeme entweder die gesetzlichen oder die vertraglichen Cushion-Limits einhalten, je nachdem, welche niedriger sind.
Entwickeln Sie Richtlinien und Verfahren für Treuhandkontoanforderungen.
Durchführung regelmäßiger Überprüfungen und Audits, die sowohl die Treuhandbuchhaltung als auch die Treuhandkontoauszüge umfassen.
Periodische Überprüfung, ob die Berechnungen des Anbieters korrekt sind und ob der Anbieter die gesetzlichen Änderungen der Treuhandanforderungen umsetzt.
Auch nach einer Systemaktualisierung oder einem Software-Upgrade sollte nachgefasst werden, um sicherzustellen, dass die Parameter nicht versehentlich geändert wurden, was zu einem zuvor nicht existierenden Problem geführt hat.

ZUSAMMENFASSUNG

Die potenziellen Auswirkungen auf die Verbraucher und die damit verbundenen Risiken für die Kreditgeber machen die Einhaltung der Anforderungen für die ersten und jährlichen Treuhandkontoauszüge besonders wichtig. Dieser Artikel enthält zwar einige praktische Informationen, die den Instituten bei der Bewältigung der Risiken helfen sollen, doch werden weder alle mit dem Treuhandkonto zusammenhängenden Vorschriften noch die gesamte Komplexität der Treuhandbuchführungsvorschriften erschöpfend behandelt. Spezifische Probleme und Fragen sollten mit dem Ansprechpartner für Verbraucherschutz bei Ihrer Zentralbank oder mit Ihrer primären Aufsichtsbehörde besprochen werden.

Endnote

1 Richele Brady, „Escrow Accounting Rules: Are You in Compliance?“ (Consumer Compliance Outlook, Second Quarter2009)

2 Die Treuhandanforderungen finden sich in 12 C.F.R. §1024.17

3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

7 12 C.F.R. §1024.17(1)

8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)

11 Das Erfordernis einer Treuhandbescheinigung gilt nicht, wenn das Darlehen in Verzug oder in Zwangsvollstreckung ist oder der Kreditnehmer Konkurs angemeldet hat. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)

12 Cathryn Judd und Mark Jennings, „Vendor Risk Management- Compliance Considerations,“ Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.

13 78 Fed. Reg. 10696 (February 14, 2013)

14 78 Fed. Reg. at 10714

Arquidia Mantina