10 Schritte zur erfolgreichen Organisation eines Familientreffens

Ob Sie nun ein Dutzend Cousins oder mehrere hundert Verwandte erwarten, die Planung eines sinnvollen, denkwürdigen und lustigen Familientreffens ist eine Herausforderung. Man braucht Zeit, Organisationstalent und einen Sinn für Humor. Diese 10 Schritte werden dazu beitragen, dass Ihr Familientreffen ein Erfolg wird – und Sie bei Verstand bleiben.

Machen Sie einen Plan.

Fangen Sie damit an, ein Datum und einen Ort auszuwählen. Der professionelle Planer Bill Gunkel von Reunions Unlimited empfiehlt Ihnen, mindestens 12 Monate im Voraus mit der Planung zu beginnen. Der beste erste Schritt ist, Fragebögen an die Familienmitglieder zu verschicken, um ihre Meinung über den Zeitpunkt, den Ort und die Wünsche einzuholen.

Sammeln Sie ein Komitee, um drei mögliche Termine und Orte auszuwählen. Versenden Sie Fragebögen, in denen Sie die Familienmitglieder bitten, die Optionen zu bewerten. Sie können zwar nicht alle Wünsche erfüllen, aber eine Umfrage ist das beste Mittel, um herauszufinden, was für die meisten Angehörigen in Frage kommt.

Einstellen und delegieren.

Niemand kann alle Aspekte eines Familientreffens allein bewältigen. Umgeben Sie sich mit fähigen und begeisterten Ausschussmitgliedern. Als Vorsitzender beaufsichtigen Sie die Veranstaltung, kümmern sich um die Kommunikation zwischen den Komitees, koordinieren die Freiwilligen und spielen gelegentlich den Friedensstifter.

Für kleine Veranstaltungen mit 20 oder 30 Personen benötigen Sie nur wenige Freiwillige. Für große Veranstaltungen werden mehr Freiwillige und Ausschüsse benötigt.

Jobs beim Klassentreffen

Finanzdirektor: verwaltet das Girokonto des Klassentreffens, verwaltet das Budget, tätigt Einkäufe
Verbindungsperson für die Unterkunft: findet Unterkünfte und handelt Gruppenrabatte aus
Leiter des Essens: arbeitet mit dem Caterer zusammen oder kümmert sich um das Potluck
Korrespondenzbeauftragter: Kommuniziert mit den Familienmitgliedern
Unterhaltungsleiter: Organisiert Aktivitäten für verschiedene Altersgruppen
Reservierungsbeauftragter: Verfolgt, wer kommt
Beschaffung von Erinnerungsstücken: Sammelt Erinnerungsstücke für die Ausstellung
Begrüßungskomitee: Fertigt Namensschilder, Tagesordnungen und Beschilderung an; kümmert sich um die Registrierung; hilft den Leuten, sich unter die Leute zu mischen

Erstellt eine Kommandozentrale.

Ein Klassentreffen verursacht viel Papierkram: Auch wenn es Unterausschüsse gibt, braucht der Vorsitzende Kopien der relevanten Informationen, z. B. Verträge mit Essenslieferanten, aktualisierte Anmeldeinformationen und Details zur Unterkunft.

Sie können alles in einem einfachen Ordner aufbewahren, oder Sie können separate Ordner für jeden Ausschuss in einem Aktenkasten anlegen. Bewahren Sie Ihre Unterlagen gut auf – Sie werden sie oft brauchen

Erstellen Sie ein Budget.

Die Kosten können ein wichtiger Faktor für die Teilnahme sein, sagt Katy Anderson, Inhaberin von Reunion Masters in San Jose, Kalifornien. „Halten Sie die Kosten niedrig oder versuchen Sie, der Familie genügend Vorlaufzeit für die Budgetierung zu geben.“ Sie empfiehlt einen Vorlauf von 12 bis 18 Monaten.

Geben Sie bei der ersten Mitteilung über das Familientreffen eine Vorstellung vom Preis. Bei teureren Veranstaltungen wie Kreuzfahrten schlägt Anderson vor, monatliche Zahlungsoptionen anzubieten.

Bei einer späteren Aktualisierung ist es eine gute Möglichkeit, die Startkosten auszugleichen, indem jede Familie gebeten wird, einen bestimmten Betrag an Startkapital beizusteuern. Holen Sie sich mehr Geld für Fundraising-Projekte und informieren Sie in Mailings über den aktuellen Stand der Finanzen.

Bereiten Sie einen Plan für den Notfall vor.

Wenn Ihr Treffen im Freien stattfindet, reservieren Sie einen Pavillon, in dem alle Teilnehmer untergebracht werden können, falls das Wetter nicht mitspielt. Packen Sie ein paar Brettspiele oder Bastelarbeiten ein, die die Kinder drinnen machen können.

Sagen Sie es weiter.

Senden Sie die Einladungen so früh wie möglich. Wenn Sie die Einladungen per Post verschicken möchten, können Sie sich für einen einfachen Flyer, eine Karte oder Postkarte oder einen ausführlichen Familien-Newsletter entscheiden. Eine umweltfreundliche Option ist eine Einladung per E-Mail von Evite oder Punchbowl.

Gehen Sie inzwischen online, um Informationen weiterzugeben und Interesse zu wecken. Sie können eine private Veranstaltungsseite auf Facebook einrichten und Leute dazu einladen oder jemanden damit beauftragen, von Zeit zu Zeit einfache E-Mail-Updates zu versenden. Eine andere Idee ist, eine familienorientierte Website wie Geni als Nachrichtenzentrale zu nutzen.

Beziehen Sie in Ihre Kommunikation auch Familienbelanglosigkeiten ein! Ermutigen Sie Verwandte, Geschichten, Ideen und Aktualisierungen für die Mailings zu schicken. Diese Beteiligung führt oft zu einer besseren Beteiligung.

Bieten Sie etwas für jeden.

Bieten Sie eine Reihe von Aktivitäten an, um verschiedenen Altersgruppen und Interessen gerecht zu werden. Sie können auch optionale Ausflüge wie Golf, Shoppingtouren oder Exkursionen zu historischen Stätten anbieten.

Suchen Sie für Kinder eine Mischung aus Aktivitäten im Freien und im Haus. Teenager können die Spiele der jüngeren Kinder organisieren.

Starten Sie mit einem Paukenschlag.

Linda Johnson Hoffman, Autorin von The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), schlägt Eisbrecher vor, um das Klassentreffen einzuleiten. „Es ist wichtig, dass sich alle bei ihrer Ankunft beteiligen, um den richtigen Ton anzugeben“, sagt sie.

Eisbrecher-Aktivitäten

Lassen Sie ein Begrüßungskomitee die ankommenden Gäste begrüßen.
Erstellen Sie einen leeren Familienstammbaum und lassen Sie jedes Mitglied seine Informationen ausfüllen.
Stellen Sie eine Tagesordnung mit Aktivitäten auf, damit niemand vergessen wird.
Gestalten Sie Begrüßungsbanner
Verschenken Sie bei der Anmeldung Werbegeschenke wie bedruckte Stifte oder Notizblöcke.

Erzählen Sie die Geschichte Ihrer Familie.

So unterschiedlich Ihre Verwandten auch sind, Ihr Familienerbe ist Ihnen allen gemeinsam. Feiern Sie es, indem Sie alte Fotos und Erinnerungsstücke aufstellen. Beziehen Sie Essen, Musik und Dekoration aus der Heimat Ihrer Familie mit ein.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um ein Familienfotoalbum (jeder bringt Bilder mit und gestaltet eine Seite), ein Buch mit Familiengeschichten, ein Video mit Aufnahmen des Familientreffens oder ein Familienrezeptbuch zu erstellen.

Bewahren Sie den Schwung.

Planen Sie nach dem Treffen, bis zum nächsten Treffen in Kontakt zu bleiben. Familienzeitschriften und Websites eignen sich hervorragend dafür. Rekrutieren Sie Freiwillige für den Versand eines Newsletters, erstellen und überwachen Sie eine Seite auf Geni oder Facebook, oder bauen Sie eine schöne Website zur Familiengeschichte auf (wir zeigen Ihnen, wie)!

Arquidia Mantina