Pokud jde o zaměstnance v soukromém sektoru, 73 % z nich má přístup k placené zdravotní dovolené a 79 % k placené dovolené. Co se však stane, pokud si nemůžete dovolit nabídnout svým zaměstnancům placené volno (PTO)? Nebo co když vaši zaměstnanci vyčerpají veškerou dovolenou a potřebují si vzít volno? V obou těchto situacích můžete zvážit nabídku neplaceného volna.
Předtím, než zaměstnancům nabídnete neplacené volno, musíte vědět, zda to ze zákona můžete. Některé státní zákony mohou vyžadovat, abyste nabízeli placené volno. A pokud neplacené volno nabízíte, musíte vytvořit zásady neplaceného volna pro malé podniky.
Přečtěte si další informace o neplaceném volnu, včetně souvisejících zákonů, co do zásad zahrnout a jaký to má vliv na mzdy.
Co je neplacené volno?
Neplacené volno (UTO) je doba mimo práci, kterou si zaměstnanec může vzít bez nároku na mzdu. Zaměstnanci mohou využít UTO, pokud jsou nemocní, chtějí si vzít dovolenou nebo mají jiné osobní povinnosti. Zaměstnanci si také mohou vzít neplacené volno, což je delší doba nepřítomnosti v práci.
Zaměstnavatelé mohou nabídnout neplacené volno jako doplněk k placenému volnu nebo místo něj.
Placené volno je takové volno, kdy zaměstnanci při čerpání pracovního volna pobírají svou pravidelnou mzdu. Zaměstnavatelé obvykle poskytují zaměstnancům stanovený počet hodin placeného volna, které mohou v kalendářním roce vyčerpat. Když zaměstnanec vyčerpá všechno placené volno a potřebuje si vzít volno z práce, může využít neplacené volno.
Někteří zaměstnavatelé se rozhodnou neposkytovat zaměstnancům placené volno. Zaměstnavatelé mohou poskytovat UTO hodinovým zaměstnancům, zaměstnancům na částečný úvazek nebo všem svým zaměstnancům.
Zákony o neplaceném volnu
Předtím, než se rozhodnete nabídnout zaměstnancům UTO, seznamte se se zákony o placeném zdravotním volnu podle jednotlivých států.
Platné zdravotní volno má 12 států a Washington D.C., které vyžadují, aby kvalifikovaní zaměstnavatelé nabízeli zaměstnancům určitý počet placených dnů nemoci.
Státy, které vyžadují, aby zaměstnavatelé nabízeli placenou nemocenskou dovolenou, jsou následující:
- Arizona
- Kalifornie
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
Dodatečně, existuje řada měst a okresů s povinnými zákony o placené zdravotní dovolené. Další informace získáte ve své lokalitě.
V květnu 2019 byl ve státě Maine přijat zákon, který ukládá zaměstnavatelům s 10 a více zaměstnanci povinnost poskytovat placené volno z jakéhokoli důvodu. Zákon o placeném volnu z důvodu nemoci a jiném osobním volnu ve státě Maine nabývá účinnosti 1. ledna 2021. Pokud jste zaměstnavatelem ve státě Maine, je možné, že od roku 2021 nebudete moci nabízet neplacené volno namísto placeného volna.
Vytvoření zásad neplaceného volna
Pokud se rozhodnete svým zaměstnancům nabízet neplacené volno, musíte mít vypracované zásady. Ve vašich zásadách neplaceného volna by měly být uvedeny informace jako např:
- Zda budete nabízet také placené volno
- Kteří zaměstnanci mají přístup k placenému (pokud je to relevantní) a neplacenému volnu
- Počet neplacených dnů, které si mohou zaměstnanci vzít
- Jak zaměstnanci mohou požádat o volno
Zda budete nabízet také placené volno
Vaše zásady by měly řešit, zda neplacené volno nabízíte poté, co zaměstnanec vyčerpá placené volno, nebo místo placeného volna. Pokud nabízíte placené volno, uveďte také samostatné zásady pro placené volno.
Kteří zaměstnanci mají přístup k UTO
Ve svých zásadách pro neplacené volno byste měli také uvést, kterým zaměstnancům neplacené volno nabízíte.
Pokud některým zaměstnancům nabízíte placené volno a jiným UTO (např, zaměstnanci na částečný úvazek vs. zaměstnanci na plný úvazek), uveďte to ve svých zásadách.
Počet dnů, které si zaměstnanci mohou vzít
Pokud zaměstnancům nabízíte neplacené volno, můžete se rozhodnout omezit počet dnů, které si zaměstnanci mohou vzít v kalendářním roce. Nebo můžete nechat zaměstnance vzít si volno tolik dní, kolik chtějí.
Uveďte, zda máte stanoven limit (např, 80 hodin UTO za rok), nebo ne, ve svých zásadách.
Jak mohou zaměstnanci žádat o volno
Ačkoli nemusíte platit zaměstnancům, kteří se nedostaví do práce, měli byste mít zaveden systém čerpání volna.
Vaše zásady by měly řešit, jakým způsobem mohou zaměstnanci žádat o volno, s jakým předstihem vám musí dát vědět a co se stane, když si volno vyžádá více osob.
Mohli byste například požadovat, aby zaměstnanci podali žádost písemně, v případě více než dvou dnů volna najednou ji oznámili měsíc předem a žádosti upřednostňovali podle pořadí příchodu.
Neplacené volno a mzdy
Jak tedy vést mzdy, když zaměstnanec využívá UTO?
Jsou tři věci, které musíte aktualizovat:
- Mzdy za výplatní období
- Daň z celkového počtu odpracovaných hodin zaměstnance
- Dostupné UTO zaměstnance (pokud máte limit)
Mzdy za výplatní období
Smyslem nabídky UTO je, aby si zaměstnanec mohl vzít volno bez nároku na mzdu. Vaše výplatní páska by měla odrážet jejich mzdu za méně odpracovaných hodin.
Vynásobte odpracované hodiny zaměstnance jeho hodinovou sazbou. Nezapočítávejte hodiny, které zaměstnanec využil jako neplacené volno.
Pokud je zaměstnanec odměňován mzdou, možná budete muset vypočítat jeho hodinovou sazbu. To provedete tak, že hrubou mzdu zaměstnance ve výplatním období vydělíte počtem hodin, které obvykle odpracuje. Poté můžete jeho hodinovou sazbu vynásobit počtem odpracovaných hodin.
Řekněme, že máte placeného zaměstnance, který běžně vydělává 1 000 USD každý týden za 40 odpracovaných hodin. Využívá osm hodin neplaceného volna a během týdne odpracoval 32 hodin.
Nejprve vypočtěte hodinovou sazbu zaměstnance tak, že jeho týdenní hrubou mzdu vydělíte 40 (1000 USD / 40). Hrubá hodinová sazba zaměstnance je 25 $.
Nyní vynásobte hodinovou sazbu zaměstnance 25 $ jeho celkovým počtem odpracovaných hodin, což je 32 (25 $ X 32). Hrubá mzda zaměstnance za týden činí 800 dolarů místo obvyklých 1 000 dolarů.
Daňové povinnosti
Jestliže jste zvyklí srážet ze mzdy zaměstnance stejnou částku na daně, musíte provést určité změny, když si zaměstnanec vezme neplacené volno.
Když zaměstnanec odpracuje méně hodin a vydělá nižší mzdu, jeho daňová povinnost se sníží. Nezapomeňte přepočítat daň ze mzdy, kterou srážíte, na základě jejich nové mzdy.
Dostupné hodiny neplaceného volna
Rozhodli jste se stanovit limit počtu hodin neplaceného volna, které si zaměstnanec může vzít z práce?
Jestliže ano, nezapomeňte odečíst počet využitých hodin od zbývajících dostupných hodin UTO zaměstnance.
Ulehčete si práci. Pokud zaměstnanec čerpá neplacené volno, jednoduše zadejte jeho odpracované hodiny do mzdového softwaru Patriot a náš software vypočítá mzdy a daně. Proč nezačít s bezplatnou zkušební verzí ještě dnes?
Tato zpráva není určena jako právní poradenství; další informace naleznete zde.
.