Regras de Contabilidade do Escrow: Você está em conformidade?

Consumer Compliance Outlook

Por Richele S. Brady, Former Examiner, Federal Reserve Bank of San Francisco

Este artigo foi publicado pela primeira vez em 2009,1 quando analisamos questões comuns de conformidade relacionadas com os requisitos de contabilidade de depósito sob a Regra X e discutimos práticas que as instituições poderiam considerar para ajudar a evitar violações da contabilidade de depósito.

Desde que o artigo foi publicado pela primeira vez, a Reserva Federal continua a observar questões de contabilidade de caução durante os exames de conformidade, incluindo violações resultantes do uso de software de terceiros para realizar cálculos de caução, o que não foi discutido anteriormente. Assim, estamos atualizando o artigo para rever as violações do escrow comum, discutir formas de mitigar riscos ao confiar em software de terceiros e fornecer uma visão geral de uma emenda de 2013 ao Regulamento X que acrescentou um requisito de contabilização do escrow para seguro de habitação à força para hipotecas residenciais.

ESCROW COMPLIANCE ISSUES

Dados de exame do Sistema de Reserva Federal para bancos membros do Estado indicam que vários dos requisitos do Regulamento X aparecem entre as violações comuns, incluindo as seguintes:

Entendendo os métodos de contabilização do Escrow;
Preparando as declarações de garantia financeira;
Determinando os valores dos depósitos do Escrow;
Segurando que as análises anuais resultam em saldos corretos da conta; e
Conformidade com os problemas resultantes do uso de fornecedores.

Discutimos estes assuntos abaixo.

Métodos Contabilísticos de Escrow

Quando estabelecer e manter contas de Escrow, as instituições financeiras devem fazer o seguinte:2

Conduzir uma análise da conta de garantia, antes de estabelecer uma conta de garantia, para determinar o montante que o mutuário deve depositar na conta de garantia no início e o montante dos pagamentos periódicos do mutuário na conta de garantia;3
Preparar e entregar um extrato inicial da conta de garantia ao mutuário;4
Conduzir uma análise da conta de garantia ao completar cada ano de cálculo da conta de garantia para determinar os pagamentos mensais da conta de garantia para o próximo ano de cálculo;5
Utilizar as análises inicial e anual da conta de garantia para determinar se existe um excedente, falta ou deficiência e ajustar a conta;6 e
Preparar e submeter um extrato anual da conta de garantia ao mutuário.7

Estas tarefas de caução devem ser conduzidas de acordo com as regras contábeis estabelecidas na Seção 17 da Regra X (12 C.F.R. §1024.17). Além disso, o regulamento limita os montantes que podem ser mantidos em contas de caução, bem como os requisitos específicos para o conteúdo das demonstrações iniciais e anuais. É de salientar o requisito do §1024.17(c)(4) de que os credores conduzam uma análise agregada em vez de uma análise individual ao realizarem a análise da conta. Uma análise de um item para cada item de depósito separadamente, enquanto uma análise agregada considera a conta como um todo para calcular a suficiência dos fundos da conta de depósito. Esta última regra gerou confusão resultando em quantias incorretas sendo mantidas em contas de caução.

Análise e Divulgação Inicial da Conta de Escrow

A análise inicial da conta de Escrow e o extrato de divulgação estabelecem a base para a conta de Escrow. Portanto, é importante considerar o seguinte ao estabelecer a conta:

Análise inicial da conta de Escrow. O cumprimento das regras contábeis agregadas é necessário para calcular com precisão os montantes de Escrow necessários. Erros podem resultar de uma combinação de confiança excessiva em sistemas automatizados para realizar os cálculos necessários e pessoal não suficientemente versado nas regras. Exemplos de causas específicas incluem:
Depósitos Iniciais de Depósitos com Garantia. O regulamento exige que o servidor conduza uma análise da conta de garantia antes de estabelecer uma conta de garantia.8 Sobrecarga na coleta de depósitos iniciais de garantia muitas vezes ocorre por causa de erros nesta análise inicial. O prestador de serviços pode cobrar do mutuário uma quantia suficiente para pagar encargos pelo imóvel que garante o empréstimo, tais como impostos e seguros, que são atribuíveis ao período desde a data em que tal(s) pagamento(s) foi(foram) pago(s) pela última vez até a data de pagamento inicial, com o objetivo de um saldo zero projetado para o final do ano de cálculo da conta de caução. Entretanto, o prestador de serviços não pode cobrar do tomador do empréstimo uma almofada superior a um sexto do total estimado de pagamentos anuais da conta de caução.

Outros erros de cálculo ou de entrada no sistema podem resultar em erros nos montantes do depósito de caução. Alguns exemplos incluem:

Utilizar montantes almofadados incorrectos para além das limitações regulamentares;
Recolher fundos em excesso quando uma prestação de imposto predial é paga na liquidação;
Incluir prémios de seguro hipotecário (MI) em montantes almofadados quando os prémios MI são pagos mensalmente;
Usando datas de desembolso incorretas na atividade de projeção, como o uso da data de vencimento ao invés das datas de desembolso antecipadas;
Não incluir itens de conta caucionada separados; e
Ajustes de reembolso em um valor em dólares pares.

Análise e Extrato Anual da Conta Escrow

Apenas como erros na análise inicial da conta escrow frequentemente causam erros no depósito inicial da conta escrow, erros na análise anual da conta também podem levar a cálculos incorretos, que muitas vezes resultam em excedentes incorretos, falta ou montantes deficientes. Algumas causas típicas incluem:

Usar datas de desembolso incorretas na operação de projeção para o próximo ano (por exemplo, a alteração das datas de desembolsos projetados pode resultar em projeções de saldos de conta incorretas;
Projeção de excedentes, faltas ou deficiências com base em saldos de conta incorretos;
Análise de uma conta de garantia com base em um período de cálculo de mais de 12 meses;
Aprovendo uma revisão completa das contas de seguros e/ou impostos é realizada para projeção precisa dos valores de desembolso para o próximo ano;
Mantendo montantes de almofada incorretos em excesso às exigências regulatórias ou limitações inferiores colocadas nos documentos de empréstimo hipotecário; e
Não reembolso de mutuário(s) excedente(s) em excesso de $50, quando exigido pelo §1024.17(f)(2)(i). Isto não se aplica se um pagamento não for recebido com 30 dias de sua data de vencimento.9

Simplesmente, declarações anuais de caução incorretas geralmente resultam de informações ausentes, tais como não incluir todos os elementos exigidos, ou de erros na análise anual. Exemplos de informações que frequentemente faltam ou estão incorretas no extrato anual incluem:

O motivo do baixo balanço projetado (ou seja.., almofada) não foi alcançado;
Os montantes totais pagos dentro e fora da conta de garantia no ano anterior; e
Uma ou mais estimativas de pagamentos ou desembolsos em falta na análise da conta.

Conteúdo do Extrato Anual da Conta Escrow

Serviços são geralmente solicitados10 para fornecer um extrato anual da conta escrow que inclua um histórico da conta, refletindo a atividade na conta escrow durante o ano de cálculo da conta escrow, e uma projeção da atividade na conta para o ano seguinte.11

O histórico da conta pode estar incompleto por causa de uma mudança nos serventes durante a vida do empréstimo. Quando mudanças de serviço ocorrem, é importante que o novo servicer receba o histórico da conta do servicer anterior.

Riscos de usar software de terceiros para realizar cálculos de Escrow

Algumas instituições financeiras dependem de software de terceiros para realizar cálculos de Escrow e criar as divulgações necessárias. Os fornecedores de software, como qualquer outro fornecedor, devem ser gerenciados adequadamente para mitigar o risco de violações. Em um artigo anterior, o Outlook discutiu esta questão:

“Muitos bancos usam softwares de fornecedores para gerar divulgações ao consumidor para vários produtos de empréstimo e depósito. Após emendas aos regulamentos de divulgação nos últimos anos, alguns fornecedores falharam em atualizar seu software, resultando em vários erros nos formulários de divulgação. Problemas dessa natureza ocorrem quando a administração do banco depende exclusivamente do fornecedor sem conduzir sua própria revisão independente dos requisitos de divulgação para garantir que as alterações necessárias sejam implementadas “12

Além disso, as instituições financeiras podem verificar periodicamente se o software do fornecedor está executando corretamente os cálculos de Escrow como controle.

Requisitos de Escrow adicionais para mutuários com seguro de risco: §1024.17(k)(5)

Em uma regulamentação de 2013 implementando a Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act,13 o Consumer Financial Protection Bureau (BCFP) adicionou uma provisão de seguro colocada à força aplicável a mutuários com contas de caução para pagamento de seguro de risco.14 Quando um mutuário está com mais de 30 dias de atraso no pagamento de sua hipoteca, o regulamento geralmente proíbe que um prestador de serviços de empréstimo compre um seguro colocado à força. Em vez disso, a menos que o prestador de serviços seja um “pequeno prestador de serviços” e preencha certas condições ou seja “incapaz de desembolsar fundos” (ambas discutidas a seguir), o prestador de serviços deve pagar o prémio da apólice existente a partir da conta caução do mutuário, mesmo que a conta caução não tenha fundos suficientes para cobrir o prémio.15 Se um prestador de serviços adiantar fundos ao abrigo desta disposição, pode pedir o reembolso ao mutuário.16

Prior a esta emenda, os serviçais poderiam permitir que uma apólice de risco caducasse quando os mutuários estivessem com mais de 30 dias de atraso na hipoteca e substituí-la por uma apólice de seguro colocada à força, que muitas vezes é mais cara.17 No preâmbulo da regra final, o BCFP explicou sua preocupação com esta prática:

O seguro colocado à força geralmente oferece substancialmente menos cobertura para a propriedade de um tomador de empréstimo a um custo de prêmio substancialmente mais alto do que uma apólice de seguro de risco, como discutido abaixo em relação ao §1024.37. … Quando um prestador de serviços está recebendo contas do seguro de risco do mutuário em conexão com a administração de uma conta caucionada, um prestador de serviços que opta por não avançar para uma conta caucionada do mutuário inadimplente para manter o seguro de risco do mutuário, permitindo que esse seguro caduque, e então avança uma quantia muito maior para a conta caucionada do mutuário para obter uma apólice de seguro colocada à força prejudica o mutuário de forma irrazoável. Seção 1024.17(k)(5) … protege os tomadores de empréstimo da colocação forçada do seguro quando um prestador de serviços não tem uma base razoável para impor a taxa a um tomador de empréstimo.
– 78 Fed. Reg. em 10712

“Incapaz de desembolsar fundos”

A proibição na Secção 1024.17(k)(5) contra a compra de um seguro colocado à força não se aplica quando um prestador de serviços é “incapaz de desembolsar fundos”

Ocorre quando um prestador de serviços tem uma base razoável para acreditar nisso: 1) o seguro do mutuário está sendo cancelado (ou não renovado) por outros motivos que não o não pagamento; ou 2) o imóvel está vago. O BCFP incluiu o desmembramento de propriedades vagas porque muitas apólices de seguro de risco não cobrem perdas em propriedades vagas.

O comentário à regra fornece exemplos de situações em que um prestador de serviços tem uma base razoável para acreditar que o seguro de um mutuário está sendo cancelado por motivos que não sejam o não pagamento: (1) quando um mutuário notifica um prestador de serviços que o mutuário cancelou a cobertura do seguro de perigo e o prestador de serviços não recebeu notificação de outra cobertura do seguro de perigo, (2) quando um prestador de serviços recebe uma notificação de cancelamento ou não-renovação da companhia de seguros do mutuário antes do vencimento do pagamento do seguro de perigo do mutuário, ou (3) quando um prestador de serviços não recebe uma notificação de pagamento até a data de vencimento da apólice de seguro de perigo do mutuário.18 Quando qualquer uma destas condições estiver presente, um prestador de serviços poderá adquirir um seguro colocado à força sob §1024.17(k)(5).

Exceção de pequenos prestadores de serviços

A excepção limitada aplica-se a “pequenos prestadores de serviços”, como definido em 12 C.F.R. §1026.41(e)(4)(ii). Os pequenos serviçais podem obter um seguro colocado à força, mesmo que o pequeno serviçal seja capaz de desembolsar fundos da conta de garantia do mutuário, desde que o custo para o mutuário seja menor do que a quantia que o pequeno serviçal precisaria desembolsar para manter a apólice de seguro de risco existente do mutuário.

Administração de riscos de Escrow

Instituições que oferecem contas de Escrow podem gerenciar riscos revisando sistemas de contabilidade de Escrow e divulgações para assegurar a conformidade com os requisitos do 12 C.F.R. §1024.17. Analisando as questões de contabilidade de caução discutidas neste artigo e suas causas ao iniciar este processo, ajudará a garantir que você não cometa os mesmos erros. Mutuantes que possuem ou servem empréstimos com contas de caução também podem querer considerar as seguintes práticas para ajudar a gerenciar riscos:

Entender as diferenças entre análises de um item e análises agregadas. Esta distinção é um fator chave para cumprir com os requisitos de contabilidade de escrow.
Conduzir treinamento regular de pessoal sobre os requisitos de escrow e incluir treinamento sobre o uso adequado da plataforma de software usada para gerar divulgações de contas de escrow.
Executar testes periódicos do sistema para assegurar que os sistemas estão executando com precisão as análises de contas de escrow.
Revisar os documentos de empréstimo hipotecário para a redação relativa aos limites de almofada e garantir que os sistemas estejam em conformidade com as limitações regulatórias ou contratuais de almofada, o que for menor.
Desenvolver políticas e procedimentos para os requisitos da conta de caução.
Conduzir revisões e auditorias periódicas de conformidade que incluam contabilidade de depósito, bem como extratos de conta de depósito.
Verificando periodicamente se os cálculos do fornecedor estão corretos e se o fornecedor está implementando mudanças regulatórias para os requisitos de depósito.
Simplesmente, acompanhando após uma atualização do sistema ou atualização do software para garantir que os parâmetros não foram alterados inadvertidamente resultando em um problema anteriormente inexistente.

CONCLUSÃO

O potencial impacto sobre os consumidores e os riscos associados aos credores tornam a conformidade com os requisitos para os extratos iniciais e anuais da conta de Escrow particularmente importante. Embora este artigo forneça algumas informações práticas para ajudar as instituições a gerir os riscos, não aborda exaustivamente todas as regras relacionadas com o Escrow, nem todas as complexidades das regras de contabilidade do Escrow. Questões e perguntas específicas devem ser levantadas com o contato de conformidade do consumidor em seu Banco de Reservas ou com seu regulador principal.

Endnote

1 Richele Brady, “Escrow Accounting Rules”: Você está em conformidade?” (Consumer Compliance Outlook, segundo trimestre de 2009)

2 Os requisitos do Escrow aparecem em 12 C.F.R. §1024.17

3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

7 12 C.F.F. §1024.17(1)

8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)

11 O requisito de declaração de caução não se aplica se o empréstimo estiver em mora ou em execução hipotecária ou se o mutuário tiver declarado falência. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)

12 Cathryn Judd and Mark Jennings, “Vendor Risk Management- Compliance Considerations,” Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.

13 78 Fed. Reg. 10696 (14 de fevereiro de 2013)

14 78 Fed. Reg. em 10714

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