Como Criar um Plano de Gerenciamento de Riscos

Por que escrever um plano de gerenciamento de riscos?

No seu livro, Done Right, Workfront CEO Alex Shootman aponta que você não pode e não vai ganhar o tempo todo. “Para ter sucesso, você deve enfrentar o risco do fracasso e ser resistente a tudo o que sai do campo da esquerda… O que me mantém em tempos difíceis é o conhecimento de que o sucesso amanhã vive do outro lado do fracasso de hoje. Há sempre outra chance de vencer”

A resiliência que o Shootman descreve é possibilitada pela gestão de risco do projeto. Nós encontramos e planejamos riscos em todas as partes de nossas vidas, desde a compra de um seguro contra desastres até a prática de um plano de evacuação. Nós não podemos prever exatamente o que vai acontecer, ou quando um risco se apresentará, mas podemos usar nossa experiência, sabedoria, pesquisa e previsão para permanecer o mais preparado possível e manter a calma quando os riscos se materializarem.

Entendendo os riscos do projeto

Para começar a escrever um plano de gerenciamento de riscos, vamos primeiro olhar para uma definição útil de risco de projeto do A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), Edição 2000:

“…um risco é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo sobre um objetivo do projeto. Assim, um risco não é um evento ou ocorrência que já tenha acontecido a um projeto. É um evento que pode acontecer”.

Algo que já tenha acontecido é um problema do projeto ao qual você deve responder ativamente. Ao contrário, um risco de projeto é algo com potencial para ocorrer e para o qual você deve permanecer preparado.

Os 3 elementos de cada risco

Gregory Becker distingue o evento de risco de dois outros componentes cruciais para cada risco:

1. O risco em si é o evento ou condição que pode acontecer. O risco deve ser claramente definido para que a preocupação se torne real e possa ser respondida.

2. A consequência de um risco também deve ser definida para que sua equipe saiba o que está em jogo, a magnitude e o nível de urgência do impacto ao qual pode ter que responder, e as áreas do projeto que podem ser impactadas.

3. A probabilidade de um risco deve ser estimada com a maior precisão possível para que sua equipe alocar uma quantidade apropriada e proporcional de tempo e energia para o planejamento, monitoramento e resposta a um risco.

Antecipar bons e maus riscos

Riscos que você quer ter a certeza de antecipar e planejar são aqueles que podem impactar o cronograma, o orçamento ou a qualidade dos resultados. E, apesar da conotação frequentemente negativa, os riscos podem realmente ter um impacto positivo. Existe sempre, por exemplo, a possibilidade de que os preços de mercado caiam e de repente coloquem o seu projecto abaixo do orçamento. Você já planejou como você pode realocar o dinheiro economizado?

Distinguir os 3 tipos de riscos

Todos os riscos do projeto são imprevisíveis, mas apenas alguns são imprevisíveis. Os riscos enquadram-se numa das três categorias de conhecimento:

1. Um risco conhecido já é reconhecido pelos membros da equipa e está presente no início das fases de planeamento (vozes de oposição, excesso de orçamento, falta de materiais, limitações de recursos, etc.). Estes devem ser documentados com bastante antecedência em seu plano de gerenciamento de risco.

2. Um risco desconhecido não é exposto nas etapas de planejamento e só é conhecido por um número limitado de indivíduos. A descoberta destes deve ser o foco principal da sua pesquisa e do seu plano de gestão de risco.

3. Um risco desconhecido, que não se pode esperar que ninguém antecipe razoavelmente, e geralmente é uma surpresa para a maioria dos indivíduos (uma falha do sistema, doença súbita, acidente, etc.).

A ideia por detrás de um plano de gestão de risco é antecipar-se a quaisquer riscos potenciais – tanto bons como maus. É parte do processo de planejamento do projeto que ajuda sua equipe a se manter proativa em vez de reagir e embaralhar. Quanto mais você se preparar para o inesperado, menos surpresas irão descarrilar seu projeto.

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Processo do plano de gerenciamento de risco

Passo 1: Identificar riscos potenciais

Com toda a sua equipe e todos os interessados no projeto, faça uma tempestade de ideias sobre os riscos potenciais para o seu plano de gerenciamento de risco. Cada participante deve considerar minuciosamente o projeto a partir da perspectiva de seu papel e identificar tudo dentro de sua área de atuação que possa ser visto como um evento ou condição de risco. O que eles podem ver de seu ponto de vista que outros podem não ver?

Neste brainstorm, encoraje sua equipe a falar sobre quaisquer riscos potenciais e a envolver todas as partes interessadas. Nesta fase, todas as ideias devem estar em cima da mesa. Em última instância, cabe ao gerente do projeto destilar e finalizar os itens que irão para o plano de gerenciamento de riscos. O gerente de projeto também se baseará em pesquisas, experiências anteriores, outros gerentes de projeto e projetos similares.

Passo 2: Avalie e avalie os riscos potenciais

Próximo, organize sua lista abrangente de riscos potenciais por probabilidade (baixo, moderado e alto risco) e impacto (baixo, moderado e severo). Esta informação pode ser compilada no que se chama um registo de riscos. Embora não faça parte da fase de planejamento do projeto, pense no registro de riscos como um documento vivo para o qual você voltará e possivelmente mudará durante o projeto.

Dica proativa: Uma técnica proativa de gerenciamento de risco é a comunicação. Em Done Right, Workfront CEO Alex Shootman escreve que em sua experiência:

“…todos os projetos terão pelo menos três desastres e não estarão relacionados com as tarefas técnicas em mãos. Eles serão enraizados na comunicação. E normalmente não é como você evita o desastre que importa. É como você lida com eles percebendo que os desastres provavelmente provêm de má comunicação, vagueza ou falha em compartilhar detalhes e decisões vitais no momento certo”.

Passo 3: Atribuir propriedade para cada risco potencial

Na atribuição de membros da equipe para supervisionar os riscos, tenha sua lista priorizada e saiba quantos recursos você vai precisar em cada risco. Os membros designados da equipe serão responsáveis por entrar em ação caso o risco potencial se transforme em um problema real. A atribuição da propriedade dos riscos em seu plano de gerenciamento de riscos garante que alguém esteja sempre de olho em cada problema e ajuda a resolver os problemas de forma rápida e eficiente.

Passo 4: Criar respostas preventivas

O gerente de projeto e o proprietário de cada risco devem trabalhar juntos e usar o registro de risco para determinar as respostas apropriadas se e quando um risco se tornar um problema. Você decidirá qual das quatro respostas a seguir é apropriada:

Anular: mudar seus planos ou abordagem para eliminar o risco.

Transferir: atribuir o risco para outra pessoa dentro da equipe, dentro da empresa, ou fora dela (por exemplo, uma seguradora ou fornecedor).

Mitigar: reduzir a probabilidade e/ou impacto da ameaça no projecto.

Aceitar: permitir o risco e lidar com as suas consequências.

O seu plano de gestão de risco deve ser visível a todos os membros da equipa para que todos saibam quais os riscos a ter em conta, e quem contactar no caso de um deles surgir. Nesta era digital, você pode facilmente conectar sua empresa com uma única solução de gerenciamento de trabalho empresarial.

Passo 5: Monitorar continuamente os riscos

Além dos riscos já identificados no seu plano de gerenciamento de riscos, novos riscos estão vinculados à superfície. É aqui que entra em jogo um sistema de gestão de riscos, assim como o seu contínuo monitoramento e controle de riscos. O gerenciamento de riscos requer acompanhamento e relatórios sobre eventos de acionamento que requerem o início de seu(s) plano(s) de resposta. E isso significará analisar o risco em relação à sua avaliação original para aprendizado e planejamento futuro.

O planejamento de risco é uma parte complexa e contínua de um sólido gerenciamento de projeto. É impossível prever tudo o que vai dar errado, mas ter um sistema em funcionamento quando surgem problemas certamente melhorará suas chances de sucesso, e melhorará projetos futuros. Além disso, a prática de antecipar riscos só vai encorajar sua equipe a permanecer flexível e sem medo de tentar coisas novas.

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Comece com o planejamento de riscos

Acima do tempo, o gerenciamento eficaz de riscos do projeto pode reduzir as despesas gerais e fazer com que suas equipes trabalhem de forma mais inteligente. Os gerentes de projeto terão a ajuda necessária para apagar incêndios, e problemas que poderiam ter sido maiores serão reduzidos a pequenos solavancos na estrada. Como o Shootman aconselha em Done Right, “aceite que se você lutar pelo extraordinário, você nem sempre terá sucesso”. Mas também aceite que você não se torna grande em conseguir trabalho extraordinário evitando riscos, surpresas ou erros”.

Workfront simplifica o processo de criação de um plano de gerenciamento de risco do projeto. Colabore com sua equipe em um único local, aumentando a comunicação e a transparência ao longo do projeto. Todos serão capazes de fornecer informações e estar atentos a potenciais problemas em conjunto, minimizando o número de riscos que se transformam em desastres. Se você estiver pronto para começar a planejar riscos para seu próximo projeto, faça um tour pelo produto hoje.